◎高珊

城建電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理異同分析

◎高珊

隨著我國城市化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，城建工程也迎來了發(fā)展的大好時(shí)機(jī)，但是相對的，城建檔案量也在與日俱增，無論是電子檔案還是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，都面臨著管理難題，本文對城建電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理異同做如下分析，以期可以幫助城建單位統(tǒng)籌管理好各類重要的檔案文件。

無論是電子檔案管理還是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，其管理目標(biāo)都是為了實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理保存和高效利用，因此，分析電子檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理異同，是揚(yáng)長避短，合理選擇檔案管理方式的首要前提。

城建電子檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的不同點(diǎn)

管理的媒介不同

電子檔案管理的媒介是計(jì)算機(jī)，其優(yōu)勢如下：

電子化管理，快捷便利：電子檔案管理可以在最短的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案信息的增、刪、改、查，而且隨著電子檔案管理軟件的不斷優(yōu)化，其功能也越來越強(qiáng)大，面對海量的城建檔案信息，電子檔案管理軟件可實(shí)現(xiàn)檔案檢索“無遺漏、無偏差”，這是人工操作很難辦到的。

電子化管理，省時(shí)省力省空間：大幅度節(jié)省空間資源是檔案電子化管理相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)管理的最顯著的優(yōu)勢，一臺小小的電腦就能囊括占據(jù)百平米空間的所有紙質(zhì)檔案文件，最大程度上節(jié)省了空間資源，而且要對百平米空間的文檔資料進(jìn)行管理必然要耗費(fèi)巨大的人力、物力、財(cái)力，對城建企業(yè)來說也是巨大的經(jīng)濟(jì)開銷，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)單位利潤的最大化，利用計(jì)算機(jī)管理檔案也是十分必要的。

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的媒介是紙張，其優(yōu)勢如下：

紙質(zhì)檔案可方便即時(shí)展示：紙質(zhì)檔案的最大優(yōu)勢在于可以隨時(shí)攜帶，雖然占用空間，但是可以即時(shí)展示，不用檢索等操作，對于一些常用文件，通常都要采用紙質(zhì)檔案管理的方式，可以免去許多不必要的麻煩。

不會受計(jì)算機(jī)病毒的威脅：作為紙質(zhì)檔案，其不需要與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)打交道，自然也不會受到計(jì)算機(jī)病毒的威脅，對于一些非常重要的城建文件，其管理安全性要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其管理高效性和便利性，因此可以采用紙質(zhì)檔案管理的方式。

管理過程中的問題不同

電子檔案管理的問題在于數(shù)據(jù)安全性，具體如下：

常遭受計(jì)算機(jī)病毒的威脅：城建檔案都是有關(guān)城市規(guī)劃建設(shè)的重要文件，如果被不法分子竊取，必然會產(chǎn)生嚴(yán)重的社會影響。因此，在檔案管理過程中保障城建檔案信息的安全性是非常重要的。但是電子檔案管理的信息載體是計(jì)算機(jī)，必然經(jīng)常遭到計(jì)算機(jī)病毒的威脅，這是電子檔案管理的最大弱點(diǎn)。

遇斷電、斷網(wǎng)情況信息無法使用：如果遇到斷電、斷網(wǎng)的情況，輕則數(shù)據(jù)無法調(diào)出，重則會造成數(shù)據(jù)丟失和損壞，（廖彥飛.基于信息化時(shí)代淺析傳統(tǒng)檔案與新生電子檔案的管理利用[J]. 城建檔案, 2017(1):89-89.）例如檔案管理員在錄入一份非常重要的城建檔案時(shí)忽然斷電、斷網(wǎng)，則信息就會因?yàn)閭鬏斨袛喽兊貌辉偻暾倮缬幸环莩墙ㄎ募毙枵{(diào)用，而此時(shí)斷電、斷網(wǎng)就意味著檔案信息根本無法調(diào)出。

紙質(zhì)檔案管理的問題在于數(shù)據(jù)的應(yīng)用環(huán)境，具體如下：

對保存環(huán)境要求高：紙質(zhì)檔案畢竟屬于實(shí)物管理，同其他的物品管理一樣，對保存環(huán)境要求非常高，尤其是一些非常重要的城建文件，更是需要特定的保存環(huán)境，而且要采用非常完備的保全措施防止風(fēng)吹、日曬、雨淋和蟲蛀。

實(shí)際空間資源消耗量大：相比于電子檔案管理方式，紙質(zhì)檔案要占用很大的空間，而且不能隨意擺放，要有檔案袋、檔案盒、檔案架等配套設(shè)施，往往幾十冊重要的城建檔案就要占用一整臺電腦的空間，實(shí)際空間資源消耗量大。

城建電子檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的相同點(diǎn)

管理目標(biāo)相同。上述中提到，無論是電子檔案管理還是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，其管理目標(biāo)都是為了城建信息的有效保存和利用，因此，其管理目標(biāo)是相同的，實(shí)際管理工作中，檔案信息如何保存只是根據(jù)實(shí)際情況而定，而非只是遵循“省時(shí)省力、高效節(jié)約”的原則，即檔案管理只是方法，要為共同的管理目標(biāo)而服務(wù)。

都需要人工參與。雖然現(xiàn)在的科學(xué)技術(shù)已經(jīng)非常發(fā)達(dá)，智能機(jī)器人也廣泛的應(yīng)用于制造、建筑等領(lǐng)域，但對于檔案管理來說，智能機(jī)器人是不能使用的，因?yàn)橹悄軝C(jī)器人只能根據(jù)指令行事，并不能完全取代人的管理行為。（趙暉. 城建電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理異同分析[J]. 城建檔案,2012(7):38-39.）從這一點(diǎn)來說，無論是電子檔案管理還是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，都需要人工參與，以銜接一些重要環(huán)節(jié)，保證信息安全。

都屬于現(xiàn)代化的檔案信息管理手段。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理并不是落后的檔案管理方式，同電子檔案管理相比也有諸多優(yōu)勢，特別是在重要文件的保存和利用過程中，紙質(zhì)檔案管理比電子檔案管理的可靠性要強(qiáng)很多。所以，兩者都屬于現(xiàn)代化的檔案信息管理手段，并沒有優(yōu)劣之分，更不能互相取代。（謝傳奇. 電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理利弊分析[J]. 黑龍江科技信息, 2017(8):156-156.）

都需要科學(xué)的管理方法和先進(jìn)的管理理念。無論是電子檔案管理還是紙質(zhì)檔案管理，科學(xué)的管理方法均保證了其管理過程的合理性，同樣的，先進(jìn)的管理理念也均保證了其管理方向的正確性，因此，兩者都需要科學(xué)的管理方法和先進(jìn)的管理理念。

其核心管理主體均為檔案信息。電子檔案管理方式再簡單高效，如果計(jì)算機(jī)中病毒或遇斷電、斷網(wǎng)情況也束手無策，紙質(zhì)檔案方式再安全可靠，也難以做到絕對安全，無論是電子檔案管理還是紙質(zhì)檔案管理都只是管理手段，都要以檔案信息為核心管理主體。（傅文麗. 電子檔案與紙質(zhì)檔案在管理上的異同分析[J]. 管理學(xué)家, 2013(20).）

兩者相輔相成，互相配合。對于一些非常重要的城建檔案，要具有“雙保險(xiǎn)”，即兩種檔案管理方式都要用，最大程度上保證數(shù)據(jù)的安全性。實(shí)際管理工作中，電子檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理能夠做到優(yōu)勢互補(bǔ)，兩者相互配合共同管理重要的城建檔案，也是日后城建檔案管理工作的主要方向。

綜上所述，電子檔案管理的管理優(yōu)點(diǎn)是高效性和便捷性，缺點(diǎn)是網(wǎng)絡(luò)安全性和數(shù)據(jù)傳輸安全性，而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的管理優(yōu)點(diǎn)是人為處理和即時(shí)展示，缺點(diǎn)是工作量大、工作低效。但無論是電子檔案管理還是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，都要以檔案信息為中心進(jìn)行合理選擇。

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