企業(yè)辦公室文秘工作質(zhì)量提升策略

◎張薇薇

企業(yè)辦公室文秘工作質(zhì)量提升策略

◎張薇薇

辦公室是企業(yè)運(yùn)營(yíng)和管理的核心，辦公室文秘承擔(dān)著企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理的大小事項(xiàng)，是維持企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵部門，提高辦公室文秘工作質(zhì)量是現(xiàn)代企業(yè)建設(shè)和發(fā)展的重要途徑。本文從企業(yè)辦公室文秘的發(fā)展現(xiàn)狀出發(fā)，提出了提升辦公室文秘工作質(zhì)量的具體途徑。

隨著現(xiàn)代企業(yè)的快速發(fā)展，辦公室文秘在企業(yè)的作用越來(lái)越突出，所需負(fù)責(zé)的工作事項(xiàng)也逐步增多，不僅要傳達(dá)和執(zhí)行上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的命令，還要承擔(dān)起基礎(chǔ)員工人事的管理，對(duì)外要具有良好的溝通和協(xié)調(diào)能力，對(duì)內(nèi)要負(fù)責(zé)企業(yè)大小事務(wù)的處理，對(duì)從事辦公文秘工作的人員提出了更高的發(fā)展要求，只有提升辦公室文秘工作的質(zhì)量，才能整體提高企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)力和生存力。

企業(yè)辦公室文秘概述

企業(yè)辦公室是企業(yè)發(fā)展和運(yùn)營(yíng)的核心部分，是企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)和經(jīng)營(yíng)的重要部門，提升辦公室文秘工作質(zhì)量對(duì)現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展有著積極的作用。企業(yè)辦公室文秘即要負(fù)責(zé)傳達(dá)和執(zhí)行上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的命令，又要對(duì)基層員工有著充分的認(rèn)識(shí)，在某種程度承擔(dān)著溝通上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和基層員工之間的橋梁作用，因而對(duì)辦公室文秘的工作質(zhì)量有著更高的要求。實(shí)現(xiàn)辦公室文秘工作質(zhì)量的提升，一方面辦公室文秘需要加強(qiáng)自身的道德素質(zhì)和工作能力的提升，另一方面則需要企業(yè)安建立相關(guān)的管理制度，采取積極有效的措施，為辦公室文秘打造良好的工作環(huán)境和氛圍。本文重點(diǎn)從企業(yè)辦公室文秘自身建設(shè)角度和企業(yè)建設(shè)角度兩個(gè)方面闡述了提升辦公室文秘工作質(zhì)量的有效策略。

提高企業(yè)辦公室文秘綜合素質(zhì)

文秘是企業(yè)辦公室的主體，對(duì)企業(yè)辦公室文秘工作質(zhì)量的提升有著重要的影響，為此需要從文秘自身角度出發(fā)，不斷豐富和加強(qiáng)自身專業(yè)能力，進(jìn)而提高專業(yè)素質(zhì)。

首先加強(qiáng)企業(yè)辦公室文秘工作效率，企業(yè)辦公室文秘所需要負(fù)責(zé)的事項(xiàng)多雜，大到企業(yè)會(huì)議決策，小到日?，嵤?，都要文秘進(jìn)行處理，如果在處理過(guò)程中不遵循相應(yīng)的原則，就會(huì)產(chǎn)生混亂的局面，導(dǎo)致工作效率低下，為此辦公室文秘需要制定科學(xué)有序的辦事計(jì)劃，做到輕重緩急，主次分明，先做急需處理的事項(xiàng)，再做相對(duì)加急的事項(xiàng)，有條理的進(jìn)行各項(xiàng)工作的開(kāi)展。同時(shí)還需要和領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)保持聯(lián)系，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋工作進(jìn)度和遇到的問(wèn)題，進(jìn)而提高工作效率和水平，完美的執(zhí)行各項(xiàng)任務(wù)。

其次辦公室文秘還需要提高自身的辦事能力，在追求效率的同時(shí)還需要注重任務(wù)完成的質(zhì)量，為此文秘人員需要不斷豐富和充實(shí)自身的專業(yè)素質(zhì)，拓寬思維模式，不斷深入了解和學(xué)習(xí)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的最新政策，緊跟時(shí)代發(fā)展潮流；樹(shù)立認(rèn)真負(fù)責(zé)、愛(ài)崗敬業(yè)的精神，在工作過(guò)程中隨時(shí)維持著熱情的工作態(tài)度，積極開(kāi)展各項(xiàng)工作，加強(qiáng)和同事及領(lǐng)導(dǎo)的溝通交流，在充分了解工作要求的前提下再進(jìn)行處理，保證工作任務(wù)的質(zhì)量。

再次要提高自身的法律意識(shí)，嚴(yán)格遵守企業(yè)的規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)以身作則的管理效果作用，從小處看做到不遲到、不早退，從宏觀上看文秘工作人員要時(shí)刻將企業(yè)的利益放在第一順位，以大局為重，切記因小失大，得不償失的行為。

最后辦公室文秘人員還要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)和奉獻(xiàn)精神，辦公室文秘人員既要負(fù)責(zé)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作要求又要處理日常工作中的瑣事，需要文秘人員要具備無(wú)私奉獻(xiàn)的精神，認(rèn)真負(fù)責(zé)的完成每一項(xiàng)工作。

提升辦公室文秘工作質(zhì)量的有效途徑

建立辦公室文秘績(jī)效考核制度。辦公室文秘要負(fù)責(zé)企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)的管理和運(yùn)營(yíng)，其工作水平和能力嚴(yán)重影響著工作效率，為此建立科學(xué)系統(tǒng)的人員考核制度，定期對(duì)辦公室文秘進(jìn)行績(jī)效考核、升職考核等綜合性考核，激發(fā)文秘人員的工作興趣和積極性，進(jìn)而有效的提高工作效率；完善獎(jiǎng)懲制度，做到賞罰分明，對(duì)于工作能力突出、表現(xiàn)優(yōu)異的辦公室文秘人員進(jìn)行一定的精神和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，能夠在很大程度提高文秘的工作積極性，激發(fā)文秘之間的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，對(duì)于工作效率低、服務(wù)態(tài)度差的文秘給予警告處理，能夠有效的提高辦公室工作質(zhì)量，整頓辦公室工作環(huán)境，為其營(yíng)積極向上、健康友好的辦公室氛圍。此外對(duì)于辦公室文秘人員的設(shè)置還需要做到合理的掌控，既要保障任何工作的順利進(jìn)行又要實(shí)現(xiàn)任務(wù)高質(zhì)量的完成，因此對(duì)于文秘的招聘要遵循精而不多的原則。

培養(yǎng)辦公室文秘的創(chuàng)新意識(shí)。隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會(huì)對(duì)創(chuàng)新型人才的需求與日增多，創(chuàng)新精神是保證企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展、充滿活力和生命力的重要保障，因此積極培養(yǎng)辦公室文秘的創(chuàng)新精神和思維能力，打破傳統(tǒng)按部就班的行事準(zhǔn)則，引導(dǎo)和鼓勵(lì)企業(yè)辦公室文秘不斷進(jìn)行行為和意識(shí)的創(chuàng)新，以提高辦公室文秘工作質(zhì)量為基本目標(biāo)，尋求高效率、高質(zhì)量的行事標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)整個(gè)工作流程的規(guī)范化、有序化和合理化。

加強(qiáng)對(duì)辦公室文秘綜合能力的提升。辦公室文秘所需負(fù)責(zé)的事項(xiàng)多而雜，這就要求辦公室工作人員要具備專業(yè)的技能和豐富的理論知識(shí)。一方面企業(yè)要重視對(duì)辦公室文秘技能的培訓(xùn)，定期開(kāi)展各種文秘技能培訓(xùn)活動(dòng)，鼓勵(lì)和引導(dǎo)文秘人員進(jìn)行再學(xué)習(xí)和深造，不斷充實(shí)和提高自身的專業(yè)技能和辦事能力，為提升辦公室工作質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)；另一方面加強(qiáng)辦公室文秘人員理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)和把握國(guó)家出臺(tái)的各項(xiàng)法律和經(jīng)濟(jì)政策，掌握社會(huì)發(fā)展的主流文化，緊跟國(guó)家的腳步開(kāi)展企業(yè)活動(dòng)，同時(shí)還要加強(qiáng)辦公室文秘對(duì)企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度的學(xué)習(xí)，充分學(xué)習(xí)企業(yè)的核心文化和價(jià)值觀，進(jìn)而加強(qiáng)文秘人員對(duì)企業(yè)的歸屬感和認(rèn)同感，增強(qiáng)各員工之間的凝聚力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)員工團(tuán)結(jié)一致，共同發(fā)展的目標(biāo)。

綜上所述，辦公室文秘在企業(yè)的發(fā)展和管理中有著不可替代的作用，提升辦公室文秘的工作質(zhì)量是實(shí)現(xiàn)企業(yè)長(zhǎng)久可持續(xù)發(fā)展的重點(diǎn)和關(guān)鍵，為此要將提升辦公室文秘質(zhì)量放在建設(shè)和管理的第一位，通過(guò)開(kāi)展各種文秘技能培訓(xùn)活動(dòng)、建立各?？己酥贫?、完善文秘獎(jiǎng)懲機(jī)制、鼓勵(lì)和引導(dǎo)辦公室文秘進(jìn)行深入學(xué)習(xí)等措施，推動(dòng)企業(yè)文秘工作的高效運(yùn)行，進(jìn)而提高企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的地位。

（作者單位：廣西交通投資集團(tuán)欽州高速公路運(yùn)營(yíng)有限公司）