秦港六公司綜合管理體系的構(gòu)建

趙巖

秦港六公司綜合管理體系的構(gòu)建

趙巖1，2

秦港六公司是從事港口貨物裝卸服務(wù)工作的專(zhuān)業(yè)化公司。1997年起，先后通過(guò)了質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證，2014年開(kāi)始質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、能源、信息安全、黨建管理體系并行，全面提高了風(fēng)險(xiǎn)管控能力，確保公司不斷提高各方面業(yè)績(jī)。

多體系運(yùn)行亦存在很多問(wèn)題，除了多體系側(cè)重面各有不同且過(guò)于獨(dú)立，出現(xiàn)管理體系落地難度增加、運(yùn)行效果不佳、執(zhí)行力度不夠等問(wèn)題，各部門(mén)也會(huì)疲于多種體系運(yùn)行工作，不易追根溯源體系精髓，難以真正理解這些體系的目的和意義，配合的積極性會(huì)受到一定影響 ；職責(zé)不清、多頭領(lǐng)導(dǎo)、流程繁瑣等弊端也將隨之產(chǎn)生。在此背景下，根據(jù)公司管理的發(fā)展需要，體系的建設(shè)要朝著創(chuàng)新融合的方向發(fā)展，建立公司綜合管理體系，以減少資源浪費(fèi)，提升工作效率，促進(jìn)子體系之間協(xié)同效應(yīng)的發(fā)揮。

港口企業(yè)綜合管理體系的基本內(nèi)涵與主要內(nèi)容

綜合管理體系是指將兩個(gè)或兩個(gè)以上管理體系進(jìn)行有機(jī)整合，通過(guò)對(duì)公共要素進(jìn)行整合，對(duì)各自特性化的要素進(jìn)行有針對(duì)性的保留，在不破壞管理子體系完整性的基礎(chǔ)上，使多個(gè)管理體系可以并存，多個(gè)管理體系在統(tǒng)一的管理構(gòu)架下進(jìn)行有序的運(yùn)行，可以減少管理子體系之間因?yàn)槊芎椭貜?fù)，而帶來(lái)的管理效率的降低、管理質(zhì)量的下降。綜合管理體系是涵蓋質(zhì)量管理體系、職業(yè)健康安全管理體系或環(huán)境管理體系等管理體系中的任意兩種或以上內(nèi)容，因此并不存在某種確定的綜合管理體系的固定內(nèi)容。公司的綜合管理體系覆蓋質(zhì)量、環(huán)境、能源、職業(yè)健康安全、黨建及信息安全管理的相關(guān)活動(dòng)、部門(mén)及場(chǎng)所。

公司綜合管理體系以現(xiàn)有的管理職能及規(guī)章制度為依托，本著提高運(yùn)營(yíng)效率的原則，將質(zhì)量、環(huán)境、能源、職業(yè)健康安全、黨建及信息安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)融入公司各項(xiàng)主要業(yè)務(wù)過(guò)程及管理職能中，并考慮與信息化建設(shè)的并軌需求，建立以目標(biāo)為導(dǎo)向、以流程控制為主線、以風(fēng)險(xiǎn)防范為目的的綜合管理體系。

港口企業(yè)綜合管理體系的構(gòu)建過(guò)程

準(zhǔn)備與計(jì)劃

設(shè)立管理機(jī)構(gòu)。

領(lǐng)導(dǎo)層高度重視：對(duì)于體系融合優(yōu)化而言，領(lǐng)導(dǎo)推動(dòng)是關(guān)鍵，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)特別是公司主要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和強(qiáng)有力的支持是提高質(zhì)量管理體系運(yùn)行有效性的關(guān)鍵。

成立管理體系融合工作小組：成立管理體系融合工作小組，賦予其充分的權(quán)力、資源，以保障其推進(jìn)綜合管理體系的建設(shè)融合工作。小組成員由最高管理者書(shū)面任命，由與綜合管理體系運(yùn)行有重要影響的職能部門(mén)相關(guān)管理人員構(gòu)成；需要良好的團(tuán)隊(duì)合作精神和語(yǔ)言文字表達(dá)溝通能力，熟悉公司業(yè)務(wù)，理解綜合管理體系標(biāo)準(zhǔn)。

組織培訓(xùn)

針對(duì)不同的層級(jí)、不同的范圍、不同的內(nèi)容，安排經(jīng)驗(yàn)豐富、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的授課人員，準(zhǔn)備不同的授課內(nèi)容，采用不同的培訓(xùn)方式。綜合管理的培訓(xùn)內(nèi)容是一個(gè)要求不斷提高的縱向過(guò)程；對(duì)培訓(xùn)對(duì)象而言，是從高層領(lǐng)導(dǎo)到一般管理人員，再到一線操作人員的全員培訓(xùn)，形成覆蓋面廣的橫向過(guò)程。

現(xiàn)有管理體系現(xiàn)狀調(diào)研

現(xiàn)有管理體系現(xiàn)狀調(diào)研是建立綜合管理體系的根基,其目的是了解目前企業(yè)的管理現(xiàn)狀,為建立綜合管理體系搜集信息并提供相關(guān)依據(jù)和支持。通過(guò)初始狀態(tài)的識(shí)別、評(píng)審來(lái)獲取適用于企業(yè)綜合管理體系的法律法規(guī)以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),辨識(shí)出主要的危險(xiǎn)危害和環(huán)境因素。在調(diào)研的基礎(chǔ)上，對(duì)原有體系基礎(chǔ)框架、設(shè)計(jì)、運(yùn)行及新標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)外部環(huán)境、流程系統(tǒng)要求、戰(zhàn)略目標(biāo)、內(nèi)部資源能力、風(fēng)險(xiǎn)框架、管理現(xiàn)狀等多個(gè)層面對(duì)公司的流程管理系統(tǒng)進(jìn)行深入地分析，根據(jù)高層對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)單元的期望，評(píng)估公司目前存在的問(wèn)題與差距，為體系的科學(xué)設(shè)計(jì)、職能的合理分配及體系文件編制做好準(zhǔn)備。

建立綜合管理體系文件

綜合管理體系優(yōu)化融合基本思路。按照PDCA管理理念,將六個(gè)體系的PDCA分階段統(tǒng)一整合,將各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)相互對(duì)應(yīng)并將相同的條款放在一起運(yùn)作,使文件一體化，使文件內(nèi)容簡(jiǎn)單易懂、接口清楚、責(zé)權(quán)清晰，易于執(zhí)行。

組織結(jié)構(gòu)與職能梳理。根據(jù)新版管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求，結(jié)合業(yè)務(wù)過(guò)程，對(duì)公司現(xiàn)在管理職能進(jìn)行詳細(xì)梳理，在職能梳理的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步明確公司的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、層次、職責(zé)分工和相互關(guān)系， 確定“管理體系職能分配表”。

確定體系文件的結(jié)構(gòu)和編寫(xiě)原則。對(duì)應(yīng)職能分配表，對(duì)各過(guò)程適用的法律法規(guī)清單及相關(guān)要求清單進(jìn)行梳理，確認(rèn)適用的法律法規(guī)清單；對(duì)應(yīng)職能分配表，對(duì)現(xiàn)有管理體系文件進(jìn)行梳理，結(jié)合法規(guī)及新版管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求，確認(rèn)綜合管理體系文件清單。

明確綜合管理體系方針目標(biāo)及與覆蓋范圍。結(jié)合公司總體發(fā)展戰(zhàn)略，確定質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理方針；確定質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理目標(biāo)與指標(biāo)；最終確認(rèn)管理體系的覆蓋范圍，包括與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、能源、信息安全及黨建管理相關(guān)的活動(dòng)、部門(mén)及場(chǎng)所。

綜合管理體系文件的編寫(xiě)。根據(jù)工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、文字表達(dá)能力、領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)能力等因素選拔各文件的編制人員。按照GB/ T19001、GB/T24001、GB/T28001 、GB/ T2333、GB/T28080標(biāo)準(zhǔn)要求建立公司綜合管理體系，并形成《綜合管理手冊(cè)》、《程序文件》和《作業(yè)文件》等文件，加以實(shí)施和保持，并持續(xù)改進(jìn)其有效性。綜合管理體系文件的目的是規(guī)定綜合管理體系的運(yùn)行方式和活動(dòng)要求，是實(shí)施和保持綜合管理體系的基礎(chǔ)，是綜合管理體系運(yùn)行的依據(jù)。

文件評(píng)審。對(duì)編制完成的綜合管理體系文件按部門(mén)分類(lèi)進(jìn)行評(píng)審，挑選承擔(dān)相關(guān)職責(zé)任務(wù)的管理人員參加評(píng)審，評(píng)審人員由文件編制人員及管理者代表組成。對(duì)各評(píng)審人員提出的修改意見(jiàn)進(jìn)行記錄、匯總、分析，確定具體的修改意見(jiàn)，工作組根據(jù)修改意見(jiàn)進(jìn)行修改，管理者代表進(jìn)行審定，定稿。這樣的文件評(píng)審會(huì)有可能進(jìn)行幾次，直至沒(méi)有實(shí)質(zhì)性意見(jiàn)為止。

綜合管理體系運(yùn)行與維護(hù)

企業(yè)發(fā)布的綜合管理體系文件,應(yīng)制定宣貫體系文件計(jì)劃并實(shí)施,按照要求開(kāi)始體系試運(yùn)行約3至6個(gè)月,在運(yùn)行中對(duì)各項(xiàng)管理工作進(jìn)行調(diào)整,建立并保存記錄。試運(yùn)行階段，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)體系文件的宣貫力度，使全體員工熟知并掌握體系文件內(nèi)容，了解如何按照體系的要求去做,并且通過(guò)體系文件的實(shí)施及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,找出問(wèn)題的根源,并采取措施及時(shí)糾正,以使體系正式運(yùn)行。綜合管理體系將通過(guò)內(nèi)部審核、管理評(píng)審等方式進(jìn)行體系的日常維護(hù)，以促進(jìn)體系的持續(xù)改進(jìn)。

（作者單位：1.燕山大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院；2.秦皇島港股份有限公司第六港務(wù)分公司）