電子文件對檔案工作的影響及對策

潘桂霞

隨著信息化技術(shù)的普及和計算機網(wǎng)絡(luò)的運用，辦公自動化日趨完善，很多日常工作可以直接在計算機上辦理，于是產(chǎn)生了大量的電子文件。所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料，主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。

一、電子文件對檔案管理工作的影響

1、電子檔案的歸檔時間與紙質(zhì)檔案不同，電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時進行歸檔，或在某一固定時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由形成電子文件的部門通過網(wǎng)絡(luò)傳給檔案管理部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證后，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以使將來用戶的查找利用，像電子文件這樣隨時歸檔，一方面可以避免歸檔時漏掉部分文件或部分歸檔文件出借，保證歸檔的完整性和準(zhǔn)確性；另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的防止電子檔案受到病素的破壞。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。

2、電子文件的歸檔方式與紙質(zhì)檔案不同，電子文件由于采用的是電子編碼技術(shù)，可以隨時進行編輯修改卻不留任痕跡，載體無法固定，某些用來鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵住處也可以進行修改，這些都使對電子文件的原始憑證性進行辨別的工作復(fù)雜而又困難。因此電子文件在形成過程中盡量作到隨時進行簽名，住處認(rèn)證，身份險證和加密保護等工作，以保證文件在傳輸，處理的過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案管理部門收到的電子文件都是原始的，最真實的和最準(zhǔn)確。

3、電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。

二、電子文件對檔案學(xué)理論的影響

1、對檔案本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如撰稿人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。

2、對檔案來源原則的影響

來源原則含兩個方面，一是從外部來看是尊重全宗，二是從內(nèi)部來看是尊重原始順序，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者更加受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點認(rèn)為源于原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看總是才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中。不再嚴(yán)格對應(yīng)于現(xiàn)存的機關(guān)、組織、機構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時對文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。

三、檔案工作應(yīng)采取的對策

1、做好電子文件歸檔的技術(shù)處理工作，采取新的電子文件管理辦法。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置及存儲工作進行指導(dǎo)，保護電子文件的原始信息，了解文件住處重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

2、做好電子文件的保存問題，以現(xiàn)今的軟盤或光盤為載體的電子文件，與紙質(zhì)文件相比，從理論上講更容易進行長久保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的住處被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的問題短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復(fù)，以防止信息損失。

3、使檔案管理向多面化發(fā)展，電子文件檔案化管理模式應(yīng)采取比過往更先進的技術(shù)和，以一種虛擬，開放、靈活的新管理模式來管理電子文件檔案，專職的檔案管理部門要通過網(wǎng)絡(luò)，計算機掃描儀、光盤存儲儲等先進的技術(shù)對所接收的各個部門單位的電子文件信息進行統(tǒng)一的管理，對符合要求的電子文件進行保存和存儲，從而形成有用的電子檔案，同時各部門應(yīng)以定期或不定期的整理。