試論圖書館檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

余 佳

試論圖書館檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

余 佳

廣西桂林圖書館，廣西 桂林，541004

圖書館的檔案管理工作需要與時俱進(jìn)，順應(yīng)信息時代的要求，加快檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)可以更好地保存圖書館資料，存留歷史憑據(jù)。因此，分析了圖書館檔案管理數(shù)字化的意義，并為如何更好地開展數(shù)字化建設(shè)提出了建議。

圖書館；檔案管理；數(shù)字化；建設(shè)

1 圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

1.1 更有效地保存圖書館檔案

通過圖書館檔案數(shù)字化管理，首先能夠迅速發(fā)現(xiàn)不完整或欠缺的文件材料，并通過各種途徑予以補(bǔ)齊；其次可以修復(fù)圖書館檔案中模糊褪色的字跡，污損殘缺照片等。另外還能集中分散在各部門及個人手中的各種文件、數(shù)據(jù)等，圖書館檔案數(shù)字化后仍能代替原件使用，數(shù)字化檔案副本還可異地保存，即使發(fā)生天災(zāi)人禍也能最大限度保持檔案的完整性，有利于保護(hù)檔案原件，確保原件保存的永久性。

1.2 提升社會化服務(wù)的質(zhì)量

通過利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)，圖書館檔案數(shù)字化可以為用戶提供高速連接的信息服務(wù)，實現(xiàn)了更大范圍的檔案信息共享，為遠(yuǎn)程教育培訓(xùn)提供了必要的條件，使檔案服務(wù)管理在內(nèi)容、方式和效果等方面實現(xiàn)了重大突破。信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化還具有跨時空的信息服務(wù)、高度開放的信息利用以及信息傳遞的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化等特征。

1.3 提高檔案管理工作效率

圖書館檔案數(shù)量龐大，人工管理耗時、耗力。檔案管理數(shù)字化的引入，使管理人員從煩雜的工作中解脫出來。利用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以快速完成檔案管理工作，自動化程度更高。

1.4 滿足用戶多樣化需求

用戶需求隨著網(wǎng)絡(luò)時代的推進(jìn)也在不斷發(fā)生改變。足不出戶就能快速獲得想要的信息是很多用戶的追求。數(shù)字化的檔案管理方式可以在很大程度上滿足客戶這一需求。通過網(wǎng)絡(luò)共享信息，使檔案信息的流動不再受到地域的限制。

2 圖書館檔案數(shù)字化管理工作中存在的問題

2.1 檔案儲存設(shè)備落后

就目前來說，圖書館檔案管理工作開展過程中采用的是人工管理的方式，需要將相關(guān)的檔案進(jìn)行整理，存在一定的場所中[1]。此種管理方式在實際應(yīng)用過程中不僅工作量較大，而且容易出現(xiàn)錯誤。如果保存不當(dāng)，就會對檔案造成一定程度的損壞。在發(fā)展過程中，圖書館檔案的利用方式也在不斷創(chuàng)新，并且相應(yīng)的檔案信息數(shù)量也在逐漸增加，一定程度上增加了圖書館檔案管理的工作難度。同時，工作人員在檔案管理工作中，依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，不能及時對檔案進(jìn)行分類編碼，在檔案的存放過程中出現(xiàn)錯放漏放亂放等現(xiàn)象，使得圖書館檔案在查詢過程的程序更復(fù)雜，一定程度上降低了圖書館檔案管理水平以及工作效率。

2.2 檔案人員專業(yè)素質(zhì)不高

在實際的圖書館檔案管理工作開展過程中，工作人員的綜合素質(zhì)對于圖書館檔案管理工作質(zhì)量以及檔案的利用效率都有直接的影響。但是，在實際的檔案管理工作開展過程中，相關(guān)部門對圖書館檔案管理從業(yè)人員的招聘要求較低，從而使得圖書館檔案管理人員的整體工作素養(yǎng)較低，不具備良好的服務(wù)意識。

2.3 未能正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系

當(dāng)前很多圖書館檔案管理人員未能正確處理紙質(zhì)檔案和電子檔案的關(guān)系，側(cè)重偏向電子檔案的建設(shè)，忘記了紙質(zhì)檔案存在的珍貴價值和意義。電子檔案的儲存力要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案,也能夠隨時發(fā)送和修改，但它具備的文化歷史意義卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如紙質(zhì)檔案。它的存在只是促使我們的辦公、信息收集更加方便，并不能完全替代紙質(zhì)檔案，所以我們的側(cè)重點不能有偏差，需要清晰電子檔案與紙質(zhì)檔案的印證關(guān)系。

3 圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的方法

3.1 積極完善相應(yīng)的數(shù)字化配套設(shè)施

在圖書館檔案數(shù)字化管理硬件建設(shè)過程中，工作人員應(yīng)積極建設(shè)數(shù)字化設(shè)備體系，主要包括計算機(jī)、服務(wù)器、交換機(jī)、視頻音頻信息采集設(shè)備、掃描儀等設(shè)備，還應(yīng)積極跟蹤相應(yīng)的設(shè)備，考察其運行性能，保證管理工作的順利開展[2]。同時，工作人員還應(yīng)積極檢查相關(guān)的設(shè)備，及時升級落后的設(shè)備。設(shè)備是相關(guān)工作開展的基礎(chǔ)，也是工作質(zhì)量的保證。在軟件完善過程中，工作人員應(yīng)積極構(gòu)建數(shù)字信息檔案管理系統(tǒng)，保證系統(tǒng)的整體性。在相關(guān)工作開展過程中，工作人員首先應(yīng)積極構(gòu)建完善的信息接收系統(tǒng)、信息采集系統(tǒng)。

3.2 創(chuàng)新信息化檔案管理模式

要改變檔案管理模式，創(chuàng)新信息化手段，首先要優(yōu)化內(nèi)部的檔案網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行結(jié)構(gòu)及系統(tǒng)，提升其性能，使其符合國家對局域網(wǎng)的要求，確保運行安全。其次是檔案外網(wǎng)的建設(shè)，外網(wǎng)面向的是社會大眾，有信息公開的要求，讓公眾可以感受到信息化檔案管理帶來的便捷與高校。但是對內(nèi)外網(wǎng)的安全要求必須提高，采用科技手段進(jìn)行信息隔離，確保信息的流通更加安全、穩(wěn)定。同時要注意提升網(wǎng)絡(luò)功能，大力推進(jìn)數(shù)字化，不斷創(chuàng)新檔案管理的模式，全面實現(xiàn)信息化管理。

3.3 完善檔案信息服務(wù)體系

及時準(zhǔn)確地提供檔案信息服務(wù)是開展檔案管理的一個重要目的，因而要著力完善檔案信息服務(wù)體系。以信息化標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，從圖書館自身情況出發(fā)進(jìn)行信息資源的補(bǔ)充，為跨庫檢索提供便利。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，使檔案的目錄、內(nèi)容及編碼呈現(xiàn)一體化。積極推進(jìn)檔案制度的建設(shè)，促使檔案管理數(shù)字化更加科學(xué)規(guī)范，加大數(shù)字系統(tǒng)的維護(hù)與管理力度，充分發(fā)揮監(jiān)控的功效，使數(shù)字系統(tǒng)的運行更加可靠。為了滿足公眾對信息質(zhì)量的高要求，需要改變資源開發(fā)的手段，提升知識含量，使檔案信息形成一個全面的體系，從而提升信息服務(wù)水平。另外，在主管部門能夠的要求下，外包檔案系統(tǒng)的維護(hù)工作，能夠使其運行更加規(guī)范，公眾在使用檔案信息時也更加便利。

3.4 兼顧數(shù)字化建設(shè)與原文資料的發(fā)展

原文資料是對事物信息了解收集的重要資料來源,可以通過查詢紙質(zhì)資料、聲音資料、影像資料等原文資料來收集信息。原文資料具有很高的準(zhǔn)確性和考量性。因此，在建設(shè)圖書館檔案管理數(shù)字化，創(chuàng)造數(shù)字化管理環(huán)境時要保證人們的原文資料閱讀需求，盡力將兩者都融入到建設(shè)中，保證閱讀的全面性。將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到圖書館的管理工作中，是時代發(fā)展的必然要求。所以應(yīng)盡快改革，為人們提供更加人性化的使用和閱讀體驗，豐富人們的文化生活。

3.5 建立圖書館檔案目錄數(shù)據(jù)庫

檔案目錄是建設(shè)數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)，是開展館藏檔案數(shù)字化工作的保障。作為檔案信息查詢的集散中心，目錄數(shù)據(jù)庫能夠?qū)z索框架體系化，做到層次分明，結(jié)構(gòu)合理，嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的標(biāo)引，以更好地確保檔案數(shù)據(jù)的真實有效和完整。

3.6 重塑原文影像資源庫

原文資料始終是一手資料。為滿足人們在網(wǎng)上任意途徑檢索，查詢后閱讀原文的需求，將原文影像資源與開放檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)合起來，能夠保障數(shù)據(jù)資料的權(quán)威性和準(zhǔn)確性，同時有助于滿足不同閱讀者的需要，實現(xiàn)圖書館數(shù)據(jù)資源的最大化利用。

[1]安東.圖書館硬件支撐體系建設(shè)中存在的誤區(qū)與解決途徑[J].圖書館論壇，2006，26（2）：104-106.

[2]董玉寶.高校數(shù)字化圖書館建設(shè)若干問題探析，山西財政稅務(wù)?？茖W(xué)校學(xué)報，2005，7（4）：78-80.

Discussion on the Digital Construction of Library Archives Management

Yu Jia

Guangxi Guilin Library, Guangxi Guilin 541004

Library’s file management needs to keep pace with the times, conforms to the requirements of the information age, and accelerates the digital construction of archives management. Digital construction can better preserve library materials and retain historical credentials. Therefore, the significance of the digitization of library file management was analyzed, and suggestions were made for how to better carry out digital construction.

library; archive management; digitization; construction

G251；?G271

A

1009-6434（2017）12-0086-02