大數(shù)據(jù)環(huán)境中醫(yī)院電子檔案管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化

張毓

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代，也是互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代，信息化技術(shù)滲透到了各個(gè)領(lǐng)域，數(shù)字化進(jìn)程的快慢已經(jīng)成為衡量行業(yè)實(shí)力的重要標(biāo)志。醫(yī)療體系也順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，進(jìn)行著數(shù)字化的改革?；诖?，本文對醫(yī)院電子檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，簡要論述了電子檔案管理工作的成效和不足，并提出解決的措施和方法，希望能為電子檔案管理工作者提供幫助。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；電子檔案；管理者；安全機(jī)制

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)療行業(yè)也面臨著數(shù)字化的轉(zhuǎn)型。非結(jié)構(gòu)化的海量數(shù)據(jù)是醫(yī)療電子檔案管理的一大難題。醫(yī)院電子檔案管理工作需要不斷地優(yōu)化工作流程、提高服務(wù)質(zhì)量、加大對新型技術(shù)的投入、建立安全管理機(jī)制，以有效地對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行處理、歸檔、存儲和調(diào)用。

1 大數(shù)據(jù)與電子檔案

大數(shù)據(jù)是互聯(lián)網(wǎng)和云儲存快速發(fā)展和迅速普及所產(chǎn)生的海量的數(shù)據(jù)信息資源。利用計(jì)算機(jī)可以對這些海量數(shù)據(jù)進(jìn)行整理分析并得出規(guī)律，幫助我們對事物發(fā)展進(jìn)行預(yù)判，為做出決策提供依據(jù)，避免風(fēng)險(xiǎn)，也能夠節(jié)約金錢和時(shí)間成本。檔案是儲存歷史數(shù)據(jù)的文件載體，其制作和管理也實(shí)現(xiàn)了信息化轉(zhuǎn)變，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。電子檔案是將文字、圖片、聲音等資料以數(shù)字化的形式進(jìn)行存儲的檔案形式，相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案更能提高工作效率，它具備了紙質(zhì)檔案所不具備的優(yōu)勢：第一，電子檔案節(jié)省了大量的存儲空間。第二，電子檔案具備復(fù)制、修改、增減、刪除等屬性，并且不會留下痕跡，使檔案非常整潔，便于制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢索，這也是與紙質(zhì)檔案的本質(zhì)區(qū)別。第三，電子檔案必須依賴計(jì)算機(jī)平臺進(jìn)行檔案的制作、存儲與調(diào)用。第四，電子檔案可以安全、迅速地傳輸給位于不同地點(diǎn)的檔案使用者，完美快捷地實(shí)現(xiàn)了資源共享。

電子檔案也提高了對管理者的要求：第一，檔案管理者應(yīng)認(rèn)識到電子檔案的便捷性和重要性，及時(shí)轉(zhuǎn)變以往的思維方式和工作習(xí)慣，不斷學(xué)習(xí)電子檔案管理相關(guān)知識。第二，由于電子檔案具有文字、圖片、聲音等不同的存儲類型，因此存在數(shù)據(jù)存放混亂的問題，對檔案調(diào)取造成阻礙，因此，檔案工作人員需要建立統(tǒng)一的管理體系。第三，電子檔案是計(jì)算機(jī)可以識別的編碼保存的記錄，隨著技術(shù)的不斷更新，新編碼的產(chǎn)生會在一定程度上對讀取舊編碼造成阻礙。這就要求檔案管理者保證電子檔案的完好性。第四，管理者還應(yīng)不斷學(xué)習(xí)新的技術(shù)，確保檔案不被修改、竊取，保證檔案的原始性。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境中醫(yī)院電子檔案管理的成效

（一）為醫(yī)院內(nèi)部的數(shù)據(jù)規(guī)整及分析提供依據(jù)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，利用規(guī)范的電子文檔可以迅速地對醫(yī)院的內(nèi)部數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，分析總結(jié)出某項(xiàng)結(jié)果。醫(yī)院可以根據(jù)對結(jié)果的分析和統(tǒng)計(jì)，快速地做出自我評價(jià)，有效地控制運(yùn)行成本，并提高自身的服務(wù)質(zhì)量。這種分析方式減小了結(jié)果的隨機(jī)性，提高了結(jié)果的準(zhǔn)確性。醫(yī)院還可以通過對日常產(chǎn)生的運(yùn)行數(shù)據(jù)的歸檔、存儲、調(diào)取，為領(lǐng)導(dǎo)提供更可靠的決策依據(jù)，提出有效的參考方案。

（二）為臨床診療提供理論依據(jù)

不同的醫(yī)生、治療機(jī)構(gòu)，對同一患者做出的治療方式也可能不同，病人的治療花銷和治療效果也不同，而電子檔案存儲了患者的基本信息、健康體檢信息、疾病診療數(shù)據(jù)、治療費(fèi)用數(shù)據(jù)，對這些資料進(jìn)行整理分析，選擇不同的治療方案，可以為臨床醫(yī)生提供參照，為醫(yī)生制定更有效科學(xué)的治療方案提供幫助，有效地避免了治療不足或過度治療，也極大地提高了治療的有效性，還可以降低患者的住院率和診療費(fèi)。

（三）提高了醫(yī)學(xué)實(shí)驗(yàn)的效率和新藥問世速度

電子檔案不受人為因素的影響，可以客觀理性地將醫(yī)療實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)與病癥進(jìn)行對比分析，并得出相關(guān)的結(jié)論，為新技術(shù)轉(zhuǎn)化提供理論依據(jù)。電子檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)表格式的結(jié)果，可以有效規(guī)避人為造成的數(shù)據(jù)不正確問題，促進(jìn)醫(yī)療實(shí)驗(yàn)研究的集成化，加快新藥的問世時(shí)間。

（四）為臨床診療增加個(gè)性化的服務(wù)

隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展，在合理有效治療患者的基礎(chǔ)上，個(gè)性化的治療已步入了起步階段，它可以盡早地發(fā)現(xiàn)隱藏的病情，并及時(shí)診治，為患者節(jié)省醫(yī)療費(fèi)用，為醫(yī)院降低醫(yī)療成本。衛(wèi)生部門也可以通過電子檔案系統(tǒng)對全國醫(yī)院的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、分析，監(jiān)控公共健康，第一時(shí)間對潛在的病癥做好預(yù)防措施，降低傳染病、疫情的發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)人們的身體健康。

3 大數(shù)據(jù)環(huán)境中醫(yī)院電子檔案管理的不足

隨著信息化的發(fā)展，醫(yī)院的電子系統(tǒng)也在不斷完善，電子檔案也在不斷更新，醫(yī)院電子檔案的有效存儲和安全管理也變得尤為重要。醫(yī)院為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案配備了相應(yīng)的房間，并分派了專人進(jìn)行管理，對一些相對機(jī)密的文件還增設(shè)了嚴(yán)格的權(quán)限制度。然而，醫(yī)院對電子檔案的存儲，一般沒有配置專門的存儲人員，也沒有統(tǒng)一的操作規(guī)范，特殊權(quán)限的訪問限制也存在很多技術(shù)上的缺陷，使電子檔案很容易缺失或受到毀損。因此，醫(yī)院應(yīng)重視對電子檔案的安全管理。

（一）存儲問題

首先，對于文字性的檔案沒有統(tǒng)一的、長期的命名形式，尤其是一些對非日常或突發(fā)事件進(jìn)行記錄的文檔沒有標(biāo)準(zhǔn)的分類，造成在調(diào)用時(shí)無法進(jìn)行有效的檢索。其次，對于文字性的檔案沒有統(tǒng)一的保存格式，甚至有些需要下載專門的軟件才能打開，電子檔案存儲格式的復(fù)雜性嚴(yán)重影響了系統(tǒng)的兼容性和安全性。圖片文件和視頻文件的存儲更是多種多樣，由于圖片、視頻存儲的體積較大，經(jīng)常需要沖印，并要求標(biāo)清、高清。如果在存檔時(shí)沒有統(tǒng)一格式，隨著舊編碼形式的逐步退出，將會對以后的調(diào)取造成很大的困難，即使花費(fèi)數(shù)倍的時(shí)間進(jìn)行轉(zhuǎn)換，也仍會造成部分電子檔案的缺失。

電子文檔很容易被人為修改而不留痕跡，因此，在文檔形成時(shí)醫(yī)院應(yīng)對其設(shè)置數(shù)字化簽名，對關(guān)鍵文件進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，歸檔時(shí)統(tǒng)一管理，按標(biāo)準(zhǔn)方式編號分類，存放到相應(yīng)的位置，對特殊文件應(yīng)進(jìn)行加密防護(hù)，以防止調(diào)取的文件不是原始文檔。存儲電子文檔時(shí)還應(yīng)做好相應(yīng)的備份，防止存儲載體被不正常毀損。

（二）安全性問題

1.醫(yī)院電子檔案管理者缺乏安全意識endprint

首先，有的檔案管理者使用醫(yī)院內(nèi)部電腦連接外網(wǎng)，導(dǎo)致電子檔案容易感染病毒。其次，有的檔案管理者在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)使用U盤時(shí)，不注意查殺病毒，而U盤對病毒的傳播率又很高。第三，部分電子檔案工作人員在醫(yī)院專用的電腦上隨意下載和安裝軟件，而這些軟件有可能自帶插件或捆綁病毒，對電腦造成威脅。第四，有的檔案管理者隨意打開電腦上的一些未知的文件，就有可能遇到欺騙性的偽裝文件，對電腦產(chǎn)生危害。

2.防火墻設(shè)施不健全

防火墻是最基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)安全措施，是內(nèi)外網(wǎng)之間最重要的保護(hù)屏障，也是最有效的網(wǎng)絡(luò)防范措施，它負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)間的安全傳輸和認(rèn)證，攔截病毒和黑客的入侵，通過對網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行過濾，保護(hù)電子數(shù)據(jù)的安全。工作人員一般自行從網(wǎng)上下載免費(fèi)的防火墻進(jìn)行安裝，有的防范意識差的員工甚至都不安裝防火墻，這都有可能對電子檔案的安全造成威脅。

3.檢測防御網(wǎng)絡(luò)入侵的能力不強(qiáng)

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的單位開始利用信息系統(tǒng)提高效率，輔助完成工作。網(wǎng)絡(luò)入侵防御系統(tǒng)可以更好地保護(hù)電子檔案的安全，它彌補(bǔ)了防火墻的不足，可在電子檔案遭到入侵之前向用戶發(fā)出通知，自動(dòng)切斷鏈接，以阻止網(wǎng)絡(luò)攻擊的發(fā)生。管理人員應(yīng)注意更新網(wǎng)絡(luò)入侵檢測系統(tǒng)，防止系統(tǒng)老舊，并安排專人監(jiān)管，防止入侵者復(fù)制、刪減數(shù)據(jù)，對電子檔案進(jìn)行修改，對患者的健康造成威脅，給醫(yī)院帶來災(zāi)難性的損失。

4.對安全理念接收緩慢，安全制度不健全

醫(yī)療網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)非常龐大，擁有眾多的子系統(tǒng)相互協(xié)調(diào)工作。要想將新的安全管理技術(shù)應(yīng)用到龐大的醫(yī)療系統(tǒng)中，就要使其滿足各個(gè)子系統(tǒng)的運(yùn)行要求，并將各個(gè)子系統(tǒng)進(jìn)行一段時(shí)間的磨合，才能得以應(yīng)用。這就造成了電子檔案的安全管理技術(shù)不能與醫(yī)療技術(shù)同步快速發(fā)展。由于子系統(tǒng)較多，如果電子文檔權(quán)限劃分不明確，很容易使權(quán)限應(yīng)用發(fā)生混亂，對原始電子檔案的安全性造成威脅。要想實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的安全化，還應(yīng)建立健全安全規(guī)章制度，為電子檔案安全管理保駕護(hù)航。

（三）檔案調(diào)用問題

近些年，電子文檔已逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，成為日常使用文件的主要類型。很多醫(yī)療工作者在遇到問題時(shí)習(xí)慣于進(jìn)行網(wǎng)頁搜索，認(rèn)為互聯(lián)網(wǎng)是無所不知的，什么資源都能找到，而忽略了醫(yī)療機(jī)構(gòu)自己購買的數(shù)據(jù)庫。其實(shí)醫(yī)療數(shù)據(jù)庫內(nèi)有著大量的經(jīng)過了專業(yè)人員審核過的技術(shù)性文獻(xiàn)，這是從互聯(lián)網(wǎng)搜索到的內(nèi)容所不可比擬的，在質(zhì)量、專業(yè)性和準(zhǔn)確度上都有所保證。由于醫(yī)療工作者的文化程度不同，英語水平也不同，在利用數(shù)據(jù)庫搜索時(shí)，就會漏掉很多國際領(lǐng)先的英文文獻(xiàn)，造成對資源的浪費(fèi)。

其次，很多醫(yī)療工作者在數(shù)據(jù)庫內(nèi)搜索時(shí)，輸入的檢索類型或采用的檢索方式過于單一，使很多內(nèi)容被忽略、遺漏，也有可能輸入的內(nèi)容過于繁長，缺乏關(guān)鍵詞，也無法搜到相關(guān)的文檔，影響搜索結(jié)果的展現(xiàn)。有的調(diào)用者不重視檢索技巧的運(yùn)用，一次沒搜索到需要的文檔，就認(rèn)為數(shù)據(jù)庫內(nèi)沒有自己要找的相關(guān)內(nèi)容，就放棄搜索。實(shí)際上，即使是專業(yè)的工作人員，很多時(shí)候也需要經(jīng)過多次搜索才能找到自己想要的文件。更有的初級工作者調(diào)取電子檔案時(shí)，不懂得利用摘要，直接通篇閱讀，不僅浪費(fèi)時(shí)間還降低了工作效率。

（四）垃圾數(shù)據(jù)問題

電子檔案在被檢索和調(diào)用時(shí)，會產(chǎn)生很多垃圾數(shù)據(jù)。管理者在記錄檔案時(shí)，如果語法填寫錯(cuò)誤或格式錄入錯(cuò)誤，也可能直接導(dǎo)致文件變?yōu)闊o用檔案。有的使用者為了方便對調(diào)用的數(shù)據(jù)進(jìn)行區(qū)分和辨認(rèn)，對文件名字進(jìn)行重新命名，存儲時(shí)系統(tǒng)會自動(dòng)生成內(nèi)容相似或相同的電子文檔，占據(jù)大量的內(nèi)存，還會影響使用效率。如果管理者沒有權(quán)限對這些垃圾數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，也找不到原始數(shù)據(jù)的存入者，更不了解這些數(shù)據(jù)的內(nèi)容，擔(dān)心修正會造成電子文檔的缺失，就使得垃圾數(shù)據(jù)越來越多，占用大量內(nèi)存，影響電子檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定性，誤導(dǎo)檢索的結(jié)果。

4 大數(shù)據(jù)環(huán)境中醫(yī)院電子檔案管理的優(yōu)化

（一）將電子檔案多方存儲

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子檔案的存儲載體也在不斷改進(jìn)，進(jìn)一步增強(qiáng)了電子檔案的安全性。雖然存儲載體的容量不斷增加，穩(wěn)定性也不斷提高，但作為物理介質(zhì)，長久使用仍然存在很大的風(fēng)險(xiǎn)，這就需要將電子檔案多方存儲，以減少丟失、毀損的安全隱患，主要的存儲方式有以下幾種：第一，光盤式的存儲，需要將電子文檔刻錄到光盤上，這種存儲方式價(jià)格相對便宜，保存時(shí)間長。第二，硬盤式的存儲，容量大，讀寫速度快，可以為建立高質(zhì)量的電子文檔提供有力的安全性的技術(shù)保障。第三，網(wǎng)盤式的存儲，是將電子文檔上傳到網(wǎng)盤中，只要調(diào)用者登錄賬號和密碼，即使在不同地點(diǎn)使用不同電腦，也能在同一時(shí)間共享電子文檔。這種存儲方式方便、快捷、更安全。第四，將電子檔案備份上交到醫(yī)療檔案室。隨著編碼形式的更新?lián)Q代，新生載體無法兼容舊的數(shù)字格式，就有可能造成數(shù)據(jù)丟失，所以在舊的編碼被淘汰時(shí)，我們應(yīng)及時(shí)將文檔轉(zhuǎn)碼，并移到新生載體中。

不僅要在內(nèi)外網(wǎng)之間使用防火墻，在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全等級不同的系統(tǒng)之間也要使用防火墻，實(shí)時(shí)更新網(wǎng)絡(luò)入侵檢測系統(tǒng)，提高系統(tǒng)的防御能力，做到雙向保護(hù)，保證進(jìn)出數(shù)據(jù)的安全。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)建立病毒防御系統(tǒng)，對進(jìn)出數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測，防止病毒入侵。醫(yī)院還應(yīng)規(guī)定安全事項(xiàng)，增強(qiáng)電子檔案管理者的安全防范意識。

（二）電子檔案法律保障機(jī)制建設(shè)

醫(yī)療機(jī)構(gòu)所產(chǎn)生的檔案都關(guān)乎患者的個(gè)人隱私，關(guān)系到患者的切身利益，國家應(yīng)建立有關(guān)保護(hù)電子檔案的法律法規(guī)，作為相關(guān)利益者解決問題和矛盾的依據(jù)，也能對蓄意破環(huán)電子檔案的不法之徒起到警示作用。醫(yī)療機(jī)構(gòu)也要不斷地完善對電子檔案安全機(jī)制的建設(shè)，保護(hù)好存儲電子檔案的設(shè)備，依據(jù)法律法規(guī)更好地保障患者的利益，維護(hù)社會的和諧。

（三）電子檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

電子檔案管理者作為管理醫(yī)療電子文檔的主力軍，決定著檔案管理工作的成敗。醫(yī)院要想提升電子文檔的服務(wù)水準(zhǔn)，就必須不斷地提高電子檔案管理者的技術(shù)水平、業(yè)務(wù)水平、服務(wù)水平和實(shí)操能力。醫(yī)療機(jī)構(gòu)組織建設(shè)的電子檔案管理隊(duì)伍必須具備以下幾個(gè)特征：首先，電子檔案管理者必須熱愛自己的職業(yè)，具備優(yōu)秀的醫(yī)德，能積極有效地服務(wù)于醫(yī)院各個(gè)部門。其次，電子檔案管理者要有不斷創(chuàng)新的精神，積極應(yīng)對新形勢下產(chǎn)生的各種困難，提高電子數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確性。再次，電子檔案管理者要具備一定的法律知識、文字功底、醫(yī)療知識和傳統(tǒng)檔案管理能力，以便有效地對文件進(jìn)行整理歸檔，并使其合理合法。最后，電子檔案管理者應(yīng)與電子文檔的提供者、調(diào)用者進(jìn)行有效溝通，順利完成對電子文檔的管理和歸檔，還應(yīng)不斷地學(xué)習(xí)新知識，提高自身的工作能力和技術(shù)水平，適應(yīng)技術(shù)的快速發(fā)展。

（四）電子檔案應(yīng)用的優(yōu)化

醫(yī)院應(yīng)不斷提高電子檔案管理者的服務(wù)水平和質(zhì)量，加強(qiáng)對資源的開發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在平臺間的共享，使工作流程得到優(yōu)化，工作效率得到提高。醫(yī)院通過對電子檔案工作流程的改進(jìn)，能夠?yàn)榛颊咛峁└奖?、省時(shí)的就醫(yī)渠道，也提高了工作效率，節(jié)約了醫(yī)療成本，創(chuàng)造了更多的利潤。電子檔案資源的共享離不開信息化建設(shè)和對數(shù)據(jù)的匯總分析，因此，醫(yī)院應(yīng)不斷加強(qiáng)對電子檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和信息化技術(shù)人才的培養(yǎng)。

5 結(jié)論

大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)療行業(yè)電子檔案管理的工作關(guān)乎廣大群眾的利益，它的順利開展需要所有醫(yī)院工作者的努力，增強(qiáng)工作者的法律意識、安全防范意識和服務(wù)意識，并加大對基礎(chǔ)化設(shè)施的投入，加強(qiáng)電子檔案安全機(jī)制的建設(shè)，以有效地解決管理機(jī)制中的存儲問題、安全隱患、檢索調(diào)用問題以及垃圾數(shù)據(jù)過多的問題。

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