試談檔案資料信息管理實(shí)踐初探

鄒鵬 荊州職業(yè)技術(shù)學(xué)院

試談檔案資料信息管理實(shí)踐初探

鄒鵬 荊州職業(yè)技術(shù)學(xué)院

本文就檔案資料信息管理實(shí)踐論題，闡明了檔案信息資源管理含義；指出了提高檔案信息資源服務(wù)的重要性；論述了加強(qiáng)檔案信息資源管理的途徑。

檔案 信息 規(guī)范化 管理 措施

1 檔案信息資源管理含義

就是運(yùn)用計(jì)算機(jī)、通信網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)，建立起一個(gè)副檔案保護(hù)與檔案信息處理于一體的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在檔案信息資源管理中檔案資源的信息化建設(shè)是關(guān)鍵。

2 提高檔案信息資源服務(wù)的重要性

為加強(qiáng)檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應(yīng)用檔案信息。進(jìn)入信息時(shí)代之后，我國(guó)檔案的數(shù)量與日俱增，種類也愈加紛繁龐雜，只有實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化管理，才能使各級(jí)各類檔案管理部門認(rèn)真保存、管理、積極開(kāi)發(fā)并充分利用各種檔案信息資源。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管的系統(tǒng)化和案卷的完整化，進(jìn)而促進(jìn)檔案信息資源的價(jià)值最大化和利用便捷化。

要充分做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，就必須樹(shù)立社會(huì)服務(wù)觀念和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)觀念。一是要確立主動(dòng)服務(wù)的觀念。檔案部門工作人員只有確立主動(dòng)服務(wù)的觀念，才能產(chǎn)生自覺(jué)的服務(wù)行動(dòng)。二是要確立開(kāi)放觀念。檔案工作者只有從封閉走向開(kāi)放，主動(dòng)融入社會(huì)，了解并把握檔案利用的需求，才能有效地開(kāi)發(fā)和傳遞檔案信息。三是要確立競(jìng)爭(zhēng)的觀念。檔案工作者必須增強(qiáng)憂患意識(shí)，從而產(chǎn)生開(kāi)發(fā)檔案信息資源的強(qiáng)大動(dòng)力。

3 加強(qiáng)檔案信息資源管理的途徑

檔案管理長(zhǎng)期以來(lái)大都實(shí)行封閉式管理，已在檔案的收藏、利用，組織和保護(hù)上建立起一套嚴(yán)密的科學(xué)方法及管理體系，但信息時(shí)代促使檔案管理工作必須確立以集中統(tǒng)一管理，強(qiáng)化檔案監(jiān)管，檔案“一站式”服務(wù)為基本內(nèi)容的新模式，革除了舊模式在人、財(cái)、物、管理、服務(wù)上的五大弊端，實(shí)現(xiàn)了檔案資源集約化、人員素質(zhì)現(xiàn)代化、業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、管理工作規(guī)范化、服務(wù)社會(huì)優(yōu)質(zhì)化的“五化”目標(biāo)。檔案工作者必須適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，努力達(dá)到文件管理一體化、檔案工作程序化、檔案資源信息化和檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化標(biāo)準(zhǔn)。

3.1 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前，按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文檔，應(yīng)由電子文件形成部門編日整理，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部落門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)，將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門，檔案部門經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編輯整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。

3.2 加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享

在這個(gè)高速發(fā)展的信息時(shí)代，人類的信息和知識(shí)總量在急劇增長(zhǎng)，單獨(dú)一個(gè)文獻(xiàn)部門不可能將所有信息和知識(shí)全部加以收集、整理、保存和利用。因此，包括檔案管理部門在內(nèi)的所有文獻(xiàn)部門應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行資源共享，方便信息利用者更多也更廣泛地獲取信息和知識(shí)，更好地滿足社會(huì)多方面的需要。

3.3 提高個(gè)人業(yè)務(wù)素質(zhì)，搞好檔案編研

要實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化管理，檔案工作人員必須提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)。關(guān)于檔案工作的基本理論知識(shí)和具體操作的業(yè)務(wù)者學(xué)習(xí)掌握外語(yǔ)，是新形勢(shì)下對(duì)檔案管理人員提出的一項(xiàng)新任務(wù)，因?yàn)殡S著越來(lái)越多的部門對(duì)外開(kāi)放步伐的加大和加快，很多檔案部門中不可避免地會(huì)出現(xiàn)一些外事檔案，如果管理人員不會(huì)外語(yǔ)，也就不認(rèn)識(shí)自己管理的對(duì)象，不利于工作的正常開(kāi)展。

檔案工作者要努力學(xué)習(xí)并掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)，逐步學(xué)會(huì)使用計(jì)算機(jī)管理檔案。隨著辦公現(xiàn)代化的發(fā)展，越來(lái)越多的現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)入了檔案館（室），這些設(shè)備逐步變成了檔案人員的工具，如查檔案工作者不會(huì)使用工具，那么就不能正常地開(kāi)展工作，因此學(xué)習(xí)使用各類現(xiàn)代化設(shè)備，也是檔案工作人員必須學(xué)習(xí)的知識(shí)。檔案具有可利用率高、內(nèi)容廣、數(shù)量多的特點(diǎn)，僅靠傳統(tǒng)的手工管理已不適應(yīng)目前形勢(shì)的發(fā)展，必須運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，實(shí)行計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)管理，使檔案信息的輸入、檢索和利用等工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

信息化時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，同時(shí)也給檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)了機(jī)遇。檔案工作者必須主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，高度重視檔案管理和信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，加強(qiáng)檔案工作管理的規(guī)范化，升華檔案管理理念，積極探索新的開(kāi)發(fā)利用手段，不斷提升檔案管理工作的科技含量，使檔案管理和開(kāi)發(fā)利用工作與社會(huì)的發(fā)燕尾服和創(chuàng)新保持同步。

[1]張福林．淺談檔案規(guī)范化管理與信息資源開(kāi)發(fā)利用［J］．當(dāng)代礦工2008（10）

[2]謝劍波．關(guān)于理解把握《河南省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)》的幾個(gè)具體問(wèn)題［J］．檔案管理,2007（3）