駱瑾

摘要：編輯規(guī)范、形式優(yōu)美、體例統(tǒng)一、裝幀精美的期刊，不僅體現(xiàn)了出版人嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)術(shù)傳播態(tài)度，而且能讓作者和讀者在獲取知識(shí)的同時(shí)得到視覺上的享受。新媒體環(huán)境下，用W ord軟件相對(duì)于方正軟件進(jìn)行學(xué)術(shù)期刊的排版既有優(yōu)勢(shì)也有缺點(diǎn)，筆者進(jìn)行了系統(tǒng)分析后提出了一些應(yīng)對(duì)策略。科技期刊應(yīng)盡快適應(yīng)用W ord軟件進(jìn)行編輯排版工作，優(yōu)化編輯流程，加快媒體融合進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：Word軟件;編輯排版;科技論文;優(yōu)點(diǎn);缺點(diǎn);策略

中圖分類號(hào)：G23

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1672 - 8122（2018）11 - 0026 - 03

一、引 言

編輯排版工作是科技期刊編輯工作的重要組成部分。編輯規(guī)范、形式優(yōu)美、體例統(tǒng)一、裝幀精美的期刊，不僅體現(xiàn)了出版人嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)術(shù)傳播態(tài)度和工作價(jià)值，而且能讓作者和讀者在獲取知識(shí)的同時(shí)得到視覺上的享受。受益于科技的進(jìn)步，科技期刊的編輯出版方式也悄然發(fā)生了翻天覆地的變化，手寫稿件、鉛字排版的工作方式已經(jīng)一去不復(fù)返，取而代之是的各種編輯排版軟件來幫助完成編輯排版工作，其中最為廣泛的莫過于方正和Word軟件。方正是一款功能強(qiáng)大的排版軟件，具有非常豐富的編排效果;漂亮的彩色大校和豐富的字體，有效保證了印刷效果的絕對(duì)準(zhǔn)確性[1-3]。但是方正普及率不高，有很多命令操作，需要專業(yè)人員完成。Word是由Microsoft公司開發(fā)并直接漢化的文字處理軟件，其強(qiáng)大的編輯排版功能和靈活多樣操作方便的人機(jī)界面，得到了廣大使用者的喜愛，門檻低、普及率高，作者、編輯也都會(huì)使用[4，5]。目前，就科技期刊而言，用方正排版的期刊還是很多，也有部分期刊用Word排版。筆者所在的編輯部1998～ 2017年間一直使用方正軟件進(jìn)行期刊論文的編輯排版，2018年開始嘗試使用Word軟件，體會(huì)到了很多方便之處也發(fā)現(xiàn)了一些問題。本文重點(diǎn)討論Word相比于方正軟件在編輯排版方面的優(yōu)劣勢(shì)，并提出一些應(yīng)對(duì)策略。

二、優(yōu)勢(shì)

（一）多方借力，省時(shí)省力

不少的科技期刊主頁上都會(huì)介紹期刊論文排版要求，有的甚至給出了模板讓作者直接套用，我們以前使用方正排版時(shí)，作者花費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行的格式排版工作實(shí)際就變成無用功，因?yàn)檫M(jìn)入方正系統(tǒng)須使用命令重新來過，造成人力上的浪費(fèi)。采用Word排版則可以借力作者，減輕排版工作量，很多作者計(jì)算機(jī)水平很高，word運(yùn)用很熟練，能減輕不少工作。責(zé)任編輯編輯加工文稿時(shí)，除了對(duì)內(nèi)容的修正以外也能做一些形式上的輔助編排，一定程度減少排版人員的工作，同時(shí)也給后面的校對(duì)工作帶來了方便。運(yùn)用Word排版之后，由于前后銜接順暢，各方做的工作都能為后一環(huán)節(jié)提供便利，因此整個(gè)編輯節(jié)奏更快，效率更高。每期的出版周期明顯減少。編輯有更多的時(shí)間關(guān)注優(yōu)質(zhì)稿件的送審催審、選題策劃、多媒體推廣開發(fā)，側(cè)面推進(jìn)了工作進(jìn)程和期刊優(yōu)化建設(shè)。

（二）編排校一體

使用方正排版時(shí)，編輯加工論文全部標(biāo)記在紙質(zhì)稿件上，排版人員辨認(rèn)后輸入;一旦稿件改動(dòng)較多或編輯字體潦草，會(huì)增加排版難度也會(huì)增加校對(duì)工作量。方正排版是要將Word體例的論文導(dǎo)人方正中，重新加人命令來排正斜體、黑白體、轉(zhuǎn)行等處理，編輯校對(duì)時(shí)不僅要校紅而且要全文校對(duì)，防止排版過程的錯(cuò)誤。如果作者在論文排版后又發(fā)來的新改動(dòng)版本，編輯需要對(duì)照原稿逐一標(biāo)注補(bǔ)充，然后再由排版人員辨認(rèn)修改。整個(gè)過程不僅繁瑣累贅而且由于版本搬動(dòng)和重新輸入還會(huì)增加新的錯(cuò)誤概率。改用Word編輯排版減少方正轉(zhuǎn)換環(huán)節(jié)，修改部分直接讓作者紅筆標(biāo)出，然后復(fù)制到已經(jīng)排版后的論文中，方便又快捷。Word排版后我們的一校、二校、校樣上的筆跡大量減少，齊清定的要求更容易滿足。校對(duì)的工作量明顯下降。作者可以利用修訂模式對(duì)校樣進(jìn)行修改，改動(dòng)之處一目了然。

（三）多媒體轉(zhuǎn)換方便

方正書版是一種封閉軟件，需要加密狗才能運(yùn)行。打印起來也比較麻煩，需要將方正書版的文件發(fā)排成.ps文件，然后再借助方正的Psp Pro這個(gè)軟件進(jìn)行打印，步驟比較繁鎖。這些印廠有的已經(jīng)不接收.ps文件，因?yàn)樘幚砥饋聿环奖?。網(wǎng)頁編輯以微信圖文輸出時(shí)，不能直接輸出所需要的文件格式，方正版則需要其他軟件對(duì)文件進(jìn)行加工處理，媒體融合很不方便。Word與網(wǎng)頁、微信可以無縫連接，排版的論文可以直接復(fù)制、粘貼、編輯微信標(biāo)題、作者、封面和正文等信息。期刊全媒體時(shí)代的要求需要更易于轉(zhuǎn)換和方便操作的軟件。

三、缺點(diǎn)

雖說相對(duì)于方正軟件而言，Word有很多優(yōu)勢(shì);但是Word屬于辦公軟件，針對(duì)一般的文檔處理很方便快捷，但是它畢竟不是專業(yè)排版軟件，不可避免地存在很多排版上的先天缺陷，具體存在的問題有：版式不夠整齊優(yōu)美;系統(tǒng)不夠穩(wěn)定;符號(hào)公式需要輔助軟件實(shí)現(xiàn)。

（一）版式不夠優(yōu)美

Word的對(duì)位沒有方正書版排版整齊，尤其是行尾有標(biāo)點(diǎn)符號(hào)時(shí)沒有方正排版的整齊劃一（如圖1所示）。公式中的字號(hào)與正文不同，不容易統(tǒng)一一致。由于Word中的公式是借助公式編輯器輸入的，編輯器的版本會(huì)限制編輯的正常修改。公式內(nèi)部各符號(hào)鍵的距離不可調(diào)，會(huì)出現(xiàn)松緊不一的現(xiàn)象。

（二）系統(tǒng)不夠穩(wěn)定

方正書版學(xué)起來比較難，不像Word那么直觀，它主要排一些版面不是很復(fù)雜，文字量比較大的書刊，排出版來版面美觀，而且文件非常穩(wěn)定，拿到別的機(jī)器出片一般不會(huì)出錯(cuò)。Word很不穩(wěn)定，有時(shí)在一個(gè)機(jī)器排的東西拿到別的機(jī)器版面很容易出現(xiàn)錯(cuò)位等情況。Word升級(jí)比方正更頻繁，版本之間差異較大。

（三）容易誤操作

雖然使用Word可以輕松實(shí)現(xiàn)編排校一體，但是編輯在“統(tǒng)一替換”功能雖然能給改版工作帶來便利，但也存在隱患[3]，編輯一旦改動(dòng)，會(huì)有錯(cuò)到底，無法從原稿發(fā)現(xiàn)問題的情況。批量處理問題多。例如：通過統(tǒng)一替換，正文中的“病人”改為“患者”，而參考文獻(xiàn)中本不需要變動(dòng)的內(nèi)容也被改動(dòng)，反而出錯(cuò);此外，有些單詞在全文大部分情況下應(yīng)小寫，但作為首字母出現(xiàn)時(shí)則應(yīng)大寫，如果未區(qū)分大小寫而統(tǒng)一替換的話也會(huì)出錯(cuò)。圖形圖像中的文字是不能被替換的，應(yīng)引起注意。

四、應(yīng)對(duì)策略

（一）版式協(xié)調(diào)與固定

雖說Word排版確實(shí)存在不夠穩(wěn)定和優(yōu)美的缺點(diǎn)，但是這都可以通過簡單的操作進(jìn)行彌補(bǔ)和修正。如圖1行尾不整齊的情況只是在行末出現(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)時(shí)才出現(xiàn)，最后定版的時(shí)候可以挑出部分需要改的地方稍加字間距就可以將行尾對(duì)齊;對(duì)于不同電腦會(huì)版式不同，其實(shí)前期排版可以在不同的電腦終端進(jìn)行，最后定版是固定一個(gè)機(jī)器用于調(diào)版和定版。Word版本之間雖說有差異，編輯部可以固定一個(gè)版本將所有的來稿全部轉(zhuǎn)化為同一個(gè)版本之后再進(jìn)行編輯加工。這些不便之處都可以輕松解決，總體來說是利大于弊的。

（二）改動(dòng)要留心

Word的替換功能確實(shí)可以省去逐個(gè)更改的工作，但是有可能會(huì)留下隱患;編輯在用這個(gè)功能的時(shí)候一定要保持警惕，不要把不該改的也一起替換掉了?？梢赃x定要替換的范圍再進(jìn)行替換操作，而不是為了省事進(jìn)行全文替換。

（三）保留原稿

由于Word強(qiáng)大的排版功能能使編校合體省時(shí)省力，編輯能直接在電腦上進(jìn)行初步的編輯加工，減輕了排版工作強(qiáng)度;但是編輯的改動(dòng)也是會(huì)出錯(cuò)的，如單位的轉(zhuǎn)換、表格的重排、公式的編輯。因此在電腦上編輯過的論文已經(jīng)不是真正意義上的“原稿”了，若以此進(jìn)行后續(xù)的校對(duì)就很難發(fā)現(xiàn)隱藏之中的錯(cuò)誤，因此建議改由Word排版后，作者的原稿需要保留并打印出來作為最原始文件進(jìn)行校對(duì)，尤其是在編輯有改動(dòng)的地方一定要針對(duì)原稿進(jìn)行校對(duì)，避免編輯造成的錯(cuò)誤出現(xiàn)。

五、結(jié)語

現(xiàn)階段而言，Word與方正書版相比各有優(yōu)劣。不能因?yàn)榱?xí)慣于方正的排版優(yōu)美和輸出穩(wěn)定而不愿意嘗試Word，也不能因?yàn)閃ord靈活快捷全盤否定方正。但是隨著科技期刊的快速發(fā)表要求以及多媒體廣泛推廣和實(shí)現(xiàn)，用Word軟件進(jìn)行學(xué)術(shù)期刊的排版，它的優(yōu)勢(shì)越來越明顯，缺點(diǎn)也都可以解決?？萍计诳瘧?yīng)采用Word軟件簡化排版工作，優(yōu)化編輯流程，加快學(xué)術(shù)期刊的媒體融合。

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