文·蘇勛

為切實(shí)做好農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案（以下簡稱“承包地確權(quán)檔案”）的收集、整理、管理和利用工作，確保承包地確權(quán)檔案完整與安全，利津縣檔案館將全縣6.04余萬件（卷）、101萬頁農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案全部接收進(jìn)館，進(jìn)行統(tǒng)一整理并數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一管理、機(jī)上查閱。

一、基本情況

利津縣農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案工作于2016年啟動(dòng)，2017年8月結(jié)束。目前全縣456個(gè)行政村農(nóng)村承包地確權(quán)工作已經(jīng)全部完成，全縣6.04萬余戶的合同簽訂、登記簿建立和證書頒發(fā)工作已經(jīng)全部完成。利津縣檔案館在承包地確權(quán)登記工作中，深入探索、主動(dòng)指導(dǎo)、務(wù)實(shí)創(chuàng)新地開展了承包地確權(quán)檔案工作，共完成全縣7個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）的456個(gè)行政村“一戶一檔”檔案6.04余萬件（卷），鄉(xiāng)鎮(zhèn)和村級綜合管理類檔案3500余件。

二、主要做法

（一）加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，做好前端控制

1.提前介入，抓好業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作

一是從政策上高度重視。利津縣承包地確權(quán)工作啟動(dòng)以來，一直堅(jiān)持承包地確權(quán)檔案工作與承包地確權(quán)登記頒證工作“同步部署、同步實(shí)施、同步檢查、同步驗(yàn)收”?？h委辦公室印發(fā)的《利津縣農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證工作實(shí)施方案》中多次提到了關(guān)于承包地確權(quán)檔案的整理，縣檔案館的業(yè)務(wù)工作人員列入縣農(nóng)村土地承包地確權(quán)登記頒證工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、整體推進(jìn)、督促落實(shí)。

二是從人員上充分保障。為做好承包地確權(quán)檔案的工作，縣檔案館、縣農(nóng)業(yè)局派專人盯上、靠緊。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）也確定了一名責(zé)任心強(qiáng)、熟悉本鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）承包地確權(quán)工作的工作人員作為檔案整理的聯(lián)絡(luò)員，確保了縣檔案館業(yè)務(wù)工作人員和鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）工作人員的無縫銜接。

三是從業(yè)務(wù)上積極指導(dǎo)?？h檔案館業(yè)務(wù)工作人員經(jīng)常深入鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）、村，從承包地確權(quán)登記頒證文件材料的收集范圍、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）及村級分類、整理方法、歸檔質(zhì)量要求等方面進(jìn)行詳細(xì)講解，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）、村的工作人員明確了承包地確權(quán)檔案的歸檔要求，樹立起了文件材料收集意識，認(rèn)識到收集工作的重要性。

2.明確收集范圍，做好前端控制

一是明確收集范圍。根據(jù)《農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)登記頒證檔案管理辦法》《山東省農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案整理規(guī)則》的要求，以及全縣承包地確權(quán)工作的實(shí)際情況，制定了全縣承包地確權(quán)檔案的收集范圍及保管期限表。收集范圍主要包括農(nóng)戶家庭承包地土地摸底調(diào)查表、農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)登記調(diào)查確認(rèn)書、利津縣農(nóng)村土地承包合同書、農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)登記簿，實(shí)測草圖、地塊分布圖等測繪圖紙，鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）及各行政村制定出臺的實(shí)施方案、成立領(lǐng)導(dǎo)小組等與承包地確權(quán)工作相關(guān)的文書材料。

二是做好前端控制。為保障承包地確權(quán)工作形成的全部檔案能夠真實(shí)完整地記錄承包地確權(quán)工作實(shí)際，真正為維護(hù)承包地確權(quán)成果服務(wù)，真正保障農(nóng)民切實(shí)利益服務(wù)，利津縣承包地確權(quán)工作文件材料采取了分類收集的方法，綜合管理類以各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）為單位收集，包括每個(gè)行政村關(guān)于承包地確權(quán)工作的實(shí)施方案、領(lǐng)導(dǎo)小組等文件材料。確權(quán)登記類又分為兩類收集：一類是以戶為單位，采取“一戶一卷”的方式進(jìn)行收集，方便了下一步的整理和利用；另一類是將各種測繪圖紙（包括實(shí)測草圖、地塊分布圖、成果公示圖等）進(jìn)行收集。

（二）做好檔案整理工作，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理

1.接收進(jìn)館，實(shí)現(xiàn)全縣承包地檔案統(tǒng)一管理

為保證承包地確權(quán)檔案的安全保管，利津縣檔案館將承包地確權(quán)檔案統(tǒng)一接收進(jìn)館。在進(jìn)館過程中，嚴(yán)把交接關(guān)，確保承包地確權(quán)檔案齊全、完整。首先，對進(jìn)館的承包地確權(quán)檔案按照參加承包地確權(quán)工作的村數(shù)、戶數(shù)認(rèn)真進(jìn)行核對，對缺少承包地確權(quán)檔案的村、戶和每戶缺少的材料列出了詳細(xì)目錄，要求縣農(nóng)業(yè)局、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）進(jìn)行了補(bǔ)充完善。其次，對移交進(jìn)館的承包地確權(quán)檔案認(rèn)真填寫交接單，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）、縣檔案館分別對移交進(jìn)館的承包地確權(quán)檔案的村數(shù)、戶數(shù)、件數(shù)確認(rèn)并簽字。

2.規(guī)范整理，確保承包地確權(quán)檔案規(guī)范完整

輻射區(qū)域是指服務(wù)品牌所關(guān)注的目標(biāo)人群或地域。比如，公共圖書館的目標(biāo)人群一般是普通公民，包括上班族、退休人員、學(xué)生、特殊人群等，覆蓋范圍比較廣，地域除了在本市，也可能擴(kuò)展到鄰近省市。而高校圖書館的目標(biāo)人群相對比較單一，地域面積小，一般控制在校內(nèi)。輻射區(qū)域的設(shè)定可以為品牌的設(shè)計(jì)、品牌文化的確定等方面提供方向性指導(dǎo)。

利津縣檔案館專門印制了統(tǒng)一的農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)登記頒證檔案封皮、專用檔案盒，組織專門人員按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對承包地確權(quán)檔案進(jìn)行了整理，做到了“一戶一卷”，按村裝盒，按鄉(xiāng)鎮(zhèn)上架，做到了整理規(guī)范、查找方便。

（1）綜合管理類檔案的整理。承包地確權(quán)檔案中的綜合管理類包括承包地確權(quán)登記領(lǐng)導(dǎo)小組、工作小組以及其責(zé)任分工等文件材料，按照文書檔案整理?？h檔案館采用了“年度—保管期限”二級分類法，全宗號用其所屬鄉(xiāng)鎮(zhèn)全宗號。

（2）確權(quán)登記類檔案的整理。以村為單位，一戶一卷，統(tǒng)一整理、統(tǒng)一排列、統(tǒng)一編號。以村為單位的優(yōu)點(diǎn)在于，一是將同一村的承包地確權(quán)檔案集中在一起，保持了同一村承包地確權(quán)檔案的完整性；二是保持了承包地確權(quán)工作的有機(jī)聯(lián)系，也便于承包地確權(quán)檔案的保管和利用；三是可以充分利用原有的整理基礎(chǔ)，減少工作量。

整理方法。一是以村為單位歸集文件材料，同一個(gè)村的所有承包地確權(quán)材料集中到一起，不同村的不交叉；二是以“卷”為整理單位，一戶一卷，每卷包括農(nóng)戶家庭承包地土地摸底調(diào)查表、農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)登記調(diào)查確認(rèn)書、利津縣農(nóng)村土地承包合同書和農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)登記簿等4份材料，做到了統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一裝訂順序、統(tǒng)一頁碼及目錄；三是同一個(gè)村的承包地確權(quán)檔案編制一個(gè)案卷流水號。

檔號結(jié)構(gòu)，全宗號—保管期限—行政村代碼—案卷號，如0089—01—0008—001。全宗號、保管期限與文書檔案相同。行政村代碼采用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。案卷號用3位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。

案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、備考表，參照《文書檔案案卷格式》（GB/T 9705-2008）執(zhí)行。

案卷封面式樣

檔案盒封面式樣

檔案盒脊背式樣

（三）開展數(shù)字化掃描，方便查考利用

為了方便今后承包地確權(quán)檔案的利用，利津縣檔案館將歸檔完成的承包地確權(quán)檔案進(jìn)行了數(shù)字化掃描。

1.完成數(shù)字化掃描。為完成承包地確權(quán)檔案的數(shù)字化掃描，縣檔案館專門購置了兩臺掃描儀、兩臺計(jì)算機(jī)，并聘請了兩名工作人員，對全縣7個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）的6.04余萬件（卷）、101萬頁承包地確權(quán)檔案按照“一戶一檔”的要求進(jìn)行了掃描。掃描工作完成后，立即對已經(jīng)掃描的檔案逐一驗(yàn)收、逐份校對，對掃描出錯(cuò)的掃描件進(jìn)行登記修改。

2.掛接館室一體化檔案管理系統(tǒng)。為了方便查閱利用，縣檔案館針對承包地確權(quán)檔案的特點(diǎn)以及從檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)功能、售后服務(wù)等各方面出發(fā)，選購了尚德館室一體化管理系統(tǒng)。掃描完成的承包地檔案掛接在檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)了縣檔案館、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）異地查詢，達(dá)到了在查閱時(shí)只要輸入人名就可以在1分鐘內(nèi)查詢到農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案的摸底表、確認(rèn)書、合同書、登記簿等，極大的提高了承包地確權(quán)檔案的利用效率。

三、取得成效

（一）“一戶一檔”資料齊全、完整

承包地確權(quán)工作形成的檔案資料來源廣泛、內(nèi)容豐富、載體多樣、數(shù)量眾多，這些檔案資料是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，是承包地確權(quán)工作的基礎(chǔ)，也代表農(nóng)戶的根本利益。利津縣檔案館緊扣承包地確權(quán)工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)和每一個(gè)節(jié)點(diǎn)，確保做好前端控制，注重分級抓好文件材料的收集，做到各門類和載體的文件材料應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，保證了收集到的文件材料能夠真實(shí)完整地記錄確權(quán)工作全過程。

（二）統(tǒng)一保管，安全有保障

承包地確權(quán)檔案在規(guī)范整理完成并通過驗(yàn)收后，直接統(tǒng)一接收進(jìn)館。一方面縣檔案館統(tǒng)一保管硬件條件滿足要求，確保了承包地確權(quán)檔案實(shí)體安全；另一方面減輕了村級檔案室以及鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）檔案室的保管壓力，保證這部分檔案在縣檔案館得到更安全的保管。

（三）數(shù)字化利用方便

開展承包地確權(quán)檔案的數(shù)字化，保障了承包地確權(quán)檔案的實(shí)體安全，實(shí)現(xiàn)了承包地檔案的異地查閱，滿足了多客戶端的同時(shí)查閱，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了承包地確權(quán)檔案的安全備份。利津縣檔案館以高效便捷的現(xiàn)代化管理手段，實(shí)現(xiàn)了更好地為社會各界提供承包地確權(quán)檔案的利用。