土賢莊電站建設(shè)檔案管理淺析

呂 靜 蘇 磊 韓 寧 耿岳維

（河北省石津灌區(qū)管理局 河北 石家莊 050051）

1 工程概況

土賢莊水電站總工期自2011年5月15日至2012年6月30日結(jié)束。建設(shè)內(nèi)容為：土建工程施工、金屬結(jié)構(gòu)及機電設(shè)備安裝工程施工和并網(wǎng)工程施工等。土建工程施工內(nèi)容包括：土方工程、前池、進水閘、壓力管道、尾水渠等金屬結(jié)構(gòu)設(shè)備的制作；金屬結(jié)構(gòu)及機電設(shè)備安裝工程內(nèi)容包括：水輪機、發(fā)電機、水力機械輔助設(shè)備安裝、電氣設(shè)備安裝、升壓變電設(shè)備安裝、公用設(shè)備安裝、金屬結(jié)構(gòu)安裝等；并網(wǎng)工程內(nèi)容包括：線路部分、一次部分、二次部分和通訊部分等。

2 工程檔案管理情況

2.1 檔案管理機構(gòu)設(shè)置。專門成立了河北省石津渠土賢莊水電站籌建處，全面負(fù)責(zé)土賢莊水電站工程的實施，包括項目宣傳、協(xié)調(diào)、規(guī)劃、設(shè)計、招投標(biāo)、施工安排、技術(shù)指導(dǎo)、質(zhì)量監(jiān)督、資金籌措、使用管理及審計、檔案管理等具體工作。為進一步加強項目檔案管理，籌建處建立檔案管理機構(gòu)，設(shè)置綜合檔案室，配備專職檔案管理人員2人。設(shè)計、監(jiān)理、施工單位相應(yīng)建立了檔案機構(gòu)，并明確檔案管理負(fù)責(zé)人及管理人員，形成了以籌建處綜合檔案室為中心、以各參建單位的檔案管理人員為基礎(chǔ)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，做到有問題及時溝通，及時處理，完善檔案管理工作。

2.2 建立健全檔案管理各項規(guī)章制度。按照 《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，以及有關(guān)檔案管理的法規(guī)和規(guī)章，制定了一系列有關(guān)該項目檔案管理的規(guī)章制度，包括檔案立卷歸檔制度、安全管理制度、保密制度、借閱利用制度等。在工程建設(shè)初期，為統(tǒng)一檔案標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案質(zhì)量，使檔案資料歸檔規(guī)范化，籌建處向各參建單位印發(fā)了水利部 《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》、 《水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法》及國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合印發(fā)的《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》等，作為工程檔案資料收集、整理、分類的參考依據(jù)。監(jiān)理單位及時督促各參建單位按照要求移交檔案。

2.3 加強檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)?；I建處多次派出檔案管理人員參加河北省水利廳和河北省石津灌區(qū)管理局組織的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時掌握工程檔案管理規(guī)范要求，針對該項目的具體內(nèi)容，綜合檔案室及時組織各參建單位檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為該項目工程檔案收集齊全、整理規(guī)范打下良好基礎(chǔ)。

2.4 檔案管理與建設(shè)過程同步進行。在河北省石津渠土賢莊水電站開工建設(shè)的同時，檔案管理工作就同時啟動，籌建處把檔案管理作為工程管理人員崗位責(zé)任制的一項重要內(nèi)容，責(zé)任落實到人。在開工之前對工程檔案管理人員進行培訓(xùn)，明確了該項目的建設(shè)內(nèi)容和產(chǎn)生檔案的數(shù)量，使檔案收集工作有目標(biāo)，工程建設(shè)期，在檢查工程進度與施工質(zhì)量的同時，檢查工程檔案的收集、整理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，真正做到了有計劃、有反饋、有結(jié)果，避免了工程完工之后搞突擊收集、突擊整理造成的檔案收集不全現(xiàn)象。

2.5 檔案管理納入工程管理體制。該項目實行了“項目法人制、工程招投標(biāo)制、工程監(jiān)理制及合同管理制”的“四制”管理模式，為檔案管理工作增添了新的內(nèi)涵。籌建處將檔案管理納入到了“四制”管理中，在編制招投標(biāo)文件及與參建單位簽訂協(xié)議時，專門設(shè)有對竣工檔案資料具體要求的條款，對工程檔案的內(nèi)容、形式、份數(shù)、時間等均作出了明確要求。

2.6 建立健全檔案控制體系。建立了包括建設(shè)、監(jiān)理及施工單位的檔案管理三級控制體系，使檔案管理工作始終貫穿于施工管理全過程。對河北省石津渠土賢莊水電站項目工程檔案管理工作高度重視并給予指導(dǎo)，籌建處工程技術(shù)人員和檔案管理人員及時進行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)檔案產(chǎn)生、收集過程中存在的問題，召集各施工單位和監(jiān)理單位的有關(guān)人員舉行專題會議，共同探討解決辦法，對好的做法進行推廣，促進檔案管理水平上臺階。

2.7 完善硬件管理設(shè)施。為了保證工程檔案資料的存放安全、應(yīng)用方便，籌建處各處室及綜合檔案室均購置了檔案柜、檔案盒、封皮等，綜合檔案室還配置了計算機、除濕機等硬件設(shè)施，及時建立了借閱利用記錄，為該項目的檔案管理創(chuàng)造了良好的條件。建設(shè)單位對歸檔移交后的檔案進行了科學(xué)編目，編制了符合要求且查找應(yīng)用方便的檢索工具，全部實行微機管理，建立了文件級目錄數(shù)據(jù)庫，保證檔案實體安全和信息安全。

2.8 資料立卷歸檔與保管情況。土賢莊水電站籌建處認(rèn)真完成了檔案資料的收集、整理和歸檔移交工作，共形成工程檔案46卷(采取圖紙和文件混合組卷法)，包括工程建設(shè)前期工作文件材料、招投標(biāo)材料、監(jiān)理文件材料、設(shè)備材料文件材料、施工文件材料、合同協(xié)議書、資金文件材料、專項文件材料、階段驗收文件材料、質(zhì)量監(jiān)督文件材料、竣工驗收文件材料等。