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      淺談如何做好地質(zhì)檔案資料的保密與利用工作

      2018-01-22 10:19:14
      職工法律天地·上半月 2018年14期
      關(guān)鍵詞:檔案資料保密檢索

      楊 芬

      (410116 湖南省地質(zhì)調(diào)查院 湖南 長沙)

      地質(zhì)檔案在我國具有重要的地位,所以對其進(jìn)行良好的保密工作十分重要。但是就目前的情況來看,雖然我國地質(zhì)檔案已經(jīng)得到了較為完善的保密,但是也因為被良好的保密而限制了對地質(zhì)檔案的合理利用,在一定程度上不利于我國地質(zhì)方面的發(fā)展,本文中主要對地質(zhì)檔案資料的保密和利用工作進(jìn)行探析,希望能夠為國家日后的地質(zhì)發(fā)展起到參考作用[1]。

      1 強(qiáng)化地質(zhì)檔案資料信息安全保密責(zé)任意識

      隨著地質(zhì)勘探服務(wù)領(lǐng)域的擴(kuò)大和我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高,新時期的地質(zhì)檔案保密管理工作方面對我們提出了新的要求和挑戰(zhàn),為了更好的提高地質(zhì)檔案資料的保密水平,檔案管理相關(guān)工作人員的首要任務(wù),就是保障地質(zhì)檔案資料信息的安全性。

      2 對地質(zhì)檔案資料進(jìn)行保密的措施

      2.1 一般地質(zhì)檔案資料保密措施

      第一,相關(guān)部門應(yīng)該積極提高對檔案安全工作重要性的認(rèn)識,提高相關(guān)工作人員關(guān)于檔案管理工作的使命感與責(zé)任感;第二,對地質(zhì)檔案資料管理切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),將各相關(guān)工作人員的職責(zé)進(jìn)行明確,并能夠在地質(zhì)檔案資料的接收、儲存以及利用等各個環(huán)節(jié)深入貫徹安全責(zé)任意識;第三,堅決杜絕存在僥幸心理與麻痹心理,從而起到有效的防微杜漸的作用[2];第四,對相關(guān)工作人員定期進(jìn)行安全提醒和安全教育,積極強(qiáng)調(diào)檔案安全工作的重要性,并與相關(guān)工作人員共同對當(dāng)前信息安全所面臨的嚴(yán)峻形式進(jìn)行分析,同時將出現(xiàn)泄密情況的后果以及危害逐一的、詳細(xì)的告知相關(guān)工作人員;第五,對于屬于保密范圍之內(nèi)的地質(zhì)檔案資料,應(yīng)該對其保密級別進(jìn)行明確的標(biāo)注;第六,持續(xù)將重點(diǎn)檢查與日常監(jiān)管進(jìn)行結(jié)合,定期或不定期的組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員對檔案安全情況進(jìn)行細(xì)致且全面的檢查,對檔案數(shù)量進(jìn)行認(rèn)真的清點(diǎn),對檔案利用中存在的隱患進(jìn)行及時的發(fā)現(xiàn)和消除,特別是檔案安全管理的薄弱環(huán)節(jié)以及重點(diǎn)的項目,應(yīng)該對其進(jìn)行著重檢查,對于進(jìn)行檢查過程中發(fā)展的隱患以及存在的多種情況,應(yīng)該進(jìn)行耐心的、細(xì)致的梳理,積極采取有效的措施對其進(jìn)行解決,堅決避免檔案損毀以及丟失等不良情況[3];第七,對地質(zhì)檔案的安全保密制度進(jìn)行強(qiáng)化,對檔案的安全保密責(zé)任機(jī)制進(jìn)行建立、完善和落實(shí);第八,在工作人員工作機(jī)制方面對安全防范措施進(jìn)行有效管理,對檔案的合理利用應(yīng)該經(jīng)過相關(guān)程序予以審批,對地質(zhì)檔案資料的接觸和利用范圍進(jìn)行嚴(yán)格的限制。

      2.2 電子版本地質(zhì)檔案資料保密措施

      隨著信息技術(shù)在社會各界的應(yīng)用越來越廣泛,辦公自動化也得到了廣泛的普及,同時對涉密地質(zhì)資料的電子存檔文件信息安全要求也越來越高,如何進(jìn)行安全有效的保密工作也是當(dāng)今地質(zhì)檔案資料保密工作的重要內(nèi)容。

      第一,對于已經(jīng)通過驗收的電子版本地質(zhì)檔案資料,應(yīng)該根據(jù)相關(guān)規(guī)定對其進(jìn)行相應(yīng)的組織整理,并對登記表進(jìn)行詳細(xì)的填寫,之后,務(wù)必選擇高質(zhì)量的存儲介質(zhì)對電子版本地質(zhì)檔案資料進(jìn)行存儲;第二,對電子版本地質(zhì)檔案資料進(jìn)行質(zhì)量檢查之后,對于通過檢查的電子版本地質(zhì)檔案資料應(yīng)該進(jìn)行錄制,并且在進(jìn)行錄制之前應(yīng)該將無用的文件進(jìn)行徹底的滲出,避免電子版本地質(zhì)檔案資料出現(xiàn)混亂的情況[4];第三,在錄制安全能夠得到保障的情況下,一般應(yīng)該適應(yīng)中速兼容的方式進(jìn)行錄制,同時需要確保電子版本地質(zhì)檔案資料是真實(shí)完整和清晰可讀的;第四,進(jìn)行錄制之后,應(yīng)該對電子版本地質(zhì)檔案資料進(jìn)行復(fù)查,確認(rèn)無誤之后進(jìn)行編號和粘貼標(biāo)簽;第五,對于涉密的電子版本地質(zhì)檔案資料,應(yīng)該能夠做到專機(jī)專用,并且需要設(shè)置不同的密碼;第六,項目的相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該對電子版本地質(zhì)檔案資料進(jìn)行相應(yīng)的分類和刻錄保存,之后將刻錄資料進(jìn)行徹底刪除,刻錄盤則使用專柜進(jìn)行妥善保存[5];第七,對于存在重要項目的電子版本地質(zhì)檔案資料,責(zé)任人應(yīng)該對進(jìn)行制作的專人進(jìn)行指定,以保障電子版本地質(zhì)檔案資料的安全和質(zhì)量;第八,在對重要項目進(jìn)行輸出時,相關(guān)工作人員應(yīng)該對其進(jìn)行編號和等級歸檔;第九,對于重要的電子版本地質(zhì)檔案資料,應(yīng)該進(jìn)行異地和異質(zhì)的雙重備份,以確保電子版本地質(zhì)檔案資料是能夠長期可讀的,從而為電子版本地質(zhì)檔案資料的安全提供良好的保障。

      3 對地質(zhì)檔案資料進(jìn)行利用

      因為地質(zhì)檔案資料具有重要的意義,所以應(yīng)該對涉密檔案資料的秘密性進(jìn)行重視,對其開放和利用的范圍進(jìn)行嚴(yán)格的限制,但是如果地質(zhì)檔案資料的保密觀念過于陳舊,一味的對其進(jìn)行保密而不注重保密的時效性以及范圍,可能在一定程度上不利于社會經(jīng)濟(jì)的建設(shè)和發(fā)展。

      3.1 做好地質(zhì)檔案資料進(jìn)行開放前的基礎(chǔ)工作

      對地質(zhì)檔案資料進(jìn)行拓展和深化,可以對科技檔案信息資源進(jìn)行應(yīng)用,并從而提高科技檔案工作的經(jīng)濟(jì)效益。對地質(zhì)檔案資料進(jìn)行開放,必須對進(jìn)行開放之前的基礎(chǔ)工作進(jìn)行完善的準(zhǔn)備。

      首先,對解密檔案的鑒定工作應(yīng)該根據(jù)地質(zhì)礦產(chǎn)部門的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格的鑒定,促使開放檔案的內(nèi)在質(zhì)量得到提高,并且需要根據(jù)地質(zhì)檔案資料原有的基礎(chǔ),對其進(jìn)行系統(tǒng)的整理,時期能夠達(dá)到“科學(xué)分類、組卷合理、編目清晰、排列系統(tǒng)”的要求。

      其次,應(yīng)該對地質(zhì)檔案資料的檔案號進(jìn)行監(jiān)理和健全,促使其能夠?qū)M(jìn)行開放后的檢索與管理要求相適應(yīng)。

      再次,對進(jìn)行檢索的工具進(jìn)行編制,其一是基礎(chǔ)性的檢索工具,例如《開放檔案目錄》,其二是骨干性的檢索工具,例如《開放檔案卡片目錄》;其三是文字?jǐn)⑹鲂缘臋z索工具,一般來說,對開放檔案進(jìn)行檢索,主要應(yīng)用的檢索工具是骨干性檢索工具,基礎(chǔ)性檢索工具可為骨干性檢索工具提供良好的輔助作用,并且在必要情況下,敘述性檢索工具能夠為以上二者進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)充,促使地質(zhì)檔案資料的檢索途徑實(shí)現(xiàn)多元化。

      接著,對于重要的、珍貴的地質(zhì)檔案資料,應(yīng)該對其進(jìn)行復(fù)制,進(jìn)行復(fù)制的途徑可包括照相、復(fù)印以及抄錄。

      然后,對于電子版本的地質(zhì)檔案資料,應(yīng)該對其進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的管理,并進(jìn)行異質(zhì)和異地的雙重備份,根據(jù)相關(guān)規(guī)定對其進(jìn)行開發(fā)和利用。

      最后,相關(guān)工作人員應(yīng)該將檔案的安全作為進(jìn)行工作的重點(diǎn)、應(yīng)該采取最先進(jìn)、最科學(xué)、最有效的管理手段,保障電子版本的地質(zhì)檔案資料能夠持續(xù)的真實(shí)有效和可供長期閱讀。

      3.2 做好地質(zhì)成果檔案的開發(fā)利用工作

      對地質(zhì)成果檔案進(jìn)行開發(fā)和利用,應(yīng)該根據(jù)檔案資料的具體情況進(jìn)行相應(yīng)的分析,如果檔案資料涉及到國家的秘密,在對其進(jìn)行保護(hù)、公開和利用時,應(yīng)該根據(jù)國家相關(guān)的法律法規(guī)對其進(jìn)行相應(yīng)的劃分。

      第一,需要對檔案的密級進(jìn)行確認(rèn),使相關(guān)工作人員能夠根據(jù)檔案的密級不同而采取不同的管理措施,從而促使檔案能夠在相應(yīng)的范圍內(nèi)得到最大程度的利用;第二,對于尚處于保護(hù)期內(nèi)的地質(zhì)檔案資料,只能夠?qū)ζ滟Y料目錄進(jìn)行公開,國家出資進(jìn)行勘察和開發(fā)所取得的地質(zhì)檔案資料,應(yīng)該采取有償利用的方式,并根據(jù)國務(wù)院地質(zhì)礦產(chǎn)主管部門的規(guī)定進(jìn)行適當(dāng)?shù)睦茫坏谌?,可以對社會各界開放的地質(zhì)檔案資料,必須以其已經(jīng)達(dá)到一定的時限為前提,并且在對其進(jìn)行開放之前,應(yīng)該首先對其進(jìn)行劃密和解密,對于未解密的部分,應(yīng)該對其進(jìn)行使用的范圍進(jìn)行嚴(yán)格的控制;第四,對于注有密級的檔案,應(yīng)該對其進(jìn)行定期的解密,以避免其對檔案的正常開放和利用產(chǎn)生不利影響;第五,對電子版本的地質(zhì)檔案資料進(jìn)行鑒定,應(yīng)該將其劃分為兩個部分,分別為“開放”和“控制利用”,對于進(jìn)行開放的部分,應(yīng)該在第一時間通過專業(yè)服務(wù)平臺向社會各界進(jìn)行有效提供,促使檔案資料實(shí)現(xiàn)社會共享;第六,對于地質(zhì)檔案資料應(yīng)該做到“掃描一批、利用一批”,而不可只進(jìn)行掃描而不進(jìn)行利用,正確的做法是根據(jù)相關(guān)的業(yè)務(wù)規(guī)范以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),將可以進(jìn)行公開的地質(zhì)檔案資料提供給使用者。

      4 結(jié)束語

      至今為止,我國的地質(zhì)經(jīng)濟(jì)已經(jīng)得到了數(shù)十年的發(fā)展,在此期間,我國的經(jīng)濟(jì)體制由單一的計劃經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)變?yōu)榱擞媱澖?jīng)濟(jì)與市場經(jīng)濟(jì)相結(jié)合的良好格局,并且地質(zhì)勘探的管理體制也處于不斷的變革之中,隨著其不斷的發(fā)展,地質(zhì)經(jīng)濟(jì)已經(jīng)逐漸的融入了社會主義的市場經(jīng)濟(jì)潮流之中,與此同時,為社會各界提供了更加便捷、更加可靠的地質(zhì)檔案資料,也成為了檔案管理服務(wù)職能的重要工作之一。

      根據(jù)以上情況,相關(guān)部門應(yīng)該對地質(zhì)檔案資料的利用制度進(jìn)行進(jìn)一步的完善,將利用手續(xù)進(jìn)行簡化,盡可能的向利用者提供其所需的地質(zhì)檔案資料,并且應(yīng)該積極強(qiáng)化對地質(zhì)檔案資料進(jìn)行鑒定的力度,將可以進(jìn)行開放的地質(zhì)檔案資料進(jìn)行盡可能的開放,對于需要進(jìn)行保密的地質(zhì)檔案資料,則應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)的保密制度,并對進(jìn)行保密的重要性進(jìn)行深刻的認(rèn)識,堅持始終將地質(zhì)檔案資料的保密工作置于工作內(nèi)容的首要位置,將相關(guān)工作人員的檔案安全保密的思想防線堅決筑牢,從而樹立起全面的地質(zhì)檔案資料的服務(wù)觀念和效益觀念,為我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。

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