陸迎春

海鹽縣港航管理服務中心

為貫徹落實黨的十九大關于深化機構改革的決策部署，轉變政府職能，優(yōu)化政府機構設置和職能配置，近年來，許多部門都進行了機構改革。2020年初，筆者所在的交通系統(tǒng)也完成了機構改革，因單位的性質、職能、人員都發(fā)生了變化，單位全宗也隨之改變。

1 機構改革后單位全宗的現(xiàn)狀

根據(jù)縣委機構編制委員會對縣交通運輸局“三定”方案的批復，交通運輸局原下轄的5個事業(yè)單位改革為4個（簡稱“一隊三中心”）：

將海鹽縣公路管理段、海鹽縣公路運輸管理所、海鹽縣交通工程質量安全監(jiān)督站的機構和相關職責整合，組建海鹽縣公路與運輸管理中心；

將海鹽縣交通工程建設管理處、海鹽縣公路養(yǎng)護管理中心的機構和相關職責整合，組建海鹽縣交通工程建設管理服務中心；

將海鹽縣港航管理處的機構和相關職責整合，組建海鹽縣港航管理服務中心；

整合海鹽縣交通運輸局所屬單位的行政執(zhí)法職責，組建海鹽縣交通運輸綜合行政執(zhí)法隊。

同時，辦公地點也進行了調整，所有單位全部搬遷至交通運輸大樓合署辦公。改革后的事業(yè)單位，也都是獨立行使職權的全宗立檔單位。

2 機構改革后單位全宗管理存在的問題

機構改革后因單位的性質、職能、人員發(fā)生了變化，原單位的立檔全宗也會隨之變化，這個過程中出現(xiàn)的問題是不可忽視的。

2.1 職能的拆分造成單位全宗檔案的不完整

機構改革后，原事業(yè)單位中的行政執(zhí)法職能被分離，集中于新成立的綜合行政執(zhí)法隊。被分離行政執(zhí)法職能后的單位有的合并了，未合并的也變更了單位名稱和工作職能，且因原先職能工作的延續(xù)性和連貫性，單位全宗檔案中的執(zhí)法檔案也要隨著單位職能的變化而發(fā)生轉移。同時，職能的重新劃分所涉及的業(yè)務檔案也要進行分割、移交。這使得檔案被拆分，造成了單位全宗檔案的不完整。

2.2 辦公場所的變遷帶來全宗檔案保管的隱患

機構改革前各單位都有自己的檔案室，有的單位擁有達到省級標準的綜合檔案室。機構改革后所有單位全部搬遷至交通運輸大樓合署辦公，原辦公場所全部由縣國資辦收回。因上級要求機構改革后單位及人員快速到位，辦公場所的搬遷非常倉促，新的辦公地點來不及配備符合各單位綜合檔案室要求的檔案庫房，造成大部分檔案只能裝箱堆放在臨時借用的倉庫里，檔案存放環(huán)境、保管條件都無法達標，可能造成檔案的缺失、損毀等安全隱患。

2.3 人事變動、設備歸屬等引起全宗檔案的變動

機構改革中的崗位變動、人事變動造成人員的重新配備，隨之而來的是人事檔案的隨員變動。同時，工作中使用的一些設施設備，如電腦、打印機等也要跟隨人員一起去新的崗位，一些大型的資產(chǎn)也要重新分配，這就使單位資產(chǎn)因發(fā)生變動需要重新核實，設備檔案產(chǎn)生了新的歸屬問題。

3 解決問題的思路及對策

3.1 采用匯集全宗形式，統(tǒng)一管理，各自負責

作為全宗補充形式的匯集全宗，是指由若干個文件數(shù)量很少且具有某些共同特征或聯(lián)系的小全宗組成的作為一個全宗對待的檔案整體。機構改革后，職能調整使原有的工作分工及業(yè)務范圍也要做相應的調整。而此前產(chǎn)生的檔案、資料有著相互關聯(lián)、無法分割的關系。為此，可將一隊三中心的全宗匯集起來，由行政主管部門——海鹽縣交通運輸局統(tǒng)一管理，一隊三中心分別負責。一隊三中心的全宗檔案統(tǒng)一存放在一處，可視作一個大全宗，檔案以各單位（小全宗）為整體放置，機構改革前的全宗可以不必拆分，并按要求向縣綜合檔案館移交必要的檔案；機構改革后各單位重新形成新的全宗檔案，避免了檔案歸屬不明確的問題，也方便平時工作中的調閱、查詢、利用。

3.2 以機構改革為契機，成立部門檔案館（室）

機構改革帶來單位職能、人員的變動和重置，隨之而來的設施、場地的重新歸置和變遷，為檔案的存放、保管增加了難度。因此，成立部門檔案館（室）是解決這一難題的最好辦法。前面所說的采用匯集全宗形式后，與之匹配的便是成立交通部門檔案館（室），收集并永久管理本部門及其直屬單位形成的檔案。要以此次改革為契機，從選址、規(guī)劃發(fā)展、庫房、保管設施、信息化建設等方面達到國家規(guī)范標準，建立健全統(tǒng)一的檔案管理制度，配備專職人員，確保檔案永久存儲和安全保管。

3.3 對上級部門集中保管或歸屬有爭議的檔案使用雙套制

雙套制是指同樣內容的文件，同時存在電子文件和實體文件2套文件形式。機構改革后，主管局將一隊三中心的財務、人事權進行了集中收攏，統(tǒng)一調配。機構改革后存在移交爭議或幾個單位均需使用的檔案，如執(zhí)法檔案、設備檔案等可采用雙套制形式，將這部分檔案進行掃描，原檔案仍保存在原單位，保證全宗的完整，掃描后的電子檔案可拷貝一份移交給新單位在工作中查閱、利用；由上級主管部門集中保管的檔案，如人事檔案，也可采用雙套制形式，原始檔案由主管部門保管，掃描的電子檔案由所屬單位保管，便于隨時查閱利用。這樣，既解決了職能拆分造成的單位全宗的不完整性，也保證了單位工作的順利開展。

機構改革順應了新時代的要求，但要發(fā)揮其新的作用，還需要一個磨合期，單位的檔案工作也只是其中的一項，以上幾點建議，僅做參考。