論檔案數(shù)字化對檔案利用工作的重要意義

■張 娟

檔案以其自身世代相傳的作用與價(jià)值，在進(jìn)入文明時(shí)期以來就注定成為一個(gè)亙古通今的文化事業(yè)。作為智力活動的產(chǎn)物，檔案承載了人類厚重的精神記憶，為很多現(xiàn)實(shí)的可能性提供了歷史依據(jù)，鑄造了一脈相承的存儲基因。隨著社會文明程度的提高，以及大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等數(shù)字媒介的發(fā)展與普及，新的載體和新的傳輸方式使人們對于檔案管理事業(yè)的理念模式也有了更為高效與科學(xué)的要求，因此檔案的數(shù)字化必然會成為不可逆的時(shí)代潮流。

一、檔案數(shù)字化對于檔案利用的重要地位

檔案數(shù)字化是滿足互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代利用需求的必經(jīng)之路。當(dāng)今的時(shí)代無疑是一個(gè)信息化瞬息萬變的時(shí)代，可謂是數(shù)字化的“微時(shí)代”。計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用強(qiáng)烈地沖擊著社會的各個(gè)領(lǐng)域，改變著人們的工作方式、學(xué)習(xí)方式乃至生活方式。滿足信息時(shí)代檔案利用的需求也有著與時(shí)俱進(jìn)的各種變化，這種變化主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是利用檔案的意識有了顯著的加強(qiáng)，利用檔案的領(lǐng)域越來越普遍；二是對檔案利用的時(shí)間值開始有了更為高效的要求，要求盡最大程度的做到迅速、及時(shí)、準(zhǔn)確；三是對檔案利用的便捷性開始有了更高的期待，希望能通過網(wǎng)絡(luò)快捷的方式進(jìn)行自動檢索、編目、統(tǒng)計(jì)、立卷等一系列繁瑣的程序。

面對利用者在信息時(shí)代和數(shù)字時(shí)代的使用需求，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理模式已經(jīng)不能夠全盤適用于多元化的當(dāng)今社會，檔案工作必須盡快做到吐故納新，改變原始的檢索方式和提供利用的手段。數(shù)字化的引入不但能夠提高檔案工作效率和工作質(zhì)量，而且對于實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)性和規(guī)范性也發(fā)揮著其巨大的功效。

二、檔案數(shù)字化對于檔案利用工作的積極影響

對于傳統(tǒng)載體的檔案來說，檔案數(shù)字化是提供高效利用服務(wù)的基本手段。檔案數(shù)字化以后，直接將傳統(tǒng)載體檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息，檢索手段從傳統(tǒng)的手工查詢轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)查詢。計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的搜索能力使得檔案信息檢索變得方便、高效和快捷，同時(shí)可以避免手動查詢中出現(xiàn)的不準(zhǔn)確、不完整等諸多問題。檔案數(shù)字化以后，閱讀方式從傳統(tǒng)的提供原件以及復(fù)印件的方式轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢约磿r(shí)閱讀原文信息的方式，避免了傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)中由于檔案實(shí)體多次輾轉(zhuǎn)所造成的時(shí)間和勞動力大量浪費(fèi)現(xiàn)象，使得利用服務(wù)更加靈活和高效。檔案數(shù)字化以后，可以放在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中提供利用，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)上檢索和利用，為利用者提供更加便利的檔案信息服務(wù)途徑。同時(shí)，打破了時(shí)間、地域等的限制，實(shí)現(xiàn)了檔案信息快捷傳輸，便捷下載，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的及時(shí)利用與共享。可見，對于傳統(tǒng)載體檔案來說，只有通過數(shù)字化，才能提供方便、快捷、高效的利用服務(wù)，讓檔案發(fā)揮更大的社會價(jià)值，從而創(chuàng)造更多的效益。

檔案數(shù)字化是保護(hù)檔案原件的有效措施。檔案是國家和社會的寶貴財(cái)富，一旦丟失或者遭到破壞將有可能造成不可逆轉(zhuǎn)的重大后果。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案維護(hù)成本高，一旦發(fā)生天災(zāi)人禍就會產(chǎn)生毀滅性的損失。因而，及時(shí)、有效、安全地保護(hù)檔案原件是檔案工作的重要內(nèi)容。將傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化，正是能夠有效保護(hù)檔案原件的方法。將傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化后得到的數(shù)字化檔案信息，原原本本地繼承了檔案原件的信息內(nèi)容，完全可以代替原件為用戶提供信息利用，從而大大減少了對檔案原件的使用，避免了對檔案原件的進(jìn)一步損壞。這一點(diǎn)對歷史悠久、瀕臨毀壞的珍貴檔案，以及具有長遠(yuǎn)使用價(jià)值且不方便用戶反復(fù)翻閱的檔案尤為重要。將這些檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，又降低了檔案原件的老化速度，實(shí)現(xiàn)了對檔案原件的保護(hù)，可謂意義重大。

檔案數(shù)字化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。隨著信息時(shí)代的來臨，以數(shù)字形態(tài)存在的檔案信息將日益成為檔案管理的主體。檔案管理工作必然向著數(shù)字信息管理的方向發(fā)展。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體有限，容量有限，管理成本較高，而數(shù)字檔案信息載體容量大，可以節(jié)省檔案保存空間。紙質(zhì)檔案一旦遭受破壞難以恢復(fù)，而數(shù)字檔案信息可以備份來避免檔案受損。在查閱紙質(zhì)檔案時(shí)通常需要翻閱幾十卷甚至上百卷的檔案，工作十分繁復(fù)，而在數(shù)字檔案信息利用過程中，利用計(jì)算機(jī)可以在幾分鐘乃至幾秒內(nèi)檢索到所需內(nèi)容，大大的提高了工作的效率，開發(fā)了文檔的利用程度，十分的方便、快捷。

三、增強(qiáng)信息意識，深入數(shù)字化檔案管理事業(yè)

信息時(shí)代給了檔案管理工作新的思考，但是機(jī)遇與挑戰(zhàn)總是相伴相生的，在建立多媒體數(shù)據(jù)庫的過程中還存在著許多亟待解決的問題需要進(jìn)一步探討，如基礎(chǔ)設(shè)施的完善、數(shù)字化管理人才的缺失、檔案管理的真實(shí)性鑒定及安全性問題等等……面對這些問題，數(shù)字化檔案都遠(yuǎn)比紙質(zhì)檔案難以控制，造成這些問題的原因也并非是單一的，而是來源于科學(xué)技術(shù)、人才培養(yǎng)、法律健全等多個(gè)方面，因此從事檔案事業(yè)必須要有明確的信息安全意識，需要時(shí)刻秉持著謹(jǐn)慎端正的態(tài)度，相應(yīng)部門應(yīng)及時(shí)制定數(shù)字化檔案的利用制度，加強(qiáng)電子文件信息綜合利用技術(shù)的研發(fā)。除此之外，人們對于電子檔案的觀念也應(yīng)該在根本上有一定程度的提升，只有這樣才可以更好的認(rèn)識、把握并重視數(shù)字化檔案的重要性，從而使檔案的利用者能夠更大程度的開發(fā)檔案資源，營造出更好的檔案利用環(huán)境，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和科學(xué)利用。