張譯心

(蘇州大學(xué)政治與公共管理學(xué)院，江蘇 蘇州 215123)

行政管理一直是現(xiàn)代高校管理工作的重要構(gòu)成部分之一，其對(duì)高校各項(xiàng)工作的順利、規(guī)范開展具有重要的實(shí)際意義。工作流管理是通過過程建模以及過程管理實(shí)現(xiàn)的現(xiàn)代化管理技術(shù)。在自動(dòng)化的企業(yè)管理趨勢(shì)之中，落實(shí)工作流管理，對(duì)提高高校的行政管理水平，實(shí)現(xiàn)高校的現(xiàn)代化發(fā)展具有重要的積極意義。

一、工作流管理的基本內(nèi)容

工作流管理模式的實(shí)現(xiàn)核心就是過程建模以及過程管理，其是人工以及設(shè)備手段在管理工作中的有機(jī)結(jié)合[1]。這一管理技術(shù)，充分實(shí)現(xiàn)了建模工具以及應(yīng)用程序的有機(jī)交互，以此完成自動(dòng)化管理的工作過程。同時(shí)，工作流管理模式能夠與其它功能系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合，提供基于不同應(yīng)用實(shí)際之下的建模、控制、管理功能，切實(shí)落實(shí)組織需求形勢(shì)下的多元化業(yè)務(wù)管理目標(biāo)。例如：電子政務(wù)、資源規(guī)劃、自動(dòng)辦公、客戶管理、項(xiàng)目監(jiān)督等等，對(duì)辦公流程的優(yōu)化以及政務(wù)的公開具有非常重要的實(shí)際意義。

現(xiàn)階段，隨著自動(dòng)化管理要求的越來越突出，工作流管理技術(shù)已經(jīng)得到了比較迅速的發(fā)展，并已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用到了社會(huì)的各個(gè)行業(yè)之中。從實(shí)際應(yīng)用的角度來說，工作流管理之所以能夠得到各行各業(yè)的廣泛關(guān)注，其根本原因就是其基于自動(dòng)化技術(shù)基礎(chǔ)之上高效、規(guī)范、科學(xué)的管理功能。在進(jìn)行管理工作的過程中，首先會(huì)通過建模工具形成過程建模，并在這一基礎(chǔ)之上，通過模型數(shù)據(jù)進(jìn)行過程模型的解析。通過這一操作過程，就可以使引擎自動(dòng)的發(fā)送請(qǐng)求，并獲得工作流數(shù)據(jù)，進(jìn)而對(duì)其控制的每一個(gè)工作狀態(tài)進(jìn)行辨別。如此，就能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化的管理操作。

目前，隨著高校招生人數(shù)的不斷擴(kuò)張，大量的行政管理問題已經(jīng)凸顯了出來。首先，高校長(zhǎng)期受傳統(tǒng)管理模式的影響，管理方式相對(duì)落后，難以適應(yīng)在現(xiàn)代自動(dòng)化條件下的行政管理需求。其次，組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置不合理，結(jié)構(gòu)的重疊以及擁擠現(xiàn)象非常普遍。同時(shí)，有針對(duì)性的監(jiān)督機(jī)制缺失，造成了非常明顯的管理漏洞。再次，管理機(jī)制不和諧，人才引進(jìn)機(jī)制的透明化建設(shè)程度不夠，導(dǎo)致行政管理人員管理素質(zhì)的不足。此外，信息化手段的落后，也在極大程度上造成了高校行政管理自動(dòng)化的發(fā)展進(jìn)程緩慢。對(duì)此，可以明確，發(fā)展基于工作流管理模式條件下的自動(dòng)化管理已經(jīng)顯得越來越有必要。

二、基于工作流管理下的高效行政管理自動(dòng)化

經(jīng)過上述分析，可以基本明確，隨著我國(guó)教育的現(xiàn)代化發(fā)展，高校的學(xué)生基數(shù)也在不斷的擴(kuò)大這一實(shí)際情況。一方面提高了我國(guó)人民的平均素質(zhì)，另一方面也給高校的行政管理工作帶來了非常大的挑戰(zhàn)。隨著現(xiàn)代高校管理內(nèi)容的不斷豐富以及管理工作的不斷復(fù)雜，自動(dòng)化管理已經(jīng)成為了一種突出的必然趨勢(shì)。工作流管理作為一種能夠有機(jī)融合人工管理以及自動(dòng)化管理的管理技術(shù)模式，對(duì)高校自動(dòng)化管理的發(fā)展具有非常重要的推進(jìn)意義。

(一)優(yōu)化用戶信息注冊(cè)管理，落實(shí)現(xiàn)代化管理觀念

用戶注冊(cè)在高校行政管理工作中的應(yīng)用，能夠落實(shí)高校師生以及工作人員的個(gè)人信息，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的管理行為。一般來說，高校的用戶信息注冊(cè)管理主要是姓名、性別、民族、國(guó)籍、身份證號(hào)、個(gè)人經(jīng)歷、社會(huì)成分、聯(lián)系方式等等。在這一管理模塊之中，最主要的就是要保證注冊(cè)系統(tǒng)的安全性以及可靠性，使其能夠滿足對(duì)用戶信息進(jìn)行保護(hù)的需求，使其不受惡意侵入的損害。對(duì)此，就可以結(jié)合工作流的管理模式，建立起信息保護(hù)屏障。例如：用戶在注冊(cè)信息的過程中，可以自主的設(shè)定驗(yàn)證問題，設(shè)置之后，每一次登錄都必須要對(duì)身份信息進(jìn)行驗(yàn)證，只有操作者給出正確的驗(yàn)證信息，才能夠?qū)ψ?cè)系統(tǒng)進(jìn)行操作。在連續(xù)輸入驗(yàn)證信息錯(cuò)誤之后，系統(tǒng)自動(dòng)封閉登錄功能。如此，就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)用戶注冊(cè)信息的有機(jī)保護(hù)，以此為學(xué)校行政工作的自動(dòng)化提供重要的基礎(chǔ)保證。

(二)創(chuàng)設(shè)管理員模塊，落實(shí)管理結(jié)構(gòu)

信息管理員是在信息流管理模式下負(fù)責(zé)信息數(shù)據(jù)的初始化，以及對(duì)信息進(jìn)行合理配置的落實(shí)工作者[2]。一般來說，信息管理模塊應(yīng)該包括信息類型、信息驗(yàn)證、登錄方式、密碼設(shè)置等。管理員模塊是高校行政管理工作的信息管理中樞，通過這一模塊的作用，能夠?qū)Ω咝熒男畔⑦M(jìn)行分類管理操作，如此，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)行政管理工作的自動(dòng)化落實(shí)。

(三)落實(shí)辦公模塊，創(chuàng)新管理機(jī)制

一般來說，高校的行政辦公主要包括以下幾個(gè)工作模塊：教務(wù)管理、科研管理、招生就業(yè)、教師管理。這四個(gè)方面的辦公功能，涵蓋著高校行政管理的所有內(nèi)容。在傳統(tǒng)的管理模式之中，這些模塊主要通過大量人力的投入來完成，會(huì)在極大程度上導(dǎo)致管理機(jī)制的不健全。而在工作流的管理模式下，能夠有機(jī)的實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的辦公模塊操作。以教務(wù)管理為例。通過這一體系，可以實(shí)現(xiàn)學(xué)生的自動(dòng)化課程選擇，在極大程度上節(jié)省了課程選擇的人力投入，提高了行政管理的效率。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)階段，隨著高校行政管理壓力的不斷增大，自動(dòng)化行政管理已經(jīng)成為了一種現(xiàn)代化的需求。工作流管理模式在這一方面具有非常突出的積極意義。對(duì)此，相關(guān)高校管理人員應(yīng)該積極實(shí)踐，推進(jìn)高校行政管理自動(dòng)化的不斷前進(jìn)。

[1]鄒波.基于網(wǎng)絡(luò)的高校辦公室行政辦公管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用[D].山東師范大學(xué)，2014.

[2]孫頌豐.基于LotusDomino/Notes的高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].山東大學(xué)，2016.