簡述工程檔案資料的科學(xué)化管理策略

陳茸茸

（南京港灣工程建設(shè)監(jiān)理事務(wù)所有限公司，江蘇 南京 210023）

一、建筑工程檔案概述

建筑工程檔案的主要內(nèi)容包括以下方面：一是，前期文件。主要是指工程開工之前在可行性研究、立項、審批、勘測、設(shè)計及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件。二是，項目管理文件。主要是指建設(shè)工程項目期間在投資計劃、設(shè)計、施工、質(zhì)量、商務(wù)、采購、安全、財務(wù)等方面進行有效的規(guī)劃、決策、組織、協(xié)調(diào)、控制時形成的綜合性管理文件。三是，項目施工文件。主要指建筑工程施工過程中形成的反映工程項目建筑、安裝情況的文件。四是，項目竣工圖。主要是指項目竣工后按照工程實際情況所繪制的圖紙。五是，項目監(jiān)理文件。主要是指監(jiān)理單位對工程質(zhì)量、工期和建設(shè)資金使用以及對建筑工程項目歸檔文件的審查等內(nèi)容進行控制的文件。六是，項目竣工驗收文件。主要是指建筑工程項目竣工驗收時形成的文件，包括消防、安評、環(huán)評、職業(yè)衛(wèi)生、檔案等專項驗收等內(nèi)容。

二、深入剖析工程檔案資料管理中存在的問題

（一）檔案資料管理工作尚未引起足夠的重視，受關(guān)注程度不高

為了有效提升工程項目管理水平，增強管理能力，政府與相關(guān)機構(gòu)也結(jié)合工程發(fā)展實踐，制定了針對性的制度與規(guī)范，但是，鑒于工程資料自身的特征，如材料收集周期較長、涉及諸多環(huán)節(jié)與流程、知識范圍較廣等，增強了檔案資料管理的繁雜性與多樣性。另外，一些外部因素的存在也會促使工程檔案管理被忽視。從本質(zhì)上分析，工程檔案資料管理與工程本身關(guān)系緊密，但是，不良因素的存在使得檔案管理的發(fā)展困難重重，這就使得工程進度受到影響，工程無法有序推進。反之，一旦工程檔案管理不科學(xué)，資料保管不善，工程建設(shè)也會偏離規(guī)劃設(shè)計。在工程建設(shè)實踐中，參建主體更多關(guān)注的是施工質(zhì)量與施工進度，工程檔案管理工作尚未引起足夠的重視。

（二）檔案資源管理觀念薄弱，凸顯滯后性

立足當(dāng)前工程項目建設(shè)發(fā)展實際，普遍存在檔案資料管理觀念較弱的情況，收集與歸檔工作很難與工程實際同步進行，滯后問題嚴(yán)重，同時，工作積極性不高。另外，工程檔案管理工作具有較強的專業(yè)性，但是，檔案管理人才卻十分匱乏，具備較高素質(zhì)與能力的人才嚴(yán)重不足，缺乏對工程建設(shè)以及檔案管理的深刻認(rèn)識。之所以出現(xiàn)這種情況，主要源于管理者檔案管理思想的薄弱性，尚未認(rèn)識到檔案資料的真正價值。

（三）檔案資料管理機制與制度不完善，無法為管理工作提供制度性保障

在工程項目建設(shè)中，鑒于經(jīng)費與人員方面的因素，尚未設(shè)置專門檔案資料管理部門，管理制度不完善，機制缺乏健全性，甚至很多檔案管理人員是兼職人員，工作專業(yè)性無法保障。檔案管理工作整體上落后于工程建設(shè)。鑒于工程在規(guī)模與數(shù)量上的快速擴張，傳統(tǒng)工程檔案資源管理水平與現(xiàn)實需求凸顯不同步性，不協(xié)調(diào)性尤為突出。

三、有效提高工程檔案資料科學(xué)化管理的措施

（一）建設(shè)科學(xué)的檔案監(jiān)管理念，強化檔案監(jiān)管認(rèn)知

伴隨社會的逐漸進步，基建檔案監(jiān)管作業(yè)也越來越趨于標(biāo)準(zhǔn)化以及市場化，所以建設(shè)科學(xué)合理的檔案監(jiān)管理念是強化檔案監(jiān)管速率的關(guān)鍵保障。在新時代下，要一直堅守以人為本的基本原則，在科學(xué)發(fā)展觀強有力的向?qū)轮饾u強化檔案管理作業(yè)的監(jiān)管，把被迫接受轉(zhuǎn)向積極落實。檔案監(jiān)管作業(yè)的有效進行，十分依賴所有領(lǐng)導(dǎo)干部以及單位的關(guān)注和支持，只有在每級領(lǐng)導(dǎo)足夠重視、強強聯(lián)合的基礎(chǔ)上，才能提升基建檔案監(jiān)管能力。基建檔案監(jiān)管作業(yè)是一項涵蓋設(shè)計方、施工方、創(chuàng)建方，還有行政監(jiān)管等多個機構(gòu)的工作，單純依賴檔案監(jiān)管機構(gòu)根本不能實現(xiàn)檔案的所有管理作業(yè)，所以要引起所有有關(guān)機構(gòu)和單位領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和協(xié)作，強化檔案監(jiān)管人員的事業(yè)感，讓大量的檔案數(shù)據(jù)使用人意識到強化此項作業(yè)的必要性。

（二）創(chuàng)建完善的檔案監(jiān)管體制

首先，強化工程檔案的搜集作業(yè)。要想保障檔案搜集作業(yè)正常開展，保證資料準(zhǔn)確無誤，必須要對其搜集以及所用資料的質(zhì)量創(chuàng)建監(jiān)管追蹤體制，嚴(yán)格要求所有環(huán)節(jié)工程人員主動協(xié)助檔案人員的需求，保證每項關(guān)鍵的資料實時被搜集，同時讓所有部門執(zhí)行好檔案監(jiān)管體制制度，以此保證檔案搜集作業(yè)效率有效提高。還要讓相關(guān)管理員掌控工作側(cè)重點，發(fā)揮創(chuàng)新精神研究出管理工作的有效策略。其次，要想實現(xiàn)工程項目創(chuàng)建的檔案具有健全性，必須要把檔案監(jiān)管列為工程監(jiān)管工作的一種，以此確保有關(guān)檔案材料的搜集、監(jiān)管作業(yè)的及時性。與此同時，在項目確定過程中，檔案監(jiān)管工作就要同時做好預(yù)備工作，實施材料的搜集和整合工作，一直維持到總體工程完結(jié)，然后對全部檔案材料展開整頓審核，最終進行歸檔處理。把工程檔案監(jiān)管置于基建項目工程整體監(jiān)管中，不但能促進檔案監(jiān)管實現(xiàn)合理化，還能督促項目工程及時展開作業(yè)，從而提升工程的施工效率和質(zhì)量。

（三）構(gòu)建電子化檔案

將現(xiàn)代化技術(shù)運用到工程檔案管理中可促進檔案事業(yè)的有效發(fā)展，有利于檔案事業(yè)與日俱進，同時有利于推動環(huán)保工作的開展。實際上工程檔案管理事業(yè)在一定程度上反映出社會的可持續(xù)發(fā)展水平，在檔案管理中應(yīng)將先進技術(shù)運用其中，促進現(xiàn)代化管理工作的開展，促進檔案管理效率的提升。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，工程檔案管理逐漸朝無紙化時代發(fā)展，基于這種發(fā)展情況下電子檔案逐漸增多，由于電子檔案具有便于保存、存儲能力強等特點，符合時代的發(fā)展特點，對工程檔案事業(yè)的發(fā)展起到有效促進。企業(yè)部門在檔案管理中應(yīng)將計算機技術(shù)運用其中，加大投入力度更新計算機設(shè)備，同時企業(yè)還應(yīng)學(xué)習(xí)先進的應(yīng)用軟件來實施檔案信息的編輯與存儲，掌握現(xiàn)代化管理手段，同時企業(yè)還應(yīng)對必要硬件設(shè)施進行配備，例如：掃描儀、復(fù)印機、刻錄機、掃描儀等，在工程設(shè)計中應(yīng)用CAD繪畫應(yīng)用軟件可為數(shù)據(jù)的錄入節(jié)省更多的精力與時間。在檔案管理中企業(yè)要不斷分析和創(chuàng)新檔案的信息化管理方式，這就要求企業(yè)部門的檔案管理人員，充分利用檢索的手段不斷探尋出管理的新規(guī)律和新方法，有效提高檔案資料的利用效益。因此，企業(yè)部門必須要加強相關(guān)檔案信息的檢索工作豐富各類存儲檔案的信息資源，深化檔案資料信息的內(nèi)容。如此一來，既可以打破傳統(tǒng)管理模式對檔案資料管理工作的限制，同時又可以充分滿足各類檔案資料的檢索需求，讓企業(yè)部門能夠根據(jù)自身的實際需求來編制相應(yīng)的檔案資料信息，推進項目工程檔案管理的信息化發(fā)展進程。

四、結(jié)語

綜上所述，建筑工程檔案管理是建筑工程項目中不可缺少的內(nèi)容，有不可忽視的重要作用和意義，要充分利用現(xiàn)代化管理理念和科學(xué)技術(shù)手段，加強建筑工程檔案科學(xué)化管理，樹立工程檔案科學(xué)化管理的意識，從建筑工程檔案收集、整理、分類、開發(fā)、利用等各個環(huán)節(jié)入手，提高建筑工程檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理水平，并引入互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)，加大建筑工程檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)，為檔案科學(xué)化管理提供支撐，更好地滿足建筑工程檔案利用需求。