信息化條件下做好電力企業(yè)檔案管理的策略探析

呂春蘭

（天津華能楊柳青熱電有限責(zé)任公司，天津 300380）

前言：目前，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用在各個領(lǐng)域中。其在電力企業(yè)檔案管理工作中的利用，不僅為企業(yè)發(fā)展提供了更多的機遇，同時也提高了企業(yè)內(nèi)部檔案信息管理的效率。另外，在進行檔案管理時，利用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備對檔案數(shù)據(jù)進行存儲、整理和調(diào)閱，既增強了檔案的信息管理和信息服務(wù)的功能，又促進了檔案工作網(wǎng)絡(luò)化和信息化的發(fā)展。

一、電力企業(yè)進行信息化檔案管理建設(shè)的意義

檔案管理是電力企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展中不可缺少的基礎(chǔ)工作，關(guān)系到電力企業(yè)的穩(wěn)定運行及生產(chǎn)經(jīng)營中的多個方面，如技術(shù)改造、與企業(yè)職工利益息息相關(guān)的憑證等信息內(nèi)容，對企業(yè)的發(fā)展進步具有重要的意義。電力企業(yè)檔案信息化工作更是提高其為企業(yè)為職工的服務(wù)效率，具體來說，主要表現(xiàn)在以下幾方面：第一，對電力企業(yè)的檔案進行信息化管理，可以提高信息的實效性，為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供快捷的服務(wù)。第二，使用信息化的設(shè)備和方式對檔案信息進行管理，可以及時發(fā)現(xiàn)管理中存在的各種問題，增強了相關(guān)信息管理的科學(xué)性，進一步提升了管理工作的完善性。第三，利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)進行檔案管理，符合時代發(fā)展的潮流，提高了電力企業(yè)對檔案管理的效率，促進了管理工作的有效開展，同時對提高電力企業(yè)的競爭力，以及推動企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展進程具有一定的促進作用。第四，進行檔案信息化建設(shè)，可以加強對企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)和其他各項資產(chǎn)的有效管理，促進了企業(yè)經(jīng)濟效益的提升[1]。

二、做好電力企業(yè)檔案信息化管理的策略

（一）做好信息化管理宣傳工作

電力企業(yè)的檔案作為記錄企業(yè)重要信息數(shù)據(jù)的資源，可以為企業(yè)各項決策的制定，提供更多有效的參考。因此，企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在開展各項管理工作時，必須提高對管理方式的重視；企業(yè)的信息化水平?jīng)Q定著檔案管理的信息化水平，信息部門要加強對軟件的開發(fā)，并做好相應(yīng)的宣傳工作；檔案管理人員要認識到信息化管理方式的優(yōu)勢，充分利用現(xiàn)代化管理手段，提高檔案管理的信息化和現(xiàn)代化管理水平，為各項工作的順利運轉(zhuǎn)提供更好的服務(wù)。

（二）加強檔案管理的規(guī)范化

信息化檔案管理屬于一種現(xiàn)代化的管理手段，這種方式在使用中，通常將現(xiàn)代科學(xué)理論作為管理的依據(jù)，并使用現(xiàn)代化的管理方法，實現(xiàn)對檔案信息資源開發(fā)和利用，以此為電力企業(yè)的發(fā)展提供有效的信息數(shù)據(jù)和經(jīng)營服務(wù)。在此過程中，要想保證檔案信息作用的充分發(fā)揮，還需要注意提高檔案管理的規(guī)范化程度，根據(jù)國家制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進行合理的分類、組卷、著錄和編目，確保文件和案卷信息錄入詳細完整、正確排序、科學(xué)分類以及便捷檢索，為利用者提供便利快捷地服務(wù)。

（三）強化對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防控

電力企業(yè)在運用信息化手段進行檔案管理時，就必須做好對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防控工作，提高網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的安全性，避免出現(xiàn)信息泄露或損毀問題。在開展檔案管理工作時，首先，應(yīng)使用防火墻等技術(shù)對企業(yè)的內(nèi)部局域網(wǎng)與外網(wǎng)環(huán)境，進行物理隔離，制定相應(yīng)的準(zhǔn)入機制，加強對進入系統(tǒng)內(nèi)部信息的控制，避免不良信息的進入，確保檔案信息傳輸?shù)陌踩?。其次，在檔案信息系統(tǒng)平臺設(shè)置登陸權(quán)限，對系統(tǒng)內(nèi)部檔案信息使用人員進行控制，防止出現(xiàn)人員方面的信息泄露問題。再次，不能使用非涉密計算機，作為管理企業(yè)涉密檔案的載體，使用適合的設(shè)備提高對電力企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的安全防控。最后，在使用計算機設(shè)備進行檔案管理時，需要經(jīng)常對其進行檢查，及時安裝防病毒軟件，做好對計算機軟件和系統(tǒng)的更新、清理工作[2]。

（四）建立高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍

人才作為企業(yè)競爭力的核心，對企業(yè)的健康發(fā)展具有重要的促進作用。而要想提高電力企業(yè)在市場中的競爭力，就必須提高對高素質(zhì)人才的重視，建立一支適用于企業(yè)管理的高素質(zhì)人才隊伍，進而提升電力企業(yè)檔案管理工作開展的合理性。對此，可從以下幾方面進行考慮：第一，針對信息化檔案管理，建立一支獨立的檔案管理隊伍，并設(shè)置獨立的檔案信息化管理部門，為管理人員進行信息管理工作營造良好的環(huán)境。第二，企業(yè)可以使用對外招聘、對內(nèi)選拔方式，擴充檔案管理隊伍人才數(shù)量，提高人員的整體素質(zhì)。第三，通過教育和培訓(xùn)途徑，加強對內(nèi)部管理人員的培養(yǎng)，使其掌握相關(guān)的管理知識和管理能力。同時，在進行員工培養(yǎng)過程中，還應(yīng)注意素質(zhì)培養(yǎng)的全面性，加強管理人員在職業(yè)道德、責(zé)任感和奉獻精神等方面心理服務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，提升工作人員檔案管理方面的綜合素養(yǎng)。

（五）創(chuàng)新檔案管理觀念

在進行信息化檔案管理時，為了提高檔案管理的效果，確保管理的方式可以滿足電力企業(yè)發(fā)展的需要，起到良好的管理效果，就需要對使用的管理理念進行創(chuàng)新，比如在進行檔案管理時，在系統(tǒng)中增加定期自動增量、全量備份功能，進一步保障數(shù)據(jù)的安全性，避免信息損毀帶來的問題；又如，檔案管理人員應(yīng)從幕后走向臺前，借助信息平臺參與到機構(gòu)的各種職能活動中，及時、主動地提供決策所。

結(jié)論：總而言之，在對電力企業(yè)進行檔案信息管理時，必須提高對管理方式的重視程度，了解信息管理方式對檔案管理的意義，然后做好對信息化檔案管理方式的宣傳工作，同時還應(yīng)注意加強檔案管理的規(guī)范性和安全性，并建立高素質(zhì)的人才管理隊伍，實現(xiàn)對檔案管理理念的創(chuàng)新，不斷滿足企業(yè)檔案管理需要。