泰州市人力資源和社會保障局電子檔案系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

田杰+許鑫

摘 要： 泰州市人力資源和社會保障局以“業(yè)務(wù)-檔案一體化”為目標(biāo)，嘗試現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理工作融合，進行電子檔案系統(tǒng)建設(shè)以及業(yè)務(wù)系統(tǒng)一體化改造。通過條形碼技術(shù)，以及接口之間的數(shù)據(jù)傳輸，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的無縫銜接，從業(yè)務(wù)經(jīng)辦、組卷、目錄打印、移交、審核、掃描、掛接和上架，整個歸檔進程的節(jié)點流轉(zhuǎn)實行流程化管理。最終實現(xiàn)了人社檔案“全業(yè)務(wù)，全流程”的信息化管理。

關(guān)鍵詞： 人社檔案； 信息化； 條形碼； 掃描； 全業(yè)務(wù)； 全流程

中圖分類號：TP315 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1006-8228（2018）01-94-04

Design and implementation of electronic archives system of the Human Resources

and Social Security Bureau of Taizhou

Tian Jie， Xu Xin

（Information center of Human resources and social security bureau of Taizhou， Taizhou， Jiangsu 225300， China）

Abstract： The Taizhou Municipal Bureau of human resource and social security takes the integration of business and archive as the goal， and tries to integrate modern information technology and archive management， to build electronic archive system and integrated business system. The business system and archive system are seamlessly connected through bar code technology and the data transmission between interfaces. The business handling， assembling， catalog printing， transferring， examining， scanning， hanging to shelves， the entire archiving process is managed with workflow. And the "all business and whole process" informatization management of human resource and social security archive is realized.

Key words： human resource and social security archive； informatization； bar code； scan； all business； whole process

0 引言

人社業(yè)務(wù)檔案是社會民生檔案重要組成部分[1]，其中包括醫(yī)療、社保、工傷、生育、就業(yè)、人才、仲裁等重要的民生基本信息，這些材料如何保存、如何利用成了極具價值的研究課題。地域經(jīng)濟、政策環(huán)境、管理制度的不同，導(dǎo)致各地檔案管理信息化發(fā)展的不平衡，一些地區(qū)尚未建立業(yè)務(wù)檔案信息化管理機制，模式單一落后，仍停留在手工管理的層面；一些發(fā)達(dá)地區(qū)建立了社保業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，但也只是針對檔案目錄的管理，檔案管理工作強度大且檢索效率低[2]。

當(dāng)今科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化技術(shù)正影響著人們的生活、生產(chǎn)和學(xué)習(xí)方式，為檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化提供了良好了技術(shù)條件[3]；2009年6月，人社部和國家檔案局聯(lián)合發(fā)布第三號令《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》（以下簡稱“三號令”）[4]，詳細(xì)闡述了社會保險檔案管理的相關(guān)要求，為社會保險檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化發(fā)展奠定了堅實的政策基礎(chǔ)；隨著人社事業(yè)的發(fā)展壯大，人社業(yè)務(wù)檔案的數(shù)量也不斷增大，例如，泰州市人社局從2016年下半年啟動城鄉(xiāng)居民整合工作，全市143萬新農(nóng)合人員將逐步被納入到人社系統(tǒng)[5]；傳統(tǒng)檔案管理模式越來越無法滿足日益增加的人民群眾的需求，檔案管理信息化成為了必然的趨勢，各地也正爭相在檔案管理信息化上進行探索[6-9]。

1 系統(tǒng)概況

1.1 軟件

電子檔案系統(tǒng)建設(shè)囊括了業(yè)務(wù)系統(tǒng)一體化改造和電子檔案系統(tǒng)本身的開發(fā)。人社業(yè)務(wù)檔案分為新標(biāo)和老標(biāo)兩部分，新標(biāo)即“三號令”中總結(jié)的9大類歸檔材料，新標(biāo)檔案從金保系統(tǒng)中通過接口傳至檔案系統(tǒng)；9大類以外的檔案可歸結(jié)為老標(biāo)檔案，它可以在檔案系統(tǒng)中通過表單固化的方式添加錄入。

1.1.1 社保系統(tǒng)歸檔功能一體化改造

檔案部門根據(jù)以往管理工作的經(jīng)驗，把9大類材料細(xì)化為462條人社業(yè)務(wù)表單信息，同時在業(yè)務(wù)系統(tǒng)的重要模塊中添加“歸檔”按鈕功能，并設(shè)置模塊對應(yīng)的表單信息。前臺人員可以在系統(tǒng)專用模塊下對每個業(yè)務(wù)對應(yīng)的表單名稱以及辦理業(yè)務(wù)所需的附件材料進行型配置。

1.1.2 檔案系統(tǒng)

檔案系統(tǒng)本身扮演著信息匯集地的角色，所有業(yè)務(wù)檔案的條目信息均匯集到它；同時它還肩負(fù)著老標(biāo)部門業(yè)務(wù)檔案歸檔的責(zé)任，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如圖1所示。

1.1.3 接口

開發(fā)基于Web Service技術(shù)的程序接口，將接口公開給前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)調(diào)用檔案系統(tǒng)接口，將符合一定格式的數(shù)據(jù)傳輸?shù)綑n案系統(tǒng)中的指定節(jié)點下。這使本來孤立的，但卻有數(shù)據(jù)聯(lián)系的系統(tǒng)能夠相互溝通交流，使檔案系統(tǒng)更具開放性，擴大了檔案的收集渠道。endprint

1.2 硬件

1.2.1 設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D

本項目中，涉及到的一些必備硬件主要有：激光打印機，條碼打印機，條碼槍，高速掃描儀，網(wǎng)絡(luò)存儲，如表1所示。整個系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)拓?fù)淙鐖D2所示。

1.2.2 條形碼及工作原理

條形碼是由一組規(guī)則排列、寬窄不等的條、空及其對應(yīng)字符組成的標(biāo)記，用以表示一定的信息，該信息能通過光電識讀裝置進行識讀，同時，它有通過光電識讀裝置（掃描槍）將條形碼符號轉(zhuǎn)換成與計算機兼容的二進制和十進制信息并輸入到計算機系統(tǒng)的特性[10]。

社會保險機構(gòu)的業(yè)務(wù)經(jīng)辦均使用計算機操作，每筆業(yè)務(wù)辦結(jié)后，在打印出來的主表單上生成一個條形碼（非系統(tǒng)出的主表單，則手工將條形碼貼到指定位置），建立社會保險實物檔案與電子檔案的惟一連接，業(yè)務(wù)人員按照“社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定”的要求，對社會保險檔案進行收集、整理、立卷、歸檔。掃描部門人員采用電子掃描技術(shù)，將文件材料數(shù)字化形成電子文檔。本項目中，我們使用CODE128碼來制定編碼規(guī)則。

2 歸檔操作流程

檔案從產(chǎn)生到被查閱主要經(jīng)歷業(yè)務(wù)經(jīng)辦，組卷，領(lǐng)導(dǎo)審核，檔案移交，檔案掃描，掛接上架幾個過程，流程圖如圖3所示。

2.1 業(yè)務(wù)經(jīng)辦

參保人帶著相關(guān)紙質(zhì)材料到中心，前臺人員審核材料無誤后正式經(jīng)辦業(yè)務(wù)，打印帶有條形碼的主表單，業(yè)務(wù)辦結(jié)；隨后核對本比業(yè)務(wù)各個附件的頁數(shù)，在界面上進行實時歸檔操作；將已歸檔完成的材料分類進行擺放，而且要確保成文日期在前的材料在最上面。如文中1.2.2所述，有的主表單不是從業(yè)務(wù)系統(tǒng)中打印出來的，此時應(yīng)在業(yè)務(wù)辦結(jié)完之后手工將條形碼貼在主表單上，再進行頁數(shù)核對等相關(guān)歸檔工作。

2.2 組卷

材料達(dá)到多少頁時可以立卷，這個參數(shù)業(yè)務(wù)人員可根據(jù)檔案部門要求對每種業(yè)務(wù)自行配置，當(dāng)業(yè)務(wù)材料頁數(shù)達(dá)到預(yù)訂立卷要求時，系統(tǒng)會及時提醒可以立卷，前臺人員就可進行立卷操作。當(dāng)然，達(dá)到立卷頁數(shù)時還可以繼續(xù)進行歸檔，并不是強制性的。

立成一卷之后，要對這卷檔案的案卷信息進行維護，比如案卷題名、起始時間、文號類別等，相關(guān)的案卷參數(shù)配置后完成組卷，業(yè)務(wù)系統(tǒng)將此案卷信息傳送至檔案系統(tǒng)，檔案員可打印檔案卷內(nèi)目錄。

2.3 領(lǐng)導(dǎo)審核

在檔案系統(tǒng)中，部門檔案員提起移交流程報部門領(lǐng)導(dǎo)審核，部門領(lǐng)導(dǎo)查看案卷和卷內(nèi)的信息，審核無誤后將移交流程流轉(zhuǎn)至掃描中心。

2.4 檔案移交

部門領(lǐng)導(dǎo)完成審批，檔案員在檔案系統(tǒng)中打印備考表之后，就可將紙質(zhì)材料即可送至掃描部門進行影像化處理。傳統(tǒng)模式的檔案移交，備考表上要有立卷人和檢查人手工簽名，現(xiàn)將檔案員和部門領(lǐng)導(dǎo)的簽名圖片提前掃描進檔案系統(tǒng)，他們只要在系統(tǒng)移交流程上做相關(guān)操作，簽名就會自動顯示在備考表上。

2.5 檔案掃描

雙方清點確認(rèn)無誤后履行交接手續(xù)。掃描人員以實體檔案為基準(zhǔn)，逐卷核對檔案實體信息與電子目錄信息，以免電子目錄信息有誤，然后采用高速掃描儀按照檔案編定的次序逐卷逐頁掃描，系統(tǒng)根據(jù)主表單上的條形碼來識別頁數(shù)等相關(guān)信息，掃描過程中，系統(tǒng)還會自動檢測紙質(zhì)檔案頁數(shù)是否正確，頁數(shù)有誤則無法上傳。掃描完成后對產(chǎn)生的圖像進行逐頁糾偏、裁黑邊、排序檢查等處理，保證掃描的影像內(nèi)容完整、清晰，不出現(xiàn)變形、明顯皺紋等破壞閱讀效果的現(xiàn)象。

2.6 掛接上架

以目錄數(shù)據(jù)為依據(jù)，將每一份文件掃描所得的圖像存儲為一份圖像文件；根據(jù)每一份圖像文件的文件名與目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，切實做到不重復(fù)、不遺漏，實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與圖像文件的批量掛接，確保用戶能夠準(zhǔn)確無誤的查閱電子檔案。

2.7 檔案查閱

系統(tǒng)對用戶進行精細(xì)化的權(quán)限控制，只有具備權(quán)限才能進行查詢、利用、打印等操作。權(quán)限控制的實現(xiàn)主要是基于用戶角色的設(shè)置，按照“檔案類別-所屬檔案門類-所屬部門或科室”（例如業(yè)務(wù)檔案-社會保險管理類-醫(yī)保中心支付稽核科）來設(shè)置角色，自上而下分配多級別操作權(quán)限，最大程度保障數(shù)據(jù)的安全。原則上本部門只能看到本部門的信息，要想調(diào)閱其他部門的檔案，必須事先在系統(tǒng)上提出申請，經(jīng)審核同意后才能查閱。

3 歸檔方式

為了方便業(yè)務(wù)檔案的查閱和再利用，將檔案材料收集原則確定為“一筆業(yè)務(wù)一件檔案”，但由于一些特殊規(guī)定和要求，還有一些其他類型，可總結(jié)為3種。

3.1 一事一件型

這是最常見的一種類型，這種類型檔案的特征是一筆業(yè)務(wù)一件檔案，一卷由若干件組成，每件主表單上有條形碼，例如征繳上單位人員增減業(yè)務(wù)、社?？ㄐ畔⒉杉瘶I(yè)務(wù)，卷內(nèi)目錄中，文件標(biāo)題相同，責(zé)任者和文號不同，卷內(nèi)目錄如圖4所示。

3.2 一事一卷型

此類型適用于一案一件的業(yè)務(wù)，一筆業(yè)務(wù)單獨組成一卷，卷內(nèi)目錄為業(yè)務(wù)附件名稱，主表單上有條形碼，例如工傷處的工傷認(rèn)定、工傷鑒定業(yè)務(wù)，退服中心開辦培訓(xùn)班業(yè)務(wù)。文件標(biāo)題各不相同，責(zé)任者和文號可能不同，卷內(nèi)目錄如圖5所示。

3.3 總分型

此類型適用于存在包含關(guān)系的業(yè)務(wù)，一卷檔案由一個匯總件和若干個附件組成。附件為匯總件的明細(xì)，此為相同的業(yè)務(wù)，例如醫(yī)保中心與醫(yī)療機構(gòu)月結(jié)檔案、就業(yè)上發(fā)放失業(yè)金業(yè)務(wù)，責(zé)任者和文號各不相同，卷內(nèi)目錄如圖6所示。

4 結(jié)束語

檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)實時交互，實現(xiàn)了“一體化”的既定目標(biāo)，使得業(yè)務(wù)檔案實時歸檔、實時掃描成為可能，業(yè)務(wù)人員和參保群眾可輕松從系統(tǒng)中檢索出所需信息，從而免于在前臺和檔案中心來回奔波，促使檔案職能從保管服務(wù)型到資源發(fā)布利用型的轉(zhuǎn)變，把“死檔案”變成了“活信息”；規(guī)避了檔案被多次翻閱而造成破損的情況，確保了歸檔材料的原始性和完整性。

電子檔案系統(tǒng)的建成，證明了一體機、微信等第三方公共服務(wù)途徑接入的可能性，日后可為參保人提供面對面的數(shù)字化檔案服務(wù)；以后凡群眾辦理人社部門業(yè)務(wù)，所需的材料附件恰是之前人社部門出具的，前臺工作人員可直接調(diào)取這類材料的電子檔，這為人社業(yè)務(wù)辦理材料精簡有著重要的意義。endprint

但本系統(tǒng)建設(shè)的掃描方式仍為事后掃描，今后可向事前掃描拓展，為“全城通辦”經(jīng)辦模式的實現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。目前系統(tǒng)已經(jīng)在泰州市本級和泰興市上線使用，已完成檔案組卷5393卷，掃描79033卷（含歷史檔案）。

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