程開文

（中國人民銀行怒江州中心支行，云南 怒江 673200）

隨著金融電子化進程的進一步深入，中央銀行各級分支行的信息化程度得到很大提高，建立了方便、安全、高效的金融電子化服務體系，實現(xiàn)了基層央行業(yè)務處理信息傳遞的電子化、網(wǎng)絡化、標準化,使得原來以紙質格式承載的各類文件、數(shù)據(jù)報表以及其他文字資料逐步被以計算機為依托的電子檔案所替代，因此對檔案管理的安全性和穩(wěn)定性提出了更高的要求。

一、基層央行檔案管理現(xiàn)狀

人民銀行檔案是指各單位在工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、磁介質、實物等各種形式的歷史記錄檔案，它是反映人民銀行工作真實面貌的重要史料,2003年中國人民銀行電子檔案系統(tǒng)上線后檔案目錄實現(xiàn)了數(shù)字化，運用辦公自動化系統(tǒng)網(wǎng)絡技術對各類檔案進行分類存儲并提供檢索、查閱服務，現(xiàn)在基層央行檔案保管方式采用紙質檔案和電子檔案同步保管的方式。

（一）信息化的快速發(fā)展給基層人行檔案管理帶來新挑戰(zhàn)

隨著信息技術的變革和央行業(yè)務的發(fā)展，對檔案信息化建設提出了更高更嚴格的要求，也給檔案管理工作帶來新挑戰(zhàn)。在新形式下，央行開發(fā)上線中國人民銀行電子檔案系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)，不僅實現(xiàn)了檔案管理數(shù)字化，同時也實現(xiàn)了檔案管理網(wǎng)絡化，在提高檔案管理工作效率的同時，使檔案在管理過程中更具有高效性、準確性。高科技帶來了便利，但風險隨之相伴，相對紙質檔案而言，電子檔案泄密和遺失的風險責任更大。央行高度重視保密工作，對保密教育工作常抓不懈，引導干部牢固樹立保密意識，從源頭上防止泄密、遺失檔案發(fā)生。

（二）業(yè)務的擴展帶來檔案管理的多元化與復雜化

近來年，銀行業(yè)經(jīng)歷著金融創(chuàng)新高潮，大量的金融新業(yè)務被創(chuàng)造出來，人民銀行作為中央銀行做出相應調整，如：中支一級內設機構調整增設了金融穩(wěn)定科，上線ABS系統(tǒng)、財稅庫橫向聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，在逐步加強內部控制和審計工作的同時大量業(yè)務文件材料隨之產(chǎn)生，由此形成大量檔案。因檔案庫房要求堅固，并做到有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設施，個別縣支行一時沒有更多達標的檔案庫房，形成檔案庫房面積增長速度甚至趕不上檔案數(shù)量的增加。

二、存在問題

（一）對檔案管理重要性認識不夠

檔案管理是一項系統(tǒng)性工程，涉及面廣，內容復雜，政策性和技術性很強的工作。長久以來，基層檔案管理人員很難實現(xiàn)專職化，很難將高素質人才安排到檔案管理專職崗位上。特別是縣支行，檔案管理工作形成了說起來重要，做起來次要的局面。縣級基層領導對檔案工作重視不夠，基層檔案管理人員兼職過多，他們苦于分身乏術，力不從心，容易發(fā)生入檔不及時、檔案收集不完整、失真、檔案歸類錯誤等問題。

（二）人員技術能力不能滿足工作需要

電子檔案的處理與管理要求檔案人員既要具備檔案業(yè)務知識也要掌握相應的計算機技術，這樣才能適應現(xiàn)代檔案工作的需要。但目前基層央行檔案管理人員大都兼職，基本上未經(jīng)過檔案管理專業(yè)教育和培訓，管理業(yè)務不夠精通，計算機專業(yè)水平又不足，實際工作中容易出現(xiàn)錯誤刪除有用的文檔，或因病毒和誤操作（如不小心格式化硬盤），造成數(shù)據(jù)損害、損失甚至造成系統(tǒng)的破壞崩潰。

（三）檔案管理工作中，重視傳統(tǒng)檔案管理而輕視電子檔案管理的現(xiàn)象依然存在

具體表現(xiàn)為一是從事檔案工作人員對檔案電子化推廣建設的意義認識不足，觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質的妥當，對操作應用技術要求更高的電子檔案比較排斥。二是工作意識滯后。對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質文件管理的水平上，其工作程序、工作方法沒有考慮到計算機網(wǎng)絡的特點，工作管理中不順暢、不方便。三是軟硬件設施設備建設的滯后影響電子檔案的進一步推廣和發(fā)展，缺少專用的電子檔案管理設備和專門的存放電子檔案的場所和裝具。四是各部門在工作活動中形成的匯報材料、經(jīng)驗材料、數(shù)碼照片、音頻視頻等電子資料文件，一般都是由制作者、使用者或接收者自行創(chuàng)建、收集和保存，而分類組合，歸檔立卷，編目著錄等環(huán)節(jié)缺失，也未進行備案后交給檔案管理人員統(tǒng)一保管。由于電子文件信息與載體的可分離性以及機構調整人員變動、辦公設備移交、更新等原因，極易造成電子文件資料的流失，影響電子檔案的長久保存和開發(fā)利用。

（四）紙質檔案查閱、檢索方式落后，清理效率低，造成檔案利用率低下

一是紙質檔案的調閱需要專人對照目錄查找翻閱，易存在入檔不及時、歸類不正確或登記不完整，再次查閱此檔案時更是耗時費力。二是紙質檔案查詢仍然采用傳統(tǒng)的檔案檢索方式。即：查找者首先要提供具體的檢索信息，然后通過書本檢索的方式對檔案案卷編號進行逐個查找，最后再到庫房調閱案卷。這樣不僅費時費力，效率低下，程序冗雜而且準確度得不到保證。

三、對策建議

（一）加強和重視檔案管理人員的培養(yǎng)，確保檔案管理人員的工作穩(wěn)定性

檔案管理工作是一項非常重要的工作，同時也是一項繁瑣而又默默無聞的工作，要加強檔案工作，首先要挑選既熟悉業(yè)務，又熱愛檔案工作的人員來擔任檔案員；其次，努力推動檔案人員知識結構的變革，通過多途徑、多層次的培訓教育，使檔案管理工作者成為具備檔案專業(yè)知識及相關管理知識的復合型人才。三是因檔案管理工作具有復雜性與嚴密性，且對工作人員技術要求較高，應當盡量保持檔案人員的相對穩(wěn)定性。

（二）在重視傳統(tǒng)檔案的同時充分重視電子檔案工作，積極做好檔案管理的電子化工作

計算機、網(wǎng)絡的普及和辦公自動化的應用，給傳統(tǒng)的辦公形式帶來了重大變革。日常業(yè)務處理的電子化產(chǎn)生了諸多電子文檔、郵件以及聲音、圖像等多媒體形式的檔案，在當前，電子檔案具有比傳統(tǒng)的紙質檔案更大的存在意義和作用。通過對電子檔案的科學分類、整理和歸檔可為今后的查考帶來許多重要的文字數(shù)據(jù)、聲像資料，能夠做到快速、方便的為領導層決策和各項工作提供準確、全面的憑證與依據(jù)。新時期的檔案管理工作必然會隨著計算機技術的提高而發(fā)展，二者結合度將會越來越高。因此，轉變舊觀念，認真做好辦公自動化和檔案管理的電子化，對提高基層央行科學分析歷史資料和數(shù)據(jù)水平，確保決策層能及時、準確的做出決斷有著重要的作用。

（三）強化電子檔案信息安全管理

一是建立重要電子檔案數(shù)據(jù)異地備份、事故應急系統(tǒng)和災難性恢復系統(tǒng)，制定應急管理機制，保證計算機系統(tǒng)發(fā)生災難性故障時檔案數(shù)據(jù)庫信息的恢復。二是增強對電子文件的保密觀念，充分認識到新形式下保密工作的緊迫性和嚴峻性，強化對保密操作規(guī)程和加密技術的應用。進一步建立和完善檔案保密的規(guī)章制度，使電子檔案保密工作有規(guī)可依、有章可循。加強電子檔案安全保密的科普宣傳、保密觀念教育、保密技術教育。定期組織檔案工作人員和計算機、網(wǎng)絡系統(tǒng)的技術支持人員，學習安全保密技術知識，了解泄密的原理及預防辦法，提高安全保密技術技能，掌握和使用最新的防竊密技術，嚴防電子檔案泄密事件的發(fā)生。

（四）科學技術的不斷發(fā)展，為會計檔案的電子化管理提供了技術支持

人民銀行的國庫會計核算業(yè)務已脫離手工處理階段，各類業(yè)務系統(tǒng)功能日趨完善，基層央行業(yè)務部門可將需要建立檔案保管的會計資料通過現(xiàn)有的核算系統(tǒng)導出、保存或打印接口以文本或電子表格的形式進行導出或掃描，再上傳至國庫會計檔案電子化管理系統(tǒng)中，從而解決磁介質業(yè)務檔案未與系統(tǒng)同步升級而無法調閱的問題。