楊興梅

1　引言

地方病防治機(jī)構(gòu)是地方病預(yù)防與控制、科研的衛(wèi)生事業(yè)單位，其肩負(fù)著重大的社會(huì)責(zé)任。隨著國(guó)家對(duì)地方病防治機(jī)構(gòu)的投入，實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備更新力度加大，大型精密儀器不斷進(jìn)入實(shí)驗(yàn)室，這為地方病預(yù)防與控制、科研提供了有力保障。地方病防治機(jī)構(gòu)實(shí)驗(yàn)室能力的建設(shè)不僅取決于專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、能力和儀器設(shè)備的配置水平，而且取決于儀器設(shè)備的整體管理水平。而儀器設(shè)備檔案管理是儀器設(shè)備管理的基礎(chǔ)，是地方病防治制機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系的重要組成部分，它能使儀器設(shè)備得到有效利用，為儀器設(shè)備管理提供強(qiáng)有力保障。其管理水平的高低，直接影響到地方病防治機(jī)構(gòu)實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)結(jié)果的準(zhǔn)確性、可靠性和公正性[1]，因此，儀器設(shè)備檔案管理及利用的重要性日益突出。近年來(lái)，地方病防治機(jī)構(gòu)把儀器設(shè)備檔案管理作為綜合檔案管理的重要部分，加強(qiáng)管理，使措施到位，使儀器設(shè)備檔案在實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系中發(fā)揮著重要作用。

2　儀器設(shè)備檔案的重要性

儀器設(shè)備檔案是指儀器設(shè)備在購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、保養(yǎng)、維護(hù)、維修、報(bào)廢等過(guò)程中形成的資料，是儀器設(shè)備從購(gòu)置到報(bào)廢整個(gè)過(guò)程的真實(shí)記錄，是儀器設(shè)備正常使用、維護(hù)，維修以及技術(shù)性能開發(fā)中不可或缺的資料。而儀器設(shè)備是地方病防治機(jī)構(gòu)開展地方病檢測(cè)、監(jiān)測(cè)、科研以及預(yù)防與控制的重要手段和保障，同時(shí)儀器設(shè)備的檔案管理是儀器設(shè)備管理中的重要環(huán)節(jié)[2]。所以說(shuō)，（1）儀器設(shè)備檔案是實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系的重要組成部分，如何管理好和使用好實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備，提高儀器設(shè)備的有效利用，減少儀器設(shè)備突發(fā)故障的情況，確保實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)結(jié)果的準(zhǔn)確性、可靠性、可溯源性，建立儀器設(shè)備檔案是必要的。（2）儀器設(shè)備檔案同人事、會(huì)計(jì)、科技等檔案同等重要，是設(shè)備維護(hù)和維修的必要條件，通過(guò)查看儀器設(shè)備檔案資料，對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行定期的維護(hù)和檢修，當(dāng)儀器設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，根據(jù)其檔案資料，及時(shí)與廠家或經(jīng)銷商取得聯(lián)系，做好維修前的準(zhǔn)備工作以縮短停止使用儀器設(shè)備的時(shí)間和減少維修費(fèi)用。（3）儀器設(shè)備檔案資料能夠?yàn)榈胤讲》乐螜C(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)和專家對(duì)儀器設(shè)備的論證和引進(jìn)提供可靠的依據(jù)，為同類儀器設(shè)備的更新?lián)Q代提供強(qiáng)有力的證據(jù)。儀器設(shè)備的管理信息資料能夠準(zhǔn)確、及時(shí)地反饋到地方病防治機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)和專家，就可以使領(lǐng)導(dǎo)和專家充分的掌握儀器設(shè)備的發(fā)展趨勢(shì)和目前狀況，為更新、購(gòu)置儀器設(shè)備提供強(qiáng)有力的依據(jù)，提高儀器設(shè)備有效使用率，更好地為地方病防治服務(wù)，并發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。綜上，地方病防治機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案資料顯得極其重要，地方病防治機(jī)構(gòu)應(yīng)建立并管理好、利用好儀器設(shè)備檔案。

3　儀器設(shè)備檔案的歸檔范圍

地方病防治機(jī)構(gòu)實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系文件中《儀器設(shè)備管理程序》中明確了實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案由儀器設(shè)備購(gòu)置過(guò)程、運(yùn)行過(guò)程、報(bào)廢審批過(guò)程中所形成的檔案資料組成。儀器設(shè)備購(gòu)置過(guò)程中應(yīng)歸檔的檔案資料為：購(gòu)置計(jì)劃書和批準(zhǔn)書、供應(yīng)商的資質(zhì)、技術(shù)論證報(bào)告、采購(gòu)申請(qǐng)書、招投標(biāo)文件、訂貨合同、出廠合格證和檢定證書、使用說(shuō)明書、保修卡、售后服務(wù)保證、結(jié)構(gòu)原理圖、線路圖、配件、裝箱單、儀器設(shè)備安裝調(diào)試和驗(yàn)收記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料。儀器設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中應(yīng)歸檔的檔案資料為：儀器設(shè)備的SOP、操作和使用人員的培訓(xùn)記錄、使用記錄、校準(zhǔn)記錄、維護(hù)（維修）記錄、經(jīng)濟(jì)效益分析等[3]。儀器設(shè)備報(bào)廢過(guò)程中應(yīng)歸檔的檔案資料為：儀器設(shè)備報(bào)廢鑒定記錄、報(bào)廢申請(qǐng)表及批復(fù)資料等相關(guān)資料。

4　儀器設(shè)備檔案管理的具體措施

4.1　建立完善的實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備管理體系

在實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系中地方病防治機(jī)構(gòu)應(yīng)建立《儀器設(shè)備管理程序》等體系文件，實(shí)行地方病防治的機(jī)構(gòu)、科室、操作和使用人員三級(jí)管理，要向全體工作人員進(jìn)行《儀器設(shè)備管理程序》等體系文件的宣傳培訓(xùn)，全員參與，明確各級(jí)工作人員的職責(zé)范圍，根據(jù)職責(zé)參與到實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的購(gòu)置、驗(yàn)收、標(biāo)識(shí)、建檔、使用、維修、維護(hù)、報(bào)廢等過(guò)程中來(lái)。通過(guò)對(duì)全員進(jìn)行實(shí)驗(yàn)室《儀器設(shè)備管理程序》等體系文件的宣傳培訓(xùn)，使全體工作人員明確實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備管理的目的、意義、要求、職責(zé)、工作程序、狀態(tài)標(biāo)識(shí)、記錄、檔案管理等工作，深知實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案資料的重要性，從而高度重視實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案資料的收集和管理等工作[4]。

4.2　提高實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力

實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜、繁瑣，連續(xù)性、專業(yè)性和業(yè)務(wù)性都極強(qiáng)的工作，儀器設(shè)備檔案管理工作人員不僅要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和事業(yè)心，還要不斷學(xué)習(xí)，加強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，掌握儀器設(shè)備的管理知識(shí)。完善實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案管理制度，將檔案管理工作人員的工作量和業(yè)績(jī)納入目標(biāo)考核，實(shí)行獎(jiǎng)罰的激勵(lì)機(jī)制，對(duì)在實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案管理工作中成績(jī)突出的科室和個(gè)人應(yīng)給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)管理混亂、不負(fù)責(zé)任、甚至散失檔案，以致造成損失的要給予處罰，從而提高實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案管理工作人員的積極性，主動(dòng)、自覺的學(xué)習(xí)儀器設(shè)備檔案管理知識(shí)，提升自己的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，從而推動(dòng)實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案管理的各項(xiàng)工作[5]。

4.3　做好實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的各項(xiàng)記錄并及時(shí)歸檔

在平時(shí)的工作中，應(yīng)認(rèn)真詳細(xì)的做好實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備在購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、校準(zhǔn)、維護(hù)（維修）停用、報(bào)廢等過(guò)程中的各項(xiàng)記錄并及時(shí)歸檔，這些記錄可反映出儀器設(shè)備的真實(shí)情況，以便在儀器設(shè)備出現(xiàn)問題時(shí)能及時(shí)發(fā)現(xiàn)并找出原因，縮短停用時(shí)間。儀器設(shè)備檔案資料的收集應(yīng)跟蹤儀器設(shè)備并及時(shí)歸檔，在購(gòu)置過(guò)程中形成的檔案資料應(yīng)在安裝調(diào)試、驗(yàn)收完畢后及時(shí)歸檔，在使用和運(yùn)行過(guò)程中形成檔案資料按年度進(jìn)行，并在下一年年初及時(shí)歸檔[6]。以便于查找借閱，提高儀器設(shè)備檔案資料的利用率。

4.4　認(rèn)真做好借閱工作以保持實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案的完整性

借閱實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案資料時(shí)，應(yīng)按照儀器設(shè)備檔案資料管理規(guī)定和制度辦理借閱手續(xù)，借閱人不得抽取、裁剪、污染、涂改（篡改）檔案資料。儀器設(shè)備的說(shuō)明書和線路圖原件等重要檔案資料原則上不得外借，但因工作特需，可按儀器設(shè)備檔案資料管理規(guī)定和制度辦理借閱手續(xù)后及時(shí)拿去復(fù)印后歸還原件。實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備使用科室可根據(jù)工作需要把原件復(fù)印備份后保存復(fù)印件，如操作手冊(cè)、說(shuō)明書等。借閱實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案資料必須認(rèn)真填寫儀器設(shè)備檔案資料借閱登記表，在借閱過(guò)程中，應(yīng)保持實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案資料的完整性和連續(xù)性，按期歸還，不得損壞和丟失實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案資料[7]。

4.5　提高實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案管理的現(xiàn)代化水平

為提高實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案資料的有效利用率，充分發(fā)揮實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案資料的重要作用，保持實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案資料的完整性和連續(xù)性，應(yīng)進(jìn)行規(guī)范化管理，采用現(xiàn)代化管理手段，實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化查閱和信息資源共享[8]。為方便實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的各種信息的查詢和統(tǒng)計(jì)，滿足固定資產(chǎn)管理的需要，應(yīng)建立實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案資料計(jì)算機(jī)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)行數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理，同時(shí)應(yīng)根據(jù)實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備使用過(guò)程中信息變更及時(shí)更行和補(bǔ)充數(shù)據(jù)庫(kù)，保證實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確無(wú)誤和動(dòng)態(tài)化管理[9-10]。

5　結(jié)語(yǔ)

地方病防治機(jī)構(gòu)配備先進(jìn)的儀器設(shè)備是地方病防治事業(yè)向前發(fā)展的重要標(biāo)志。隨著我國(guó)地方病防治機(jī)構(gòu)實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備更新?lián)Q代力度的加大，實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案的規(guī)范化管理及有效利用的重要性日益突出。地方病防治機(jī)構(gòu)應(yīng)建立完善的儀器設(shè)備檔案,進(jìn)行規(guī)范化管理,使之在地方病防治實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)工作中發(fā)揮最大作用，更好地為地方病防治服務(wù)，并發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，造福人類。

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