分合相宜 透視報表生成分頁和匯總報表

愚人

簡單分頁 混雜報表變身分頁報表

為了方便統(tǒng)計，工作中很多報表數(shù)據(jù)都是歸集在一起。比如公司HR整理的員工考勤報表，所有員工是按照月份統(tǒng)計整合在一起（圖1）。

現(xiàn)在老總需要查看每月的各部門考勤，因此需要將上述匯總數(shù)據(jù)按照月份和部門類別分別整理。這類操作借助透視報表就可以輕松完成了，下面以月份整理為例。

點擊“插入→數(shù)據(jù)透視表”，表區(qū)域選擇原始數(shù)據(jù)中的數(shù)據(jù)區(qū)域，設(shè)置透視表的位置選擇“新工作表”，這樣在新工作表中會生成一個透視表（圖2）。

在出現(xiàn)的數(shù)據(jù)透視表窗口，在數(shù)據(jù)透視表字段，勾選“員工”、“曠工天數(shù)”和“月份”。接著使用鼠標分別將“月份”拖到下方的篩選器，“員工”、“曠工天數(shù)”拖到“行”（圖3）。

切換到“數(shù)據(jù)透視表→選項→顯示報表篩選頁”，在打開的窗口選擇按照“月份”進行篩選。這里篩選是根據(jù)上述篩選字段進行設(shè)置，因此如果是其他報表，如要對部門進行篩選，則在上述篩選字段添加“部門”字段即可（圖4）。

完成上述操作后，點擊“確定”，這樣在當前工作簿下就會新增11月份、12月份兩個子表，切換到各子表后，員工曠工數(shù)據(jù)就一目了然了。顯然利用自行定義字段的方法，我們可以自行選擇需要的數(shù)據(jù)進行展示，并自動生成需要的報表（圖5）。

快速整合 獨立子表融合為匯總表

上述介紹的是將總表的數(shù)據(jù)分離為特定數(shù)據(jù)所需的子表，在實際工作中還有很多反向操作，即將多個子表的內(nèi)容匯總，匯總操作同樣可以借助數(shù)據(jù)透視表完成。比如一份原始數(shù)據(jù)如下，銷售部業(yè)績已經(jīng)按照月份做好統(tǒng)計，現(xiàn)在需要分別統(tǒng)計銷售一、二、三部的銷售額（圖6）。

按Alt+D快捷鍵，接著繼續(xù)按下P鍵，彈出“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А?，選擇“多重合并計算區(qū)域”。繼續(xù)點下一步選擇“創(chuàng)建單頁字段”，在選定區(qū)域這步，按提示選擇“1月”工作表的“$C$1：$D$4”（即只要選擇C、D列內(nèi)容即可），點擊“添加”將其添加到下方的列表。重復上述操作，依次將“2月”工作表、“3月”工作表相應的數(shù)據(jù)區(qū)域也添加到列表中，最后點擊“完成”（圖7）。

在打開的新建數(shù)據(jù)透視表中，選中“頁1”將其更改為“銷售分部統(tǒng)計”，這樣在新的數(shù)據(jù)透視表中就可以將每個銷售分部的統(tǒng)計數(shù)據(jù)自動列出。利用數(shù)據(jù)透視表可以非常方便地按照指定的要求，將各個子表的特定數(shù)據(jù)列出并進行自動統(tǒng)計（圖8）。

當然這個透視表還可以根據(jù)我們的實際需要，利用行標簽的篩選，靈活顯示數(shù)據(jù)。比如只要顯示銷售一部的數(shù)據(jù)，那么只要在“行標簽”下拉列表中勾選“銷售一部”，這里顯示的就是銷售一部的統(tǒng)計數(shù)據(jù)了。此外，在數(shù)據(jù)透視表中我們還可以根據(jù)自己的實際需要，結(jié)合函數(shù)完成更多數(shù)據(jù)要求的展示。

比如在上述原始透視表數(shù)據(jù)中還包含回款金額，現(xiàn)在需要在透視表中增加回款率指標（即回款額/銷售額）。切換到“數(shù)據(jù)透視表工具→字段、項目和集→計算字段”，在打開的增加字段窗口，點擊將默認的字段名改成“回款率”，在公式欄輸入“=”，依次選擇“回款額”并點擊插入字段，在插入的回款額字段后輸入除號（也就是/），然后選中“銷售額”并點擊“插入字段”（圖9）。

這樣在原來的透視表中就會新增一個回款率的字段，這個字段會自動根據(jù)上述的公式進行計算。為了方便顯示，可以將顯示單元格數(shù)據(jù)設(shè)置為百分比顯示（圖10）。

當然我們可以根據(jù)自己的實際需要插入更多的計算字段，這樣即使原始數(shù)據(jù)中沒有相應的統(tǒng)計，通過自行插入字段的方法，可以在透視表中顯示更多的數(shù)據(jù)。endprint