數(shù)字化背景下高校聲像檔案管理存在的問題及對策

周 丹

（湖南工學院，湖南 衡陽 421001）

高校聲像檔案能直觀、形象地再現(xiàn)高校教學、科研、學生管理、學校發(fā)展等各個方面的工作，記載著高校發(fā)展的歷史，是學校重要的檔案資源和寶貴財富。隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，聲像檔案數(shù)量和種類在不斷增加，但也存在著一些問題，直接影響了高校檔案工作的管理質(zhì)量和發(fā)展態(tài)勢，全面規(guī)范聲像檔案管理意義重大、刻不容緩。

1 數(shù)字化背景下聲像檔案存在的問題

1.1 聲像檔案長久保存難

眾所周知，紙質(zhì)檔案的保存時間短，數(shù)字化檔案是用數(shù)字化技術(shù)進行保存，雖然比紙質(zhì)檔案的保存時間長得多，但由于諸多因素的影響，還是存在不能永久保存的問題。一方面，一般的硬盤存儲的數(shù)據(jù)在不動用數(shù)據(jù)的情況下，可以保留三四十年。但是高校聲像檔案需要經(jīng)常讀取，由于硬盤的損耗等物理因素，硬盤的存儲期限會大大減少。另一方面，在人員工作交接的時候，由于一些人為的因素，也會存在檔案資料丟失的可能。

1.2 聲像檔案專業(yè)化管理難

目前，很多高校檔案專業(yè)人員稀缺，從事檔案工作的人員老齡化日益嚴重，很少有年輕的專業(yè)人員來從事檔案工作。在數(shù)字化檔案處理中，對專業(yè)化要求非常高，如對數(shù)據(jù)的錄入、數(shù)據(jù)的處理、數(shù)據(jù)的保存等，需要專業(yè)知識的專業(yè)人員進行處理，并且還要求專業(yè)人員有足夠的耐心，做事要細心、謹慎。許多現(xiàn)任檔案人員不懂信息技術(shù)，沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)錄入、處理及保存存在這樣或那樣的問題，檔案資料的存檔形同虛設(shè)。

1.3 聲像檔案充分利用難

高校數(shù)字化聲像檔案建設(shè)程序復(fù)雜、工作繁瑣，并且還需要耗費較大的人、財、物等資源，但是大部分高校檔案利用都比較少，有人甚至不知道有數(shù)字化檔案存在，到用的時候還會去以前的檔案室找紙質(zhì)檔案。加之很多高校領(lǐng)導(dǎo)不重視，老師不精通業(yè)務(wù)，也導(dǎo)致數(shù)字化檔案的利用率一直偏低。很多高校教師和學生在查閱聲像檔案時，嫌麻煩，又不愿意用網(wǎng)絡(luò)查找，加之每次查找都需要有專業(yè)的人幫助，導(dǎo)致很可能難以找到自己所需要的聲像檔案資料。

1.4 聲像檔案制度保障難

在一些高校，由于思想認識不到位，沒有充分認識到聲像檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致高校在實際工作中對聲像檔案的管理存在一些漏洞。一是聲像檔案管理制度不健全。許多高校沒有制定關(guān)于聲像檔案管理的規(guī)范性文件制度，沒有實行統(tǒng)一規(guī)范管理，聲像檔案分散在學校各個二級學院（系、部、處、中心），而這些部門單位的檔案管理人員對檔案工作的認識模糊、收集管理意識談薄，有的同志和部門單位甚至認為聲像檔案屬于個人作品，不應(yīng)整理歸入學校檔案，導(dǎo)致很多聲像檔案沒有及時歸檔管理，散存于學校相關(guān)業(yè)務(wù)部門單位和個別老師學生手上，使這部分聲像檔案一直處于分散、凌亂的“無家可歸”狀態(tài)，甚至可能損壞、丟失。二是有的高校雖然建立了相關(guān)管理制度，但由于制度執(zhí)行不嚴，甚至根本沒有執(zhí)行，導(dǎo)致聲像檔案的管理極不規(guī)范，隨意性很大，聲像檔案管理事故時有發(fā)生。

2 數(shù)字化背景下高校聲像檔案管理的對策

2.1 在硬件上注重提標升級，力求檔案保存的永久性

目前數(shù)字檔案記錄載體有磁性、光學性、磁光性等幾種類型。一般而言，我們不會使用軟磁盤來作為數(shù)據(jù)的載體，而是選擇光盤或者磁帶。我們對于永久性這個問題，可以對數(shù)據(jù)進行分類，把那些特別重要的數(shù)據(jù)分為一類，將他們放在較好的載體中。另一方面，由于對存儲環(huán)境的要求比較高，數(shù)字化檔案的存儲空間要防塵、防磁、避高溫、避潮濕。還有就是要有專業(yè)人員定期進行檢測數(shù)據(jù)的情況，能及時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的變化，看是否存在損壞、丟失的現(xiàn)象。一旦發(fā)現(xiàn)損壞丟失，應(yīng)立即采取專業(yè)措施，進行防范或者補救。比如，數(shù)據(jù)重新錄入，改變數(shù)據(jù)的載體，改變載體的環(huán)境等等。此外，數(shù)字化聲像檔案管理還需要利用云存儲功能，將所有的檔案資料上傳到云數(shù)據(jù)庫中，利用網(wǎng)絡(luò)就能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的上傳和下載，實現(xiàn)檔案保存的長久性。

2.2 在隊伍上注重選優(yōu)配強，力求專業(yè)人才干專業(yè)工作

高校檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作。提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，選優(yōu)配強高校檔案專業(yè)人才隊伍，是做好數(shù)字化背景下高校聲像檔案管理的關(guān)鍵所在。在人員配備上，要盡量選用檔案理論知識扎實、能精通計算機使用、年齡在30歲左右、做工作細致有耐心的人。在逐步增加檔案專業(yè)人員隊伍的基礎(chǔ)上，高校還要著力解決檔案管理隊伍穩(wěn)定性差的問題，除了要改善檔案人員工作條件和福利待遇外，還要多方面關(guān)注關(guān)心他們的成長，比如，要定期不定期開展業(yè)務(wù)教育培訓(xùn)，不斷拓寬渠道，打通檔案管理人員的職稱晉升通道和政治上升空間等等。

2.3 在技術(shù)上注重數(shù)字化管理，力求檔案得到充分運用

首先，要對檔案進行數(shù)字化采集。對于聲像檔案中的照片、圖表、影像視頻資料，可以利用掃描儀、計算機硬件設(shè)施，將照片圖表等資料全部輸入到專用電腦中，并對所有的資料進行編碼、保存。同時，對于數(shù)碼膠片類型的聲像檔案，可以利用轉(zhuǎn)換設(shè)備，裝換為數(shù)字格式，存于專用電腦，實現(xiàn)數(shù)字化采集。其次，要建立檔案數(shù)據(jù)庫。建立數(shù)據(jù)庫，是為了檢索、使用的方便快捷，為了更好地對聲像檔案進行分類管理。各高校可以根據(jù)實際情況，對數(shù)據(jù)庫進行分類，如教學數(shù)據(jù)庫、科研數(shù)據(jù)庫、教師學生個人信息數(shù)據(jù)庫、學校重大活動數(shù)據(jù)庫等。最后，要對檔案數(shù)據(jù)庫進行編目。編目工作是聲像檔案管理工作的重點難點，只有管理人員有效做好著錄編目工作，利用者才能方便快速檢索到所需的資料，真正實現(xiàn)數(shù)字化管理的意義與價值。比如，我們要建立學生檔案，就可以通過學生的年級、學生所在學院、學生的學號等方面來進行分類編目。

2.4 在制度上注重常態(tài)長效，力求檔案管理規(guī)范科學

高校檔案部門應(yīng)建立健全聲像檔案管理制度，其中，重要的制度要以學校名義下發(fā)，確保制度的權(quán)威性，使聲像檔案的收集、整理、保管及開發(fā)利用等工作規(guī)范、有序開展。一方面，要健全聲像檔案管理制度，包括收集歸檔制度、整理保管制度、開發(fā)利用制度。要在現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)條件下，對聲像檔案的即時歸檔、整理保管和開發(fā)利用等工作進行細化、提出明確要求，確保聲像檔案信息來源真實有效，對涉密資料要嚴格按照有關(guān)保密工作的法律法規(guī)進行，確保涉密檔案資料安全。另一方面，要建立聲像檔案管理工作檢查考核制度，把該項工作納入各業(yè)務(wù)部門單位的管理績效考核內(nèi)容，可根據(jù)各部門檔案工作任務(wù)輕重等實際情況，適當增加或減少分值，確?？己藱?quán)重科學，督促學校其他業(yè)務(wù)部門單位重視該項工作，有效發(fā)揮考核“指揮棒”的作用。同時，學校檔案管理部門每年要對學校聲像檔案資料的收集、整理、歸檔等工作開展情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，要督查有關(guān)部門單位進行整改，確保聲像檔案管理制度落實落地。