胡小麗

摘 要 當(dāng)前我國的社會經(jīng)濟(jì)技術(shù)發(fā)展極快，我國人民生活水平顯著提高。電力作為人們生活中的必需能源，隨著人們生活水平的上升，電力的使用量和需求量也相應(yīng)增加，這給我國的電力系統(tǒng)檔案管理工作帶來了很大的挑戰(zhàn)。電力系統(tǒng)的發(fā)展進(jìn)步使得我國的電力系統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前的電力系統(tǒng)建設(shè)，所以在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的時代，電力系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理是極為必要的工作，對我國的電力系統(tǒng)管理和運(yùn)行有重要的意義。因此，本文對當(dāng)前我國的電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化建設(shè)管理的相關(guān)問題進(jìn)行探討，以促進(jìn)我國電力行業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞 電力系統(tǒng) 檔案數(shù)字化 管理

隨著我國信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，我國的很多行業(yè)和領(lǐng)域都發(fā)生了極大的變化。我國的信息化建設(shè)不斷加快，很多領(lǐng)域的數(shù)字化和信息化管理也逐漸發(fā)揮出重要的作用。在我國的社會生活中，電力是極為重要的能源，對人們的生活和社會發(fā)展都有重要的作用，所以在現(xiàn)代科技發(fā)展的同時，對我國的電力系統(tǒng)檔案進(jìn)行改革，促進(jìn)電力系統(tǒng)檔案的數(shù)字化管理是促進(jìn)我國電力系統(tǒng)健康發(fā)展的重要舉措。

一、電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理的意義

電力系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理是對電力系統(tǒng)現(xiàn)行的檔案管理工作的優(yōu)化和提升。我國傳統(tǒng)的電力系統(tǒng)檔案管理工作是依靠人力進(jìn)行的，檔案也都是紙質(zhì)檔案；檔案的調(diào)閱和使用過程十分麻煩、繁雜，檔案的管理和使用效率也極低；紙質(zhì)的檔案資料也極易受到外部環(huán)境的影響，檔案的管理和存放對環(huán)境的濕度和溫度等的要求都比較高；很多舊檔案在存儲的過程中極有可能被損毀，這給我國的電力系統(tǒng)檔案管理工作帶來了很大的問題。此外，即使是對周圍環(huán)境進(jìn)行嚴(yán)格的管理，但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理仍然會面臨很多的問題，如因為材質(zhì)的原因，紙質(zhì)檔案吸水受潮、字跡模糊不清、被蟲蛀等情況屢見不鮮。

數(shù)字化的檔案管理工作與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不同，檔案信息數(shù)字化管理是將信息存儲在計算機(jī)等設(shè)備中，不僅節(jié)約空間，而且不占空間、存儲方便、查找時也不需要翻閱，這極大地提高了檔案管理的效率，減輕了檔案管理人員的工作壓力，對電力系統(tǒng)的發(fā)展有重要意義。

二、我國電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理的舉措

（一）創(chuàng)建高素質(zhì)的管理隊伍，提高管理水平

在檔案數(shù)字化管理中，人才是十分重要的因素。在現(xiàn)代社會的發(fā)展中，各行各業(yè)的發(fā)展都需要有專業(yè)的高素質(zhì)人才作為發(fā)展的動力，所以想要實現(xiàn)我國的電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理，就要創(chuàng)建高素質(zhì)的管理隊伍，提高管理的水平。在我國的電力系統(tǒng)運(yùn)行和管理工作中，檔案管理人員并不受重視，很多電力企業(yè)對檔案管理人員并沒有比較高的要求，檔案管理人員缺乏相關(guān)的專業(yè)知識。所以電力企業(yè)要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，豐富他們的檔案管理專業(yè)知識，使其能夠科學(xué)、專業(yè)地開展檔案管理工作。電力企業(yè)要重視檔案管理人員的素質(zhì)，聘請專業(yè)的檔案管理人員，使其對檔案管理工作有正確的認(rèn)知，提高檔案管理人員的文化水平。電力企業(yè)可以邀請上級檔案管理部門的專業(yè)人員對內(nèi)部的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，向員工講述檔案資料的整理要求和管理工作的重點，盡快幫助工作人員適應(yīng)檔案管理工作，增強(qiáng)他們的業(yè)務(wù)能力。

（二）明確檔案管理目標(biāo)，重視檔案管理質(zhì)量

檔案管理工作也是管理工作中的一種，所以在進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理時也要根據(jù)實際的電力系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)制定適當(dāng)?shù)墓芾砟繕?biāo)，并根據(jù)目標(biāo)科學(xué)地安排管理工作。以某市級供電公司為例，該公司管轄10家縣公司，管轄之初，各縣公司檔案工作硬件設(shè)施落后，檔案員素質(zhì)參差不齊，整體水平較差。2003年，10家縣公司中檔案目標(biāo)管理達(dá)到省級標(biāo)準(zhǔn)的單位只有5個，達(dá)標(biāo)升級率在全省系統(tǒng)排名靠后。為扭轉(zhuǎn)被動局面，改變落后狀況，公司制訂工作方案和工作進(jìn)程表，明確了檔案工作目標(biāo)，成立以黨政主要領(lǐng)導(dǎo)為組長的檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，形成了黨政主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓、分管領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常抓、辦公室具體抓的工作機(jī)制，要求各縣公司把檔案升級工作納入重要議事日程，從源頭上嚴(yán)格監(jiān)控檔案收集、整理、保管、質(zhì)量及指導(dǎo)，做到管在質(zhì)量、細(xì)在過程、重在利用，為檔案管理工作的強(qiáng)化提供了堅強(qiáng)的組織保障。

（三）健全管理制度，實施統(tǒng)一的檔案管理模式

電力系統(tǒng)是一個完整的、復(fù)雜的系統(tǒng)，檔案管理工作作為其中重要的部分，公司要對檔案管理工作進(jìn)行全面的安排，制定健全的管理制度，并針對管理工作中各種可能存在的問題提出統(tǒng)一的解決方案，促進(jìn)電力系統(tǒng)檔案管理工作的規(guī)范化和統(tǒng)一。首先，要統(tǒng)一設(shè)置檔案的電子文檔格式，為電力系統(tǒng)各單位的檔案共享打好基礎(chǔ)，方便后期的檔案調(diào)閱，格式的一致性有利于提高檔案管理的效率。其次，文書檔案數(shù)字化要全局一盤棋，進(jìn)行合理規(guī)劃，由上至下有序地進(jìn)行推廣和應(yīng)用，統(tǒng)一安排檔案數(shù)字化管理工作，統(tǒng)一安排工作崗位，防止出現(xiàn)人員冗余或者工作重復(fù)的問題，這樣能夠極大地節(jié)約電力企業(yè)的人力和物力，提高管理的效率。各單位需要長期執(zhí)行的上級發(fā)文數(shù)量幾乎能占到年存檔文書檔案的一半，如果各級單位無序進(jìn)行數(shù)字化，各行其是，上下級單位都要對這些共有檔案掃描，就會出現(xiàn)大量重復(fù)勞動。上級單位可對下發(fā)的文件先進(jìn)行數(shù)字化，同時錄入對應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)中，不用費(fèi)時費(fèi)力地進(jìn)行多次掃描，就可以實現(xiàn)文書檔案共享。

（四）確保數(shù)字化檔案優(yōu)質(zhì)規(guī)范，提高檔案的管理質(zhì)量

為了方便數(shù)字檔案的使用，要確保數(shù)字化檔案的優(yōu)質(zhì)規(guī)范，這樣能夠提高使用的效率。在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理時，公司要登記每卷檔案的加工方和錄入人員，明確每卷檔案的責(zé)任人，這樣在后期如果檔案在使用過程中出現(xiàn)問題，就能準(zhǔn)確及時地落實責(zé)任。為了方便檔案的管理，可以對檔案進(jìn)行規(guī)范化操作，在錄入檔案時，可以用不同的顏色、像素或者畫面來對檔案的種類進(jìn)行區(qū)分，方便后期的管理和調(diào)閱，要細(xì)分每個檔案管理目錄下的檔案，卷內(nèi)的目錄也要盡量詳細(xì)，這樣方便以后取用。對于一些年代比較久遠(yuǎn)的檔案，即使發(fā)生了檔案文字不清的問題，也要對其時間、主要內(nèi)容等進(jìn)行記錄，做好檔案的備份工作。

三、結(jié)語

我國的科技發(fā)展對我國社會的很多方面都產(chǎn)生了重要的影響，在我國的電力系統(tǒng)中，檔案管理工作是十分重要的內(nèi)容，對電力企業(yè)的管理工作有重要的影響。所以在現(xiàn)代科技發(fā)展、信息化發(fā)展時期，促進(jìn)電力企業(yè)的檔案數(shù)字化管理是十分重要的。

（作者單位為清遠(yuǎn)電力規(guī)劃設(shè)計院有限公司）

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