檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用分析

摘 要：檔案管理基礎(chǔ)工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性和規(guī)范性較強(qiáng)的工作，在現(xiàn)今檔案數(shù)量、種類、內(nèi)容都不斷增加的背景下，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)工作提出了更高的要求，其也在檔案管理中發(fā)揮著巨大的價(jià)值。在抓好基礎(chǔ)工作，并且具體落實(shí)檔案管理基礎(chǔ)工作的前提下，其它管理工作才能順利開展，才能讓檔案管理整體更趨向于系統(tǒng)和規(guī)范，由此，本文對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用進(jìn)行分析，并提出一些提升檔案管理基礎(chǔ)工作質(zhì)量的策略。

關(guān)鍵詞：基礎(chǔ)工作；現(xiàn)代檔案管理；作用分析

現(xiàn)今是信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，因此檔案管理工作在各個(gè)領(lǐng)域都發(fā)揮著重要的作用，對(duì)檔案管理基礎(chǔ)性工作的要求也越來(lái)越高[1]?，F(xiàn)代檔案管理一般都應(yīng)用了信息科技技術(shù)，在計(jì)算機(jī)及信息系統(tǒng)的支持下開展，可以根據(jù)自身的需求對(duì)檔案進(jìn)行查閱，并且獲取自身想要的信息。檔案管理的整個(gè)流程的規(guī)范性和專業(yè)性與基礎(chǔ)工作息息相關(guān)，由此必須要將基礎(chǔ)工作重視起來(lái)，并且嚴(yán)格按照相關(guān)的流程管理和操作，從而提升檔案管理的整體水平。

1 現(xiàn)代檔案管理工作中存在的問(wèn)題

綜合我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域各種類型的檔案管理現(xiàn)狀，不難看出檔案管理工作具有復(fù)雜性特點(diǎn)，檔案信息眾多、內(nèi)容龐雜、案卷數(shù)量和類型由于長(zhǎng)時(shí)間的積累，在時(shí)間和內(nèi)容上的跨度較大[2]。且傳統(tǒng)檔案管理多數(shù)是封閉式管理，在多年的時(shí)間內(nèi)，管理人員僅以檔案不丟失為目的展開管理工作，加之歷史不同時(shí)期對(duì)檔案的規(guī)整方案不一，最終形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。筆者結(jié)合當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀，參閱眾多相關(guān)文獻(xiàn)，將現(xiàn)代檔案管理中存在的問(wèn)題總結(jié)為以下幾點(diǎn)：①檔案編號(hào)設(shè)置不規(guī)范，這是檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題，不僅編號(hào)設(shè)置不規(guī)范，甚至?xí)霈F(xiàn)無(wú)響應(yīng)目錄號(hào)的現(xiàn)象以及一卷多冊(cè)的現(xiàn)象；②案卷標(biāo)題不規(guī)范，部分管理人員在規(guī)整時(shí)，設(shè)置的標(biāo)題并不能實(shí)際反映出案卷的內(nèi)容，或者設(shè)置不夠完全，只能反映一部分內(nèi)容，標(biāo)題不夠醒目，增加了檔案檢索的難度；③檔案頁(yè)碼標(biāo)識(shí)遺漏，部分檔案頁(yè)碼標(biāo)識(shí)重復(fù)，甚至有些檔案出現(xiàn)沒(méi)有頁(yè)碼的現(xiàn)象；④組卷方面沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，檔案歸類是檔案管理中的重點(diǎn)工作內(nèi)容，但目前檔案在歸類上相對(duì)混亂，具體的組卷標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致同類型的檔案分放于兩處；⑤案卷的薄厚設(shè)置不均勻，在檔案管理工作開展的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)有些檔案只有一兩頁(yè)紙張，有些則有幾百頁(yè)，將其放置在一起，在檔案檢索時(shí)很容易遺漏很薄的卷案[3]。檔案管理是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，且隨著時(shí)間的積累，管理任務(wù)只會(huì)越積越多，由此需要將這些問(wèn)題有效解決。

2 檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

2.1 檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理基礎(chǔ)工作是現(xiàn)代檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施的先決條件，但目前部分單位對(duì)基礎(chǔ)工作不夠重視，導(dǎo)致檔案管理的整體水平日益下降，且越發(fā)脫離了規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求，不規(guī)范之處也就越來(lái)越多[4]。通過(guò)加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作，可以有效提升檔案管理的整體質(zhì)量，對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范化的進(jìn)行分類和管理，并且有效解決標(biāo)題、檔案頁(yè)碼不規(guī)范的問(wèn)題，強(qiáng)化基礎(chǔ)工作，對(duì)檔案重新調(diào)整、組合和歸檔，不僅節(jié)省了管理人員的工作時(shí)間，提升了工作效率，在后期檔案查找方面也具有重要的意義，且可以實(shí)現(xiàn)檔案的完整性、規(guī)范化、科學(xué)性管理，更利于檔案信息化建設(shè)和發(fā)展。

2.2 提升檢索的準(zhǔn)確性

檔案信息錄入、分類、歸檔是管理基礎(chǔ)工作中的重要內(nèi)容。加強(qiáng)基礎(chǔ)性工作，能夠在檔案信息輸入時(shí)就以嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的態(tài)度進(jìn)行，這對(duì)于檔案的保管和后期的查找管理是非常有利的。由于檔案管理時(shí)間較長(zhǎng)，通常累積了大量歷史案卷，在需要時(shí)則要求管理者及時(shí)檢索并找出相關(guān)的案卷，前期規(guī)范的基礎(chǔ)工作是后期檔案查找是否順利的基礎(chǔ)，有效的基礎(chǔ)工作能夠?yàn)楹笃跈n案檢索提供便利的條件，提升檔案檢索的準(zhǔn)確性，縮短檔案查找的時(shí)間。

2.3 提升檔案的利用率

檔案管理基礎(chǔ)工作是提升檔案利用率的基礎(chǔ)[5]。在檔案管理基礎(chǔ)工作中，可以根據(jù)檔案的類型，包含的信息內(nèi)容，以及檔案的輕重緩急來(lái)對(duì)其進(jìn)行分類，對(duì)于重要的卷案可以優(yōu)先加工管理，對(duì)于普遍性的檔案，則可以統(tǒng)一規(guī)范整理。在檔案管理工作開展之初，將一些重要的檔案信息提取出來(lái)，及時(shí)將有價(jià)值的檔案挑選出來(lái)，從而提升檔案的利用率。此外，在檔案信息輸入信息庫(kù)后，要根據(jù)檔案的實(shí)際信息進(jìn)一步完善檔案檢索的流程，對(duì)于關(guān)鍵詞、日期、地點(diǎn)、人物等信息需完善設(shè)置，從而提高檢索的效率，確保日后能夠準(zhǔn)確、快速的查找到所需要的檔案信息。

3 提升檔案管理基礎(chǔ)工作質(zhì)量的策略

3.1 全面整理案卷，細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)

要想提升檔案管理整體的質(zhì)量和效率，必須強(qiáng)化基礎(chǔ)工作的開展力度，施行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的管理，要求所有工作人員按照相關(guān)的規(guī)范和流程開展工作。在綜合性的檔案館中，由于長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有做出全面的整理并且中間會(huì)出現(xiàn)移交等問(wèn)題，致使多數(shù)文件出現(xiàn)重，并且一些文件由于各類原因已經(jīng)失去了管理和收藏的價(jià)值，在管理過(guò)程中對(duì)于這些檔案要進(jìn)行剔除，并且在之后的信息錄入過(guò)程中要嚴(yán)謹(jǐn)仔細(xì)，避免重復(fù)錄入或錄入無(wú)效信息，增加了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，降低了工作效率。

3.2 分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理和整理的根本目的在于檔案可以對(duì)社會(huì)有所用，為需要的事件或人物提供原始依據(jù)，由此在檔案管理中，要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案管理實(shí)行計(jì)算機(jī)信息模式，系統(tǒng)性管理[6]。在對(duì)綜合性的檔案館進(jìn)行管理的過(guò)程中，首先要對(duì)檔案中的內(nèi)容進(jìn)行排序，對(duì)于那些在社會(huì)中利用率較高，可以公開的檔案要提前進(jìn)行整理，如此可以提高計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程，體現(xiàn)檔案管理的完整性。并且檔案管理是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，不能急于求成，而要在最初的工作中做好每一個(gè)環(huán)節(jié)，每一個(gè)流程的管理，讓整體流程趨于規(guī)范，這對(duì)于后期的管理來(lái)說(shuō)有重要的意義，在信息的利用方面也可以發(fā)揮更大的價(jià)值。

3.3 分類著錄，省時(shí)省力

檔案的著錄過(guò)程是檔案管理基礎(chǔ)工作的重要環(huán)節(jié)，在具體工作開展過(guò)程中，可將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，也就是分層次、分級(jí)別著錄。對(duì)于不同文件涉及同一內(nèi)容，且在時(shí)間上相隔不大的檔案，可將其進(jìn)行文件組合，之后再進(jìn)行著錄。對(duì)于那些反映問(wèn)題龐雜的文件，則詳細(xì)規(guī)整著錄，如此不僅能夠揭示檔案的主題內(nèi)容，凸顯已保存檔案的內(nèi)容特征，并且減少了著錄條目的時(shí)間，大大提高了工作效率。

檔案管理技術(shù)工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)則復(fù)雜，需要檔案管理人員在實(shí)踐中不斷的摸索，從而提高檔案管理水平，做好檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

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[2]宋巖.論述檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].黑龍江科技信息，2015，17：166.

[3]徐剛領(lǐng).檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代化檔案管理中的作用[J].中國(guó)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2015，25：16-17.

[4]呂清.探析現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的作用[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2016，03：288.

[5]謝璽.現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的作用探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，07：106.

[6]楊一.電子檔案和條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2017，09：185-186.

作者簡(jiǎn)介

邢燦（1987-），女，漢族，山東省棗莊市，棗莊市市中區(qū)農(nóng)村能源辦公室科員，助理館員，大學(xué)本科，研究方向：檔案管理。endprint