王靜

摘 要：作為信息化社會(huì)發(fā)展的必然產(chǎn)物，電子檔案已經(jīng)成為行政事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。想要確保行政事業(yè)單位檔案管理的工作質(zhì)量與工作效率，檔案管理者就需要明確電子檔案的特點(diǎn)，能夠找到其問(wèn)題所在，這樣才可以提出相應(yīng)的措施，做好問(wèn)題的油畫，確保電子檔案管理的有效性。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；電子檔案；管理；創(chuàng)新

實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，不但可以方便相關(guān)數(shù)據(jù)的錄入與檢索，同時(shí)也可以提升工作的簡(jiǎn)便性，降低檔案工作人員的工作壓力，提升工作效率，最終提升行政事業(yè)單位的整體工作質(zhì)量，確保單位的發(fā)展能夠與社會(huì)發(fā)展相互協(xié)調(diào)，進(jìn)一步提升服務(wù)水平。

1 電子檔案的特點(diǎn)

在傳統(tǒng)的檔案管理中是利用手工抄寫以及整理的模式完成的，不僅工作效率地下，同時(shí)也浪費(fèi)時(shí)間，不利用保存和查閱，直接影響整體的工作效率。但是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的融入，不但可以降低檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的利用與提升工作效率，其主要的優(yōu)勢(shì)表現(xiàn)在：

（一）信息處理速度快

電子檔案工作模式，可以直接將相關(guān)的初始信息錄入電腦，無(wú)論是文字，還是圖片方式都可以，之后，在計(jì)算機(jī)之中設(shè)置好程序，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的分析、整理與歸檔，在降低人工操作失誤的同時(shí)，也可以節(jié)約時(shí)間，提升工作效率[1]。

（二）查閱方便

在錄入檔案信息之后，會(huì)自動(dòng)的生成目錄與檢索，這樣可以實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)分類整理，完成工作的編排。在查閱信息的時(shí)候，只需要將相關(guān)的關(guān)鍵詞輸入進(jìn)去，就可以及時(shí)查閱到相應(yīng)的信息，這樣也節(jié)約了查找信息的時(shí)間。

（三）存儲(chǔ)穩(wěn)定

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，不但會(huì)浪費(fèi)空間，同時(shí)還需要適宜的環(huán)境支持。但是電子檔案本身的存儲(chǔ)就很穩(wěn)定，可以直接存放在光盤、存儲(chǔ)卡、云盤等載體之中，不會(huì)受到過(guò)多的外界環(huán)境影響，并且存儲(chǔ)的時(shí)間較長(zhǎng)，穩(wěn)定性較高。

2 行政事業(yè)單位電子檔案管理中存在的問(wèn)題

目前，行政事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理的時(shí)候還面臨諸多問(wèn)題，這些問(wèn)題會(huì)直接影響檔案管理工作的整體質(zhì)量與效率，同時(shí)對(duì)于檔案資料信息的可靠性與安全性也會(huì)帶來(lái)威脅。第一，無(wú)法確保電子檔案的安全性。利用電子檔案進(jìn)行信息的收集、整理與傳輸?shù)倪^(guò)程中，都需要借助計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)，雖然提升了工作效率，但是難免會(huì)存在安全隱患。如，當(dāng)計(jì)算機(jī)遭受到黑客入侵、病毒襲擊的時(shí)候，就可能出現(xiàn)檔案信息被竊取、刪除等問(wèn)題。第二，在配制檔案管理人員方面，因?yàn)榇蟛糠中姓聵I(yè)單位缺少綜合素質(zhì)能力強(qiáng)的復(fù)合型人才。在開展電子檔案管理工作的時(shí)候，需要管理人員擁有較高的素質(zhì)、寬闊的事業(yè)以及較強(qiáng)的能力。具體來(lái)說(shuō)，也就是管理人員需要擁有檔案業(yè)務(wù)能力以及較高的職業(yè)素養(yǎng)，這樣才可以對(duì)行業(yè)的工作情況進(jìn)行全面的了解與掌握，同時(shí)還能夠具有信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)方面的重視，能夠熟練的操作計(jì)算機(jī)。但是就目前的實(shí)際情況來(lái)看，管理人員素質(zhì)與能力不達(dá)標(biāo)是很普遍的現(xiàn)象，另外，行政事業(yè)單位不重視檔案管理人員的再教育培訓(xùn)工作，缺少相應(yīng)的工作制度的支持，沒(méi)有針對(duì)檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)方面的規(guī)劃，都可能影響檔案管理人員的工作積極性，磨滅其工作熱情[2]。

3 行政事業(yè)單位電子檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）建設(shè)電子檔案管理安全保障體系

安全問(wèn)題一直都是電子檔案管理系統(tǒng)的主要內(nèi)容，從而受到行政事業(yè)單位的廣泛關(guān)注。除開相對(duì)應(yīng)的檔案管理制度完善之外，對(duì)于電子檔案安全性的重視度也是行政事業(yè)單位需要注重的方面。在建立電子檔案安全保障體系方面，行政事業(yè)單位可以從下述幾個(gè)方面入手：第一，強(qiáng)化硬件的保障工作，做好電子檔案管理系統(tǒng)的及時(shí)維護(hù)，并且設(shè)定好網(wǎng)絡(luò)設(shè)施保障屏障以及安全保障屏障。第二，維修人員需要定期針對(duì)服務(wù)器、設(shè)備以及線路進(jìn)行維護(hù)，避免電子檔案管理硬件系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題。第三，提升應(yīng)用系統(tǒng)的安全保障意識(shí)，及時(shí)的建立單獨(dú)的用戶訪問(wèn)平臺(tái)以及穩(wěn)當(dāng)中心，并且針對(duì)相關(guān)的應(yīng)用安全性進(jìn)行定期的檢查。通過(guò)特定的瀏覽器，做好病毒的檢查，及時(shí)的使用專業(yè)的殺毒軟件進(jìn)行監(jiān)控和掃描處理。第四，電子檔案還需要做好專業(yè)防火墻的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理設(shè)置，避免出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)黑客盜用重要檔案信息的問(wèn)題，直接威脅行政事業(yè)單位的發(fā)展。

如，某事業(yè)單位在電子文件加入數(shù)字簽名技術(shù)，希望通過(guò)這樣的方式能夠確保電子文件的安全傳輸，具體見(jiàn)圖1所示[3]。

（二）確保檔案文件真實(shí)性

檔案文件本身的原始性與真實(shí)性，可以采用嚴(yán)密的制度與先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。第一，行政事業(yè)單位可以借助國(guó)外先進(jìn)的文件加密技術(shù)，這樣就可以完完全全的記錄每一次檔案修改的具體內(nèi)容和時(shí)間，通過(guò)電子檔案內(nèi)部結(jié)構(gòu)以及背景等諸多元數(shù)據(jù)的保留，就可以方便后續(xù)的追蹤和查詢工作的開展。第二，在制度上也需要進(jìn)行合理的設(shè)置，在相關(guān)人員修改檔案的時(shí)候，需要上級(jí)批準(zhǔn)，然后利用身份驗(yàn)證管理系統(tǒng)進(jìn)行操作，避免無(wú)關(guān)人員惡意的篡改數(shù)據(jù)信息，具體而言，主要包含了數(shù)字證書認(rèn)證、用戶信息驗(yàn)證、輸入密碼口令等方法，這樣就可以限制用戶的權(quán)限，確保檔案數(shù)據(jù)本身的原始性和真實(shí)性。

（三）建立嚴(yán)格的保管制度

在完成電子檔案歸檔之后，需要一套嚴(yán)格的保管制度來(lái)確保其安全性。第一，嚴(yán)格把控存儲(chǔ)載體的質(zhì)量關(guān)；第二，規(guī)范存儲(chǔ)載體的保管條件，電子檔案的保管需要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)或者是存在有害氣體的環(huán)境，并且建立一個(gè)滿足磁、光保護(hù)的物理保管環(huán)境，同時(shí)保持良好的濕度與溫度環(huán)境。第三，注重對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的檢測(cè)，確保電子文件載體不會(huì)帶有任何的病毒，并且將載體放置在保護(hù)的狀態(tài)下。同時(shí)也應(yīng)該注重對(duì)加密電子檔案的管理。第四，保證信息內(nèi)容的可讀性和完整性，確保載體無(wú)任何的損傷。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行安全方面的檢查，一旦出現(xiàn)載體損壞或者是信息損壞，需要及時(shí)的進(jìn)行維護(hù)，做好修復(fù)與拷貝等處理。

（四）規(guī)范統(tǒng)一格式

針對(duì)行政事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，想要在文件共享與傳輸?shù)沫h(huán)節(jié)盡量的減少的不兼容的問(wèn)題，只有在各個(gè)單位之間建立出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)格式做好相對(duì)應(yīng)的規(guī)范與統(tǒng)一，避免使用特殊格式的軟件，保證文件類型的一致性。通過(guò)電子檔案規(guī)范制度的建立，就可以嚴(yán)格的規(guī)定電子檔案的收集、整理以及保存等多個(gè)方面的細(xì)節(jié)問(wèn)題，進(jìn)而在方便行政事業(yè)單位整體工作效率的同時(shí)，也能夠提升事業(yè)單位的服務(wù)質(zhì)量。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，對(duì)于行政事業(yè)單位而言，檔案管理工作是其穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)，為了提升檔案管理工作效率的要求，就應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，能夠利用高效的電子檔案工作模式。而電子檔案憑借其諸多的優(yōu)勢(shì)，在提升檔案管理工作效率的時(shí)候，必定會(huì)面臨一定的風(fēng)險(xiǎn)影響電子檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。所以，找到有效途徑，強(qiáng)化電子檔案管理的創(chuàng)新，才能確保其為行政事業(yè)單位貢獻(xiàn)更大的力量，促進(jìn)行政事業(yè)單位與社會(huì)發(fā)展同步接軌。

參考文獻(xiàn)

[1]王璠.關(guān)于新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考[J].改革與開放，2015（10）：124-125.

[2]陳濤.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策研究[J].赤子（上中旬），2015（07）：144.

[3]王麗蘋.探析新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀與發(fā)展前景[J].科技資訊，2014（36）：205.endprint