王燕

摘 要：檔案管理現(xiàn)代化是事業(yè)單位新的要求，是事業(yè)單位應(yīng)對未來工作的重要使命。只有不斷提高檔案管理的方法和手段，逐步引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備和人才，加強(qiáng)檔案管理的運(yùn)作方式的全面改革，以發(fā)揮基層事業(yè)單位的作用，使機(jī)構(gòu)和檔案管理與時俱進(jìn)。本文就基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實現(xiàn)路徑進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：基層；事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化

1 檔案管理現(xiàn)代化

檔案管理作為基層單位發(fā)展的重要組成部分，隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷變化而變化。特別是隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理形式多樣化、系統(tǒng)化。

1.1 檔案管理無紙化

第二十一世紀(jì)是信息技術(shù)的時代，促進(jìn)了檔案管理的發(fā)展。無紙化和虛擬化檔案管理，在保持檔案管理形式多樣化方面發(fā)揮了重要作用。有效應(yīng)用信息技術(shù)的有利因素，打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理形式，逐步向紙質(zhì)無紙化存儲方向發(fā)展。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使檔案資源更加豐富，實現(xiàn)檔案管理，形成虛擬形式。使檔案管理工作更加便捷高效，從而提高工作效率和質(zhì)量。

1.2 檔案管理的社會化

檔案社會化與檔案管理在檔案保管與記錄中起著關(guān)鍵作用。社會化管理強(qiáng)化了檔案管理的保護(hù)，體現(xiàn)了檔案管理的共享機(jī)制，在檔案管理的開發(fā)利用中發(fā)揮了最大的價值。

2 基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的重要意義

目前，在中國的基層事業(yè)單位中，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化已成為一種必然趨勢的使用?；鶎訖C(jī)構(gòu)檔案管理的現(xiàn)代化，不僅有助于促進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，而且對國家基本信息資源的傳播起到了良好的作用?；鶎訖n案管理現(xiàn)代化是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求，也是提高內(nèi)部管理水平的重要舉措。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式滯后于社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，影響了基層單位的管理水平。因此，檔案管理現(xiàn)代化是確保各級基層事業(yè)單位健康發(fā)展的關(guān)鍵因素，基層事業(yè)單位必須意識到檔案管理現(xiàn)代化、現(xiàn)代管理理念在檔案管理中的重要性。

3 基層事業(yè)單位檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理制度存在的缺陷

目前，大多數(shù)中國的基層事業(yè)單位，在檔案管理工作中存在，檔案標(biāo)題欠缺、目錄缺少等問題，其原因，造成這種原因是檔案管理制度的制定和實施不到位。調(diào)查了解，部分基層事業(yè)單位制定了檔案管理相關(guān)制度，但沒有真正實施，只是流于形式，使檔案管理系統(tǒng)的作用無法發(fā)揮，使檔案管理無法更加規(guī)范化、制度化。

3.2 檔案檢索效率較低

在檢索過程中，檔案可以用手或計算機(jī)來完成，但在目前的情況下，借助信息工具，檔案檢索顯然效率更高。據(jù)調(diào)查顯示，一些基層事業(yè)單位為了進(jìn)一步提高文件檢索的效率，使用了各種搜索工具，但實際上并沒有提高搜索質(zhì)量，反而增加了檢索難度。

3.3 檔案利用效率不高

檔案在基層單位中具有較高的應(yīng)用價值，它不僅有助于回顧以前的事情，而且有助于規(guī)劃以后，更有利于基層機(jī)構(gòu)的工作。因此，無論從社會還是從經(jīng)濟(jì)來看，檔案管理，都有利于事業(yè)單位的發(fā)展。但是，調(diào)查顯示，我國大多數(shù)基層單位對檔案管理工作重視不夠，對檔案資源的利用效率不高。

3.4 人員專業(yè)素質(zhì)不足

隨著檔案管理現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，對檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求，除了檔案管理知識的基本技能外，檔案管理人員還需要掌握計算機(jī)技能。由于檔案管理工作比較普通，少數(shù)綜合性人才選擇這項工作，尤其是青年綜合人才的缺乏，制約了檔案管理的良性發(fā)展。

4 基層事業(yè)單位實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理工作的實際措施分析

4.1 轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

在當(dāng)前形勢下，在中國的基層事業(yè)單位一般都存在不太重視檔案管理的現(xiàn)象，觀念陳舊、封閉的經(jīng)濟(jì)面臨信息時代，各單位應(yīng)主動創(chuàng)新檔案管理理念，堅持與時俱進(jìn)，不斷變化，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，優(yōu)化和改進(jìn)現(xiàn)有的檢索系統(tǒng)，結(jié)合工作實際情況，檔案利用軟件或系統(tǒng)管理平臺進(jìn)行分類，實現(xiàn)檔案管理的自動化，為統(tǒng)計、管理、發(fā)展節(jié)省時間，提高工作效率，使基層事業(yè)單位檔案管理適應(yīng)經(jīng)濟(jì)形勢的發(fā)展，不斷提高自身的檔案管理水平。

4.2 完善內(nèi)部檔案管理制度

在信息時代的背景下，特別是計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，對檔案管理工作產(chǎn)生了重大影響。因此，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自己的實際檔案管理的需要，綜合時代發(fā)展要求和檔案管理工作的實際變化，對內(nèi)部文件管理系統(tǒng)的完善和補(bǔ)充，提高檔案管理人員的管理意識，規(guī)范相關(guān)工作人員工作流程，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。各基層單位也要完善內(nèi)部檔案管理和監(jiān)督制度，全面落實檔案管理責(zé)任，具體落實到個人，確保各項制度的有效實施。

4.3 規(guī)范檔案管理流程

首先，各基層事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)相關(guān)制度，在收集和儲存過程中，采用檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)，確保真實性和檔案信息的有效性，提高檔案管理的實際效果；其次，基層事業(yè)單位應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案管理的信息化建設(shè)，通過計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。利用先進(jìn)技術(shù)，逐步提高檔案管理信息化水平；最后，基層機(jī)構(gòu)應(yīng)著力加強(qiáng)檔案資源的有效利用。基層單位記錄的檔案資料涉及社會發(fā)展、歷史進(jìn)程等多方面的內(nèi)容。為此，各基層事業(yè)單位應(yīng)利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提高檔案材料的共享率，通過多方面的探索，挖掘檔案材料的潛在價值。

4.4 不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)

基層檔案管理人員的素質(zhì)直接影響到單位檔案的管理水平和管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)。因此，要把現(xiàn)代管理理念和技術(shù)融入基層檔案管理中，就必須加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員要具備扎實的業(yè)務(wù)技能和專業(yè)知識，還需要有廣泛的經(jīng)濟(jì)、政治、科學(xué)、文化等學(xué)科知識，還應(yīng)掌握計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理和操作系統(tǒng)。在檔案管理人員選擇的基本機(jī)構(gòu)，應(yīng)嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，堅持優(yōu)中選優(yōu)的招聘原則，結(jié)合檔案管理工作崗位的性質(zhì)和要求，選擇綜合實力強(qiáng)的，真正滿足崗位人員的需求。同時，對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，聘請外部專家，定期開展全方位的檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高工作水平，從而促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)。

4.5 完善軟件和硬件建設(shè)環(huán)境

根據(jù)檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的建設(shè)工作范疇的基層單位，讓各部門文件通過網(wǎng)絡(luò)平臺迅速、安全地轉(zhuǎn)移到檔案管理中心，檔案館工作人員統(tǒng)一安排，分類，保存和識別號碼，它可以保證信息的及時性、真實性和準(zhǔn)確性。此外，還應(yīng)選擇具有良好兼容性和穩(wěn)定性的管理軟件。內(nèi)部部門和基層統(tǒng)計人員應(yīng)使用同一管理軟件，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，提高電子檔案的質(zhì)量。

4.6 注重檔案的信息安全維護(hù)

在推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的同時，也要重視檔案的安全?；鶎邮聵I(yè)單位的檔案大多涉及國家機(jī)密，使檔案管理工作的基本單位不是個人行為或企業(yè)行為，也關(guān)系到國家的信息安全事件，對檔案管理工作的事業(yè)單位，應(yīng)當(dāng)開展針對信息安全建設(shè)與國家整體的信息安全框架進(jìn)行建設(shè)。

總之，要想保障基層事業(yè)單位實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，就要有先進(jìn)的科學(xué)理論為指導(dǎo)，依托現(xiàn)代手段和管理措施，先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)媒體，優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理模式，以保證檔案管理現(xiàn)代化水平的基本制度，提高利用效率。在事業(yè)單位基層人員檔案管理中，必須深化知識學(xué)習(xí)，運(yùn)用信息技術(shù)安全手段，提高綜合素質(zhì)，為檔案管理現(xiàn)代化奠定良好基礎(chǔ)。

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