企業(yè)價(jià)值鏈管理中檔案的實(shí)用性研究

王睿，陳麗，王倩

（1.四川大學(xué)，成都610065；2.四川工業(yè)科技學(xué)院，四川德陽618500）

1 引言

隨著我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式的轉(zhuǎn)變，給現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展帶來機(jī)遇的同時(shí)也帶來了一系列挑戰(zhàn)，使得企業(yè)內(nèi)部運(yùn)作難以適應(yīng)變化的外部市場(chǎng)環(huán)境。企業(yè)價(jià)值鏈作為企業(yè)尋找自身戰(zhàn)略優(yōu)勢(shì)環(huán)節(jié)的方法之一，對(duì)其進(jìn)行重新審視和優(yōu)化，是實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然選擇。而企業(yè)價(jià)值鏈管理的正常實(shí)施，必須借助一定的企業(yè)資源，其中，檔案作為企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)作中可信程度高的信息資源之一，翔實(shí)完整地記錄了每一個(gè)活動(dòng)過程，是構(gòu)建企業(yè)記憶不可缺少的信息資源之一，同時(shí)也是對(duì)企業(yè)價(jià)值鏈分析、優(yōu)化和評(píng)價(jià)的必要條件之一。

2 企業(yè)價(jià)值鏈概述

企業(yè)價(jià)值鏈經(jīng)歷了企業(yè)內(nèi)部?jī)r(jià)值鏈→行業(yè)價(jià)值鏈→虛擬價(jià)值鏈三個(gè)主要發(fā)展階段，即企業(yè)價(jià)值鏈最初由美國學(xué)者M(jìn)ichael E·Porter率先提出[1]這一觀點(diǎn)通常被認(rèn)為是傳統(tǒng)意義上的價(jià)值鏈，偏重于以企業(yè)作為獨(dú)立個(gè)體的觀點(diǎn)來分析企業(yè)的價(jià)值活動(dòng)、企業(yè)同供應(yīng)商和顧客之間的聯(lián)系，因此常稱為企業(yè)內(nèi)部?jī)r(jià)值鏈。此后，Peter Hine將材料供應(yīng)商和顧客納入了價(jià)值鏈，改稱為“集成物料價(jià)值的運(yùn)輸線”，將企業(yè)價(jià)值鏈擴(kuò)展到了整個(gè)行業(yè)鏈上。[2]以上兩位學(xué)者在其構(gòu)建的價(jià)值鏈中，均將信息和信息技術(shù)看作是價(jià)值增值活動(dòng)中的一個(gè)支持元素，不直接產(chǎn)生價(jià)值。但隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息在企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造中起著越來越重要的作用，并給企業(yè)帶來競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。因此，J·F·Rayport和 J·J·Sviokla[3]隨后對(duì)信息技術(shù)的重要性進(jìn)行了強(qiáng)調(diào)，提出了虛擬價(jià)值鏈的觀點(diǎn)。雖然企業(yè)價(jià)值鏈的理論研究隨著時(shí)代的發(fā)展在不斷完善，但究其根本，對(duì)企業(yè)價(jià)值鏈進(jìn)行研究就是對(duì)企業(yè)中既相對(duì)獨(dú)立又相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng)及各部分的影響因素進(jìn)行分析，以分辨企業(yè)的增值和非增值環(huán)節(jié)，以尋找出企業(yè)的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，明確在行業(yè)價(jià)值鏈中的具體位置，并充分利用企業(yè)資源增強(qiáng)其優(yōu)勢(shì)環(huán)節(jié)而減少其非增值活動(dòng)的成本，以獲得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。其中，信息資源一直都是價(jià)值鏈構(gòu)成中不可或缺的部分，并隨著理論研究的加深，其地位愈加顯著，而檔案作為企業(yè)信息資源的重要組成部分，在價(jià)值鏈管理中也發(fā)揮著不可替代的作用。

3 企業(yè)價(jià)值鏈管理的主要內(nèi)容及其面臨的問題

企業(yè)價(jià)值鏈管理主要包括三大階段，即價(jià)值鏈分析→優(yōu)化→評(píng)價(jià)[4]。其中，作為價(jià)值鏈管理的重要環(huán)節(jié)之一，價(jià)值鏈分析重在發(fā)現(xiàn)內(nèi)部?jī)r(jià)值鏈中的非增值環(huán)節(jié)和各運(yùn)作環(huán)節(jié)中的不協(xié)調(diào)因素，并在此基礎(chǔ)上對(duì)企業(yè)外部?jī)r(jià)值鏈進(jìn)行分析以反映出企業(yè)本身和供應(yīng)商、銷售商之間的依存關(guān)系，尋找低價(jià)值活動(dòng)環(huán)節(jié)。為提高企業(yè)的運(yùn)作效率，降低經(jīng)營成本，并逐步調(diào)整企業(yè)的行業(yè)定位，在價(jià)值鏈分析的基礎(chǔ)上還應(yīng)對(duì)價(jià)值鏈進(jìn)行優(yōu)化，即重新審視企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和組織結(jié)構(gòu)，對(duì)其進(jìn)行重組和再造，并完善信息管理系統(tǒng)。[5]價(jià)值鏈評(píng)價(jià)則主要是對(duì)前兩個(gè)管理階段的施行效果——價(jià)值鏈活動(dòng)環(huán)節(jié)是否更加精煉、產(chǎn)品質(zhì)量是否改善、時(shí)間成本是否提高、總成本是否降低的反饋，并為下一價(jià)值鏈管理周期提供相關(guān)信息，達(dá)到價(jià)值鏈持續(xù)優(yōu)化的目的。

目前很多企業(yè)由于對(duì)信息及信息技術(shù)認(rèn)識(shí)的局限，對(duì)價(jià)值鏈管理的正常實(shí)施產(chǎn)生了不良影響，主要表現(xiàn)為：①價(jià)值鏈分析缺少必要的信息支撐。由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)信息和信息技術(shù)的不重視，缺乏對(duì)企業(yè)本身檔案和外部市場(chǎng)信息收集與開發(fā)，加之信息管理系統(tǒng)的落后，導(dǎo)致信息不完整、不準(zhǔn)確，價(jià)值鏈分析難以進(jìn)行。②價(jià)值鏈優(yōu)化難以實(shí)現(xiàn)。由于企業(yè)服務(wù)對(duì)象需求的不明確、信息的缺乏、分析的不準(zhǔn)確以及信息在企業(yè)各部門之間傳遞的滯后性，管理人員難以及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握企業(yè)的整體運(yùn)作狀況，因而也無法對(duì)業(yè)務(wù)流程、組織結(jié)構(gòu)和企業(yè)上下游價(jià)值鏈進(jìn)行全面評(píng)估和做出正確高效的決策，造成價(jià)值鏈優(yōu)化難以實(shí)現(xiàn)。③價(jià)值鏈管理成效甚微。價(jià)值鏈分析和優(yōu)化無法得到高效施行，加之各部門之間由于信息管理的不到位造成信息障礙，對(duì)企業(yè)所下達(dá)的決策也難以做出快速響應(yīng)，這些因素決定了價(jià)值鏈管理的成效微乎其微。

4 企業(yè)檔案在改善企業(yè)價(jià)值鏈管理中的實(shí)際作用

從企業(yè)價(jià)值鏈管理的問題中可以發(fā)現(xiàn)，信息在其整個(gè)過程中都是至關(guān)重要的，檔案作為企業(yè)信息的重要組成部分，也始終起著不可替代的作用，其主要來源于企業(yè)信息部門收集的情報(bào)信息和運(yùn)作環(huán)節(jié)形成的翔實(shí)記錄。企業(yè)檔案可從以下幾方面改善企業(yè)價(jià)值鏈管理所出現(xiàn)的問題。

4.1 為企業(yè)價(jià)值鏈分析提供準(zhǔn)確、系統(tǒng)的信息支撐

企業(yè)檔案蘊(yùn)含了歷年來的運(yùn)營信息，是企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)的真實(shí)記錄，應(yīng)把其作為價(jià)值鏈分析的數(shù)據(jù)支撐以保證分析的準(zhǔn)確性，為價(jià)值鏈優(yōu)化奠定基礎(chǔ)。而企業(yè)外部?jī)r(jià)值鏈分析，除需大量情報(bào)信息外，結(jié)合檔案信息進(jìn)行綜合分析也是保證分析順利進(jìn)行的必要條件之一，如通過分析會(huì)計(jì)檔案尋求具有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)環(huán)節(jié)或低價(jià)值活動(dòng)環(huán)節(jié)，再結(jié)合上下游企業(yè)的產(chǎn)品或服務(wù)特點(diǎn)等外部市場(chǎng)信息進(jìn)行分析，可為企業(yè)整體優(yōu)化指明方向。

4.2 為企業(yè)業(yè)務(wù)流程指明重組方向

客戶檔案是企業(yè)和其服務(wù)對(duì)象在交易過程中形成的數(shù)據(jù)資料，作為企業(yè)重要的戰(zhàn)略性資源之一，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行深入挖掘，以識(shí)別不同客戶群的消費(fèi)和需求行為的差異以及對(duì)企業(yè)的重要程度等，并以此作為業(yè)務(wù)流程重組、組織結(jié)構(gòu)再造的基本方向。在此基礎(chǔ)上，系統(tǒng)地對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，改造原有流程路徑、工作環(huán)節(jié)和步驟劃分，降低價(jià)值鏈活動(dòng)中影響最大的成本因素，設(shè)計(jì)出更能滿足顧客需求的業(yè)務(wù)流程。

4.3 為完善企業(yè)信息系統(tǒng)提供依據(jù)

企業(yè)信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)所擁有的人、財(cái)、物、信等資源進(jìn)行了整合，是保證企業(yè)信息上下暢通，傳達(dá)及時(shí)的必要手段，同時(shí)也是價(jià)值鏈管理中必須倚靠的關(guān)鍵性因素，甚至決定著價(jià)值鏈優(yōu)化的生死成敗。利用信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行分析，可發(fā)現(xiàn)以往信息收集的不足以及各部門之間存在的信息不通暢的地方，針對(duì)這些環(huán)節(jié)進(jìn)一步完善信息系統(tǒng)，并加強(qiáng)收集。同時(shí)，信息系統(tǒng)的完善，也有助于企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展。

4.4 為企業(yè)價(jià)值鏈優(yōu)化的效果提供衡量標(biāo)尺

對(duì)企業(yè)價(jià)值鏈進(jìn)行優(yōu)化后，僅以實(shí)施后收集而來的經(jīng)營管理數(shù)據(jù)進(jìn)行評(píng)價(jià)，缺乏對(duì)比數(shù)據(jù)，則該評(píng)價(jià)沒有任何意義，不能說明企業(yè)價(jià)值鏈的優(yōu)化效果。企業(yè)檔案是企業(yè)各環(huán)節(jié)在處理以往事物中形成的原始記錄，因此對(duì)比數(shù)據(jù)主要源于此，只有將企業(yè)優(yōu)化后的各項(xiàng)指標(biāo)與檔案中的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比后，才能得到相較于以往活動(dòng)來說其實(shí)施效果的好壞程度。當(dāng)各項(xiàng)指標(biāo)均好于優(yōu)化前時(shí)，則說明該優(yōu)化是有利于提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的，進(jìn)而為下一個(gè)“分析-優(yōu)化-評(píng)價(jià)”提供反饋信息，達(dá)到價(jià)值鏈持續(xù)改進(jìn)的效果。

5 結(jié)語

檔案信息在企業(yè)價(jià)值鏈管理中發(fā)揮著不可替代的作用，在各管理環(huán)節(jié)均要充分利用檔案來解決價(jià)值鏈管理中所遇到的實(shí)際問題。同時(shí)，重視企業(yè)的檔案管理工作，積極主動(dòng)地對(duì)檔案信息進(jìn)行開發(fā)和提供利用，為企業(yè)的各項(xiàng)決策活動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，不僅僅是檔案部門的使命所在，同時(shí)也是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門的職責(zé)，需引起相當(dāng)?shù)闹匾暡⒓訌?qiáng)對(duì)其的收集、保管和利用。