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      辦公室如何做好檔案管理

      2018-02-08 17:05:34黃愛華
      鋒繪 2017年2期
      關(guān)鍵詞:管理手段完整性辦公室

      黃愛華

      摘要:針對現(xiàn)階段的辦公室檔案管理而言,還需要注重檔案管理的科學(xué)性和完整性,結(jié)合檔案管理的實際情況做好創(chuàng)新與完善,才能在滿足辦公室檔案管理質(zhì)量的前提下,實現(xiàn)檔案管理的真正價值。一直以來,辦公室檔案管理都是非常關(guān)鍵的一項工作,所以,認(rèn)真分析辦公室檔案管理面臨的共性問題,才能夠找到相對應(yīng)的解決措施,推動辦公室檔案管理工作的可持續(xù)進(jìn)行。

      關(guān)鍵詞:辦公室;檔案;管理

      隨著檔案管理技術(shù)的不斷進(jìn)步,隨著人們頻繁的使用檔案,導(dǎo)致檔案的管理工作變得越來越復(fù)雜。目前,檔案管理科學(xué)化已經(jīng)成為重點研究的課題之一。

      1辦公室檔案管理存在的共性問題

      1.1歸檔不及時

      一旦出現(xiàn)辦公室檔案歸檔不及時,就很容易出現(xiàn)業(yè)務(wù)進(jìn)度脫節(jié)等問題,甚至在部分業(yè)務(wù)結(jié)束之后,才會存在辦公室收錄相關(guān)信息的工作,但是卻沒有在進(jìn)行之中不斷的更新檔案。尤其是針對個別重要的信息檔案,存在不完全或者是信息缺損等問題,導(dǎo)致后續(xù)無法補全,最終很難形成準(zhǔn)確的、完整的有效文檔。在這一階段,如果不能保證檔案資料的完整性,不僅會影響檔案管理的效率,同時也會對信息的完整性帶來影響,所以,需要格外的注意。

      1.2檔案管理不規(guī)范

      在辦公室的日常檔案管理中還存在資料內(nèi)容混亂、資料不全等質(zhì)量不高的操作。甚至在個別操作中,還存在辦公室人員兼任檔案管理人員的行為,其往往就只是整理文檔,進(jìn)行編號與保存處理,沒有針對資料做好相對應(yīng)的分類管理,并且也缺少這一方面的能力。如,在某辦公室檔案管理中,檔案室沒有上鎖,導(dǎo)致其余的工作成員可以隨意的進(jìn)人其中,這樣很容易影響檔案管理秩序,并且常常出現(xiàn)丟失或者是編號錯亂的問題,直接對檔案管理效果造成嚴(yán)重的影響。

      1.3缺少現(xiàn)代化管理手段

      就當(dāng)前的檔案管理學(xué)發(fā)展來看,現(xiàn)階段的檔案管理還需要現(xiàn)代化技術(shù)手段的支持,才能夠滿足辦公室檔案管理這一項專業(yè)化的工作,只有懂技術(shù),具有高素質(zhì)的人才,再配合上現(xiàn)代化的管理手段,才能提升檔案管理效率。但是,很多辦公室在面對檔案管理的時候,依舊選擇使用傳統(tǒng)的管理手段,這樣無法滿足現(xiàn)代化檔案管理的時效性、科學(xué)性、便捷性等要求,所以,注重現(xiàn)代化管理,才符合現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作的要求。

      2辦公室檔案管理共性問題解決的方法

      針對辦公室檔案管理之中存在的共性問題,從檔案管理組織設(shè)置的改善、規(guī)范檔案管理程序以及利用現(xiàn)代化的管理手段,才能解決相應(yīng)的問題。

      2.1改善檔案管理組織設(shè)置

      在開展辦公室檔案管理的時候,需要做好辦公室檔案管理部門與崗位的合理設(shè)置,能夠通過不同的人員分別開展檔案信息的收集、錄人、歸檔、更新、修改、核對等多項工作,以此來提升檔案管理的及時性。同時,進(jìn)一步完善檔案管理制度,針對檔案資料的借調(diào)等情況,進(jìn)行合理的授權(quán)約束,這樣才能避免在檔案管理之中出現(xiàn)機密信息外流等情況。

      在辦公室檔案管理中,應(yīng)該督促建立一個左右銜接、上下貫通的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系,在其中明確主管領(lǐng)導(dǎo),具體檔案管理人員的職責(zé)范圍,能夠確保檔案收集的每一層工作都能夠有人管理。進(jìn)一步明確檔案收集之中的崗位責(zé)任、工作程序以及工作計劃,這樣才能確保有專門的人員來支持與理解檔案管理工作,這樣也能夠滿足一系列檔案管理工作的要求,并且確保檔案能夠完整、齊全、及時的移交給檔案部門。

      2.2規(guī)范檔案管理程序

      在大部分單位之中,檔案管理都有著自己的一套管理流程,這樣才能在日常工作中確保檔案管理人員有章可循。但是,很多單位依舊存在檔案管理流程不規(guī)范的現(xiàn)象,所以,制定規(guī)范化的辦公室檔案管理流程,就需要明確下述幾點要求:第一,參考大型單位在辦公室檔案管理之中的規(guī)范化流程,從而借鑒其內(nèi)成功的經(jīng)驗,確保辦公室檔案管理工作能夠更加的規(guī)范。第二,合理的制定規(guī)章制度,要求每一位檔案管理人員都能夠嚴(yán)格的遵守相應(yīng)的規(guī)章制度,針對表現(xiàn)優(yōu)異的員工,可以給予適當(dāng)?shù)莫剟?,進(jìn)而為其余的檔案管理人員樹立良好的榜樣。

      2.3合理運用現(xiàn)代化技術(shù)手段

      目前,辦公室檔案管理還存在效率差,有效性不高等突出的問題,所以,針對辦公室本身的動態(tài)化與立體化等特點,辦公室檔案管理就可以利用信息技術(shù)手段來做好相對應(yīng)的改進(jìn)。在單位的檔案管理之中,可以基于原有的檔案作為基礎(chǔ),利用數(shù)字化的檔案編號制度,將檔案對應(yīng)的關(guān)鍵詞以及關(guān)鍵信息錄入其中,以便后續(xù)的管理。在歸檔的時候,一旦出現(xiàn)檔案信息不完整等情況,還需要及時的核對,及時做好信息的補充登記,確保信息的完整性。另外,科學(xué)的利用數(shù)字化、信息化管理手段,利用電子檔案的管理方式,也能滿足檔案的現(xiàn)代化管理要求,進(jìn)而提升檔案管理的有效性。

      3結(jié)語

      總而言之,在現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作中,還需要將檔案管理制度的完善以及檔案管理系統(tǒng)的信息化作為其基礎(chǔ),在這一基礎(chǔ)上,提升檔案管理的工作質(zhì)量。當(dāng)然,現(xiàn)階段的辦公室檔案管理工作還會涉及到諸多方面的問題,只要能夠認(rèn)真的聽取意見,積極的完善,就一定能幫助檔案管理可持續(xù)的開展下去。endprint

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