試析電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理

劉璟琦

摘 要：在檔案管理工作中，電子檔案和紙質(zhì)檔案都是十分重要的檔案形式，二者有其獨(dú)特的優(yōu)勢和缺陷，惟有將電子檔案和紙質(zhì)檔案有機(jī)結(jié)合到一起，取長補(bǔ)短，才能保證檔案管理工作的科學(xué)高效開展，檔案的作用也能夠最大化的發(fā)揮出來。本文將對電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理的必要性、具體要求和管理模式加以探討和分析，以期全面提高檔案管理水平，從而促進(jìn)檔案事業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；整合管理

隨著科學(xué)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，給檔案管理工作注入了源源不斷的生機(jī)和活力，如今電子檔案已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)之中，給我國行業(yè)和產(chǎn)業(yè)的發(fā)展提供了可靠的支持和保障，與此同時(shí)也帶來了一些新的問題。最為顯著的就是電子檔案容易遭受病毒和木馬的攻擊，面臨著較高的安全風(fēng)險(xiǎn)，恰恰說明了紙質(zhì)檔案的不可替代性，因此必須將電子檔案與紙質(zhì)檔案加以整合，充分發(fā)揮二者的優(yōu)勢，彌補(bǔ)各自的弊端，進(jìn)而為檔案管理工作的順利開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理的必要性

在很長的一段時(shí)間里，紙質(zhì)檔案一直是檔案管理的主要形式，可是這種管理模式對檔案管理人員有著較強(qiáng)的依賴性，檔案信息的采集、分析、處理、保管都需要檔案管理人員來實(shí)施，如果檔案管理人員的素質(zhì)不高或能力不足，將無法保證信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。而且紙質(zhì)檔案占據(jù)空間大，對保管環(huán)境的要求高，紙張容易腐蝕和風(fēng)化，無法長時(shí)間的留存下來，這些都給檔案管理工作增加了難度。

在信息時(shí)代背景下，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用給各行各業(yè)的生產(chǎn)和管理帶來了新的氣象，尤其是在檔案管理方面，構(gòu)建信息管理平臺(tái)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)設(shè)備和檔案管理軟件實(shí)施檔案管理工作，不僅檔案管理效率更高，檔案信息也能得到科學(xué)合理的利用，在保存方式上也更為方便快捷，這是電子檔案的突出優(yōu)勢。但是電子檔案的缺陷也比較明顯，由于電子檔案保存在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，當(dāng)黑客攻擊網(wǎng)絡(luò)時(shí)會(huì)竊取和破壞這些檔案信息，造成無法想象的嚴(yán)重后果，所以電子檔案不是十全十美的。

檔案管理的重要性不言而喻，檔案能夠?yàn)槿藗兲峁┍憬莼男畔⒎?wù)，為相關(guān)工作的開展提供有力的依據(jù)，極大的推動(dòng)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展步伐。鑒于電子檔案和紙質(zhì)檔案各有所長，在檔案管理工作中應(yīng)注重二者的整合管理，致力于將電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢充分挖掘出來，確保檔案管理的科學(xué)性和有效性以及檔案的安全性和完整性，在此情況下檔案也能更好的為人們提供服務(wù)。

2 電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理的具體要求

（1）同步歸檔。電子檔案與紙質(zhì)檔案的審核和歸檔應(yīng)盡量保持同步，嚴(yán)格遵循檔案管理的相關(guān)要求，確保各項(xiàng)工作都能夠保質(zhì)保量的開展，在對電子檔案和紙質(zhì)檔案審核完成后，要及時(shí)進(jìn)行歸檔工作，將電子檔案保存在硬盤中，并在歸檔后有所標(biāo)記，以便于檔案的查閱和使用。

（2）同步整理。企業(yè)中電子檔案和紙質(zhì)檔案眾多，這兩種檔案在管理上有很大的差異性，如何能確保兩種檔案都能夠及時(shí)的歸檔，就要求檔案管理人員采取同步整理的方法，在編號上采取一致措施，確保信息規(guī)則一致，這樣能夠避免兩種檔案管理方法不一而出現(xiàn)混亂。促進(jìn)電子檔案與紙質(zhì)檔案同步整理完成，從而全面提高檔案管理工作效率，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的實(shí)際利用價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮。

（3）同步鑒定。對于電子檔案的鑒定最理想的情況是用計(jì)算機(jī)自動(dòng)鑒定，系統(tǒng)依照預(yù)定的保管期限表判斷保管期限；紙質(zhì)檔案可隨時(shí)鑒定，即時(shí)歸檔。

（4）同步利用。在查閱檔案時(shí)，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質(zhì)和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時(shí)，以電子檔案為主。在需要用紙質(zhì)檔案時(shí)，可按同一檔號提供紙質(zhì)檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質(zhì)檔案的磨損，有利于紙質(zhì)檔案的長期保存。從實(shí)質(zhì)講，電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理理念，實(shí)際上主張的是傳統(tǒng)檔案生命周期理論指導(dǎo)下檔案分階段管理的電子化實(shí)現(xiàn)。

3 電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理模式

從檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，電子檔案和紙質(zhì)檔案的整合管理已經(jīng)成為了一種必然趨勢，促使檔案管理發(fā)揮出了更大的價(jià)值，但是電子檔案和紙質(zhì)檔案的結(jié)合并不是隨意而為的，需要有完善的工作機(jī)制，以保證檔案管理能夠規(guī)范穩(wěn)定的開展。除了要制定標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理制度，為檔案管理工作提供指導(dǎo)依據(jù)以外，還要加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，傳授檔案管理人員先進(jìn)的管理思想和管理技術(shù)，提高他們的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)對檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督和管理，從根源上防范違規(guī)操作的發(fā)生，這些都能夠進(jìn)一步提高檔案管理的實(shí)效性，避免檔案信息的遺失和泄漏。更為關(guān)鍵的是，還要積極研究和創(chuàng)新檔案管理模式，消除電子檔案和紙質(zhì)檔案在管理方式上的差異，使之協(xié)調(diào)配合，優(yōu)勢互補(bǔ)，推進(jìn)檔案管理工作的高效開展。

在電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理過程中，雙套制與雙軌制是比較常用的檔案管理模式，受到檔案管理人員的高度重視。雙套制在檔案管理工作中的合理應(yīng)用，能夠?qū)﹄娮游募谱骷堎|(zhì)拷貝，也能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，從而促進(jìn)檔案管理效率的提升。雙套歸檔方式下，能夠?qū)⑼晃募碾娮影姹九c紙質(zhì)版本共同進(jìn)行存儲(chǔ)和利用，為檔案資源的進(jìn)一步開發(fā)利用提供極大的便利。而雙軌制是指在文件生成與運(yùn)轉(zhuǎn)過程中實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的共存，并能夠隨著業(yè)務(wù)流程而運(yùn)轉(zhuǎn)。在檔案管理工作中，雙軌制與雙套制相比，更為全面化、深入化，一定條件下雙軌制包含了雙套制。一般情況下，具備辦公自動(dòng)化管理和檔案管理的軟硬件環(huán)境下，大多采用雙軌制文件管理模式，而在其它條件下，則可能實(shí)行雙套制管理模式。就檔案管理工作的實(shí)際情況來看，以上兩種管理模式的應(yīng)用，都以電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理為基本前提，以全面提高檔案管理工作效率。

4 結(jié)語

隨著檔案形式種類的逐漸增多，由于電子檔案的優(yōu)越性，在企業(yè)檔案中的比例逐漸的提升，檔案管理人員要做好電子檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的采集、處理、歸檔，保障電子檔案安全管理。同時(shí)，也要加大對企業(yè)中紙質(zhì)檔案的管理，將二者有效結(jié)合，提高整理、歸檔方法的科學(xué)合理，并提高檔案的利用率，增強(qiáng)服務(wù)水平，為企業(yè)發(fā)展提供有效的信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)質(zhì)作用。

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