文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策研究

易志艷

摘 要：在企業(yè)的現(xiàn)代化管理體系中，檔案管理是其中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，不僅是企業(yè)過去及當(dāng)前發(fā)展歷程的重要展現(xiàn)，同時(shí)也是企業(yè)未來發(fā)展的重要參考依據(jù)。本文圍繞文書檔案管理的相關(guān)內(nèi)容做了論述，并在此基礎(chǔ)上提出了改善的策略，供有關(guān)人士參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；問題；重要意義；對(duì)策

1 引言

在國(guó)家經(jīng)濟(jì)整體發(fā)展勢(shì)頭良好的大環(huán)境下，企業(yè)也在不斷壯大發(fā)展，不僅體現(xiàn)在企業(yè)自身內(nèi)部的工作事項(xiàng)越來越多，也體現(xiàn)在企業(yè)與社會(huì)外界環(huán)境交涉的頻率越來越高，檔案管理工作作為企業(yè)管理體系的一項(xiàng)必要性、基礎(chǔ)性的工作，涉及的內(nèi)容和事項(xiàng)也隨之增多，在新時(shí)代環(huán)境下，如何提高文書檔案的管理水平和管理效率，更好地使之為企業(yè)發(fā)展服務(wù)成為每一個(gè)檔案管理工作者需要關(guān)注的問題。

2 文書檔案管理的重要性

文書檔案是企業(yè)單位各項(xiàng)工作及活動(dòng)內(nèi)容的客觀記錄，在企業(yè)的發(fā)展過程中具有不可替代的重要作用。

2.1 文書檔案的客觀性價(jià)值

企業(yè)健康運(yùn)營(yíng)過程中，經(jīng)營(yíng)事項(xiàng)會(huì)呈現(xiàn)越來越多的趨勢(shì)，而大量的事件在時(shí)間因素、空間因素和人為因素的影響下，留存在頭腦中的記憶會(huì)越來越模糊，文書檔案因其即時(shí)整理并歸檔的特點(diǎn)可以很好地確保內(nèi)容資料的客觀性，在企業(yè)追溯歷史時(shí)提供客觀和準(zhǔn)確的價(jià)值。

2.2 文書檔案的連接性價(jià)值

在文書檔案的記錄、整理、匯編、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)，需要文檔管理部門與其他多個(gè)部門共同協(xié)作來完成，這樣就無形當(dāng)中在企業(yè)內(nèi)部及企業(yè)與外部之間形成一種連接，不僅顯性體現(xiàn)在文檔的規(guī)范性和統(tǒng)一性上，還隱形體現(xiàn)在各節(jié)點(diǎn)之間的內(nèi)在聯(lián)系上。

2.3 文書檔案的資源型價(jià)值

文書檔案管理作為企業(yè)的基礎(chǔ)性工作貫穿于企業(yè)發(fā)展的全過程中，不僅為企業(yè)保存重要的歷史資料，同時(shí)也為企業(yè)當(dāng)下和日后的發(fā)展提供一定的信息資源價(jià)值。通過文書檔案的梳理、歸類和匯編，可以更好的梳理企業(yè)內(nèi)部和企業(yè)與外部之間的關(guān)系，在企業(yè)一些決策過程中提供必要的信息資源。

3 文書檔案管理中存在的問題

隨著企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，很多企業(yè)也越來越意識(shí)到檔案管理的重要性，紛紛在文書檔案管理上增加了投入力度，比如采用專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理，檔案存放設(shè)施進(jìn)行了改善等等，這些在一定程度上取得了一定的效果，但是文書檔案管理工作是一個(gè)復(fù)雜的體系，不僅涉及到的對(duì)象和事項(xiàng)多，而且內(nèi)容和類別雜，在檔案管理的實(shí)際工作過程中仍然有一些不足之處，歸納起來有如下幾點(diǎn)：

3.1 全體人員的檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

在很多人的頭腦中，檔案管理僅僅被認(rèn)為是某個(gè)部門的事，與自己沒關(guān)系，這種思維造成了文書檔案管理工作在開展時(shí)很容易出現(xiàn)人為因素導(dǎo)致的誤差和延誤，主要體現(xiàn)在文件格式不對(duì)、內(nèi)容填寫不規(guī)范、文件不齊全、文件丟失、時(shí)間延誤等等方面，這些都嚴(yán)重阻礙了檔案管理的準(zhǔn)確性、即時(shí)性和規(guī)范性。

3.2 文書檔案管理制度不健全

在很多單位依然存在資料不能及時(shí)歸檔必須由管理部門催著要的現(xiàn)象。由于沒有一定有效的制度來保障，很多文書工作和檔案歸檔工作嚴(yán)重脫節(jié)，輕者造成檔案管理部門不能及時(shí)地對(duì)信息和資料進(jìn)行整理歸檔，重者導(dǎo)致資料的丟失，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的有效開展。

3.3 文書檔案管理技術(shù)落后，管理模式陳舊

在企業(yè)的發(fā)展初期，檔案管理內(nèi)容相對(duì)較少，事項(xiàng)不多，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和時(shí)間推進(jìn)，檔案部門不僅要管理好即時(shí)的文書資料，還要管理、養(yǎng)護(hù)和處理好企業(yè)歷史階段的檔案，這些都無疑加重了檔案管理部門的工作量和管理難度。由于技術(shù)上的落后，很多企業(yè)檔案管理依然以人力為主，不僅工作效率低，而且人為因素造成的相對(duì)誤差率也大。在管理模式上，檔案管理部門一直處于相對(duì)被動(dòng)的地位，不能及時(shí)跟進(jìn)工作項(xiàng)目和工作進(jìn)程，造成事后管理，一旦出現(xiàn)問題再反饋不僅困難大而且延誤了時(shí)間，嚴(yán)重影響了文書檔案管理的工作效率。

4 文書檔案管理中問題的解決對(duì)策

4.1 提高全體人員的檔案管理意識(shí)

檔案管理不僅是某個(gè)部門的事而是需要企業(yè)全體人員共同協(xié)作來完成的工作。因此企業(yè)應(yīng)高度重視檔案管理工作的開展，以文件的形式明確要求全體人員對(duì)此重視并積極配合。在此基礎(chǔ)上，檔案管理部門應(yīng)在形式發(fā)生重大改變的第一時(shí)間對(duì)全體人員進(jìn)行通知或組織培訓(xùn)，將檔案管理工作的新形式，新要求，新規(guī)范及時(shí)傳達(dá)給全體人員，在某些關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上對(duì)響應(yīng)的部門進(jìn)行集中培訓(xùn)，通過不斷提高全體人員的檔案管理意識(shí)將檔案管理工作從源頭抓起，將工作做在前頭，變被動(dòng)為主動(dòng)，確保檔案管理后續(xù)工作的順利開展。

4.2 建立并完善文書檔案管理制度

通過文書檔案管理制度的建立和完善來進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)內(nèi)部各部門之間的配合和協(xié)作，比如在制度中明確規(guī)定文件資料和檔案管理部門的對(duì)接時(shí)間、對(duì)接內(nèi)容、對(duì)接格式等內(nèi)容；將檔案管理部門和文書資料整理部門及相關(guān)部門的績(jī)效考核與工作職責(zé)掛鉤，激發(fā)各部門之間的相互配合，增強(qiáng)各人員的工作責(zé)任感和工作積極性，避免因?yàn)槿宋囊蛩貙?dǎo)致的文件資料丟失和延誤等問題出現(xiàn)，保障文書檔案管理工作的高效率和高質(zhì)量。

4.3 優(yōu)化和創(chuàng)新文書檔案管理模式

在文書檔案的管理模式上，應(yīng)改變過去被動(dòng)管理的模式，采用主動(dòng)管理的模式來提高管理效率。比如采用以點(diǎn)帶面的形式，以檔案管理部門為基點(diǎn)，輻射到企業(yè)各部門，通過檔案管理部門與其他部門定期有效的咨詢實(shí)現(xiàn)及時(shí)的對(duì)接，確保在各項(xiàng)資料和各項(xiàng)內(nèi)容構(gòu)建初期就跟蹤管理，提前對(duì)接文書檔案的相對(duì)要求和對(duì)接內(nèi)容，將檔案管理工作做到前頭。通過實(shí)際工作的開展不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，摸索出一套切實(shí)符合企業(yè)自身的檔案管理模式，靈活有效地來開展檔案管理工作。

4.4 不斷提高文書檔案管理技術(shù)水平

隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)也越來越成熟。作為文書檔案管理部門應(yīng)保持與時(shí)俱進(jìn)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)來更好地提升檔案管理的效率和質(zhì)量。一方面，在硬件上要構(gòu)建和完善自動(dòng)化管理體系，建立電子檔案管理系統(tǒng)；另一方面，在軟件上要及時(shí)針對(duì)工作中出現(xiàn)的問題與軟件公司溝通，不斷升級(jí)和完善檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)，保障自動(dòng)化管理系統(tǒng)更健康更高效的運(yùn)行。此外，文書檔案管理人員要密切關(guān)注國(guó)家政策和行業(yè)內(nèi)的法律法規(guī)，及時(shí)更新專業(yè)理念和專業(yè)技能，為企業(yè)文書檔案管理制度和管理措施的制定提供專業(yè)性意見，保障企業(yè)的檔案管理工作走在先進(jìn)行列。

5 結(jié)語

文書檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)化，細(xì)致化的工作，檔案管理工作人員應(yīng)立足于當(dāng)下，不斷從實(shí)際出發(fā)，制定出一套可切實(shí)操作的檔案管理制度，不斷構(gòu)建和完善檔案管理體系，在保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上不斷提高檔案管理的技術(shù)各檔案管理的效率，更好地為企業(yè)的健康發(fā)展服務(wù)。

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