檔案管理的辦公自動化應(yīng)用思考

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了重要的技術(shù)支持，也同樣為提高辦公效率帶來了便利。將檔案管理與辦公自動化相結(jié)合，能夠?qū)崿F(xiàn)信息技術(shù)的充分運用，能夠在實際的工作中總結(jié)更多有效的檔案管理辦法，提升企事業(yè)單位的辦公水平。本文研究基于信息技術(shù)的手段，將檔案管理與辦公自動化實現(xiàn)融合，探討辦公自動化對檔案管理的促進(jìn)作用，推動檔案管理工作的開展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；辦公自動化；信息技術(shù)

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟發(fā)展水平的不斷提升，無論是企事業(yè)單位還是政府部門，對于辦公效率高效優(yōu)質(zhì)的追求也越要越高。而在企業(yè)單位、政府部門發(fā)展的過程當(dāng)中所產(chǎn)生的信息儲備量也在不斷的增加，對于檔案管理工作來說難度也是越來越大，檔案管理不僅僅是對于文本內(nèi)容的儲存、更是對于檔案信息的審查、整理、匯編、分類、修復(fù)和歸檔等。檔案管理是為檔案使用部門提供充分的檔案支持，能夠為檔案使用單位作出發(fā)展決策的重要依據(jù)。

1 檔案管理的辦公自動化應(yīng)用現(xiàn)狀

辦公自動化是提升辦公效率的必然選擇，也是信息技術(shù)應(yīng)用于辦公領(lǐng)域的重要體現(xiàn)，所以檔案管理與辦公自動化相結(jié)合勢在必行。但是目前檔案管理與辦公自動化之間的結(jié)合程度并不是非常高，問題表現(xiàn)各異：

第一，專業(yè)人員的缺失。很多單位為了節(jié)省人員成本，在檔案管理的人員配備上都以職務(wù)的兼任為主，沒有專門的檔案管理人員。即使有專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)，但是其辦公自動化操作水平存在不足。不僅如此，檔案管理的辦公自動化是技術(shù)應(yīng)用的體現(xiàn)，而且自動化的檔案管理需要技術(shù)的不斷更新，需要協(xié)調(diào)配合好檔案使用部門和單位的工作。所以技術(shù)操作要求較高，需要有定期的技術(shù)培訓(xùn)，才能夠保證檔案管理人員適應(yīng)，并做好檔案管理的服務(wù)工作。從目前的結(jié)合情況來看，并未得到充分重視，人才支持程度存在不足。

第二，辦公自動化的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計缺乏統(tǒng)籌性。檔案管理想要實現(xiàn)辦公自動化，就需要將現(xiàn)存的書面、紙質(zhì)、影響等檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，但是目前辦公自動化的系統(tǒng)操作缺乏統(tǒng)籌性的考慮，檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換程度低。以文書檔案的管理為例，臨時性、電子文檔的歸檔不及時，而且檔案信息的檢索中并不能及時的更新，檢索困難，這種情況下就會造成現(xiàn)有檔案資料和數(shù)字化的材料之間信息不對稱，材料不匹配，會產(chǎn)生工作的滯后性，影響辦公自動化的效果發(fā)揮。

第三，檔案管理的辦公自動化缺乏標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理流程。檔案管理自動化設(shè)計的目的在于用便捷的服務(wù)操作提供最快捷的檔案服務(wù)。但是如果檔案管理缺乏有序的制度規(guī)范的支持，檔案管理會存在漏洞。如缺乏調(diào)取權(quán)限、流程的限制，就會存在篡改檔案，隨意丟棄檔案、損壞檔案的可能性，檔案管理的安全性就會受到威脅。檔案管理的自動化操作在各個方面和環(huán)節(jié)要形成操作標(biāo)準(zhǔn)，在檔案系統(tǒng)的設(shè)計上對其安全標(biāo)準(zhǔn)也要加強樣的審核，如果出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)問題如何實現(xiàn)應(yīng)急處理，確保文件的安全。如檔案文件的刪除、下載和修改是否存在使用權(quán)限的設(shè)置等問題都必須要形成細(xì)化的操作規(guī)范。

所以說檔案管理的辦公自動化并非完全的自由化，而是在節(jié)省人力成本，提升技術(shù)操作水平的基礎(chǔ)上，以規(guī)范化、有序化的檔案管理手段，為有檔案需求的對象提供對接服務(wù)。

2 檔案管理辦公自動化的應(yīng)用建議

（一）完善檔案管理人才配備

辦公室自動化技術(shù)環(huán)境下檔案管理工作的開展必須要配備專業(yè)的管理人員。作為檔案管理的單位要形成人才意識，設(shè)立檔案管理的職能部門，以專業(yè)檔案管理人員去進(jìn)行自動化辦公的學(xué)習(xí)。要注重培訓(xùn)成本的投入，對于檔案管理人員進(jìn)行定期的自動化辦公模式的培養(yǎng)，保證檔案管理人員具備自動化辦公的能力，從而確保檔案管理人員能夠?qū)λ?wù)單位的辦公環(huán)境有充分的適應(yīng)性。檔案管理人員要能夠熟練的掌握檔案管理的操作系統(tǒng)，通過檔案管理知識和技術(shù)操作技能的融合，按照規(guī)范化的操作流程要求，做好系統(tǒng)的檔案維護(hù)，并且能夠針對各自單位的辦公特征提出檔案管理的操作建議，實現(xiàn)對管理系統(tǒng)的不斷優(yōu)化和完善。檔案管理人員還要能夠具備數(shù)字化檔案處理的能力，確保檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)內(nèi)容及時更新，確保最為完整、全面的檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)，加強檔案的收集和錄入的主動性。

（二）提升檔案管理系統(tǒng)的自動化水平

檔案管理系統(tǒng)設(shè)計自動化體現(xiàn)為循序漸進(jìn)的特點，系統(tǒng)要能夠?qū)n案信息內(nèi)容進(jìn)行分層次的細(xì)致劃分，而且在辦公業(yè)務(wù)內(nèi)容不斷增加的過程中，檔案管理也要逐漸實現(xiàn)服務(wù)領(lǐng)域的拓展，以開放性的系統(tǒng)模式為辦公服務(wù)。目前最首要的任務(wù)就是完善檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫建立，加強對檔案數(shù)字化信息的轉(zhuǎn)化。檔案數(shù)據(jù)庫的建立要注重靈活性，根據(jù)單位的檔案管理目錄進(jìn)行不同檔案檢索方法的設(shè)計，提升檔案信息的提取能力。檔案信息數(shù)據(jù)的更新要保證及時性，注重技術(shù)操作的完善，能夠自動識別登錄權(quán)限，使用權(quán)限，對重要數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加密保護(hù)，管理者權(quán)限和使用者權(quán)限都要能夠確保層次權(quán)限設(shè)置的嚴(yán)謹(jǐn)性和科學(xué)性，從而提升檔案信息的自動化操作水平，提高工作效率。

（三）規(guī)范檔案管理的自動化辦公流程和標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理職責(zé)重大，檔案管理掌握的是所在單位重要的檔案信息，包括會議記錄、發(fā)展決策和合同文件等。檔案信息必須要保證嚴(yán)謹(jǐn)性，如果出現(xiàn)偏差甚至?xí)绊懰趩挝坏陌l(fā)展決策。因而檔案管理單位應(yīng)該形成較為完善、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾硪?guī)范，對于檔案管理的操作流程做出較為細(xì)致的設(shè)計。對于檔案管理平臺操作人員的使用身份和權(quán)限級別進(jìn)行識別，堅強平臺的檔案去向跟蹤，并且以自動化辦公方式在系統(tǒng)中及時更新和錄入，保證檔案管理的規(guī)范性。檔案管理的辦公自動化要形成對內(nèi)和對外的管理規(guī)范流程，對于內(nèi)部信息的錄入歸檔和調(diào)取要嚴(yán)格把關(guān)，對外也要加強技術(shù)的對接操作，與檔案使用單位進(jìn)行溝通，保證檔案信息在自動化操作過程中的安全性，避免出現(xiàn)檔案破損、遺失、檔案信息篡改等情況的出現(xiàn)。

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作者簡介

孫英杰（1965-），天津港集裝箱碼頭有限公司總經(jīng)理辦公室檔案管理員。endprint