淺談如何使檔案管理工作更規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

朱強(qiáng)

摘 要：現(xiàn)實(shí)情況下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常運(yùn)營過程中，必然要涉及到檔案管理相關(guān)事務(wù)的開展，該類事務(wù)的開展是事業(yè)單位工作的重要內(nèi)容，對單位的發(fā)展也有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。實(shí)際工作過程中，由于檔案數(shù)量較多、相似文種較多，檔案管理工作的開展具有較大難度，規(guī)范化檔案管理事務(wù)對降低該類事務(wù)的工作難度有積極作用。本文主要結(jié)合實(shí)際工作情況，并在參考相關(guān)文獻(xiàn)資料的情況下，提出檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)舉措，以便于進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的開展。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

1 檔案管理事務(wù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的現(xiàn)實(shí)意義

1、最大限度的使用在檔檔案價(jià)值

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的日常運(yùn)營過程中，不可避免的會(huì)產(chǎn)生種類多樣的檔案，對這些檔案開展相應(yīng)的管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展歷程中的一種必然。實(shí)際生活中，檔案的產(chǎn)生具有隨機(jī)性，在某個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部往往會(huì)產(chǎn)生各種各類的檔案，檔案種類和數(shù)量的龐大，給檔案管理相關(guān)事務(wù)的開展加大了相應(yīng)難度。這樣一種情形下，規(guī)范檔案工作有著非常重要的現(xiàn)實(shí)意義，檔案管理相關(guān)事務(wù)規(guī)劃化進(jìn)程的推動(dòng)，能夠促進(jìn)檔案管理工作的使用率上升，檔案管理專項(xiàng)部門的設(shè)立、專業(yè)管理人員的配置等都會(huì)使檔案管理工作開展更加順利，檔案的使用率和重要性也得以逐步上升。

2、增加檔案查詢的便利性

存儲(chǔ)、查詢相關(guān)檔案等事務(wù)的進(jìn)行都是檔案管理日常事務(wù)的重要組成部分，同時(shí)也是機(jī)關(guān)事業(yè)相關(guān)部門日常運(yùn)營工作的重要內(nèi)容。實(shí)際工作過程中，由于單位內(nèi)部存放的檔案數(shù)量較大，檔案查詢工作的開展進(jìn)度較慢，給事業(yè)單位的日常運(yùn)營帶來一定的不利影響。隨著檔案管理工作正式化、正規(guī)化進(jìn)程的不斷加快，整個(gè)檔案管理事務(wù)中檔案查詢的便捷性得以大幅提升，從而促進(jìn)整個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)相關(guān)部門日常運(yùn)營工作的開展?；诖耍龠M(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理正式正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化程度的提高，對整個(gè)單位內(nèi)部運(yùn)營有重要作用，不僅有助于單位內(nèi)部檔案管理工作的開展，而且對整個(gè)事業(yè)單位發(fā)展的促進(jìn)作用也逐漸加強(qiáng)。

2 提出規(guī)范單位內(nèi)部檔案管理相關(guān)事務(wù)的策略

在事業(yè)相關(guān)部門的日常運(yùn)營過程中，檔案管理工作的開展有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。檔案管理工作的開展具有極大的必要性，但在實(shí)際生活中，不可避免地存在檔案管理信息化進(jìn)程緩慢、檔案管理團(tuán)隊(duì)綜合素養(yǎng)不高等問題，對整個(gè)檔案管理事務(wù)的開展產(chǎn)生不同程度的阻礙作用。為促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理相關(guān)事務(wù)的順利開展，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度的上升，在參考實(shí)際工作經(jīng)歷、借鑒相關(guān)文獻(xiàn)資料的基礎(chǔ)上，提出以下幾個(gè)方面的策略。

1、推進(jìn)公文制發(fā)工作的開展

實(shí)際生活過程中，公文制發(fā)工作的開展是檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的首要前提，對于推動(dòng)檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)程有著重要作用。公文制發(fā)工作實(shí)施產(chǎn)生的效果，不僅會(huì)對公文質(zhì)量產(chǎn)生相應(yīng)的影響，而且也會(huì)對檔案本身的質(zhì)量產(chǎn)生影響，基于此，為了實(shí)現(xiàn)檔案事務(wù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的目標(biāo)，必須在公文制發(fā)的過程中強(qiáng)化工作內(nèi)容的規(guī)范性。公文制發(fā)工作的開展是單位運(yùn)營內(nèi)部的一種必然，只是在許多方面存在相應(yīng)的漏洞，從而造成工作本身缺乏相應(yīng)的規(guī)范性。

實(shí)際工作過程中，為了實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的目標(biāo)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部在開展公文制發(fā)工作時(shí)，主要需要做到以下幾個(gè)方面：一是，對公文所用紙張質(zhì)量、幅面尺寸規(guī)格及排版裝訂方式等內(nèi)容按照國家標(biāo)準(zhǔn)提出相應(yīng)的要求，促進(jìn)公文外在形式的完整統(tǒng)一；二是，基于公文需要長期保存這一要求，單位內(nèi)部應(yīng)強(qiáng)調(diào)公文內(nèi)容應(yīng)字跡明晰，在撰寫公文的過程中應(yīng)盡量使用不容易褪色的筆墨紙張；三是，對制發(fā)公文的相關(guān)手續(xù)實(shí)施監(jiān)察，主要檢查公文的制發(fā)是否履行了相應(yīng)的簽發(fā)手續(xù)、審批權(quán)限是否符合、落款是否一致等，在程序上推動(dòng)公文制發(fā)工作的規(guī)范化進(jìn)程；四是，基于日后現(xiàn)代化查詢手段的需要，單位內(nèi)部應(yīng)對公文文種、使用字體等予以相應(yīng)的規(guī)定，促進(jìn)公文內(nèi)容一體化進(jìn)程的實(shí)現(xiàn)。

2、確立“以我為主”的立卷歸檔原則

實(shí)際工作過程中，檔案管理事務(wù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程的加快，其根本目的在于促進(jìn)檔案管理工作的系統(tǒng)、完整，方便單位內(nèi)部人員保管檔案、查詢檔案等，使檔案在單位內(nèi)部的重要性得以凸顯，并且最大限度的利用檔案的保管價(jià)值。一般來說，影響檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理的相關(guān)因素主要有以下幾個(gè)方面：一是，相近公文的重復(fù)問題；二是，立卷組合的無序性。這些客觀存在的因素，是阻礙單位內(nèi)部檔案管理工作完整、便捷性的重要因素。為了減弱客觀因素對檔案工作規(guī)范化管理的影響，單位內(nèi)部應(yīng)積極確立“以我為主”的立卷歸檔原則。

一般來說，“以我為主”立卷歸檔原則的確立，其主要內(nèi)容包括以下幾點(diǎn)：一是，高度重視單位內(nèi)部相關(guān)文件立卷歸檔的時(shí)效性，予以立卷或歸檔的文獻(xiàn)資料，都是已經(jīng)完成階段性任務(wù)的文件，對尚未完成任務(wù)的文件，不應(yīng)予以立卷或歸檔，這樣才有可能降低檔案管理的混亂程度和無序性，降低整個(gè)檔案管理工作的開展難度；二是，對于立卷歸檔的重點(diǎn)要有明確的認(rèn)知，并在此基礎(chǔ)上實(shí)施合理的工作分配，立卷歸檔重點(diǎn)的確定一般需要依靠于“以我為主”這一原則的指導(dǎo)，在實(shí)際工作過程中要正確的區(qū)分文檔和資料，對檔案的重要性進(jìn)行相應(yīng)的界定；三是，要堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則過程中，也同時(shí)要注意維護(hù)檔案的完整性。

3、提高卷宗質(zhì)量

相關(guān)研究結(jié)果表明，案卷材料搜集是否完整對檔案價(jià)值的高低有重要影響，提高卷宗質(zhì)量對整個(gè)檔案管理事務(wù)的發(fā)展有重要作用。這要求現(xiàn)實(shí)工作過程中，我們要竭力做到以下兩點(diǎn)：一是，立卷方法問題的解決，即促進(jìn)檔案管理事務(wù)中相關(guān)分類和檢索工作的開展；二是，現(xiàn)實(shí)工作狀態(tài)下案卷裝訂質(zhì)量問題的應(yīng)對，即通過從嚴(yán)要求案卷裝訂流程等舉措，促進(jìn)檔案管理事務(wù)規(guī)范化水平提升。檔案管理工作的開展對整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展有著極其重要的作用，檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理進(jìn)程的開展，是時(shí)代不斷發(fā)展下的結(jié)果，在歷史的發(fā)展過程中，檔案管理工作也隨之不斷發(fā)展。卷宗質(zhì)量的提升是檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要舉措，為了達(dá)到這一目的，機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部相關(guān)管理人員首先需要強(qiáng)化該項(xiàng)工作意識，對工作過程中涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)強(qiáng)化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并在實(shí)際工作過程中實(shí)踐相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及要求。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案管理事務(wù)規(guī)范化進(jìn)程的推動(dòng)，具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義，現(xiàn)實(shí)情況下，該進(jìn)程的推動(dòng)過程中不可避免的存在多個(gè)方面的問題，對整個(gè)工作的進(jìn)展有所影響。綜上所述，為了更好的推動(dòng)檔案管理工作的開展，規(guī)范其工作流程，應(yīng)著重從以下幾個(gè)方面入手：一是，推進(jìn)公文制發(fā)工作的開展；二是，“以我為主”立卷歸檔原則的確立和使用；三是，提高卷宗質(zhì)量。

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