移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)電力行業(yè)檔案管理新思路

段欣邑

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)呈現(xiàn)飛速發(fā)展的趨勢(shì)，火電企業(yè)面臨激烈競(jìng)爭(zhēng)，因此，火電企業(yè)需要重視管理模式的創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)；火電企業(yè)；檔案信息化建設(shè)；檔案管理系統(tǒng)；新思路

信息技術(shù)的發(fā)展使得火電企業(yè)亟須創(chuàng)新，檔案管理也面臨挑戰(zhàn)，因此在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，要重視開(kāi)展火電企業(yè)檔案信息化建設(shè)的新思路，有效避免管理中的失誤，提高電力服務(wù)品質(zhì)，提升電力企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，實(shí)現(xiàn)電力行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1 移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理特點(diǎn)

首先，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)能夠讓管理者與用戶都享受便捷的使用方式。任何級(jí)別的管理者或普通用戶，只需通過(guò)任何聯(lián)網(wǎng)的移動(dòng)終端設(shè)備輸入用戶名與密碼登陸系統(tǒng)，就可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地自由管理與調(diào)閱檔案資源。對(duì)于開(kāi)放檔案，使用者可以直接進(jìn)行下載使用，對(duì)于受權(quán)限控制的檔案，則可以在網(wǎng)上根據(jù)用戶帳號(hào)，使用相關(guān)電子簽名后，根據(jù)嚴(yán)格的管理與使用流程進(jìn)行處理。

其次，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)所獨(dú)有的數(shù)據(jù)推送服務(wù)，將把從前由應(yīng)用者提取才可以調(diào)用檔案的操作模式，改變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)主動(dòng)向應(yīng)用者推送系統(tǒng)的推薦信息。除了建立公共信息的推送服務(wù)，我們甚至可為用戶開(kāi)展個(gè)人信息定制推送服務(wù)。比如，根據(jù)某檔案用戶個(gè)體所關(guān)注的檔案內(nèi)容，設(shè)置“項(xiàng)目代號(hào)0100、包含‘抽水泵” 關(guān)鍵字的相關(guān)訂閱條件，讓檔案管理內(nèi)容中出現(xiàn)符合訂閱條件的檔案文件時(shí)，檔案管理系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒當(dāng)前檔案使用者有新的訂閱信息出現(xiàn)，并選擇性地將信息主動(dòng)推送給用戶。主動(dòng)為用戶推送信息數(shù)據(jù)的全新模式，徹底改變了傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)中用戶被動(dòng)查詢數(shù)據(jù)的應(yīng)用模式。

移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)版本的檔案管理系統(tǒng)，解決了傳統(tǒng)檔案管理的局限性，可以很好地?cái)U(kuò)大檔案使用過(guò)程中原本被限定的有限空間、時(shí)間、服務(wù)范圍等，提高了檔案利用的效率。

2 全面分析移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代火電企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的不足

（一）存在信息流通和歸檔渠道不通暢的問(wèn)題。在當(dāng)前火電企業(yè)的信息化建設(shè)中，信息管理平臺(tái)缺乏統(tǒng)一性，在一定程度上加大了數(shù)據(jù)交換的難度，尤其是不同職能部門之間的信息和數(shù)據(jù)，流通效果不佳，很難實(shí)現(xiàn)檔案資料的及時(shí)歸檔。如果長(zhǎng)時(shí)間發(fā)生這種情況，不利于火電企業(yè)檔案管理質(zhì)量的提升，易造成檔案信息缺乏真實(shí)性，出現(xiàn)片面性，對(duì)整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)將產(chǎn)生不良影響。

（二）管理模式不當(dāng)，安全隱患較多。在信息技術(shù)的影響下，數(shù)字檔案增多，但是，這種形式的檔案很容易被改變，擴(kuò)散性較強(qiáng)。在信息化的數(shù)字檔案中，能夠?qū)崿F(xiàn)載體和信息的分離，在進(jìn)行檔案信息編輯的時(shí)候，數(shù)據(jù)很容易被修改，同時(shí)，不留任何痕跡，因此，檔案信息的真實(shí)性和可靠性很難明確。同時(shí)，在信息化建設(shè)中，失誤不可避免，有可能損壞火電企業(yè)的信息數(shù)據(jù)。除此之外，在數(shù)字檔案中，檔案不受時(shí)空限制，電子文檔成為主要形式，能夠隨時(shí)進(jìn)行發(fā)送，使得企業(yè)信息被泄露的機(jī)會(huì)增大。

（三）利用效率不高，價(jià)值沒(méi)有得到全面的發(fā)揮。在當(dāng)前的火電企業(yè)中，數(shù)字檔案的價(jià)值沒(méi)有被充分發(fā)揮，直接影響檔案的利用率。一方面是檔案管理人員仍然依賴傳統(tǒng)的手工操作，在短時(shí)間內(nèi)很難適應(yīng)信息環(huán)境下的數(shù)字化檔案管理模式。另外，存在較為繁瑣的檢索流程，給管理埋下隱患。在數(shù)字化檔案進(jìn)行普及的過(guò)程中，很多管理人員缺乏對(duì)流程和環(huán)節(jié)的熟悉，直接降低了檔案的利用效率。

3 如何促進(jìn)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代火電企業(yè)檔案信息化建設(shè)

（一）重視構(gòu)建一體化的管理體系。對(duì)于火電企業(yè)而言，信息管理系統(tǒng)的目的是實(shí)現(xiàn)多種業(yè)務(wù)的綜合性管理，在根本上實(shí)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)行狀況的改善，提高管理效率。為了更好地促進(jìn)火電企業(yè)信息流通，要保證檔案歸檔的及時(shí)性，提高檔案內(nèi)容的完整性與真實(shí)性，形成一體化的檔案管理系統(tǒng)，重視火電系統(tǒng)管理平臺(tái)的建設(shè)，應(yīng)用具有兼容性的技術(shù)，保證業(yè)務(wù)體系之間的相通性，保證鏈接的有效性，達(dá)到檔案資料傳遞的實(shí)時(shí)性。同時(shí)，在統(tǒng)一化的系統(tǒng)平臺(tái)下，結(jié)合火電企業(yè)的實(shí)際，進(jìn)行檔案的及時(shí)處理，規(guī)范流程，明確管理權(quán)限，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性。

（二）變革管理方式。傳統(tǒng)的檔案管理只是注重對(duì)檔案實(shí)體的保管保護(hù)，以人工管理的方式為主，輔以相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施，大部分就是存放在庫(kù)房或檔案室而已。應(yīng)該說(shuō)互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式提出了新的挑戰(zhàn)，是一次全新的變革與思想的洗禮。檔案室以保存企業(yè)檔案并提供檔案為企業(yè)利用為己任，承擔(dān)著對(duì)企業(yè)原始記錄的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用等任務(wù)。檔案數(shù)字化建設(shè)的加快，數(shù)字檔案館、智慧檔案館的興起，檔案管理方式方法的變革，檔案中融入互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)元素，必將引領(lǐng)檔案事業(yè)更好更快發(fā)展，也會(huì)促進(jìn)檔案相關(guān)業(yè)務(wù)的發(fā)展。例如智慧在線檔案移交系統(tǒng)；智能密集架、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控與智能消防設(shè)施設(shè)備等，都離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)。

（三）重視對(duì)檔案管理方法的不斷優(yōu)化。為了在根本上強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)，提供數(shù)字化檔案的利用價(jià)值，火電企業(yè)需要提升檔案的利用效率，優(yōu)化檔案管理的模式。首先，要做好檔案的編研工作，增強(qiáng)檔案的質(zhì)量和使用價(jià)值。其次，適時(shí)進(jìn)行檔案管理成果的展示。將優(yōu)秀的檔案管理案例進(jìn)行展示，實(shí)現(xiàn)多樣化的展示方式，將先進(jìn)的管理模式滲透到工作之中，增強(qiáng)管理人員的管理觀念。

（四）加強(qiáng)檔案的安全管理。要重視安全管理制度的建立，對(duì)規(guī)則進(jìn)行明確，保證檔案的管理和使用都有據(jù)可查。同時(shí)，管理者要重視對(duì)各項(xiàng)制度的引導(dǎo)，確保管理制度的切實(shí)執(zhí)行。在數(shù)字化檔案管理中，需要建立完善的監(jiān)督部門，深化檔案安全管理。另外，還要降低信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)行加密處理。一方面要做好安全掃描工作，及時(shí)進(jìn)行方案的更新和完善，切實(shí)滿足火電企業(yè)的實(shí)際需要。一方面要加強(qiáng)監(jiān)督，確保信息來(lái)源的可靠性。為此，要建立跟蹤機(jī)制，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，保證檔案處理的安全狀態(tài)。對(duì)于檔案管理，優(yōu)化備份也十分關(guān)鍵，做好定期管理，有利于提升數(shù)據(jù)的安全性。借助數(shù)據(jù)備份，能夠防止數(shù)據(jù)的丟失。

（五）APP的開(kāi)發(fā)與推廣

由于智能移動(dòng)的大部分功能是靠APP實(shí)現(xiàn)的，如今APP已成為人們生活不可或缺的一部分，甚至很多用戶還患上了“APP依賴癥”。但在眾多APP中，用戶使用的APP具有集中性，相當(dāng)一部分應(yīng)用并不受人們青睞。就檔案有關(guān)的APP來(lái)看，通過(guò)搜索結(jié)果顯示，只有相關(guān)的檔案館才有這方面的應(yīng)用，提供的服務(wù)也只有電子資料圖書的閱讀。至于其他剩下的APP，大多是一些記事類工具，與檔案信息服務(wù)并無(wú)太大關(guān)系。

為此，開(kāi)發(fā)企業(yè)類的APP是推進(jìn)火電企業(yè)檔案信息化服務(wù)重要的一部分。檔案室可攜手軟件開(kāi)發(fā)商推出基于本企業(yè)的信息服務(wù)APP，前期可參考移動(dòng)圖書館的應(yīng)用，并不斷完善自己的特色服務(wù)。主要涵蓋項(xiàng)目有：1、建立用戶個(gè)人中心，在線體驗(yàn)實(shí)體檔案服務(wù)。2、查詢閱讀所需檔案。3、下載檔案（權(quán)限控制）4、其他特色服務(wù)。

總之，APP的開(kāi)發(fā)和推廣要根據(jù)用戶需求，設(shè)計(jì)出的應(yīng)用符合人性化和實(shí)用性才是關(guān)鍵。

綜上所述，在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，火電企業(yè)檔案信息化建設(shè)至關(guān)重要，需要不斷提升信息技術(shù)，優(yōu)化信息建設(shè)的速度，增強(qiáng)數(shù)據(jù)使用的效率，為企業(yè)提供更加高效的數(shù)據(jù)支持。與此同時(shí)，要對(duì)檔案技術(shù)管理模式進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，提高檔案管理的安全性，在根本上提升檔案信息化管理水平。不僅使我們的檔案管理工作效率及檔案使用效果都得到大大加強(qiáng)，也可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)，都可以通過(guò)任何聯(lián)網(wǎng)終端連接到檔案管理系統(tǒng)來(lái)管理或調(diào)用相關(guān)檔案內(nèi)容。

參考文獻(xiàn)

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[2]張麗、油氣田企業(yè)檔案宣傳如何融入移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)洪流《中國(guó)檔案》endprint