《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第六章 企業(yè)檔案工作制度建設(shè)

三、企業(yè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的制定

6.3.2檔案分類方案。應(yīng)明確分類依據(jù)、類別標(biāo)識(shí)、類目范圍。

制定企業(yè)檔案分類方案的分類規(guī)則是：同位類之間互不相容；各子項(xiàng)之和必須窮盡母項(xiàng)；同位分類必須按同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行；分類必須按層次進(jìn)行不能跳躍。

制定分類方案要根據(jù)企業(yè)檔案實(shí)際情況，遵循分類規(guī)則編制“類目表”，以指導(dǎo)具體的分類工作。

類目表：是根據(jù)本企業(yè)（系統(tǒng)）檔案的種類和數(shù)量情況，編制一個(gè)由大類、屬類、小類構(gòu)成的，具有從屬關(guān)系（縱向）和平行關(guān)系（橫向）的不同層次的類目體系。

分類方案是由類目表、標(biāo)記符號(hào)、說明與注釋、索引組成。

企業(yè)檔案分類體系的類目設(shè)置。工業(yè)企業(yè)檔案一級(jí)類目的設(shè)置按照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》規(guī)定，一級(jí)類目有：黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類。

企業(yè)檔案二級(jí)及二級(jí)以下類目的設(shè)置，同樣要依據(jù)企業(yè)管理職能分工，結(jié)合檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)來進(jìn)行具體劃分。參考《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》。

管理類檔案二級(jí)類目一般按問題設(shè)屬類，可參考《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》的二級(jí)類目。

產(chǎn)品檔案二級(jí)類目一般應(yīng)按產(chǎn)品的種類或型號(hào)來設(shè)置。

科研檔案二級(jí)類目一般應(yīng)按課題性質(zhì)或課題來設(shè)置。

建設(shè)項(xiàng)目檔案二級(jí)類目一般應(yīng)按工程性質(zhì)或工程項(xiàng)目來設(shè)置。

設(shè)備儀器檔案二級(jí)類目一般按設(shè)備儀器種類或型號(hào)設(shè)置。

中小型企業(yè)檔案分類層次不宜過多。

6.3.3文件歸檔范圍和保管期限表。應(yīng)明確各類文件歸檔的范圍及其相對(duì)應(yīng)的保管期限。

“文件歸檔范圍和保管期限表”是企業(yè)檔案工作中重要的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。文件歸檔范圍和保管期限表可以成為單獨(dú)的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，也可與文件歸檔制度合并為一個(gè)制度。在制定該制度時(shí)，文件歸檔范圍及保管期限部分應(yīng)以企業(yè)內(nèi)各職能部門為單位，按照各其職能和文件形成過程，逐項(xiàng)列出條目。對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目和臨時(shí)工作要單獨(dú)補(bǔ)充完善。參考本規(guī)范附錄A。

6.3.4特殊載體檔案管理規(guī)范。應(yīng)明確不同載體檔案收集、整理的要求和保管的條件。

本條是對(duì)企業(yè)制定特殊載體檔案管理規(guī)范提出要求。特殊載體檔案包括：磁性材料、感光材料和其他合成材料等為介質(zhì)的檔案記錄載體。存在形式有：照片、縮微膠片、錄音磁帶、錄像帶、磁盤、光盤、實(shí)物等。

收集范圍應(yīng)以企業(yè)文件歸檔范圍和保管期限表為主，參考載體形式。

在管理上一般不單獨(dú)設(shè)置類目，可視其內(nèi)容特征同紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)分類編號(hào)?？紤]其載體形式和保管要求不同，應(yīng)分庫(kù)保管。特殊載體檔案整理與保管具體要求見：《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821）、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894）、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15）、《檔案縮微品保管規(guī)范》（DA/T21）、《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（DA/T32）、《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T38）、《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T43）等標(biāo)準(zhǔn)。

第七章 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

一、企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動(dòng)

由于檔案產(chǎn)生于業(yè)務(wù)活動(dòng)，是業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄，因此，檔案工作與企業(yè)所有的業(yè)務(wù)活動(dòng)都有著不可分割的聯(lián)系，也只有將檔案管理與業(yè)務(wù)管理相結(jié)合，二者才能相得益彰。

7.1.1企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)的有機(jī)組成部分，應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。

企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)的記錄和生成物，與企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)有著天然的密切聯(lián)系，同時(shí)又服務(wù)于企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，企業(yè)在各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)中做好相關(guān)的檔案工作，將有利于企業(yè)的規(guī)范化管理。因此，需要企業(yè)檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理納入工作的議事日程鄭重考慮和研究，對(duì)企業(yè)檔案工作的發(fā)展做出整體規(guī)劃，并通過協(xié)調(diào)將檔案管理納入企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)的規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)各部門和有關(guān)人員的崗位或經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，以行之有效地保障各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)記錄的形成與管理。這是需要在領(lǐng)導(dǎo)層面解決的問題。

（本部分未完待續(xù)）