■梁偉杰

欽州學(xué)院

1 引言

高?；n案是高等學(xué)校在基建管理和基建工程項(xiàng)目活動(dòng)中直接形成的、有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體等材料。它既是高校建設(shè)過(guò)程、發(fā)展歷程的真實(shí)記錄，又是高校進(jìn)一步發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展，特別是不少高校的擴(kuò)建、新建項(xiàng)目，基建工程增加?；üぷ魇菍W(xué)校建設(shè)的重要組成部分，怎樣科學(xué)、規(guī)范管理好基建檔案，使其在新的平臺(tái)上更好地發(fā)揮作用，服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展，是當(dāng)前高校檔案部門、基建部門思考的問(wèn)題。

2 基建檔案的特點(diǎn)

基建檔案除了具有一般檔案的信息性、價(jià)值性、原始記錄性等特點(diǎn)以外，還存在以下特點(diǎn)。

2.1 成套性

每一個(gè)項(xiàng)目的基建檔案，都由各部分工程文件的每一個(gè)環(huán)節(jié)的文字、圖紙記錄而成，整體工程項(xiàng)目之間的檔案文件材料是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立、不可分割的有機(jī)整體，一個(gè)完整的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案，符合它所反映的客觀實(shí)體。這是高?；n案成套整體性的特點(diǎn)。

2.2 專業(yè)性

在基建工作中形成的材料，涉及到設(shè)計(jì)、勘探、施工、安裝、消防等專業(yè)技術(shù)活動(dòng)，產(chǎn)生的歷史記錄不僅是不變的，在以后項(xiàng)目的維修、驗(yàn)收、審查都是以它為唯一的依據(jù)，基建檔案的內(nèi)容性質(zhì)及其形成領(lǐng)域，專業(yè)性很鮮明。

2.3 實(shí)用性

基建項(xiàng)目完成后，基建檔案可以體現(xiàn)出建筑物的性質(zhì)、結(jié)構(gòu)等，特別是以后建筑物需要維修、擴(kuò)建、改建，或產(chǎn)權(quán)認(rèn)定、解決相關(guān)的土地糾紛等管理工作時(shí)，基建檔案起到的作用是其他材料不可替代的；此外，基建檔案既能為技術(shù)交流和科學(xué)研究服務(wù)，也能為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)服務(wù)，基建檔案具有實(shí)效實(shí)用性。

2.4 滯后性

一般來(lái)說(shuō)，基本建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)完成，需要有一個(gè)周期，特別是投資大，涉及面廣的基建項(xiàng)目，周期會(huì)更長(zhǎng)。項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程，存在一定的彈性因素（例如資金不到位等）影響，因而形成一套完整的基建檔案，也就滯后于它所反映的基建項(xiàng)目本身的完成時(shí)間[1]，只有等基建工程驗(yàn)收工作完成后，才能把全部資料整理完畢進(jìn)行歸檔。

3 基建檔案的重要性

作為高校檔案的一部份，基建檔案有其不可替代的作用，其意義主要如下：

3.1 是高校建筑使用維護(hù)的有效工具

在校園建筑需要改建擴(kuò)建、裝修維修、線路鋪設(shè)等工程中，為確保工程的安全、施工的準(zhǔn)確、竣工的順利等，都要利用基建檔案；此外，在一些搬遷至新建校區(qū)的大學(xué)，其老校區(qū)的基建檔案，是新用單位進(jìn)行改造、改建、裝修校園建筑的參考依據(jù)，基建檔案為學(xué)校建設(shè)提供了周密嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆?wù)。

3.2 是高校建設(shè)項(xiàng)目合法性的重要體現(xiàn)

基建檔案包含了高校基建工程各個(gè)階段的材料，包括工程預(yù)算、工程施工及竣工文件等，另外，基建工程的設(shè)計(jì)方案和圖紙，基建檔案的重點(diǎn)內(nèi)容，其中有關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)的設(shè)計(jì)圖、施工和竣工圖，還有相應(yīng)的文字說(shuō)明，都為高校的已有建筑的維護(hù)、管理及合理使用提供有力依據(jù)，除此之外，基建檔案中的建設(shè)許可證、用地批準(zhǔn)及項(xiàng)目立項(xiàng)等文件，也是高校建設(shè)項(xiàng)目合法性的體現(xiàn)，是維護(hù)高校建設(shè)合法權(quán)益的憑證。

3.3 是高校建筑質(zhì)量評(píng)估的重要依據(jù)

隨著工程建設(shè)工作的發(fā)展，其投資形式越來(lái)越多元化，高校基礎(chǔ)建設(shè)投資資金來(lái)源較多，有地方政府財(cái)政扶持，有國(guó)家撥款[3]，還有社會(huì)的捐款等模式，復(fù)雜多樣，而工程質(zhì)量如何，關(guān)系到各方安全，基建檔案是工程項(xiàng)目的全程記錄，是工程建設(shè)從零起步到日漸形成主體的建設(shè)質(zhì)量的反映，作為全過(guò)程記錄材料的基建檔案，對(duì)于建筑建設(shè)質(zhì)量的評(píng)估起著重要作用。

3.4 是維護(hù)教工利益的重要依據(jù)

基建檔案不僅對(duì)學(xué)校的建設(shè)發(fā)展起到積極作用，而且它所包含的文件材料，對(duì)教職員工的切身利益也帶來(lái)影響，學(xué)校為教工住房辦理房屋所有權(quán)證時(shí)，就需要利用到基建檔案中的消防驗(yàn)收合格意見、建筑工程施工許可證等文件；另外，在建立健全學(xué)校公房網(wǎng)數(shù)據(jù)等工作中，也需要利用基建檔案，提供準(zhǔn)確信息?；n案在維護(hù)教工利益等方面起到了極大作用。

4 存在的問(wèn)題

4.1 檔案管理意識(shí)不足，存在“重建設(shè)，輕檔案”現(xiàn)象

由于工程項(xiàng)目的完成時(shí)間較長(zhǎng)，涉及的人員、內(nèi)容較廣，材料編制周期長(zhǎng)等原因，給基建材料收集完整增加了難度?；?xiàng)目在研究階段，文件可能會(huì)漏缺，在招標(biāo)時(shí)段，由于中標(biāo)單位歸檔不及時(shí)，資料容易散失，施工過(guò)程中形成的圖紙和施工日志，由于施工單位不重視資料的收集整理工作，也會(huì)造成材料保存不齊全；另外，有不少基建材料會(huì)分散在承辦人或技術(shù)員手中，他們往往將這些建設(shè)資料隨便放進(jìn)自用的柜子或抽屜，沒有做到及時(shí)把資料移交給檔案管理員，最后需要向知情人詢問(wèn)，催收，才得以回收歸檔，管理人員如果疏忽了跟蹤項(xiàng)目基建材料工作，基建檔案材料就會(huì)不完整；此外，不少高?；ú块T的檔案工作規(guī)范、制度只有大致框架，還缺少細(xì)則落實(shí)，缺少行之有效基建檔案管理制度和收集、立卷的配套辦法。檔案工作不寫進(jìn)工作計(jì)劃、不列入崗位責(zé)任制的考核范圍，基建檔案管理比較隨意，工作結(jié)果難有保障，往往是要使用檔案的時(shí)候，就會(huì)出現(xiàn)查閱無(wú)果，無(wú)處可尋的無(wú)助局面?；n案的管理是基建項(xiàng)目管理工作的重要組成部分，但不少高校檔案管理意識(shí)較弱，特別在基建部門，普遍存在“重建設(shè)，輕檔案”的現(xiàn)象。

4.2 缺乏專業(yè)人員管理，工作較為被動(dòng)

檔案管理需要專業(yè)技能，社會(huì)的發(fā)展也對(duì)檔案管理人員提出更高的要求，需要復(fù)合型的人才，但是，當(dāng)前高校檔案機(jī)構(gòu)人員普遍存在進(jìn)入門檻較低的現(xiàn)象，不少高校因從解決學(xué)校眼前面臨的一些困難出發(fā)，安排學(xué)校引進(jìn)人才的家屬進(jìn)館，而缺乏從專業(yè)角度進(jìn)行考慮招聘檔案員，給檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展帶來(lái)了不利因素。目前，高校檔案部門基建工程專業(yè)或檔案專業(yè)知識(shí)的管理員較少，兩者都兼而有之的管理員更少?；n案內(nèi)容涉及的專業(yè)知識(shí)很強(qiáng)，檔案人員如果沒有一定的基建知識(shí)，對(duì)做好基建檔案管理工作帶來(lái)影響，給檔案管理水平的突破帶來(lái)困難，工作不僅沒有創(chuàng)新，而且容易陷入被動(dòng)的局面；在基建部門，兼職檔案員大多是不熟悉基建業(yè)務(wù)或?qū)n案知識(shí)了解甚少的，加上管理人員變換頻繁，部門沒有明確相關(guān)的管理規(guī)定，難以形成一個(gè)良性的檔案管理機(jī)制，學(xué)校基建材料的收集與整理工作就陷入被動(dòng)的局面。

4.3 基建材料不規(guī)范，歸檔質(zhì)量受到影響

高校檔案部門在接收進(jìn)館（室）的基建材料中，經(jīng)常出現(xiàn)以下問(wèn)題：不少材料不符合歸檔要求，一些起著憑證作用或具有法律效力的關(guān)鍵文件，卻是復(fù)印件；有些基建材料上的蓋章、簽字等不全，失去原有的作用；不少基建材料紙張大小不一，個(gè)別材料是起著憑證作用的，卻用鉛筆、圓珠筆書寫，任意涂寫，字跡模糊；有些移交歸檔的材料內(nèi)容與實(shí)物不相符合[4]，例如設(shè)計(jì)變更、施工記錄等，等到項(xiàng)目竣工要?dú)w檔材料時(shí)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題所在，就必須用很多時(shí)間把正確的材料催收；不少高?；n案歸檔工作質(zhì)量不高，檔案信息化程度偏低，基建檔案歸檔目錄中，做到的只是“目錄級(jí)”的管理，在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，而沒有相應(yīng)的電子文件；許多高?；ú块T未能做到部門立卷，把材料上交后由檔案部門整理歸檔。

4.4 基建檔案載體單一，信息化程度不高

按檔案相關(guān)要求，基建工程檔案必須要有電子檔案，與紙質(zhì)檔案一并進(jìn)行歸檔。在項(xiàng)目施工過(guò)程每一個(gè)階段，都留下電子文件或照片，做到管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化，使基建檔案能準(zhǔn)確、及時(shí)、可靠、完整地為利用者提供服務(wù)。但不少高?；n案除紙質(zhì)材料外，特殊載體匱乏，存儲(chǔ)所占空間大；很多高校還是用傳統(tǒng)的管理方式，查檔時(shí)輔助以手工翻閱，效率較低，大多數(shù)是利用者到檔案室進(jìn)行借閱,說(shuō)明要利用的檔案內(nèi)容，檔案管理人通過(guò)檢索查找相應(yīng)的檔案原件，供利用者查閱或登記外借復(fù)印，存在諸多不便，整體而言，高?；n案的管理在管理理念、技術(shù)處理、運(yùn)作設(shè)備等方面[5]，都未能跟上檔案管理現(xiàn)代化的步伐。

5 解決基建檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

5.1 提高檔案意識(shí)，重視基建檔案管理

一是高校檔案部門要從各方面提高學(xué)校整體的檔案意識(shí)，營(yíng)造師生員工支持并自覺維護(hù)學(xué)校檔案工作的良好氛圍，為檔案工作的順利開展做好鋪墊；二是在基建檔案管理方面，多向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、溝通，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性，特別是一些重大項(xiàng)目的檔案材料的管理，思想及制度上就會(huì)給予重視，加強(qiáng)指導(dǎo)、監(jiān)督，督促基建部門做好檔案材料收集工作；三是把檔案工作列入本部門工作計(jì)劃、納入考核范圍，特別是基建部門，要落實(shí)人員、提供條件管理基建材料，做到整個(gè)基建項(xiàng)目的檔案材料全程跟蹤，保證項(xiàng)目資料的收集完整；

5.2 基建檔案與基建項(xiàng)目同步進(jìn)行管理

針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題，要使高校建設(shè)項(xiàng)目的檔案齊全完整，可以按以下方法處理：一是在基建工程實(shí)施的各個(gè)階段，就要同步對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行收集、整理積累，工程開始之初，必須對(duì)各方基建檔案的收集移交明確提出要求，把檢查基建檔案的情況落實(shí)到檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量中，包括對(duì)隱蔽工程文件材料的收集整理；二是基建部門（或能介入管理的檔案部門）要保持與設(shè)計(jì)、建設(shè)、施工單位的有機(jī)聯(lián)系[6]，以便及時(shí)解決基建材料歸檔的相關(guān)問(wèn)題，嚴(yán)格要求施工方、監(jiān)理方等提供各個(gè)工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生的材料，做好收集整理工作。學(xué)校要注意督促施工、監(jiān)理等各方配備資料管理員，明確管理責(zé)任，確保施工項(xiàng)目的材料完整。

5.3 提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

受客觀原因影響，目前高校檔案部門要招聘有基建專業(yè)知識(shí)的管理員存在困難，但要基建檔案科學(xué)、規(guī)范地管理好，需要管理員既有檔案業(yè)務(wù)技能，又懂基建知識(shí)，如何處理這一問(wèn)題，這就要求檔案人員要有自我學(xué)習(xí)的意識(shí)，一是參加基建業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，多向基建專業(yè)的人員學(xué)習(xí)，熟悉了解基建項(xiàng)目各階段工作及形成材料情況；二是在自學(xué)、培訓(xùn)的同時(shí)，經(jīng)常向同行學(xué)習(xí)好的經(jīng)驗(yàn)與管理方法，聽他們介紹行之有效的管理方法，為做好基建檔案管理打下基礎(chǔ)；三是為把好基建檔案歸檔的質(zhì)量關(guān)，基建部門的兼職的檔案員也需要具備基建知識(shí)，收集、移交好檔案材料，共同將學(xué)校的基建檔案向管理科學(xué)化、規(guī)范化方向推進(jìn)。

5.4 推進(jìn)基建檔案數(shù)字化工作

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，查檔利用服務(wù)的需求，檔案數(shù)字化已成了必然趨勢(shì)。受經(jīng)費(fèi)等的影響，高校檔案數(shù)字化工作啟動(dòng)比較滯后。檔案部門要積極推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)，將基建檔案?jìng)鹘y(tǒng)的手工管理改為利用計(jì)算機(jī)、數(shù)字?jǐn)z影、數(shù)據(jù)庫(kù)、存儲(chǔ)等技術(shù)，把各種載體的材料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，然后以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化的形式提供服務(wù)。在數(shù)字化工作全面啟動(dòng)前，高校要保證數(shù)字化需要的硬件和軟件設(shè)施投入，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)。此外，建設(shè)單位要在基建項(xiàng)目管理數(shù)字化平臺(tái)上建設(shè)虛擬檔案管理中心，實(shí)現(xiàn)基建檔案數(shù)字化的前端控制。再者，基建部門、檔案部門要基建材料收集齊全，做好紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔工作。最后，繼續(xù)對(duì)現(xiàn)有的基建檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)全文（圖紙）掃描，建立基建數(shù)字檔案，盡可能減少實(shí)體利用給紙質(zhì)檔案帶來(lái)的磨損，保護(hù)好檔案。

結(jié)語(yǔ)

做好基建檔案管理工作是對(duì)歷史負(fù)責(zé)的具體體現(xiàn)，高校要給予足夠的重視，基建檔案數(shù)量較多，管理難度較大，檔案管理部門要根據(jù)實(shí)際工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，創(chuàng)新管理機(jī)制與服務(wù)形式，采取有效的辦法進(jìn)行解決。檔案人員要與時(shí)俱進(jìn)，主動(dòng)作為，從各方面提高基建檔案管理與服務(wù)水平，促進(jìn)檔案的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

[1]肖宇.高?；n案管理中收集工作的難點(diǎn)研究[J].統(tǒng)計(jì)與管理，2017（11）

[2]陳晶，王寧.淺談高?；n案的作用[J].時(shí)代金融，2016（11）

[3]張良.高?；n案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（11）

[4]劉赟博.如何提高高?；n案的歸檔率和完整率[J].城建檔案，2017（4）

[5]杜勇.論高校基建檔案的價(jià)值[J].蘭臺(tái)世界，2016（5）

[6]宋蕾.新形勢(shì)下高校基建檔案管理工作創(chuàng)新探究[J].經(jīng)貿(mào)實(shí)踐，2016（11）