郭永清

摘 要：現(xiàn)代社會，人才已成為企業(yè)發(fā)展之重要資源，加強對人才信息的收集管理也成為了企業(yè)工作的重要內(nèi)容，因此，企業(yè)應(yīng)重視人事檔案管理工作，并采取行之有效的方式開展該項工作。特別是在信息技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)下，企業(yè)人事檔案管理也應(yīng)與時俱進，采用現(xiàn)代化檔案管理方式來提升人事檔案管理效率，本文對此進行了詳細探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè);人事檔案管理;現(xiàn)代化管理

人事檔案是企業(yè)于人事管理中逐步積累形成的檔案，是對企業(yè)員工個人信息的詳盡記錄，能夠反映企業(yè)員工的學(xué)歷與能力、工作經(jīng)歷、工作成績以及德才水平，并為企業(yè)的人員任用與選拔提供有效參考。特別是在當(dāng)前人才競爭日趨激烈的時代背景下，企業(yè)要想做好人員管理工作，就需重視對人事檔案的管理，結(jié)合員工檔案內(nèi)容以及其日常工作表現(xiàn)來對員工進行正確的評判，并將其安排至合適崗位，實現(xiàn)人盡其用，最大程度發(fā)揮企業(yè)員工的個人價值，在提升人力資源管理水平之同時提高企業(yè)整體效益。因此，與時俱進地對企業(yè)人事檔案進行現(xiàn)代化管理迫在

眉睫。

一、檔案現(xiàn)代化管理的主要特點

在互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案的現(xiàn)代化管理主要體現(xiàn)了如下特點：第一，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已深入至各行各業(yè)，各企業(yè)也紛紛引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開展檔案管理工作，不僅實現(xiàn)了檔案信息的電子化歸檔和數(shù)字化轉(zhuǎn)變，還加大了網(wǎng)絡(luò)平臺開發(fā)力度，實現(xiàn)了檔案信息的聯(lián)網(wǎng)共享，檔案部門已與其他各部門實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)連接，方便各部門把最新檔案資料及時傳送給檔案部門，實現(xiàn)了對檔案信息的實時更新與記錄。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化在很大程度上節(jié)約了人力物力，保證了檔案信息的完整性與及時更新，提高了檔案管理效率。第二，檔案管理的便捷化。現(xiàn)代檔案管理工作已采用先進的設(shè)施設(shè)備來開展，各檔案部門已紛紛引入了掃描儀、計算機、打印復(fù)印機、打碼機等等現(xiàn)代化管理工具，能夠很方便地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，既壓縮了檔案的存儲空間，也方便了檔案資料的調(diào)取和利用，為檔案的管理提供了便捷。

二、企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化的必要性

（一）是適應(yīng)社會經(jīng)濟發(fā)展的需要

隨著生產(chǎn)力的不斷提高以及現(xiàn)代科技的發(fā)展，經(jīng)濟全球化發(fā)展以及市場經(jīng)濟的一體化發(fā)展已是大勢所趨，這使得社會人才的流動日益頻繁，人才信息交流也日益多樣化。在此背景下，企業(yè)需通過現(xiàn)代化手段，利用信息技術(shù)建立便捷的人才信息管理平臺，才更有助于人力資源的管理，以及人才資源的共享。企業(yè)人事檔案管理的管理對象是企業(yè)員工，而員工具有一定的社會屬性，其個人信息資料十分復(fù)雜且多樣，在社會人才流動頻繁的時代背景下，企業(yè)人員的人事檔案內(nèi)容也更為復(fù)雜，這也就需要企業(yè)人事檔案管理部門能夠采用先進的管理方式來開展人事檔案管理工作，使相關(guān)工作與社會經(jīng)濟的發(fā)展需求相契合，與社會的信息化發(fā)展高度相關(guān)，進而實現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理之革新，提高檔案管理效率。

（二）是現(xiàn)代企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展的需要

當(dāng)前，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營方式得到了一定程度的改變，企業(yè)經(jīng)營管理的現(xiàn)代化程度更高了，這也就要求其他部門配套的管理措施也與時俱進，跟上企業(yè)發(fā)展的步伐。從企業(yè)人事檔案管理工作來看，不僅檔案資料多，內(nèi)容復(fù)雜，且檔案更新速度較快，企業(yè)員工的工作成績、德才表現(xiàn)、各類重要獎懲事跡等都需要及時記錄在案，如此才能更便于企業(yè)甄選人才。而現(xiàn)代企業(yè)更注重工作效率，且各部門之間的分工合作更為精細化，某一部門工作效率低則會對企業(yè)整體工作效率產(chǎn)生影響。因此，為跟上現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展步伐，企業(yè)人事檔案管理也應(yīng)采用現(xiàn)代化管理方式，進行開放式、高效化管理，真正促進企業(yè)發(fā)展。

三、企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化的要求

（一）實現(xiàn)人事檔案電子化管理

當(dāng)前，檔案信息化管理是大勢所趨，因此，要實現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理需先實現(xiàn)檔案資料的電子化管理，亦即要求變紙質(zhì)檔案為電子檔案，構(gòu)建規(guī)范統(tǒng)一的電子檔案信息庫，以方便企業(yè)各部門通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行人事檔案資料之查閱。同時，電子化檔案管理也便于檔案管理人員及時更新和修改人事資料，保證人事檔案之完整性。此外，也便于企業(yè)將人事檔案數(shù)據(jù)保存至云端，提高檔案保管的安全性，節(jié)約管理成本。

（二）實現(xiàn)人事檔案標準化管理

企業(yè)人事檔案的現(xiàn)代化管理需要遵循一定的管理標準，特別是在經(jīng)濟全球化以及各企業(yè)之間聯(lián)系密切的當(dāng)下，企業(yè)人事檔案管理依據(jù)一定的標準開展，有利于加強各企業(yè)之間的人力資源信息整合，也便于企業(yè)利用系統(tǒng)軟件對人事檔案進行集中管理。此外，以統(tǒng)一的標準開展人事檔案管理工作，有利于信息的共享交流，便于信息資料的統(tǒng)計分析與利用，還有助于各企業(yè)檔案部門工作之接軌。

（三）實現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

檔案電子化是檔案網(wǎng)絡(luò)化管理之基礎(chǔ)，在做好企業(yè)人事檔案電子化轉(zhuǎn)化后，企業(yè)人事檔案管理人員還應(yīng)在遵循相關(guān)查閱原則以及保密原則的基礎(chǔ)上，對人事檔案開展網(wǎng)絡(luò)化管理，不僅實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部人力資源信息的共享，還可實現(xiàn)人力資源的網(wǎng)絡(luò)共享，以便于企業(yè)、社會選拔人才，實現(xiàn)檔案資源之高效利用。

四、企業(yè)人事檔案現(xiàn)代化管理的策略

（一）人事檔案管理制度現(xiàn)代化

人事檔案之現(xiàn)代化管理需要依靠一定的制度來開展，企業(yè)可根據(jù)自身實際情況，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理方法與原則進行相關(guān)管理制度的調(diào)整與優(yōu)化，以形成符合本企業(yè)發(fā)展需要的現(xiàn)代化人事檔案管理制度，促進相關(guān)工作之有序開展。這就需要企業(yè)檔案部門加強與上層領(lǐng)導(dǎo)及人事部門之溝通交流，制定出完整、明細之制度，特別是針對人事檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，不僅要出臺詳細的檔案收集制度、整理制度、查閱制度、網(wǎng)絡(luò)共享制度，還應(yīng)出臺相應(yīng)的安全管理制度，以此既保證相關(guān)工作的有序開展，又保證人事檔案現(xiàn)代化管理之安全，同時亦使人事檔案方便企業(yè)各部門的調(diào)閱利用，使人人參與管理，責(zé)任落到實處，進而提升管理工作效率。

（二）實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)自動化整合

現(xiàn)代社會講究工作效率，企業(yè)人事檔案管理也應(yīng)提高工作效率，通過有效方法實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)之自動化整合，節(jié)約管理時間，減少管理成本，實現(xiàn)管理效益的最大化。前文已提到，人事檔案的現(xiàn)代化管理需要實現(xiàn)檔案資源的電子化、網(wǎng)絡(luò)化，但是，檔案資料的電子化并非簡單的變紙質(zhì)檔案為電子檔案，而是要實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的自動化整合。特別是在大數(shù)據(jù)時代，信息資源多如牛毛，人事變動頻繁，要想提高人事檔案管理效率，更需要實現(xiàn)其數(shù)據(jù)之自動化整合。這一方面要求企業(yè)人事檔案管理人員加強對人事資料信息之收集整理，并依據(jù)行業(yè)之統(tǒng)一標準構(gòu)建信息管理體系，加強檔案數(shù)字化建設(shè)以及網(wǎng)絡(luò)化共享，方便用戶查閱所需檔案資料，同時加強與其他企業(yè)之合作交流，對可公開的部分人事檔案信息進行開放共享;另一方面，要加強技術(shù)研究，密切關(guān)注最新人事檔案管理技術(shù)動態(tài)，有效促進檔案數(shù)據(jù)之整合管理，加快數(shù)據(jù)化管理進程，或引入云計算等服務(wù)模式，實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)的精準定位、篩選與整合，實現(xiàn)人事檔案的有序管理。此外，利用云端技術(shù)，也有助于人事檔案之自動化分類存儲，使用戶享受到可視化數(shù)據(jù)服務(wù)。

（三）不同載體人事檔案的無障礙轉(zhuǎn)化

檔案具有唯一性，這就需要檔案存儲要遵循雙套制，企業(yè)人事檔案的現(xiàn)代化管理同樣如此。對于紙質(zhì)檔案而言，其需要占據(jù)較大的存儲空間，且對檔案室的保存條件有著較為嚴格的要求，不僅要溫濕度適宜，還需防蟲防火防塵，人力物力消耗比較大，管理不當(dāng)極易造成檔案資料的損毀，因此，可利用掃描儀、縮微膠卷以及光盤對紙質(zhì)檔案進行現(xiàn)代化存儲管理，構(gòu)建數(shù)字影像整合系統(tǒng)，進而實現(xiàn)紙質(zhì)介質(zhì)、縮微膠片與磁介質(zhì)之無障礙轉(zhuǎn)化，提高人事檔案資料保管的安全性，實現(xiàn)雙重保管。此外，對于電子文檔，也可利用相關(guān)工具將其刻錄成光盤，或利用硬盤進行存儲備份，有效延長檔案資料的保存期限，緩解傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案占用空間大的壓力，也更便于人事檔案資料的利用與共享。

（四）儲備現(xiàn)代化人事檔案管理人才

企業(yè)人事檔案之現(xiàn)代化管理需要以專業(yè)化人才為基礎(chǔ)，因此，企業(yè)需有計劃地儲備現(xiàn)代化人事檔案管理人才，多引入一些具有現(xiàn)代化檔案管理理念、具有專業(yè)知識、懂得現(xiàn)代信息技術(shù)之人才，以應(yīng)對人事檔案現(xiàn)代化管理之發(fā)展，提高檔案管理工作效率。人事檔案管理人員需明確自身工作職責(zé)是為用戶提供檔案服務(wù)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層選拔人才提供數(shù)據(jù)支持，因此，需不斷改進與提升服務(wù)質(zhì)量，這就需要在專業(yè)能力以及綜合素養(yǎng)的提升上下功夫。且人事檔案的現(xiàn)代化管理需要檔案管理人員掌握一定的信息化技術(shù)，能夠利用相關(guān)管理軟件開展檔案管理工作，這就需要企業(yè)檔案部門在人才引進時要明確聘用人員的信息化技能要求，具有一定的網(wǎng)絡(luò)安全知識，能夠勝任本職工作。而對于企業(yè)已在任的檔案管理人員，企業(yè)應(yīng)加強對其的培訓(xùn)，可組織集體學(xué)習(xí)、內(nèi)部交流會，進行知識經(jīng)驗的分享交流以及工作問題的探討解決，也可邀請專業(yè)人士來企業(yè)開辦學(xué)習(xí)講座，共同探討前沿問題，提高檔案管理人員的思想認識，促其不斷學(xué)習(xí)進取，更新工作理念，提高工作能力，為企業(yè)人事檔案之現(xiàn)代化管理夯實人才基礎(chǔ)。

總之，企業(yè)人事檔案的現(xiàn)代化管理是大勢所趨，需要企業(yè)相關(guān)人員轉(zhuǎn)變工作理念，引入新的現(xiàn)代化管理方式，實現(xiàn)人事檔案管理工作之高效開展。

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