李 進(jìn)

（陜西省交通規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院 陜西省西安市 710075）

高速公路檔案的電子化管理，有利于提升檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，確保檔案資料的作用得到真正體現(xiàn)。對(duì)高速公路檔案電子化管理來(lái)說(shuō)，其物質(zhì)對(duì)象以檔案資料、紙質(zhì)和機(jī)讀等形式為主，通過(guò)計(jì)算機(jī)收集、篩選檔案，保證了檔案資料的完整性與真實(shí)性。這樣能夠有效減少人力資源的浪費(fèi)，提升了工作效率，節(jié)省了空間，有利于檔案的查詢與利用，為高速公路后續(xù)建設(shè)奠定了良好基礎(chǔ)。

1 高速公路檔案電子化管理的作用

1.1 滿足檔案管理需求

近年來(lái)我國(guó)高速公路事業(yè)發(fā)展很快，通常里程也日益增多，經(jīng)歷了單線、多線、區(qū)域網(wǎng)絡(luò)和立體信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展過(guò)程。在高速公路勘探與設(shè)計(jì)過(guò)程中，形成的檔案不僅數(shù)量多，載體也不一樣，也讓管理信息構(gòu)成、傳遞、處理和儲(chǔ)存發(fā)生了翻天覆地的變化。在此背景下高速公路檔案管理模式也要作出改變，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式將被淘汰，逐步實(shí)現(xiàn)電子化，才能滿足實(shí)際工作需求，

1.2 滿足工程建設(shè)要求

高速公路在快速發(fā)展過(guò)程中，前期的勘探與設(shè)計(jì)工作顯得尤為重要，在日常工作中也會(huì)形成了一定規(guī)模的檔案資料，只有保存好高速公路勘探與設(shè)計(jì)資料，才能讓后期建設(shè)工作得到可靠資料，有利于整個(gè)高速公路工程建設(shè)的順利進(jìn)行。對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，已經(jīng)難以滿足快節(jié)奏、高效率及多線程工作需求，需要在建檔與管理上實(shí)現(xiàn)電子化，從而真正建立起完善的信息支撐體系。

1.3 滿足行業(yè)監(jiān)管要求

高速公路勘探與設(shè)計(jì)是一項(xiàng)復(fù)雜和難度較高的工作，在實(shí)際工作中會(huì)產(chǎn)生大量的高價(jià)值資料信息。對(duì)高速公路勘探與設(shè)計(jì)單位來(lái)說(shuō)，在開(kāi)展工作中會(huì)形成類(lèi)型豐富、數(shù)量龐大的檔案，需要重視做好檔案管理工作，確保充分發(fā)揮出其應(yīng)有價(jià)值。為了保證高速公路檔案得到有效管理，需要盡快實(shí)現(xiàn)電子化，從而保證管理效能實(shí)現(xiàn)提升。

2 高速公路檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案電子化管理認(rèn)識(shí)不到位

當(dāng)前高速公路事業(yè)的快速發(fā)展對(duì)檔案管理工作有了更加嚴(yán)格的要求，然而相關(guān)單位卻沒(méi)有意識(shí)到這一點(diǎn)，認(rèn)為高速公路檔案發(fā)揮的作用有限，不能直接帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，因此在檔案管理工作上投入的時(shí)間與精力較少。因?yàn)樗枷肜砟钌洗嬖谄?，所以高速公路檔案管理工作難以取得預(yù)期效果，尤其是檔案電子化建設(shè)進(jìn)程緩慢。檔案管理部門(mén)應(yīng)該提高重視程度，盡快消除錯(cuò)誤的發(fā)展觀念，跟上時(shí)代發(fā)展步伐，在思想理念上進(jìn)行更新，特別是要注重檔案電子化管理。這樣才能真正履行好自身職責(zé)，將高速公路勘探與設(shè)計(jì)等檔案的價(jià)值最大限度發(fā)揮出來(lái)，促進(jìn)高速公路事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

2.2 電子檔案管理制度不完善

雖然現(xiàn)階段在高速公路檔案中實(shí)現(xiàn)了電子化管理，然而實(shí)際效果卻不理想，主要是缺乏完善的電子檔案管理制度，檔案管理人員思想意識(shí)落后，沒(méi)有及時(shí)收集、整理和保存高速公路電子檔案，時(shí)間一長(zhǎng)容易出現(xiàn)遺漏、丟失的問(wèn)題[1]。此外，檔案管理人員也不了解電子檔案管理制度，工作上顯得不夠規(guī)范，而單位的宣傳力度也很薄弱，不能將電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)合理確定下來(lái)，從而難以符合高速公路檔案電子化管理的要求。

2.3 檔案管理軟硬件更新不及時(shí)

高速公路檔案電子化管理涉及方方面的事項(xiàng)，與多個(gè)部門(mén)密切相關(guān)，且這些工作在技術(shù)和設(shè)備等方面有較高要求，從實(shí)際情況來(lái)看，由于檔案管理軟硬件更新速度慢，導(dǎo)致難以滿足高速公路檔案電子化管理的要求。由于高速公路部門(mén)在思想上重視程度不夠，因此投入的資金很少，不能盡快將計(jì)算機(jī)、掃描儀、除濕柜等現(xiàn)代化設(shè)備配置齊全，也無(wú)法將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的作用發(fā)揮出來(lái)，影響了高速公路檔案電子化管理效果。

2.4 電子檔案保存安全問(wèn)題

在高速公路檔案電子化管理中，還面臨著如何保存的問(wèn)題，主要原因網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字環(huán)境等對(duì)電子檔案管理影響很大，且存儲(chǔ)載體、軟件服務(wù)系統(tǒng)和電子設(shè)備技術(shù)等也是關(guān)鍵因素。對(duì)高速公路檔案電子化管理來(lái)說(shuō)，資料存儲(chǔ)載體較為脆弱，且載體存放環(huán)境上要求也很?chē)?yán)格，天氣、黑客攻擊和網(wǎng)絡(luò)病毒等都會(huì)威脅著儲(chǔ)存載體的安全，且難以復(fù)原。因此，如何加強(qiáng)對(duì)電子檔案的保存管理，也是我們需要重視的問(wèn)題，這關(guān)系著高速公路電子檔案的完整性與可靠性。

2.5 檔案管理人員素質(zhì)偏低

為了保證高速公路檔案電子化管理順利實(shí)現(xiàn)，檔案管理人員應(yīng)該具備較高的素質(zhì)與能力。但是從實(shí)際情況來(lái)看，很多檔案管理人員在工作上顯得比較疏忽，未將崗位職責(zé)履行到位，從而引起的很多問(wèn)題[2]。對(duì)此應(yīng)該注重提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力與道德素質(zhì)，為高速公路檔案電子化管理效率的提升打牢基礎(chǔ)。對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)該掌握豐富政治理論，具備較強(qiáng)的技術(shù)水平，尤其是在高速公路檔案電子化建設(shè)背景下，更對(duì)檔案管理人員提出了更高要求。但是在高速公路檔案管理中，相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)還有待提升，這點(diǎn)我們應(yīng)當(dāng)引起重視，解決檔案管理人員的能力與素質(zhì)問(wèn)題。

3 高速公路檔案電子化管理的策略

3.1 高度重視檔案電子化管理

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，也對(duì)高速公路檔案管理工作提出了新的要求與標(biāo)準(zhǔn)，這要求我們提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，加快電子化建設(shè)步伐，才能避免高速公路檔案管理陷入邊緣化境地。在新的形勢(shì)下高速公路檔案管理工作也需要緊跟時(shí)代發(fā)展腳步，傳統(tǒng)檔案管理模式顯得非常死板，靈活性也不強(qiáng)，與檔案電子化管理方式相比優(yōu)勢(shì)不明顯。對(duì)此我們應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到高速公路檔案電子化管理的重要性，盡快轉(zhuǎn)變自身的思想理念，消除以往錯(cuò)誤的觀念，保持積極的工作態(tài)度，采取有效措施實(shí)現(xiàn)高速公路檔案的電子化管理。這樣有利于提升檔案管理工作在高速公路事業(yè)上的地位，真正將檔案資料的作用發(fā)揮出來(lái)。

3.2 健全電子檔案管理制度

在高速公路檔案電子化管理過(guò)程中，需要建立完善的檔案管理制度，方可實(shí)現(xiàn)電子檔案管理工作的規(guī)范、有序開(kāi)展，也為單子檔案信息的安全與完整提供了可靠保證。對(duì)高速公路檔案來(lái)說(shuō)能夠進(jìn)行全程電子化管理，這需要我們明確各個(gè)人員的職責(zé)，將檔案的收集、整理、歸檔和利用等職責(zé)明確下來(lái)，讓每個(gè)部門(mén)與人員都有清晰的責(zé)任[3]。通過(guò)采取這種模式，才能讓高速公路檔案電子化順利實(shí)現(xiàn)，也能進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范管理，為高速公路事業(yè)的發(fā)展提供可靠資料，防止在檔案信息上發(fā)生嚴(yán)重的錯(cuò)誤。

3.3 加大投入，將軟硬件配置齊全

對(duì)高速公路勘探與設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的各種資料來(lái)說(shuō)，都要通過(guò)電子化的形式進(jìn)行保存，電子檔案在整個(gè)高速公路事業(yè)上具備重要的作用，只有實(shí)現(xiàn)了對(duì)高速公路檔案的電子化管理，才能提升各項(xiàng)檔案資料的完整性與可靠性。對(duì)此我們應(yīng)該在高速公路檔案電子化管理中增加資金的投入，將所需軟硬件配置齊全，確保電子檔案管理工作順利開(kāi)展。同時(shí)還需要運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)查詢與利用高速公路勘探與設(shè)計(jì)檔案，也便于有價(jià)值的信息得到共享，更好的為高速公路后期建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。此外，還需要配置相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，主要包括數(shù)據(jù)加密技術(shù)、防火墻技術(shù)等，提升高速公路電子檔案的安全性與可靠性，防止電子檔案信息發(fā)生丟失與泄露等問(wèn)題。

3.4 加強(qiáng)電子檔案保存工作

在高速公路電子檔案保存工作中，需要將歸檔工作做到位，提前進(jìn)行備份，采取專(zhuān)機(jī)和備份制度。對(duì)于重要的高速公路電子檔案，其儲(chǔ)存載體保存至少需要兩份，并運(yùn)用分布式雙機(jī)備份的方式，這樣解決了檔案管理人員操作失誤、電子檔案儲(chǔ)存載體遭到破壞等引起的電子檔案丟失的問(wèn)題[4]。此外，在高速公路檔案電子化管理過(guò)程中，還要運(yùn)用電子歸檔與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案并存的管理模式，這樣不需要兩種管理系統(tǒng)，只需要在紙質(zhì)檔案上將電子檔案存放地點(diǎn)注明，并在電子檔案中注明紙質(zhì)檔案所放地點(diǎn)，確保兩者保持一致。通過(guò)這種方法，可以有效解決保存問(wèn)題，讓高速公路電子檔案管理工作更加安全，便于今后的利用。

3.5 提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

為了真正實(shí)現(xiàn)高速公路檔案的電子化，需要檔案管理人員具備豐富的理論知識(shí)，掌握各種現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備的應(yīng)用方法。對(duì)此高速公路部門(mén)應(yīng)該加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，讓他們學(xué)習(xí)到更加先進(jìn)的知識(shí)與技術(shù)，從整體上提升檔案管理隊(duì)伍的能力與素質(zhì)。同時(shí)還要面向社會(huì)招聘優(yōu)秀人才，為高速公路檔案電子化管理奠定良好的人才基礎(chǔ)。同時(shí)對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，也要主動(dòng)更新思想觀念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)與實(shí)踐，利用空閑時(shí)間認(rèn)真學(xué)習(xí)與思考，不斷提升自己的檔案電子化管理能力。這樣才能保證高速公路檔案電子化管理工作高效開(kāi)展，也能實(shí)現(xiàn)預(yù)期的目標(biāo)與效益。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，高速公路檔案電子化管理涉及事項(xiàng)多、內(nèi)容雜，需要多個(gè)專(zhuān)業(yè)與部門(mén)配合與協(xié)調(diào)。在社會(huì)發(fā)展與進(jìn)步過(guò)程中，辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化和信息電子化等發(fā)展，檔案電子化管理逐步在各個(gè)行業(yè)與領(lǐng)域滲透。在高速公路勘探與設(shè)計(jì)檔案管理過(guò)程中，也需要盡快實(shí)現(xiàn)電子化，這要求我們提高重視，增加投入力度，完善檔案電子化管理所需設(shè)備。同時(shí)要加強(qiáng)培訓(xùn)工作，提升檔案管理人員素質(zhì)與能力，從而真正實(shí)現(xiàn)高速公路檔案電子化管理，確保將各項(xiàng)檔案資料的價(jià)值真正體現(xiàn)出來(lái)。