基于公路項目建設(shè)管理系統(tǒng)的計量變更管理數(shù)據(jù)庫設(shè)計

賀 軍

(廣東省南粵交通揭惠高速公路管理中心 湛江 524000)

20世紀80年代，我國從發(fā)達國家引進項目管理理念，經(jīng)過近30年發(fā)展，在項目管理的概念、理論、組織、方法和手段方面均取得了不少成績[1-2]。但是，信息管理仍是項目管理中的薄弱環(huán)節(jié)，至今多數(shù)業(yè)主方和施工方信息管理的組織、方法和手段還相對落后，難以滿足近年來高速公路的大規(guī)模建設(shè)需要。而高速公路信息系統(tǒng)作為一項龐大的系統(tǒng)工程，是實現(xiàn)高速公路管理信息化、決策科學(xué)化的重要基礎(chǔ)，涉及到公路管理的各個方面，因此，有必要按照高起點、高標準、先進實用的原則對高速公路信息系統(tǒng)管理進行有效的設(shè)計，不斷提升管理和服務(wù)效能[3]。

在公路項目建設(shè)過程中，每月需進行大量的計量數(shù)據(jù)處理，并完成各種工程變更，傳統(tǒng)的手工方式處理變更和計量數(shù)據(jù)已不能滿足項目參建各方管理人員對數(shù)據(jù)的多樣性、及時性、準確性的要求。因此，可通過建立變更、計量相關(guān)數(shù)據(jù)庫，提高數(shù)據(jù)處理效率，規(guī)范項目管理程序。

本文以廣東省揭陽至惠來高速公路項目建設(shè)管理模式為基礎(chǔ)，基于HCS(高速公路建設(shè)管理系統(tǒng))公路項目建設(shè)管理系統(tǒng)的二次開發(fā)[4-6]，從數(shù)據(jù)庫設(shè)計角度出發(fā)，對變更和計量管理模塊進行分析，建立中間計量單庫、中間交工證書庫、會議紀要庫和圖紙庫等數(shù)據(jù)庫，規(guī)范變更和計量管理，方便相關(guān)單位方便快捷使用數(shù)據(jù)，同時保證使用數(shù)據(jù)的真實性,避免弄虛作假，以達到提高變更和計量管理效率的目的。

1 HCS公路項目建設(shè)管理系統(tǒng)

HCS公路項目建設(shè)管理系統(tǒng)將公路項目建設(shè)的全面管理和計算機應(yīng)用技術(shù)緊密結(jié)合起來，集公路項目建設(shè)的合同、變更、計劃、質(zhì)量、進度、計量、支付、材料管理等核心過程，準確、及時、高效地處理各種業(yè)務(wù)，實現(xiàn)大量數(shù)據(jù)的匯總、統(tǒng)計，實現(xiàn)建設(shè)單位、監(jiān)理和承包人三方業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化，縮短業(yè)務(wù)審批周期，保證工程進度，顯著提高項目管理水平，有效控制工程造價，增加工程管理透明度，有效提高了工作效率和管理水平。

HCS系統(tǒng)二次開發(fā)以廣東省揭惠項目為依托，緊密結(jié)合管理制度和項目實際，在系統(tǒng)原有功能的基礎(chǔ)上，對相關(guān)功能模塊進行二次開發(fā)優(yōu)化，力求實現(xiàn)操作人性化、功能全面化、管理陽光化。以下主要對變更、計量模塊的數(shù)據(jù)庫設(shè)計進行介紹。

2 工程計量與變更

2.1 概念

工程計量是指業(yè)主按照合同規(guī)定的計量方式與方法對承包人符合要求的已完工程實際數(shù)量進行測量、計算、核查和確認，貫穿于公路建設(shè)過程，各參建單位通過計量數(shù)據(jù)的匯總與分析，可全面、準確地了解工程進度、中期支付、變更等情況。

工程變更是合同變更的特殊形式，它通常指按照合同約定的程序?qū)Σ糠只蛉抗こ淘诓牧稀⒐に?、功能、?gòu)造、尺寸、技術(shù)指標、工程數(shù)量及施工方法等方面做出的改變，包括合同工作內(nèi)容的增減、合同工程量的變化、因地質(zhì)原因引起的設(shè)計更改、根據(jù)實際情況引起的結(jié)構(gòu)物尺寸、標高的更改、原招標文件和工程量清單中未包括的“新增加工程”等。

工程管理主要包括質(zhì)量、進度和費用管理三大部分，而工程變更和計量管理與工程費用管理密切相關(guān)，并貫穿工程施工的全過程，二者相輔相成，工程變更的費用管理體現(xiàn)在計量支付工作中，計量支付以合同及工程變更為依據(jù)，共同構(gòu)成公路工程建設(shè)項目成本控制的重要部分。

2.2 原有HCS系統(tǒng)的應(yīng)用

2.2.1HCS系統(tǒng)計量管理

HCS系統(tǒng)在進行計量管理模塊處理合同的工程計量業(yè)務(wù)時，承包人錄入中間計量單等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，監(jiān)理和業(yè)主進行網(wǎng)上審核后，系統(tǒng)自動生成計量支付報表、中期支付證書等報表。

2.2.2HCS系統(tǒng)變更管理

變更管理是工程管理中的重要環(huán)節(jié)，在HCS系統(tǒng)中的變更模塊中，施工單位提出各類變更，項目建設(shè)各方依據(jù)變更類別，按照相應(yīng)的審批流程進行審批，審批后的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，將參與工程進度計劃的制定、工程計量與支付或再次發(fā)生的變更，并提供打印一系列實際需要的報表。

3 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

由于變更和計量管理模塊均涉及大量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理，而基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的真實性直接關(guān)系到后續(xù)審批流程和相關(guān)報表的正確性，因此對數(shù)據(jù)庫進行設(shè)計，可確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)來源嚴謹、規(guī)范、有效。

3.1 數(shù)據(jù)庫的建立

3.1.1中間計量單庫和中間交工證書庫

通常情況下，計量范圍為工程量清單和工程變更清單所含的合格工程及合同文件規(guī)定的各項費用，承包人根據(jù)招標文件、合同文本、工程量清單和工程變更令等依據(jù)，按照實際完成工程數(shù)量填報中間計量單和中間交工證書，經(jīng)監(jiān)理和業(yè)主審批后，計算出每期付款申請報表所需的數(shù)據(jù)生成中期支付證書。因此，中間計量單和中間交工證書是確保工程數(shù)量和質(zhì)量的基礎(chǔ)依據(jù)。在HCS系統(tǒng)計量模塊的二次開發(fā)過程中，分別建立中間計量單庫和中間交工證書庫，將審批后的中間計量單和中間交工證書掃描件納入相應(yīng)數(shù)據(jù)庫，作為形成后續(xù)相關(guān)報表的重要依據(jù)，確保了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的正確性和真實性。

3.1.2會議紀要庫和圖紙庫

公路項目建設(shè)工期長、涉及范圍廣、不確定性因素多，因此工程變更是不可避免的，而工程變更是工程建設(shè)中控制投資的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。圖紙和會議紀要作為變更管理的必要條件和依據(jù)，是工程變更報告的重要組成部分，因此在HCS系統(tǒng)變更模塊建立會議紀要庫和圖紙庫，可確保變更處理流程的嚴謹和規(guī)范，從而實現(xiàn)控制投資的目標。

3.2 數(shù)據(jù)入庫管理

3.2.1數(shù)據(jù)資料的檢查

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的正確性是系統(tǒng)正確穩(wěn)定運行的基礎(chǔ)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)入庫應(yīng)按如下程序進行。

1) 收集基礎(chǔ)資料。收集參建各方按統(tǒng)一格式填報并經(jīng)相關(guān)方簽字確認后的各類報表、圖紙、會議紀要等文件，并作好相應(yīng)數(shù)據(jù)交接記錄，避免數(shù)據(jù)丟失。

2) 數(shù)據(jù)檢查。①完整性檢查。數(shù)據(jù)資料完整，并具有可追溯性；②正確性檢查。計算過程、結(jié)論、單位等是否正確；③有效性檢查。相關(guān)單位或人員是否簽章確認。

3) 數(shù)據(jù)入庫。將檢查后的各類報表、圖紙、會議紀要等數(shù)據(jù)分類錄入相應(yīng)數(shù)據(jù)庫。

3.2.2數(shù)據(jù)入庫流程

1) 計量管理模塊。計量管理模塊包括中間交工證書庫和中間計量單庫，資料入庫工作由工程管理部負責(zé)，入庫前均需經(jīng)過以下手工流程審批：工程管理部經(jīng)辦人→工程計量崗→工程管理部負責(zé)人，審批后將中間交工證書和中間計量單與相應(yīng)的審批表錄入數(shù)據(jù)庫。

承包人根據(jù)入庫資料在HCS系統(tǒng)上填報中間計量單、計量報表和中期支付證書。

2) 變更管理模塊。變更管理模塊包括會議紀要庫和圖紙庫，數(shù)據(jù)入庫工作由工程管理部負責(zé)，入庫前均需經(jīng)過以下流程簽字審批：工程管理部經(jīng)辦人→工程技術(shù)管理崗→工程管理部負責(zé)人，審批后將圖紙和會議紀要與相應(yīng)的審批表錄入數(shù)據(jù)庫。

圖紙和會議紀要入庫后，系統(tǒng)自動發(fā)送短信提醒相關(guān)單位申報變更，申報變更時限由圖紙入庫起算，變更所需圖紙和會議紀要直接從對應(yīng)的庫中引用。

3.3 數(shù)據(jù)入庫格式

數(shù)據(jù)輸入必須規(guī)范，輸入格式應(yīng)前后一致，不應(yīng)隨意更改編碼和命名規(guī)則，避免給相關(guān)部門造成信息誤導(dǎo)，影響系統(tǒng)運行。相關(guān)數(shù)據(jù)掃描附件應(yīng)以PDF，DWG或JPG，WORD等規(guī)定格式(文件格式盡量小)上傳，方便查閱和存檔。

3.4 數(shù)據(jù)庫的管理與維護

HCS系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫由業(yè)主指定管理員統(tǒng)一管理，由工程管理部負責(zé)日常維護，確保在規(guī)定時間內(nèi)將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及時錄入，以便HCS系統(tǒng)各相關(guān)業(yè)務(wù)及時申報和審批。對于已入庫的數(shù)據(jù)，原則上不允許修改。如發(fā)現(xiàn)存在錯誤，應(yīng)及時向工程管理部負責(zé)人反饋，經(jīng)同意后提出書面申請，由業(yè)主書面批準后，根據(jù)實際情況提交給系統(tǒng)管理員進行修改。

4 系統(tǒng)應(yīng)用

在上述數(shù)據(jù)庫設(shè)計和建立的基礎(chǔ)上，揭惠高速公路業(yè)主和系統(tǒng)公司聯(lián)合對HCS系統(tǒng)計量和變更模塊進行了二次開發(fā)，目前已建立中間計量單庫、中間交工證書庫、會議紀要庫和圖紙庫，充分解決了HCS系統(tǒng)計量和變更的難點和要點。

通過建立中間計量單庫和中間交工證書庫，在填報計量數(shù)據(jù)時引用對應(yīng)單據(jù)，確保了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源規(guī)范、合理、嚴謹、有效。經(jīng)對本項目共計17個標段約423期計量數(shù)據(jù)進行樣本統(tǒng)計分析，計量審核數(shù)據(jù)出錯率基本控制在5%以內(nèi)，涉及施工單位、監(jiān)理和業(yè)主等共計12人的計量審批流程基本控制在10個工作日內(nèi)完成，計量審核的準確性和審批效率得到了明顯提高。

會議紀要和設(shè)計圖紙作為變更審批的必備文件，在變更管理模塊中可以便捷地查詢和引用，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的合理對接和共享。經(jīng)過對已批復(fù)的約400份變更進行樣本統(tǒng)計分析，涉及施工單位、監(jiān)理和業(yè)主等共計15人的變更審批流程基本控制在10個工作日內(nèi)完成，變更審批規(guī)范，效率也明顯提高。

實踐證明，基于先進的數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)等計算機技術(shù)二次開發(fā)的計量和變更模塊，在高速公路建設(shè)中方便了項目的投資控制，規(guī)范了計量和變更管理程序，加快了計量和工程變更審批速度，縮短了周期，經(jīng)濟效益顯著。同時確保了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的真實性，減少了中間環(huán)節(jié)和人為干擾，提高了計量和變更管理業(yè)務(wù)往來的透明度，大大減少了有關(guān)的業(yè)務(wù)費用，降低了管理成本?？蔀轭愃频捻椖拷ㄔO(shè)管理提供參考借鑒。

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