雒錦梅

（山西省呂梁市離石區(qū)江陰高級(jí)中學(xué)）

中學(xué)檔案是學(xué)校教育教學(xué)工作方針、政策、方法、效果的真實(shí)記錄，是了解教學(xué)內(nèi)容、改進(jìn)教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量、考察學(xué)校歷史、促進(jìn)學(xué)術(shù)交流的信息源。它是一個(gè)學(xué)校內(nèi)在形象和價(jià)值最直觀的體現(xiàn)。因此，檔案收集工作是檔案管理中極為重要的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，檔案收集工作的好壞，關(guān)系到能否建立起齊全、完整的學(xué)校檔案，并直接影響整個(gè)檔案工作水平。同時(shí)，只有良好的檔案收集，才能為檔案的整理、編目、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)等后續(xù)工作提供有質(zhì)量的依據(jù)。

一、中學(xué)檔案收集工作，存在諸多問題，故提出以下幾點(diǎn)與大家一起探析

1.各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案收集重要性的認(rèn)識(shí)不足，歸檔意識(shí)薄弱

教育事業(yè)發(fā)展到今天，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)校檔案的認(rèn)識(shí)僅僅是上級(jí)單位來查閱時(shí)抓一抓，檔案管理人員的工作沒有緊迫性和責(zé)任心。相當(dāng)一部分老師認(rèn)為學(xué)校是教學(xué)部門，主要工作是教學(xué)，并不重視檔案管理工作，檔案收集更是推之又推，認(rèn)為檔案管理工作可有可無。這種意識(shí)造成了檔案收集不齊全的現(xiàn)象，好多重要檔案遺失損毀。到了考評(píng)時(shí)，各種資料無法查閱，無據(jù)可依。

2.學(xué)校對(duì)檔案管理缺乏相應(yīng)的制約機(jī)制，歸檔制度不規(guī)范

各學(xué)校沒有規(guī)范統(tǒng)一的歸檔制度，檔案收集概念模糊，各個(gè)科室對(duì)每年應(yīng)歸檔資料無規(guī)范統(tǒng)計(jì)，各科室為了自己方便，把應(yīng)歸檔的資料占為己有，時(shí)間一長自己也忘記了，到用時(shí)在檔案室找不到又埋怨管理人員，這種情況屢屢發(fā)生。由于沒有強(qiáng)有力的制約措施，使檔案收集不全的問題得不到根本性解決。

3.學(xué)校檔案管理人員缺乏培訓(xùn)，專業(yè)素養(yǎng)低，人才缺乏

如今大多數(shù)學(xué)校的檔案管理人員兼職較多，加之缺乏相應(yīng)的系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn)，管理人員對(duì)檔案收集的專業(yè)性認(rèn)識(shí)不到位，同時(shí)各科室兼職檔案員頻繁調(diào)換，使檔案收集工作困難重重。

二、新形勢下對(duì)中學(xué)檔案收集提出以下幾點(diǎn)思路

1.大力宣傳檔案收集的重要性，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)帶頭高度重視

中學(xué)檔案收集工作面較廣，涉及科室較多，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以成立檔案管理委員會(huì)，各科室設(shè)立兼職檔案員，按規(guī)定每年固定時(shí)間上交檔案材料。同時(shí)可以對(duì)各部門進(jìn)行檔案宣傳，特別要重視各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檔案收集意識(shí)，利用宣傳欄進(jìn)行宣傳，使學(xué)校自上而下充分認(rèn)識(shí)到檔案收集對(duì)學(xué)校檔案建設(shè)的重要性，從而增強(qiáng)大家的檔案意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視和支持力度，為檔案收集打開順暢的渠道。

2.制定規(guī)范的規(guī)章制度和檔案收集制約機(jī)制，為檔案收集提供保障

（1）制訂檔案管理辦法

學(xué)校檔案管理人員可以依據(jù)《檔案法》，并結(jié)合本校實(shí)際情況制訂切實(shí)可行的檔案收集管理辦法。嚴(yán)格規(guī)定檔案收集范圍、時(shí)間和程序，并給各科室安排固定的兼職檔案員，因?yàn)樗麄兪煜の募膬?nèi)容、用途和形成過程，同時(shí)應(yīng)該重視兼職檔案員的教育與培訓(xùn)，他們的思想認(rèn)識(shí)、工作態(tài)度和業(yè)務(wù)水平直接影響到檔案收集工作的水平。

（2）將檔案收集工作納入各科室年度考評(píng)

檔案收集工作要求檔案管理人員具備良好的責(zé)任心，熟練的檔案業(yè)務(wù)水平，只有扎扎實(shí)實(shí)做好檔案收集工作，才能保證檔案的準(zhǔn)確、及時(shí)和完整性。學(xué)校每年應(yīng)該對(duì)檔案兼職人員進(jìn)行檔案收集評(píng)比，對(duì)檔案收集完整齊全的科室應(yīng)給予表彰和肯定，并與年終考核和職稱評(píng)審掛鉤，對(duì)完成不力者，要懲處部門負(fù)責(zé)人和兼職檔案員，并要求交回完整檔案后方可進(jìn)行年終考核，促使其改進(jìn)，這樣會(huì)更有利于檔案收集工作的有序進(jìn)行。

（3）學(xué)校應(yīng)該創(chuàng)設(shè)積極愉悅的檔案收集氛圍

學(xué)校大多數(shù)的檔案員是兼職，還有其他工作，檔案收集要按時(shí)按量完成肯定會(huì)有一定的難度，這就需要領(lǐng)導(dǎo)和各位教師的理解與配合，對(duì)于各位老師應(yīng)上交的資料，大家盡量按時(shí)交回。領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該在立卷和歸檔時(shí)間上給予協(xié)調(diào)，細(xì)致耐心地調(diào)節(jié)好兼職檔案員的各項(xiàng)工作，同時(shí)前來查閱檔案的老師要盡量做到低聲細(xì)語，禮貌待人，和檔案員彼此尊重、互相理解，只有全校合力營造一個(gè)積極愉悅的工作環(huán)境，才能為檔案收集提供堅(jiān)實(shí)的精神動(dòng)力。

3.學(xué)校每年定時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，提高檔案管理人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案收集是整個(gè)檔案工作的關(guān)鍵，檔案員對(duì)檔案收集的重視程度直接決定了檔案管理工作的水平。因此，中學(xué)檔案管理員應(yīng)每年系統(tǒng)認(rèn)真地學(xué)習(xí)檔案管理的基本知識(shí)和技能，同時(shí)可以隨時(shí)補(bǔ)充新的檔案收集辦法，更重要的是要讓兼職檔案員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)的繼續(xù)學(xué)習(xí)，可根據(jù)檔案管理的發(fā)展不斷適應(yīng)崗位需求，從而提高操作能力。

總之，檔案收集工作是檔案管理工作的命脈，檔案管理人員必須具備一定的專業(yè)知識(shí)，以耐心、細(xì)心、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度帶動(dòng)兼職檔案員，切實(shí)抓好檔案收集工作，全面提高檔案管理水平，使檔案工作更好地服務(wù)于學(xué)校的改革發(fā)展。

［1］肖少芬.高校檔案收集若干問題的思考［J］.廣東技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2007（5）.

［2］葉愛紅.如何做好高校檔案的收集工作［J］.檔案，2000（4）.