關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的探討

韓英蘭

doi：10.3969/j.issn.1007-614x.2017.30.104

摘要 伴隨著社會主義的變化，我國的醫(yī)療事業(yè)也在不斷發(fā)展，醫(yī)療行業(yè)的競爭也逐漸激烈，醫(yī)院若想在日益激烈的競爭中取得優(yōu)勢，就必須提高自身的管理水平。在醫(yī)院的管理中，檔案管理占據(jù)著重要的位置，檔案管理與醫(yī)院的管理水平之間有著密切的聯(lián)系。本文首先分析了醫(yī)院檔案管理工作的意義，同時闡述了醫(yī)院檔案管理工作存在的問題，最后總結(jié)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新措施。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院；檔案管理；創(chuàng)新；意義；存在問題

創(chuàng)新是社會發(fā)展的動力，是國家發(fā)展的必然力量。為了確保醫(yī)院檔案管理的可持續(xù)化發(fā)展，需要在檔案管理工作中不斷融入創(chuàng)新理念。伴隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，在醫(yī)院的檔案管理工作中也需要結(jié)合信息技術(shù)，以此確保檔案得到合理的利用。檔案管理工作水平直接影響著醫(yī)院的整體管理水平，因此在醫(yī)院的內(nèi)部管理中檔案管理占據(jù)著至關(guān)重要的地位。

醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

管理方式中的不足：根據(jù)相關(guān)的數(shù)據(jù)調(diào)查，我國經(jīng)濟較為發(fā)達的城市中一些醫(yī)院已經(jīng)實施了檔案管理工作建設(shè)：但是各地存在經(jīng)濟發(fā)展水平差異，一些等級不高的醫(yī)院在檔案管理方面依舊采用的是傳統(tǒng)的管理方式，均是利用人工對檔案進行記錄和管理，沒有結(jié)合當(dāng)前的時代進行改革。采用傳統(tǒng)的人工管理方式不僅增加了醫(yī)院的管理費用，還嚴(yán)重降低了醫(yī)院的檔案管理質(zhì)量。如在實際的檔案管理中經(jīng)常會出現(xiàn)檔案丟失、受損的情況，非常不利于醫(yī)院檔案管理和利用。最重要的是檔案管理采用人工管理方式使得檔案工作人員的工作量過大、工作任務(wù)重，嚴(yán)重阻礙著醫(yī)院檔案的利用率。檔案管理涉及的方面比較多，其管理工作具有復(fù)雜性高、專業(yè)性強的特點，醫(yī)院應(yīng)該建設(shè)專門的檔案管理部門，安排專業(yè)的人員。但是，就實際的情況而言，目前我國的部分醫(yī)院還是沒有重視檔案管理工作，其管理人員大多都是由醫(yī)院的行政人員兼職，造成檔案管理人員素質(zhì)和專業(yè)性普遍較差的局面。

管理機制中的不足：醫(yī)院主要是救治病人的地方，醫(yī)院的基礎(chǔ)建設(shè)，基本都是集中在醫(yī)療設(shè)備、病房環(huán)境，院方對檔案管理工作建設(shè)還不夠重視。相關(guān)的調(diào)查顯示，目前我國很多城市的醫(yī)院檔案管理部門的辦公環(huán)境特別差，嚴(yán)重缺少網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，加上醫(yī)院建設(shè)資金問題，很難實施信息化建設(shè)。由于檔案管理基本都是采取紙質(zhì)儲存方式，很容易受到環(huán)境的影響，時間一久檔案就會出現(xiàn)變黃、霉變等損傷。

管理制度中的不足：管理制度缺失在醫(yī)院的檔案管理中是一項較為嚴(yán)重的問題，雖說國家近幾年出臺過相關(guān)的政策制度，但是得到有效實施和推行的幾乎沒有，很多的醫(yī)院基本就不重視檔案管理部門，就更不可能制定有效的規(guī)范管理制度，因此造成醫(yī)院的檔案管理中保管和存放沒有可依據(jù)的制度。

醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新措施

檔案管理方式創(chuàng)新：應(yīng)該結(jié)合醫(yī)院實際情況，建立完善的管理制度，以此明確領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任和工作人員的崗位職責(zé)；同時在日常的管理中還應(yīng)該明確檔案的調(diào)閱記錄、歸檔記錄、保管期限，定期對檔案進行清理，對一些超過期限的檔案要及時銷毀。醫(yī)院涉及的部門、科室比較多，人員數(shù)量也特別多，想要對醫(yī)院的所有部門的檔案實施信息統(tǒng)一、系統(tǒng)化的管理，就需要建立完善的醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫，醫(yī)院檔案、信息管理主要內(nèi)容大多是醫(yī)院內(nèi)部職工的基本信息、醫(yī)療機械信息、病人檔案信息等，在管理方式上應(yīng)該采取電腦存檔和紙質(zhì)保管雙重保存形式，建立檔案查詢系統(tǒng)（檔案網(wǎng)上服務(wù)平臺），以此提升檔案的利用率；同時還應(yīng)該建立數(shù)據(jù)庫，設(shè)置相應(yīng)的管理權(quán)限，實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化，有效提升醫(yī)院檔案管理水平，確保檔案的使用率，提升醫(yī)院的管理水平。

人員綜合素質(zhì)創(chuàng)新：目前的社會是一個信息化的社會，醫(yī)院的檔案管理工作建設(shè)已經(jīng)成為一種必然趨勢。醫(yī)院需要結(jié)合實際的情況，建立完善的工作人員績效考核制度，以此作為工資發(fā)放的依據(jù)。如此一來就可以實現(xiàn)薪資透明，確保每個工作人員都能夠根據(jù)自己的工作時間獲得相應(yīng)的薪資?？冃Э己诉€可以激發(fā)員工工作的積極性，促使員工堅守崗位、恪盡職守。醫(yī)院檔案管理工作人員需要確保檔案信息的完整性，為醫(yī)院的綜合管理水平和服務(wù)質(zhì)量提升奠定基礎(chǔ)。因此，醫(yī)院管理層要重視檔案管理工作人員的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)加強檔案管理人員的責(zé)任心，使得檔案管理工作人員明白自身的崗位職責(zé)，意識到檔案管理的重要性。

檔案查詢利用創(chuàng)新：醫(yī)院的檔案管理是記錄醫(yī)院工作人員基本信息的原始資料，能夠提供醫(yī)院職工的基本信息，作為季度、年度優(yōu)秀員工的考核標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院檔案管理工作還可以方便醫(yī)院的管理，若是需要查找醫(yī)院職工信息，只需要在計算機上查詢到檔案的具體位置。醫(yī)院檔案管理工作人員要定時、定期對檔案信息進行收集和整理，確保檔案管理的時效性和準(zhǔn)確性。伴隨著信息化的發(fā)展步伐，醫(yī)院還要引進科技人才，及時進行檔案的收集、錄入，落實檔案的整理工作，實現(xiàn)信息資源共享服務(wù)。建立有效的檔案管理系統(tǒng)，及時對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行更新和備份，避免數(shù)據(jù)流失。

檔案網(wǎng)絡(luò)平臺創(chuàng)新：計算機網(wǎng)絡(luò)的安全系數(shù)是發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)作用的前提和保證。為了提升醫(yī)院計算機網(wǎng)絡(luò)的安全性，確保醫(yī)院檔案管理的完整性，計算機網(wǎng)絡(luò)安全系數(shù)的提升可以從以下幾點著于：①保障計算機操作系統(tǒng)的安全性，有效避免黑客和病毒的入侵。首先必須給醫(yī)院的計算機系統(tǒng)安裝可靠的防火墻和殺毒軟件，并及時更新殺毒軟件，定期對醫(yī)院內(nèi)部計算機進行病毒查殺，此外還必須嚴(yán)格要求檔案管理人員不得使用計算機做瀏覽網(wǎng)頁、看電影等其他與工作無關(guān)的事情，避免病毒的侵入。②加強計算機的保密工作，醫(yī)院檔案管理所使用的計算機一定要做好保密工作，盡量避免檔案管理信息的泄漏。醫(yī)院檔案管理部門計算機的維護、維修工作一定要交給專業(yè)的技術(shù)人員進行，不隨意使用外聘人員。另外醫(yī)院的計算機還要設(shè)置好口令、密碼等，以防不法分子進入計算機系統(tǒng)，造成醫(yī)院檔案管理資料流失及不好的影響。③醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化需制定對應(yīng)的管理制度，并要求檔案管理人員嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，如規(guī)定管理人員登錄計算機的時間、對計算機的操作注意事項等，從而使網(wǎng)絡(luò)信息檔案的管理有章可循、有條不紊。

綜上所述，醫(yī)院檔案資料涉及的部門比較多，且檔案管理和醫(yī)院內(nèi)部的管理之間有著密切的聯(lián)系，這就要求醫(yī)院需要結(jié)合自身的運營模式，創(chuàng)新檔案管理，以此提升醫(yī)院檔案的利用率，確保醫(yī)院管理水平。endprint