檔案數(shù)字化管理與社會(huì)誠信檔案管理的建議

劉波

摘 要：在檔案信息化管理過程中，應(yīng)構(gòu)建檔案信息資源體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享；由實(shí)體檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M檔案信息；加強(qiáng)內(nèi)控完善網(wǎng)絡(luò)，提高檔案管理信息安全水平；引進(jìn)人才，利用高科技手段提升檔案管理的科技內(nèi)涵。在社會(huì)誠信檔案管理中，應(yīng)加強(qiáng)誠信道德宣傳教育，塑造良好的誠信氛圍；完善誠信檔案管理機(jī)構(gòu)，整合誠信檔案信息資源；重視誠信檔案管理法規(guī)制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)依法管理；加強(qiáng)社會(huì)監(jiān)督，建立與完善獎(jiǎng)懲機(jī)制。

關(guān)鍵詞：檔案管理 社會(huì)誠信檔案 數(shù)字化管理

中圖分類號(hào)：G420 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）11（c）-0239-02

中國已進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代。在檔案管理過程中，應(yīng)逐漸脫離傳統(tǒng)的工作思維和工作模式，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理的升級(jí)和轉(zhuǎn)型。即借助“互聯(lián)網(wǎng)+”強(qiáng)大的推動(dòng)力，根據(jù)各自單位不同的性質(zhì)、需要和工作范疇，優(yōu)化線上檔案數(shù)據(jù)管理，盡可能根據(jù)不同需要給予個(gè)性化服務(wù)，進(jìn)一步突出檔案數(shù)據(jù)管理工作的作用，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理模式的發(fā)展。同時(shí)，社會(huì)誠信檔案管理是推動(dòng)構(gòu)建和諧社會(huì)的重要基礎(chǔ)，然而我國社會(huì)誠信檔案管理體系仍不健全，需要進(jìn)一步完善與發(fā)展。為此，筆者闡述檔案數(shù)字化管理與社會(huì)誠信檔案管理建議如下。

1 檔案數(shù)字化管理的建議

1.1 構(gòu)建檔案信息資源體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享

在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，為了增強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)、利用效果，必須建立一個(gè)能使檔案信息資源互通、互聯(lián)的檔案信息資源體系，這有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的可持續(xù)發(fā)展。首先，按照行業(yè)將檔案信息資源進(jìn)行分類，綜合、整理、開發(fā)各個(gè)行業(yè)的檔案信息資源，構(gòu)建行業(yè)性的檔案信息資源體系，分別為本行業(yè)提供服務(wù)。其次，以各級(jí)檔案管理部門為中心，建立區(qū)域性的檔案信息資源綜合管理體系，不斷整合本區(qū)域檔案信息資源并統(tǒng)一利用，實(shí)現(xiàn)區(qū)域性檔案信息資源共享。最后，綜合運(yùn)用各種現(xiàn)代化的信息處理、管理技術(shù)，構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫，科學(xué)、合理、有效地開發(fā)和利用檔案信息，同時(shí)通過互聯(lián)網(wǎng)互相聯(lián)通各地檔案信息數(shù)據(jù)庫，全面實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，降低檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度和檔案管理工作的運(yùn)行費(fèi)用，使檔案信息的開發(fā)、利用實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

1.2 實(shí)體檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M檔案信息

在互聯(lián)網(wǎng)背景下，檔案應(yīng)實(shí)行信息化管理，采集和管理信息資源均應(yīng)通過無紙化操作來完成，不能采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理。對(duì)于原本采用紙質(zhì)材料進(jìn)行記錄、保存的實(shí)體信息，應(yīng)通過現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)采集技術(shù)轉(zhuǎn)換成虛擬化的信息。

在信息分類管理上，不再使用傳統(tǒng)的書架，而是使用計(jì)算機(jī)軟件和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等先進(jìn)的現(xiàn)代化手段分類保管檔案信息。

在顯示和發(fā)布檔案信息資源時(shí)，應(yīng)由傳統(tǒng)的實(shí)體資料查閱方式轉(zhuǎn)向通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布虛擬信息，并利用互聯(lián)網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)在線檢索、查閱與傳輸檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。

1.3 加強(qiáng)內(nèi)控完善網(wǎng)絡(luò)，提高檔案管理信息安全水平

檔案管理信息安全涉及硬件、軟件、信息、人員、物理環(huán)境、人文環(huán)境等多個(gè)方面，安全保密是做好檔案信息管理工作的關(guān)鍵，必須從信息保密、運(yùn)行環(huán)境、規(guī)章制度等方面不斷加強(qiáng)管理。

一是維護(hù)網(wǎng)上檔案信息的保密性，加強(qiáng)內(nèi)部管理體制的建設(shè)。開放性是網(wǎng)絡(luò)的固有特性，這一特性與檔案文件的保密特性相背離。安全專家分析歷史上電子入侵案例后得出大多數(shù)入侵手段非常一般的結(jié)論，因?yàn)閮?nèi)部管理松懈幫了黑客的大忙，再厲害的黑客要實(shí)施攻擊，必須在現(xiàn)有信息系統(tǒng)上找到突破口，而這些漏洞往往來源于內(nèi)部人員失誤和管理疏忽。對(duì)黑客來講，如果沒有落腳點(diǎn)是難以入侵信息系統(tǒng)的。

二是關(guān)注計(jì)算機(jī)病毒的新變化，保證安全高效的信息化環(huán)境。當(dāng)檔案管理信息系統(tǒng)擴(kuò)展到局域網(wǎng)甚至互聯(lián)網(wǎng)時(shí)，計(jì)算機(jī)病毒成為不可回避的危害，而且新型病毒具有許多網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的新特征。檔案工作者應(yīng)當(dāng)時(shí)刻注意新的技術(shù)變化，制定針對(duì)性策略，并從管理制度、技術(shù)監(jiān)督、后備保護(hù)、應(yīng)急措施等多方面綜合防范。

1.4 引進(jìn)人才，利用高科技手段提升檔案管理的科技內(nèi)涵

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代給檔案管理帶來了全新的挑戰(zhàn)。這要求檔案管理工作者勇于擔(dān)當(dāng)，樂于挑戰(zhàn)。要在平凡的檔案管理崗位上做出不平凡的業(yè)績，為單位快速健康發(fā)展盡自己最大的努力。一方面各單位要積極引進(jìn)與培養(yǎng)檔案管理人才，真正人盡其才，才盡其用；另一方面要充分利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)，通過運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)方法，加強(qiáng)管理和運(yùn)用檔案信息，高效地完成檔案管理工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。同時(shí)，針對(duì)本單位在不同時(shí)期、不同階段對(duì)檔案的各種需求，都能做到“召之即來，來之能用，科學(xué)準(zhǔn)確，規(guī)范有序?！?/p>

總之，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)是檔案管理的必然選擇，基于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立的檔案管理系統(tǒng)則是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理的完美結(jié)合。未來的數(shù)字檔案管理發(fā)展方向應(yīng)該是各種載體形式并存，尤其應(yīng)注重?cái)?shù)字化館藏建設(shè)。

2 社會(huì)誠信檔案管理的建議

2.1 加強(qiáng)誠信道德宣傳教育，塑造良好的誠信氛圍

要加強(qiáng)誠信道德宣傳教育，增強(qiáng)全社會(huì)人員的誠實(shí)守信觀念。首先，政府部門應(yīng)在全社會(huì)營造整體的誠實(shí)守信氛圍，重視新聞媒體的輿論導(dǎo)向?？赏ㄟ^報(bào)紙、雜志、電視、網(wǎng)絡(luò)等新舊媒體的大力引導(dǎo)，在全社會(huì)倡導(dǎo)社會(huì)誠信，批判不誠信的觀念和行為，增強(qiáng)全社會(huì)成員的誠實(shí)守信觀念；應(yīng)建立城市守信的道德模范，以誠信模范為道德標(biāo)桿，促進(jìn)誠信道德建設(shè)，促進(jìn)誠信社會(huì)發(fā)展。誠信環(huán)境的建設(shè)離不開政府引導(dǎo)，也離不開各單位的大力支持和全社會(huì)成員的共同努力。

2.2 完善誠信檔案管理機(jī)構(gòu)，整合誠信檔案信息資源

首先，應(yīng)建立專門的社會(huì)誠信管理機(jī)構(gòu)。在借鑒國外成功經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，結(jié)合我國國情，根據(jù)不同對(duì)象建立專門的社會(huì)誠信檔案管理機(jī)構(gòu)?？山⒌谌秸\信管理機(jī)構(gòu)，構(gòu)建獨(dú)立征信系統(tǒng)，打造一個(gè)社會(huì)誠信檔案信息數(shù)據(jù)庫，在全國不同省份、不同城市成立分機(jī)構(gòu)，構(gòu)建良好的政策法律環(huán)境；其次，應(yīng)科學(xué)整合社會(huì)誠信檔案信息?！靶畔⒉粚?duì)稱”現(xiàn)象是造成社會(huì)誠信危機(jī)的重要因素之一，政府應(yīng)進(jìn)一步培養(yǎng)社會(huì)誠信檔案信息服務(wù)組織機(jī)構(gòu)，充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)有效整合誠信檔案信息。同時(shí)，要建立高效的誠信信息公布與查詢平臺(tái)，對(duì)全社會(huì)成員開放，方便查詢和了解他人的誠信值。

2.3 重視誠信檔案管理法規(guī)制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)依法管理

政府應(yīng)及時(shí)頒布實(shí)施與社會(huì)誠信檔案相關(guān)的政策制度，用以規(guī)范各行各業(yè)的行為；應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)和完善系統(tǒng)內(nèi)部的誠信檔案管理制度，進(jìn)一步健全與完善社會(huì)誠信檔案管理法規(guī)制度；應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，制定誠信失信的獎(jiǎng)懲措施、市場準(zhǔn)入條件等，積極引導(dǎo)第三方征信機(jī)構(gòu)，督促第三方征信機(jī)構(gòu)建立完善的社會(huì)誠信評(píng)分細(xì)則以及誠信檔案管理措施，進(jìn)一步調(diào)動(dòng)社會(huì)參與誠信檔案法規(guī)建設(shè)的積極性，在社會(huì)誠信檔案管理體系中充分體現(xiàn)個(gè)人誠信檔案的重要性，引導(dǎo)人們誠實(shí)守信，抵制失信行為。

2.4 加強(qiáng)社會(huì)監(jiān)督，建立與完善獎(jiǎng)懲機(jī)制

高效、透明的監(jiān)督機(jī)制可推動(dòng)和促進(jìn)社會(huì)誠信檔案管理體系的有序發(fā)展。有關(guān)誠信檔案管理部門都應(yīng)按照實(shí)際情況和各自的職能要求，合理分工、團(tuán)結(jié)協(xié)作，實(shí)行有效的監(jiān)管管理。第三方征信機(jī)構(gòu)應(yīng)單獨(dú)設(shè)立監(jiān)管部門，指定專人監(jiān)督引導(dǎo)日常的誠信檔案管理工作，努力落實(shí)監(jiān)管責(zé)任。政府應(yīng)進(jìn)一步調(diào)動(dòng)社會(huì)監(jiān)督輿論，拓展社會(huì)監(jiān)督渠道，依法有效監(jiān)督社會(huì)誠信檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，堅(jiān)決抵制濫用誠信檔案信息的違法行為，推動(dòng)誠信檔案管理的良性發(fā)展。

應(yīng)構(gòu)建完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制。在社會(huì)誠信檔案管理體系中，建立合理獎(jiǎng)勵(lì)誠信行為、嚴(yán)厲懲罰失信行為的獎(jiǎng)懲機(jī)制，能迅速減少失信行為。政府應(yīng)重視建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，嚴(yán)厲處罰嚴(yán)重失信的行為，推動(dòng)建立與完善獎(jiǎng)懲機(jī)制。

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