倪雙喜

【摘要】醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，是衡量醫(yī)院規(guī)范化建設(shè)、客觀評價醫(yī)院管理水平的重要內(nèi)容和指標，是公眾健康服務(wù)的需要。本文分析了我國現(xiàn)在醫(yī)院體制改革中檔案管理出現(xiàn)的一系列問題，在新醫(yī)改形勢下探索醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的科學(xué)方法和途徑，提出改進醫(yī)療機構(gòu)檔案管理的一些積極措施，從而更好地提升醫(yī)院科學(xué)管理水平，確保醫(yī)院長期可持續(xù)性發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;檔案;管理

檔案是單位、組織和個人在特定的社會環(huán)境下參與各項社會活動的具體記錄，銜接過去、現(xiàn)在與未來的重要紐帶[1]。檔案工作是各項事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，是記錄和維護歷史真實面貌的重要事業(yè)。醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，是衡量醫(yī)院規(guī)范化建設(shè)、客觀評價醫(yī)院管理水平的重要內(nèi)容和指標，更是滿足公眾健康服務(wù)的需要。眾所周知，隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入，人民群眾對包括醫(yī)院檔案規(guī)范化管理在內(nèi)的醫(yī)院各項管理工作提出了更高的要求。在新醫(yī)改形勢下，要把檔案管理當成最重要的一類改革，這不但是新醫(yī)改的要求，也是促進我國醫(yī)療事業(yè)邁向現(xiàn)代化的重大舉措。這就要求各級各類醫(yī)院要充分認識到醫(yī)院檔案規(guī)范化管理對于醫(yī)院發(fā)展的重要性，認真查找制約醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的因素，從而采取切實有效的方法，提升醫(yī)院檔案規(guī)范化管理水平，確保醫(yī)院長期可持續(xù)性發(fā)展。

1 醫(yī)院檔案規(guī)范化管理中存在的問題

1.1 檔案意識薄弱，對檔案管理重視不夠

醫(yī)院檔案管理部門擔負著為人民群眾提供健康安全的重要使命，具有較強的專業(yè)性、技術(shù)性。檔案管理工作在醫(yī)院里屬于比較冷門的部門，有些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)檔案觀念意識淡薄不夠重視，看重醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，認識不到檔案規(guī)范化管理在醫(yī)院發(fā)展中的重要性和必要性，忽視檔案管理人員配備、設(shè)備應(yīng)用，導(dǎo)致醫(yī)院檔案設(shè)施配備不全、人員短缺，從而帶來檔案管理嚴重滯后，檔案業(yè)務(wù)質(zhì)量降低、信息資源開發(fā)不足、提供利用不規(guī)范現(xiàn)象，無法適應(yīng)社會與醫(yī)院發(fā)展需要。檔案管理人員對檔案管理的重視程度不夠也是檔案管理中面臨的主要問題，部分工作人員在實際工作中沒有意識到檔案對于醫(yī)院未來發(fā)展的重大意義，沒有意識到檔案管理這項工作直接關(guān)乎病人的隱私以及醫(yī)院的聲譽，在主觀意識上就沒有形成一個嚴謹?shù)膶n案進行合理規(guī)范管理的思想態(tài)度，導(dǎo)致內(nèi)部檔案管理混亂。醫(yī)院內(nèi)部一些部門不配合檔案管理工作，圖自己方便不愿將自己部門的資料交給檔案管理部門歸檔統(tǒng)一管理，也制約著檔案管理工作的開展。

1.2 制度建設(shè)滯后，檔案制度體系不健全

檔案管理是保密性比較高的一種工作，這就要求醫(yī)院有完善的檔案管理制度、檔案管理人員要具備高度的工作責任心。在檔案管理工作過程中，由于有的醫(yī)院沒有對檔案管理工作給予一定程度的重視，醫(yī)院沒有根據(jù)實際情況成立專門的負責小組實施檔案管理工作。此外，不少醫(yī)院也沒有成立專門的檔案管理部門，而是由辦公室等部門兼管，缺乏獨立的、對檔案管理工作負責的部門，缺少科學(xué)且合理的崗位制度、考核制度與標準，檔案管理過程中易造成管理混亂的局面。在我國眾多醫(yī)院，沒有形成網(wǎng)絡(luò)化電子化的檔案管理模式，涉及檔案管理方面的機構(gòu)既雜又亂，其職能也比較分散;醫(yī)院沒有進行統(tǒng)一管理，部門各自為政，這會導(dǎo)致某些信息的重復(fù)收集，查詢起來困難;對醫(yī)院來說，難以提高其行政效率，造成大量經(jīng)濟浪費[2]。不同部門的管理各有差異，相互之間的溝通交流也存在很多的障礙，制約了醫(yī)院檔案管理工作的開展。檔案管理人員也沒有依據(jù)可執(zhí)行檔案管理的要求，工作也會比較隨意，在建立檔案管理制度過程中，他們不會過多地考慮醫(yī)院發(fā)展。

1.3 檔案素養(yǎng)不足，檔案管理不規(guī)范

檔案管理包括收集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計、編研、利用等多個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都有一定的規(guī)范和要求，是一項系統(tǒng)性很強的工作，需要一個人手充足、業(yè)務(wù)精通、道德素質(zhì)優(yōu)良的工作團隊[3]。在檔案管理工作中，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)決定著該項工作的質(zhì)量，有了高素質(zhì)的管理人員才能確保醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化。目前許多管理人員的素質(zhì)水平較差，醫(yī)院檔案管理者，多數(shù)是在從其別的科室轉(zhuǎn)崗過來的，很多工作者甚至在幾個科室同時兼職，有些地方醫(yī)院讓臨退休的人員去做檔案管理的工作，這樣，管理人員的專業(yè)性就比較低，管理流動性較大，其人員水平較低，嚴重阻礙著醫(yī)院工作的有序銜接。此外，醫(yī)院對上崗的工作人員沒有進行相關(guān)培訓(xùn)，大多數(shù)在崗人員對檔案管理的職責職能不了解，在工作過程中，無法對各種醫(yī)療信息進行詳細歸檔，這樣嚴重影響后期工作。檔案管理人員思想觀念和管理水平跟不上時代發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。此外，醫(yī)院在檔案管理員進行檔案管理過程中，更沒有設(shè)置相應(yīng)的要求，以至于檔案管理員的管理工作過于隨意。

1.4 資金投入不足，檔案管理資源缺乏

做好檔案管理工作離不開一定的基礎(chǔ)條件，例如符合建設(shè)標準和設(shè)計規(guī)范的庫房、閱覽用房、辦公用房，用于維持檔案保管條件的空調(diào)機、通風(fēng)機、去濕機、消防設(shè)備、消毒設(shè)備，還有密集架、檔案柜、檔案箱等裝具，甚至針對照片、磁盤、光盤等特殊載體檔案的專門存放空間和設(shè)備。由于醫(yī)院檔案無法以直接的經(jīng)濟效益體現(xiàn)出來，因此不少醫(yī)院管理層在檔案建設(shè)中重視不夠，給予的資金投入減少，表現(xiàn)為個別醫(yī)院檔案室用房緊張、簡陋，檔案室不具備檔案的收藏和保管功能;投入減少致使設(shè)備陳舊，設(shè)施不完善，特別是檔案的數(shù)字化信息建設(shè)不夠，存在著軟件升級滯后，導(dǎo)致檔案收集、保密、利用不足，極大地影響了檔案的規(guī)范化管理，降低了檔案管理工作的效率，也給檔案的安全帶來了極大的威脅。

1.5 信息程度滯后，檔案管理缺乏創(chuàng)新性

目前，醫(yī)院檔案管理的進程遠趕不上我國現(xiàn)代化的速度。在醫(yī)院檔案管理中，我國長期使用紙質(zhì)存檔信息的方式，信息的收集主要靠各個部門整理提供，這樣的工作，不但繁瑣而且也容易產(chǎn)生信息的錯漏，在準確性上面也會存在一定弊端。由于醫(yī)院存儲檔案的空間是有限的，醫(yī)院中的一些檔案信息只能選擇刪減，而這些信息一旦丟失便無法溯源，在后期臨床中需要用到時候，無法提供出它的參考利用的價值。當前我國大部分醫(yī)院管理對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重視程度較低，更是沒有將大部分的精力放在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)上面，對檔案信息化建設(shè)也沒有加大資金的投入，這樣造成醫(yī)院檔案管理部門在進行信息技術(shù)的引進以及信息管理系統(tǒng)完善過程中遇到了更多的阻礙[4]。

2 醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的舉措

2.1 強化檔案意識，樹立管理意識

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)管理層要深刻認識到要充分認識到檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，檔案管理工作對推動醫(yī)院發(fā)展的積極意義，帶領(lǐng)醫(yī)院員工增強檔案意識。明確檔案管理部門的工作職責，制定科學(xué)、系統(tǒng)、合理的檔案管理工作規(guī)劃和具體內(nèi)容，將檔案管理與目標管理責任制相統(tǒng)一。在具體實施中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部要改變傳統(tǒng)的按部就班的習(xí)慣，創(chuàng)新收集、整理和利用的方法，按照檔案的不同類型，給檔案管理工作提供一個非常明確的方向指引。要做好檔案重要性宣傳工作，使醫(yī)院上至管理者下至各科室人員都充分認識檔案的重要性，認識檔案對于做好人民群眾健康以及醫(yī)院發(fā)展密切相關(guān)，要更好地支持檔案管理工作，使檔案管理順利實施。

2.2 加強檔案管理，完善管理體系

科學(xué)嚴謹?shù)臋n案管理制度是做好醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的制度保證。醫(yī)院檔案管理工作要實現(xiàn)標準化的管理，要建立健全保管制度、立卷歸檔制度、借閱制度、安全保密制度、庫房管理制度等一系列規(guī)章規(guī)范并嚴格執(zhí)行，要設(shè)立專門的負責部門，進一步規(guī)范和約束檔案管理行為。要明確職能，對不同門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一收集、整理，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展。同時為了保障機制建立后的有效落實，應(yīng)加強醫(yī)院管理部門的宏觀管理職能，指導(dǎo)、核查以及監(jiān)管檔案管理業(yè)務(wù)，使檔案管理工作朝著標準化、合理化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展;醫(yī)院檔案管理工作還要建立科學(xué)分析、創(chuàng)新研究的工作機制，明確基層檔案管理工作職責，使檔案管理工作有力、運轉(zhuǎn)靈活，提升基層檔案管理工作的高效性。更為重要的是，在建立目標管理責任制時，要設(shè)立績效考核機制，只有將績效考核與醫(yī)院檔案管理工作掛鉤，檔案管理人員就會投入更多的心力開展檔案管理工作。在此基礎(chǔ)上，完善醫(yī)院檔案管理制度，建立檔案安全體系，將檔案管理工作中的安全監(jiān)管范圍予以明確，避免出現(xiàn)重點檔案數(shù)據(jù)遺失或者在保管過程中出現(xiàn)缺損等狀況。

2.3 提升檔案素養(yǎng)，加強人才建設(shè)

科學(xué)規(guī)范的檔案管理需要高素養(yǎng)的檔案管理人員。要提高檔案管理工作，首先醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，把檔案管理工作放在促進醫(yī)院的建設(shè)和持續(xù)發(fā)展的高度，從人員管理、制度建設(shè)、資源分配和創(chuàng)新發(fā)展等方面去謀劃。首先挑選德才兼?zhèn)涞娜藖碜鰴n案管理工作，配備數(shù)量充足、業(yè)務(wù)能力強、有責任心的檔案管理人才，打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。將檔案管理人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃中。其次要將檔案管理人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃中，加強業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，確保他們在業(yè)務(wù)上跟得上行業(yè)的發(fā)展步伐，掌握新技能，提高工作效率。最后要健全考核和獎罰機制，促進檔案管理工作目標保質(zhì)保量完成，鼓勵他們與時俱進、開拓創(chuàng)新、勤加思考，積極探索和吸取先進的管理理念、科學(xué)的管理方法，推動檔案管理工作的持續(xù)進步。

2.4 加強資源投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施

現(xiàn)代化信息技術(shù)和設(shè)備是檔案規(guī)范化管理的物質(zhì)保障。為此，醫(yī)院決策者在提高思想認識的基礎(chǔ)上，加大對檔案軟硬件建設(shè)的投入，要建設(shè)符合標準的檔案室用房，配備完整的保管設(shè)備，并根據(jù)檔案價值、規(guī)格等配置相應(yīng)的檔案裝具和包裝材料。提高檔案保護設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，保證工作人員在查找、檢閱檔案時能夠更加方便、快捷，提高工作效率。除此之外，還應(yīng)定期檢查各種設(shè)備的運行狀態(tài)并加以維護，確保檔案始終得到良好的保管和保護。建立一個完善、科學(xué)、有效的醫(yī)院檔案自動化管理系統(tǒng)，在醫(yī)院電子文件資源遞交過程中，采用更有效的管理方式，也做到嚴格按照自動化的規(guī)章制度進行執(zhí)行，這種狀況下也確保了醫(yī)院電子文件處理工作的有效進行。當然在制定醫(yī)院檔案管理制度和系統(tǒng)時，在對醫(yī)院軟件選取過程中，要選取一些兼容性和應(yīng)用性好的軟件，做好軟件的相關(guān)技術(shù)參數(shù)以及標準的規(guī)范工作。

2.5 創(chuàng)新工作思路，加快信息建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理存在較多的弊端，不適合當今醫(yī)院的發(fā)展形勢，現(xiàn)代科技己為醫(yī)院檔案管理工作提供了更便捷的條件。在信息化時代，醫(yī)院檔案的管理和使用也應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展日益電子化[5]。21世紀作為信息化的新時代，社會中各項工作采用電子化管理都變得簡便、快捷起來，使用電子技術(shù)對檔案進行現(xiàn)代化管理已成了醫(yī)療機構(gòu)管理模式發(fā)展的必然趨勢[6]。檔案信息化建設(shè)不僅實現(xiàn)了整個檔案管理工作的自動化，有利于各種信息的流通與共享，而且還在很大程度上促進了醫(yī)生和患者關(guān)系的和諧性，在很大程度上減少了檔案查詢的時間，提高了辦事效率。而且通過信息化的檔案管理，使各項檔案資料都進行了電子存檔，確保了醫(yī)院信息資料的安全性，提升了醫(yī)院的整體服務(wù)水平，實現(xiàn)了醫(yī)院效益的最大化[7]。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)可以把醫(yī)院的各項信息資料進行長期的保留和存檔，當需要的時候，就可以快速的進行檔案的提取，為各個部門的需要提供查閱和參考數(shù)據(jù)。而且當上級管理部門需要數(shù)據(jù)統(tǒng)計時，就可以省去許多人力方面的資源，能夠運用計算機網(wǎng)絡(luò)來進行各項信息搜集和整理，有利于各項方針、政策的制定。檔案工作人員要盡職盡責，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)當好參謀和助手，及時提出改進電子化檔案管理的意見和建議，及時提醒醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)解決好電子化檔案管理的實際問題[8]。

綜上所述，科學(xué)現(xiàn)代的檔案管理能夠更好地適應(yīng)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的要求，在新醫(yī)改形勢之下，我們應(yīng)該與時俱進，創(chuàng)新理念，重視醫(yī)院檔案管理工作，更要強化意識，健全醫(yī)院檔案管理制度，將檔案管理工作落到實處。同時，還應(yīng)該更新管理方式，加強醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，這樣才能確保醫(yī)院長期可持續(xù)性發(fā)展，才能夠為廣大患者提供有效服務(wù)。

參考文獻

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