李卉 文博

摘要：經(jīng)過五年的工作和社會實踐，對醫(yī)院科室醫(yī)生檔案的電子化及信息化建設(shè)進行了探討和研究，以期給同行們提供借鑒和參考，滿足國家醫(yī)學(xué)事業(yè)的需要。

關(guān)鍵詞：醫(yī)生檔案；信息化；電子化

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2018）08-0269-02

人事檔案無論在任何單位均起到至關(guān)重要和不可替代的作用，而在一些大型醫(yī)院就顯得尤為重要了。本文從大型醫(yī)院的角度就檔案的含義與來源、檔案電子信息化的時代性和重要性以及建立科內(nèi)醫(yī)生電子檔案等幾個方面進行了闡述和研究，以期給同行們提供借鑒和參考，為今后的行政管理工作打下良好的基礎(chǔ)。

一、科室人事檔案的內(nèi)涵及來源

科室人事檔案是指個人、組織、機關(guān)和機構(gòu)在處理業(yè)務(wù)工作過程中所產(chǎn)生的、持有并保存的文件、記錄和資料。它主要是來源于文件或文檔，即一切由文字、圖表、聲像、視頻和影像等形式形成的各種材料或資料。大型醫(yī)院科室人事檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻或文檔，現(xiàn)在急需進行規(guī)范化的管理。

電子檔案是指通過計算機光盤或磁盤以及移動硬盤等設(shè)備進行存儲或保存，它與紙質(zhì)檔案是相互對應(yīng)的和相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像的文件集合，通常以案卷為基本的單位。它來源于電子化的實體檔案（如照片JPG格式、掃描件的圖片格式、文件的PDF格式和影像等多媒體數(shù)據(jù)文件），檔案化的電子信息（如版式數(shù)據(jù)文件），結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫（不僅從應(yīng)用中卸載，而且能夠加載重用的數(shù)據(jù)庫文件），等等。電子信息的檔案化管理是把應(yīng)用系統(tǒng)的電子信息進行憑證化處理后，形成電子檔案，將電子信息從應(yīng)用系統(tǒng)中獨立出來，形成與應(yīng)用無關(guān)的、令人信服的、能夠直接閱讀的文檔或文件，使用起來是十分方便和有利的，以便于檔案管理人員查閱和歸檔以及當(dāng)事人去查看或者人事部門調(diào)閱檔案的需要。

檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織以及管理下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)和電子化技術(shù)，對檔案信息資源進行分類、管理和處置，以便為社會提供最佳的服務(wù)以及加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程和進度。也就是說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體（如文字材料、相片、實物、視頻和錄像等）為重心，向以檔案信息（如大數(shù)據(jù)的電子信息）為重心轉(zhuǎn)變的過程。這是一個長期的發(fā)展過程。在這一過程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備（如計算機、打印機、掃描儀、投影儀和復(fù)印機等）檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化和信息化水平，滿足社會日益增長的需求和社會發(fā)展的需要。

二、檔案電子信息化的時代性和重要性

檔案電子信息化體現(xiàn)了時代性和重要性，表現(xiàn)在醫(yī)院使用時可以立刻和隨時查閱和閱讀，以便獲得所需要的資料和材料。因為它與社會時代同步，所以是極其重要的，而且對晉級、提升和評定職稱以及評優(yōu)和評先等都是十分重要的。

三、建立科內(nèi)醫(yī)生電子檔案

在大型醫(yī)院建立科室內(nèi)醫(yī)生的電子檔案也是十分必要和極其重要的。近年來，我們的主要做法如下，并在實踐中取得了良好的效果。

1.簡單的填表建檔。對新分配和新聘任到醫(yī)院的科室醫(yī)生進行簡單的填表建檔，在填寫個人檔案時要求他們填寫的主要內(nèi)容包括自己的姓名、性別、出生年月、工號、學(xué)歷和來院的時間以及聘用方式等方面的信息，以利于以后需要時查閱，滿足工作的需求。通過多年的工作實踐我們發(fā)現(xiàn)，以上較為簡單的個人檔案已經(jīng)不能滿足人事檔案的基本要求，于是就開始考慮進一步豐富檔案的內(nèi)容，我們新增加了一些材料，如照片、教工號、政治面貌、參加工作時間、來院時間（原工作單位和現(xiàn)工作單位）、畢業(yè)學(xué)校、畢業(yè)專業(yè)以及學(xué)歷學(xué)位等資料，這樣就使得科室醫(yī)生的檔案材料內(nèi)容更加豐富了。

2.對檔案進行頻次統(tǒng)計。對個人檔案中的各項內(nèi)容進行頻次統(tǒng)計，進一步完善和豐富個人檔案內(nèi)容。在完善的過程中我們可能逐步發(fā)現(xiàn)信息錄入其實是困難的，表現(xiàn)在耗費時間和更新不及時以及內(nèi)容不夠完善等問題的出現(xiàn)，如何解決這些問題正在考慮當(dāng)中。經(jīng)過幾年的社會實踐，現(xiàn)在我們已經(jīng)進行了三方面的統(tǒng)計，主要包括：（1）對華中科技大學(xué)同濟醫(yī)學(xué)院附屬同濟醫(yī)院醫(yī)師賬號信息進行統(tǒng)計，主要內(nèi)容包括：序號、編號、姓名、性別和科室等具體的內(nèi)容，方便查閱。（2）對科室的14名出國人員的信息進行統(tǒng)計，主要內(nèi)容包括：姓名、國家、目的/經(jīng)費資助、批準(zhǔn)期限、出國時間、延期情況等材料，以便及時了解科室醫(yī)生的具體情況。（3）對2016年專業(yè)技術(shù)科研人才進行摸底（我們主要針對的是2013—2016年入院的醫(yī)生），主要內(nèi)容包括：每個人發(fā)表文章的情況（期刊名、出版時間、本人排名、文章第一作者單位、影響因子情況、屬于A類或B類；另外也可以考慮從一級學(xué)報、核心期刊、一般期刊的角度去填寫內(nèi)容）；每個人主持科研項目的情況（科研類別、資助金額、批準(zhǔn)時間和研究期限等），方便掌握專業(yè)技術(shù)科研人才的具體情況。

3.尋找程序員。我們與湖北省武漢京倫科技開發(fā)有限公司合作，去尋找程序員，共同開發(fā)出建立科室醫(yī)生檔案的管理系統(tǒng)，以便錄入完整的個人信息去建立完整的醫(yī)生個人檔案，有利于醫(yī)院在需要時查閱，如每年的評定職稱、晉級和評比先進個人以及其他需要等。

4.對電子信息化的一些設(shè)想。在科室醫(yī)生的電子信息化系統(tǒng)建立起來之后，醫(yī)生可以隨時隨地通過網(wǎng)絡(luò)移動平臺進行更改、完善及更新自己的個人檔案，做到科室管理人員能在第一時間內(nèi)向醫(yī)院內(nèi)提供最新和最全的數(shù)據(jù)信息以供查閱和參考，這樣做起來十分方便和有利。如在2013年我們醫(yī)院對重癥醫(yī)學(xué)科醫(yī)師的基本信息進行了一覽表統(tǒng)計，內(nèi)容主要包括序號、?？啤⑿彰?、性別、一卡通號、教工號、出生年月、政治面貌、戶籍、參加工作時間、來院時間、最高學(xué)歷、初始畢業(yè)學(xué)校/畢業(yè)時間、醫(yī)師資格證時間、醫(yī)師執(zhí)業(yè)證時間、現(xiàn)職稱、電話號碼、電話小號、身份證號、郵箱、婚姻狀況、有無子女、住址、固定電話、學(xué)術(shù)任職、主要受教育經(jīng)歷、主要工作經(jīng)歷、發(fā)表論文及著作、持有資格證書、國內(nèi)外獲獎情況、教學(xué)課程情況、外出支援及學(xué)習(xí)情況、出國時間、前往國家、海外工作單位、海外任職、回國時間、自我評價、特長和愛好等方面，由此建立了全面最權(quán)威的科室醫(yī)生的個人檔案內(nèi)容，使得管理人員心中有數(shù)。

四、結(jié)論與展望

大型醫(yī)院科室醫(yī)生檔案的電子化和信息化建設(shè)在提高醫(yī)生工作效率，強化科學(xué)管理的同時，有利于醫(yī)學(xué)事業(yè)的進一步發(fā)展和進步，滿足人們?nèi)找嬖鲩L的需要，對醫(yī)院人才的培養(yǎng)也起到了至關(guān)重要的作用，達到人盡其才、物盡其用的目的。

加強科室醫(yī)生檔案的電子信息化建設(shè)是適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)的需求和時代的發(fā)展趨勢，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)該明確檔案管理信息化的重要性和必要性，進一步加強醫(yī)院科室檔案管理的安全化、數(shù)字化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，實現(xiàn)數(shù)字資源共享，滿足國家日益發(fā)展的需要。

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