王穎欣

摘要：本文先是簡(jiǎn)單的分析了數(shù)字化檔案管理具有的優(yōu)勢(shì)和作用，然后具體分析了檔案數(shù)字化管理的方法，通過(guò)建設(shè)信息管理系統(tǒng)、制定數(shù)字化管理規(guī)范、積極使用數(shù)字信息技術(shù)、提升檔案管理水平，來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理。

關(guān)鍵詞：電力工程檔案；檔案管理；數(shù)字化管理

引言：在電力行業(yè)中，檔案管理向著電子化發(fā)展是十分明顯的趨勢(shì)，隨著電力工程的增多，越來(lái)越多的紙質(zhì)檔案產(chǎn)生出來(lái)，在檔案的查閱和檢索上變得十分麻煩。電力工程中的檔案理需要一個(gè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的平臺(tái)展開(kāi)，電力企業(yè)需要著力于建設(shè)數(shù)字化檔案管理，需要讓檔案管理信息化的進(jìn)程得到推動(dòng)。因此，本文研究的檔案數(shù)字化管理對(duì)于電力企業(yè)有著重要的意義。

一、檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理工作量大，需要大量的檔案管理人員展開(kāi)工作，這也造成了檔案管理成本增加。使用數(shù)字化檔案管理是將紙質(zhì)的檔案都轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)式檔案，在計(jì)算機(jī)上能夠一次性完成檔案的整理、錄入以及編輯等工作，不僅節(jié)省管理時(shí)間，更讓工作效率得到了明顯的提高。例如：使用EEA億普檔案管理系統(tǒng)，作為一個(gè)電子檔案的整合軟件，能夠?qū)㈦娮訖n案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，將紙質(zhì)檔案通過(guò)平板掃描、高速掃描的方式儲(chǔ)存起來(lái)，然后對(duì)檔案進(jìn)行審核，在核對(duì)無(wú)誤之后將數(shù)據(jù)庫(kù)儲(chǔ)存起來(lái)。這樣也就實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化管理，讓檔案的收集和傳輸可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行。

二、檔案數(shù)字化管理的作用

在數(shù)字化檔案管理中，使用了計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)等技術(shù)，讓檔案管理領(lǐng)域技術(shù)上都得到了創(chuàng)新和改革，充分發(fā)揮出檔案的增值作用，讓檔案管理工作得到了直線升高。在檔案管理工作中，如果使用紙質(zhì)檔案，需要經(jīng)常翻閱檔案，容易造成檔案原件出現(xiàn)破損，甚至出現(xiàn)丟失、篡改等問(wèn)題。通過(guò)電子化管理，能夠讓檔案的完整性得到保障，同時(shí)在使用檔案的時(shí)候，可以利用搜索功能，快速找到需要檔案，提高了檔案查找的效率。

通過(guò)數(shù)字化處理檔案，使得檔案系統(tǒng)可以完成收集檔案、編輯檔案以及查閱檔案等日常工作。在檔案管理系統(tǒng)中，能夠?qū)㈦娏こ陶w資料檔案展開(kāi)監(jiān)控，能夠在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)檔案進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)移、驗(yàn)收以及審核等工作。通過(guò)檔案的電子化管理，可以將工程路途遙遠(yuǎn)的問(wèn)題得到解決，更有效的提高了檔案管理的管控效率和管控程度。

三、電力工程檔案數(shù)字化管理方法

（一）建設(shè)信息管理系統(tǒng)

數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)主要是通過(guò)數(shù)字技術(shù)、通訊技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)展開(kāi)，需要具備信息管理系統(tǒng)作為管理基礎(chǔ)，通過(guò)系統(tǒng)的應(yīng)用從而實(shí)現(xiàn)多重管理。首先要建設(shè)信息系統(tǒng)，需要選擇具備良好擴(kuò)展性，同時(shí)也方便展開(kāi)管理的應(yīng)用平臺(tái)，可以向一些得到成熟應(yīng)用的平臺(tái)借鑒經(jīng)驗(yàn)[1]。例如：電力工程可以使用業(yè)務(wù)框架平臺(tái)以及系統(tǒng)集成平臺(tái)，通過(guò)這些具有優(yōu)良功能的平臺(tái)對(duì)檔案管理進(jìn)行支撐。還需要重視和管理平臺(tái)的聯(lián)系，讓檔案管理平臺(tái)具備更豐富的功能。例如：可以利用管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)儲(chǔ)存檔案、檢索檔案以及修改檔案等功能，通過(guò)豐富的管理功能設(shè)置，能夠讓檔案得到更加高效的管理。企業(yè)可以建立檔案信息化平臺(tái)，采用新的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)打破了以往檔案管理系統(tǒng)的習(xí)慣，不僅提高工作效率、降低誤差，還極大地節(jié)省了檔案管理成本。檔案數(shù)據(jù)可在電腦里儲(chǔ)存、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)，打印，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，查詢(xún)時(shí)，只需操縱鍵盤(pán)鼠標(biāo)，就可以迅速完成對(duì)相關(guān)資料的提取，大大提高了工作效率。利用檔案管理系統(tǒng)提供的操作平臺(tái)，從檔案類(lèi)型、分類(lèi)方法到案卷和文件的錄入信息，從用戶(hù)錄入和檢索的界面到統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目和檔案目錄的格式等，都可以根據(jù)需要自由地進(jìn)行設(shè)計(jì)，提高了檔案形成質(zhì)量和提供利用服務(wù)的質(zhì)量。

總之，加強(qiáng)管理，充分利用電力工程檔案資源，使之更好服務(wù)于國(guó)家電網(wǎng)建設(shè)，是一項(xiàng)十分有意義、有價(jià)值的工作。只要我們切實(shí)加強(qiáng)電力工程檔案的收集、管理、開(kāi)發(fā)和利用，抓好工程檔案的管理信息化建設(shè)，電力工程檔案一定會(huì)在電力建設(shè)中扮演越來(lái)越重要的角色。

（二）執(zhí)行數(shù)字化管理制度

在電力工程的檔案管理中，需要執(zhí)行數(shù)字化管理制度作為檔案管理的規(guī)范和保障。在目前的電力企業(yè)中，對(duì)檔案的管理在出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候，沒(méi)有可以依據(jù)的規(guī)范解決問(wèn)題，也缺少具體的標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施管理[2]。因此，電力企業(yè)必須要建立完善的管理制度和管理規(guī)范，從而保證數(shù)字化管理的實(shí)施。通過(guò)數(shù)字化管理制度的執(zhí)行，讓檔案的數(shù)字化管理得到妥善實(shí)施。例如：在數(shù)字化管理制度中需要對(duì)數(shù)據(jù)格式、儲(chǔ)存位置做出統(tǒng)一的規(guī)定，讓電子檔案在編制過(guò)程中，可以能夠統(tǒng)一形式，讓檔案管理的水平得到保障。

（三）積極應(yīng)用數(shù)字技術(shù)

電力工程要想實(shí)現(xiàn)高效數(shù)字化檔案管理，必須要從數(shù)字化信息技術(shù)出發(fā)，需要保證管理過(guò)程中使用的數(shù)字技術(shù)能夠保持在先進(jìn)水平。為了讓電力工程獲得更高效的數(shù)字化檔案管理，企業(yè)需要不斷引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)和管理技術(shù)，也要主動(dòng)開(kāi)發(fā)信息技術(shù)在管理工作中的應(yīng)用。只有做到這樣，才能充分發(fā)揮出數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)在管理工作中的優(yōu)勢(shì)作用。電力企業(yè)通過(guò)應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，讓管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)，使用動(dòng)態(tài)信息處理技術(shù)，對(duì)檔案的照片、視頻、文本進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，讓檔案的管理能夠隨著工程的進(jìn)程得到完成。同時(shí)需要按照由近及遠(yuǎn)的次序讓下屬單位對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。例如：在項(xiàng)目中出現(xiàn)新計(jì)劃、新材料的時(shí)候，需要將紙質(zhì)文本和電子文本移交出來(lái)，增添新內(nèi)容，然后自動(dòng)保存在系統(tǒng)中。

（四）提高管理人員管理能力

在數(shù)字化管理工作中，最本質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)是數(shù)字化的水平，需要在管理工作中使用最先進(jìn)的數(shù)字化管理技術(shù)。為了實(shí)現(xiàn)這樣的目標(biāo)，需要重視對(duì)管理人員自身能力素質(zhì)的培養(yǎng)，要積極引進(jìn)高素質(zhì)人才，使用內(nèi)部培訓(xùn)的方式提高管理人員的數(shù)字化管理能力。只有管理人員掌握了數(shù)字技術(shù)，可以使用信息技術(shù)在管理工作中，才能讓企業(yè)的數(shù)字化管理得以實(shí)現(xiàn)。企業(yè)要落實(shí)針對(duì)信息技術(shù)和管理技術(shù)的培訓(xùn)，要求檔案管理人員積極參與培訓(xùn)，注意提升自己的能力和素質(zhì)水平。

結(jié)論：綜上所述，本文先是分析了檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)和作用，在此基礎(chǔ)上，研究了開(kāi)展數(shù)字化檔案管理的方法。企業(yè)需要積極開(kāi)發(fā)建設(shè)信息管理系統(tǒng)，不斷制定并執(zhí)行數(shù)字化管理制度，積極引進(jìn)并使用數(shù)字技術(shù)，更要注意提高管理人員管理能力，從而讓數(shù)字化檔案管理得以實(shí)現(xiàn)，提升企業(yè)管理效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]張自立. 電力工程檔案數(shù)字化的途徑探究[A]. 《建筑科技與管理》組委會(huì).2018年6月建筑科技與管理學(xué)術(shù)交流會(huì)論文集[C].《建筑科技與管理》組委會(huì)：北京恒盛博雅國(guó)際文化交流中心，2018：2

[2]林冬陽(yáng).基于全壽命周期的特高壓電力工程檔案管理優(yōu)化[J].中國(guó)檔案，2017（10）：60-61