關(guān)于國土資源檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

張志偉

內(nèi)蒙古興安盟科爾沁右翼中旗國土資源局信息中心 內(nèi)蒙古興安盟 029400

隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國土資源管理部門面臨著新的形式和要求，如何科學(xué)地管理好國有土地，提高國土資源管理的效率和水平，充分、合理地利用好有限的國土資源，已成為急需解決的問題。國土資源檔案管理工作必須緊跟國家檔案信息化建設(shè)的步伐，積極加快國土資源檔案數(shù)字化進(jìn)程，才能更好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的需要，更好發(fā)揮國土資源檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會各項事業(yè)建設(shè)中的作用。

一、加速國土資源檔案數(shù)字化建設(shè)的對策

（一）加速傳統(tǒng)載體國土資源檔案的數(shù)字化步伐

實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化一般需要分兩步進(jìn)行：第一步是建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫；第二步是當(dāng)按內(nèi)容的數(shù)字化。

建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫是實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)，就是對檔案進(jìn)行主題詞、分類號等標(biāo)引項的錄入，形成機(jī)讀目錄。

當(dāng)按內(nèi)容的數(shù)字化是檔案信息管理化關(guān)鍵的一步，包括文本文件的錄入、照片或圖形表的掃描、音像資料的模數(shù)轉(zhuǎn)換、實物檔案的拍攝、文件的壓縮儲存拷貝、光盤刻錄等。

由于館藏檔案往往數(shù)量龐大，所以館藏檔案數(shù)字化往往需要分步進(jìn)行。筆者認(rèn)為，應(yīng)該認(rèn)真分析館藏情況，根據(jù)國土組員檔案價值和實際利用工作的需要，具體確定館藏檔案內(nèi)容數(shù)字化的范圍與內(nèi)容。應(yīng)重點考慮以下三個因素：

（1）利用因素。首先應(yīng)選擇社會利用面廣，使用頻率高的檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化，盡快滿足社會利用者對這些檔案信息的需求。

（2）價值因素?？煽紤]優(yōu)先將有較高價值的檔案信息數(shù)字化。所謂較高價值：一是指具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案信息；二是指具有歷史價值和文物價值的珍貴原始資料；三是指具有證據(jù)價值和情報價值的檔案信息。

（3）搶救因素。某些傳統(tǒng)介質(zhì)檔案因年代久遠(yuǎn)或保存環(huán)境條件差，致使檔案頻臨損毀，需盡快實現(xiàn)數(shù)字化，使之得到搶救性保護(hù)。

（4）特色因素。既注重選擇本地區(qū)、本系統(tǒng)有特色的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化。在人、財、物力限制較多的情況下尤其要考慮這一因素。一般情況下這些特色檔案是其他檔案部門所沒有的，它可以體現(xiàn)本檔案部門的特色價值。

（二）加速國土資源檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

規(guī)范統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫形式是檔案數(shù)字化建設(shè)取得成功的生命所在。實施國土資源檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化就是要科學(xué)地制訂各項標(biāo)準(zhǔn)，使國土資源檔案工作逐步走向規(guī)范化。當(dāng)前，特別要規(guī)范數(shù)字化加工的過程管理，在掃描、圖像處理數(shù)據(jù)錄入、圖文編輯等工作流程中，必須嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。國土資源檔案往往具有成套性、動態(tài)性和綜合性的特點，更要強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)化。為了實現(xiàn)國土資源檔案信息數(shù)據(jù)的有效共享，就必須按照檔案數(shù)據(jù)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，規(guī)范制作檔案數(shù)據(jù)。一般檔案數(shù)據(jù)制作起碼要做到三個統(tǒng)一：統(tǒng)一著錄項目、統(tǒng)一著錄格式和統(tǒng)一檢索語言。同時，還要注意數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、可靠性和實用性。只有這樣，才能為國土資源檔案信息資源共享打好堅實的基礎(chǔ)。

（三）加速國土資源檔案信息化人才隊伍建設(shè)

人才是保證檔案信息化建設(shè)取得成效并持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵，作為現(xiàn)代國土資源檔案管理的人員不但要掌握一般的檔案管理的基本知識，國土資源檔案管理的專業(yè)知識，還要掌握計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的基本技能。國土資源檔案管理部門一方面要注意吸納、引進(jìn)專業(yè)人才，另一方面應(yīng)該加強(qiáng)對在職檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們計算機(jī)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平和管理系統(tǒng)的運用能力，以利更好地開展國土資源檔案管理信息化工作。

二、國土資源檔案數(shù)字化的涵義及其意義

國土資源檔案數(shù)字化是指利用計算機(jī)、掃描儀、圖像處理技術(shù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)將傳統(tǒng)介質(zhì)的國土資源檔案，進(jìn)行數(shù)字化處理，進(jìn)而形成數(shù)字檔案信息資源的過程。國土資源檔案是國家檔案的重要組成部分，也是國土資源管理工作不可或缺的有機(jī)組成部分，它對依法管地、合理開發(fā)用地、解決土地糾紛、農(nóng)村土地承包、制定土地利用總體規(guī)劃及繳納土地租金、征繳國有土地使用稅等很多方面都起到了很重要的作用。

雖然現(xiàn)存的具體國土資源檔案多數(shù)是以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，但隨著電子計算機(jī)的廣泛應(yīng)用和辦公自動化的逐步普及，近年來生產(chǎn)了越來越多的涉及國土資源管理的電子文件和檔案，從而出現(xiàn)檔案的載體從以傳統(tǒng)紙質(zhì)為主，發(fā)展到紙質(zhì)載體、磁性載體、光介質(zhì)載體和其它各類實物載體多元化并存的局面。如何管好用好這些內(nèi)容豐富、數(shù)量龐大的國土資源檔案已成為當(dāng)前檔案管理工作的一個急需解決的問題。目前比較普遍的看法是將傳統(tǒng)國土資源檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子文件數(shù)據(jù)庫和電子影像檔案數(shù)據(jù)庫，并通過信息系統(tǒng)加工和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸，實現(xiàn)國土資源檔案的合理存儲與有效開發(fā)利用，實現(xiàn)國土資源檔案的社會共享。實現(xiàn)表明，只有通過檔案信息化，才能更好地實現(xiàn)信息資源共享，才能有效提高檔案信息的利用率，才能更加準(zhǔn)確、快捷、方便地提供利用，提高經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

[1]林麗玉.關(guān)于國土資源檔案數(shù)字化建設(shè)的思考[J].科技信息，2010（20）