淺談如何加強(qiáng)社區(qū)醫(yī)療檔案管理

浦石

[摘? ?要]在醫(yī)院檔案管理工作中，社區(qū)醫(yī)療檔案是重要的一部分，是保障醫(yī)院檔案管理水平的重要因素。社區(qū)醫(yī)療檔案是指醫(yī)院到社區(qū)開展醫(yī)療服務(wù)中，形成的醫(yī)療就診記錄，如：各種文字、圖表、影像、電子數(shù)據(jù)等，其具有保存價(jià)值。本文通過對社區(qū)醫(yī)療檔案管理現(xiàn)狀的分析，主要探討了如何加強(qiáng)社區(qū)醫(yī)療檔案管理，以期能夠?yàn)獒t(yī)院檔案管理提供一些幫助，促進(jìn)社區(qū)醫(yī)療檔案管理水平的提升。

[關(guān)鍵詞]社區(qū)醫(yī)療;檔案工作;管理

城市社區(qū)醫(yī)療檔案工作是一項(xiàng)“功在當(dāng)今、利在長遠(yuǎn)”的事業(yè)，是新時(shí)期堅(jiān)持黨的群眾路線，做好群眾健康服務(wù)和提高居民健康水平必不可少的工作。加強(qiáng)社區(qū)醫(yī)療檔案管理是基層組織在開展基層健康服務(wù)、解決基層各種健康問題、維護(hù)居民健康等方面發(fā)揮重要作用的有效途徑。如何在社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中建立與社區(qū)醫(yī)療檔案管理體制相適應(yīng)的檔案工作制度，是擺在醫(yī)院檔案管理部門面前的一項(xiàng)現(xiàn)實(shí)而緊迫的任務(wù)。

1? ?社區(qū)醫(yī)療檔案工作的重要性

社區(qū)醫(yī)療檔案是指醫(yī)院在社區(qū)醫(yī)療服務(wù)活動中形成的，在提升社區(qū)居民健康水平、拓展基層居民健康途徑、維持居民健康、建構(gòu)社會和諧等方面，社區(qū)醫(yī)療檔案工作發(fā)揮著越來越重要的作用。社區(qū)醫(yī)療檔案的特點(diǎn)是醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員在參加社區(qū)各項(xiàng)醫(yī)療服務(wù)活動中直接形成的具有保存價(jià)值的各類檔案。如老人健康的科普、國家大健康的宣傳教育、環(huán)境衛(wèi)生、飲食健康宣傳活動的開展、孩子健康指導(dǎo)、常見病的治療等等，各種與社區(qū)醫(yī)療健康密不可分的，在這些醫(yī)療服務(wù)中形成的大量檔案內(nèi)容多樣，門類齊全，具有保存價(jià)值的文字、圖表、影像等記錄檔案和專門檔案。

2? ?社區(qū)醫(yī)療檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1檔案管理意識淡薄

長期以來，在醫(yī)院檔案管理工作中，一部分人對社區(qū)醫(yī)療檔案管理的重要性沒有足夠的認(rèn)識，檔案管理意識淡薄，認(rèn)為社區(qū)醫(yī)療檔案工作不是醫(yī)院檔案的主要工作，就是一些隨意性的現(xiàn)場診療記錄的細(xì)碎事務(wù)，對社區(qū)醫(yī)療檔案工作重視不夠。尤其是一些領(lǐng)導(dǎo)干部沒有將這項(xiàng)工作擺在應(yīng)有的位置上，錯(cuò)誤地認(rèn)為社區(qū)醫(yī)療檔案是瑣碎的工作記錄，認(rèn)為開展社區(qū)醫(yī)療檔案管理可有可無，沒有將其納入醫(yī)院管理的范圍中，納入議事日程。

2.2制度不健全管理不到位

目前，絕大部分社區(qū)醫(yī)療活動是以資料形式整理的，沒有指定規(guī)范的檔案管理工作制度，對收集到的社區(qū)檔案資料整理不規(guī)范，導(dǎo)致有關(guān)社區(qū)醫(yī)療服務(wù)過程中形成的檔案資料不能實(shí)行統(tǒng)一管理，整合在一起，也沒有按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行門類設(shè)置、期限劃分、裝盒編目編號等，許多社區(qū)的醫(yī)療檔案整理不符合規(guī)范，大多數(shù)不分年限、不分類別和不分保管期限，沒有檔案保管，以至于在需要查找的時(shí)候沒檔可找，沒檔可用。

2.3工作人員沒有檔案意識

多數(shù)社區(qū)參與醫(yī)療服務(wù)的工作人員沒有檔案留檔意識，更沒有過硬的檔案管理技能，對檔案不夠重視，一些社區(qū)醫(yī)療服務(wù)都是口頭通知進(jìn)行，沒有詳細(xì)的文字記錄，造成無檔可查。而且社區(qū)參與工作人員變動比較大，時(shí)間一長連回憶的人員都找不到。

3? ?加強(qiáng)社區(qū)醫(yī)療檔案管理的有效對策

3.1制定社區(qū)醫(yī)療檔案管理工作制度，加強(qiáng)正規(guī)化建設(shè)

根據(jù)《檔案法》等檔案法律法規(guī)的規(guī)定，建立健全《社區(qū)醫(yī)療檔案歸檔制度》、《社區(qū)醫(yī)療檔案保管制度》、《社區(qū)醫(yī)療檔案利用制度》、《檔案保密制度》、《社區(qū)醫(yī)療檔案工作人員崗位責(zé)任制》等規(guī)章制度。社區(qū)醫(yī)療檔案管理工作必須要做到“四個(gè)統(tǒng)一”，即統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)，按照《檔案法》和檔案工作條例，健全切合實(shí)際的檔案管理工作人員工作職責(zé)，認(rèn)真制定社區(qū)醫(yī)療檔案管理工作制度，依法建檔，扎實(shí)推進(jìn)檔案歸檔、整理、保管利用等各項(xiàng)工作，堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的原則，將醫(yī)療活動檔案工作納入社區(qū)工作計(jì)劃和議事日程，成立以社區(qū)主要負(fù)責(zé)人為組長的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，使檔案工作與社區(qū)各項(xiàng)健康服務(wù)同步協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.2加大資金投入，強(qiáng)化社區(qū)醫(yī)療檔案基礎(chǔ)條件

加快社區(qū)醫(yī)療檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，解決好用房、裝具、設(shè)施等實(shí)際問題，及時(shí)研究并協(xié)調(diào)解決工作中的困難，為工作的開展創(chuàng)造必要的條件，為檔案管理提供人、財(cái)、物方面的保障。綜合檔案是承載檔案的有效載體，因此對于新建社區(qū)來說，要做到同步設(shè)計(jì)、同步建造、同步啟用，要按照實(shí)際情況建立綜合檔案室，并將其納入整體建設(shè)規(guī)劃之中，按照要求配置社區(qū)各種用房，加大政府的投入。

同時(shí)，為了實(shí)現(xiàn)資源共享，社區(qū)醫(yī)療檔案保管要最大限度地整合社區(qū)醫(yī)療檔案資源，明確檔案的歸屬和流向，增強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)和自助服務(wù)，加快社區(qū)醫(yī)療檔案的數(shù)字化建設(shè)。

3.3提高工作人員水平，充分發(fā)揮管理人員的骨干作用

指定專人分管社區(qū)醫(yī)療檔案工作，加強(qiáng)社區(qū)醫(yī)療檔案隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè)，讓社區(qū)醫(yī)療檔案管理人員成為“復(fù)合型人才”。加強(qiáng)其業(yè)務(wù)培訓(xùn)，配齊專（兼）職檔案管理人員，不斷提高檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)，積極為檔案干部創(chuàng)造學(xué)習(xí)、鍛煉、教育培訓(xùn)的機(jī)會。并且檔案管理人員要有針對性地協(xié)調(diào)上級主管部門，開展定期或不定期的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，充分發(fā)揮其骨干作用。將檔案工作列入目標(biāo)考評范圍，定期進(jìn)行督促檢查，定期聽取社區(qū)醫(yī)療檔案工作匯報(bào)。如：要自覺接受上級檔案行政部門的監(jiān)督指導(dǎo)，提升檔案管理業(yè)務(wù)能力，另外，在各級醫(yī)院到社區(qū)開展的醫(yī)療健康服務(wù)，都做好記載，建立醫(yī)療服務(wù)檔案，并同時(shí)給所來醫(yī)院檔案館一份存檔。

綜上，有鑒于社區(qū)醫(yī)療檔案管理在醫(yī)院檔案管理中起到越來越重要的作用，我們只有堅(jiān)持改革創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，加快推進(jìn)社區(qū)醫(yī)療檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化，不斷提高社區(qū)醫(yī)療檔案管理層次與水平，才能在社會主義新時(shí)期的經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會進(jìn)步中，發(fā)揮社區(qū)醫(yī)療檔案管理的應(yīng)有作用，助力新時(shí)代醫(yī)院和人民健康的發(fā)展。

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