張 燕

山東省單縣失業(yè)保險(xiǎn)事業(yè)處 山東菏澤 274300

人才信息的重要載體與人才評(píng)價(jià)的一個(gè)主要信息源就是人事檔案，不論是在反映個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作表現(xiàn)，還是成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況以及組織關(guān)系、歷史背景等方面均發(fā)揮著重要作用，可以說(shuō)是選賢舉能、知人善任的一項(xiàng)重要依據(jù)[1]。將人事檔案管好、用好，既與以人為本的管理理念相符，且對(duì)人才資源的開(kāi)發(fā)和利用也十分有利。如今，很多企業(yè)已未對(duì)檔案管理做過(guò)多要求，以致于讓人檔分離的情況出現(xiàn)。不斷加大的人事制度改革，愈加突顯出事業(yè)單位認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，因此，新時(shí)期做好事業(yè)單位人事檔案管理工作具有重大現(xiàn)實(shí)意義。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性

（一）人事檔案關(guān)系到職工工作與生活的全方面

對(duì)職工來(lái)說(shuō)，人事檔案能夠?yàn)槠滢k理政審手續(xù)，如護(hù)照；也可提供婚姻狀況的證明。職工檔案真實(shí)記載了職工個(gè)人的學(xué)習(xí)情況、工作經(jīng)歷、生活狀態(tài)以及工作成績(jī)，職工根據(jù)職工檔案享受各種社會(huì)待遇。人事檔案與職工的切實(shí)利益息息相關(guān)。所以，隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)不斷完善。

（二）人事檔案具有重要的社會(huì)價(jià)值

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息已成為一項(xiàng)重要社會(huì)資源，事業(yè)單位以此配置人力資源，企業(yè)和職工間的溝通和聯(lián)系依賴于信息的存在和傳遞，而這些信息真實(shí)存在的最佳載體就是人事檔案就是人事檔案，對(duì)人事檔案的重要性予以正確認(rèn)識(shí)，既可將良好的工作信息提供給企業(yè)和職工，且也有助于人員社會(huì)化管理的增強(qiáng)，推動(dòng)社會(huì)的整體發(fā)展。

二、新時(shí)期如何做好事業(yè)單位人事檔案管理工作

（一）提升重視程度，完善管理思維

人事制度的變遷直接影響人事檔案的地位變化，在人事制度變遷的第一個(gè)階段，人事檔案在我國(guó)具有很高的地位，是人們存在于社會(huì)環(huán)境中一項(xiàng)重要證明。不斷發(fā)展的社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)，嚴(yán)重沖擊了人事檔案的地位與權(quán)威，但也不能一概而論，因此新時(shí)期政府對(duì)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的具體要求就是提高對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于人事檔案管理中產(chǎn)生的綜合效益應(yīng)堅(jiān)持發(fā)展的思路。新時(shí)期，各機(jī)關(guān)組織間的競(jìng)爭(zhēng)其實(shí)就是人才的競(jìng)爭(zhēng)，而人事檔案管理能夠在發(fā)掘人才、留住人才上為事業(yè)單位提供幫助，并對(duì)事業(yè)單位的管理創(chuàng)新與經(jīng)營(yíng)改革起到積極促進(jìn)作用。所以，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)促進(jìn)人事檔案管理部門和檔案人員的合作，進(jìn)一步改革與完善原來(lái)不適應(yīng)新時(shí)代背景的管理思維與管理措施。

（二）完善管理制度，強(qiáng)化工作規(guī)范

目前，現(xiàn)行的事業(yè)單位人事檔案管理制度也明顯不適應(yīng)現(xiàn)階段的經(jīng)濟(jì)體制，所以就需大力改革事業(yè)單位人事檔案管理制度，去除過(guò)去管理制度中一些不適配內(nèi)容，進(jìn)一步了解新時(shí)期人事檔案管理工作，在事業(yè)單位人事檔案管理制度中融入新時(shí)期的發(fā)展要求與新時(shí)期的工作思想。事業(yè)單位還應(yīng)積極培訓(xùn)人事檔案管理工作人員，將相應(yīng)的考核制度與考核標(biāo)準(zhǔn)給制定出來(lái)，繼續(xù)培養(yǎng)不達(dá)標(biāo)的工作人員，或?qū)⑵湔{(diào)離管理崗位。同時(shí)進(jìn)一步強(qiáng)化管理工作的規(guī)范性，對(duì)人事檔案管理工作提出新的要求，并設(shè)立更高、更遠(yuǎn)的工作目標(biāo)。第一，詳細(xì)規(guī)定檔案收集、存放與查閱工作，認(rèn)真監(jiān)督人事檔案管理工作，防止出現(xiàn)人事檔案被篡改的情況，并嚴(yán)肅處理篡改人事檔案的工作人員。第二，要定期檢查人事檔案，有效解決其中暴露出來(lái)的問(wèn)題，設(shè)立人事檔案填寫制度，重點(diǎn)關(guān)注違規(guī)填寫，鑒別違規(guī)填寫內(nèi)容，從而對(duì)檔案信息的真實(shí)性做出判斷。

（三）建立人事檔案信息系統(tǒng)，提高工作效率、優(yōu)化管理

如今，我們已進(jìn)入資源網(wǎng)絡(luò)化、信息化時(shí)代，若要真正將人事檔案管理工作做好，就一定要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)予以充分利用，通過(guò)人事檔案信息管理系統(tǒng)存儲(chǔ)、檢索人事檔案信息，讓人事檔案管理工作的電子化、科學(xué)化順利實(shí)現(xiàn)。想方設(shè)法提高人事檔案工作的科學(xué)管理水平，在對(duì)相應(yīng)使用權(quán)限予以規(guī)定的基礎(chǔ)上，只對(duì)部門與個(gè)人開(kāi)放部分信息，并將公開(kāi)、透明的人事檔案管理機(jī)制給建立起來(lái)，把便捷、準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)檔案管理服務(wù)提供給社會(huì)。

（四）加大專業(yè)人才培養(yǎng)，提升直接操作執(zhí)行能力

人事檔案管理工作的有效開(kāi)展離不開(kāi)專業(yè)人才的支持，而這就需要先將專業(yè)人才的積極引入進(jìn)來(lái)，純熟的了解基本工作要求和操作技術(shù)，防止出現(xiàn)一些常識(shí)性差錯(cuò)，且也將人才培養(yǎng)的壓力降低，促進(jìn)直接操作執(zhí)行能力的提高[2]。與此同時(shí)，還應(yīng)對(duì)執(zhí)行人員開(kāi)展本單位情況的培養(yǎng)教育，使工作人員充分了解本單位情況，對(duì)檔案管理中的實(shí)際問(wèn)題和特點(diǎn)有所了解，讓工作人員更好的融合單位環(huán)境。工作人員應(yīng)在檔案管理的多個(gè)方面顯現(xiàn)出充分的應(yīng)對(duì)能力，包括人員溝通、信息收集、歸檔整理等。部門老員工需在新員工的帶教工作上表現(xiàn)出較高的積極性，針對(duì)尚不具有完善處理能力的人員可不急于讓其開(kāi)展一些具有較強(qiáng)專業(yè)性的工作，一定要保證其擁有成熟能力后再開(kāi)展具體執(zhí)行工作。另外，還應(yīng)對(duì)檔案管理采取電子化處理手段，促進(jìn)日常資料查詢便捷性的提高，防止多次查閱紙質(zhì)檔案。

結(jié)語(yǔ)

總之，為了使事業(yè)單位的人事檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，就要求單位領(lǐng)導(dǎo)予以高度重視，利用將傳統(tǒng)的檔案管理觀念改變，并將現(xiàn)代化的檔案管理方式引入進(jìn)來(lái)，提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，進(jìn)而有效利用事業(yè)單位的人事檔案，最終將檔案的參考價(jià)值給真正發(fā)揮出來(lái)。