高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)研究

張 巖

（赤峰學(xué)院 報刊社，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

1 前言

在新時代背景下，信息成了一項重要的社會資源，它不僅能夠有效促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展，而且還可以為我國教育水平的不斷提升帶來重要的推動性作用.高校檔案所記錄的是高校在開展教育教學(xué)活動、管理工作以及科研活動過程中所形成的重要信息資料，其不僅能夠?qū)Ω咝５目沙掷m(xù)性發(fā)展帶來直接性的影響，而且對于高校的教學(xué)管理、科研管理以及人事管理等方面均起到了不容忽視的作用.然而，縱觀我國高校的檔案管理現(xiàn)狀來看，由于受到了多方因素的干擾，無論是管理模式與管理手段，還是管理理念與管理范圍，均存在著很多亟待解決的問題.為了能夠進(jìn)一步提高我國高校檔案的管理水平，國家政府與地方上的教育部門應(yīng)針對高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)給予應(yīng)有的重視，為其創(chuàng)造出更多的有利條件，以此來幫助高校的檔案管理工作可以較好地應(yīng)對由時代發(fā)展所帶來的諸多挑戰(zhàn).

2 高校檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案管理專業(yè)性不強

如今，有很多高校管理者并沒有對檔案管理工作給予較高的關(guān)注，導(dǎo)致學(xué)校內(nèi)部的檔案管理制度比較松散.首先，部分高校檔案管理部門中的崗位設(shè)置比較隨意，諸如檔案信息收集、檔案信息整理以及電子檔案錄入等工作均由一個人來負(fù)責(zé)，這不僅導(dǎo)致檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)都漏洞百出，而且還影響到了檔案信息編排的規(guī)范性；其次，國家政府雖然針對檔案管理工作制定出了多項法律制度，例如《檔案管理員崗位職責(zé)》《檔案保密制度》《庫房管理制度》以及《檔案室設(shè)備管理制度》等，但由于高校領(lǐng)導(dǎo)并沒有對檔案管理工作給予應(yīng)有的重視，從而導(dǎo)致檔案管理人員也不會嚴(yán)格按照這一系列配套制度來開展借閱管理與使用管理工作，長此以往，高校檔案管理模式變得愈發(fā)隨意.最后，國家政府對于高校的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)制定出了以下的配備要求：檔案室、檔案庫房、微機室、辦公室以及閱覽室等.其中，在檔案庫房中應(yīng)當(dāng)配置防火系統(tǒng)、滅火系統(tǒng)、除濕裝置、消毒裝置、吸塵裝置等.然而卻僅有很少的一部分高校能夠達(dá)到上文所提到的配置標(biāo)準(zhǔn)，極大地影響到了檔案管理工作的專業(yè)性.

2.2 查閱程序不夠規(guī)范

目前，絕大多數(shù)的高校檔案管理人員都不能夠針對檔案信息展開及時且合理化的分類整理，在日常的管理工作當(dāng)中，只是按照之前的檔案管理方案來對檔案信息進(jìn)行粗略化的分類，從而導(dǎo)致檔案信息的查閱效率低下，十分不利于檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè).

2.3 信息化不夠完善

如果想要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)之上提高高校檔案管理的信息化水平，首先需要完成的一項工作即為構(gòu)建出高校自由的檔案管理系統(tǒng).目前雖然有很多高校針對檔案的信息化管理建設(shè)出了目錄數(shù)據(jù)庫，但其中僅包括案卷目錄、指引目錄以及索引目錄等內(nèi)容，并沒有完全實現(xiàn)檔案信息的電子化與自動化查詢.

3 高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的作用

具體一些解釋，高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)需要建立在信息科學(xué)技術(shù)的基礎(chǔ)之上，同時結(jié)合高校當(dāng)前的人力、財力以及物力資源，制定出合理化的檔案管理體系，從而確保高校內(nèi)部的檔案管理人員可以達(dá)到有組織、有計劃、有指揮的檔案管理工作程度.經(jīng)過大量的工作實踐證明，高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)對于高校的可持續(xù)性發(fā)展起到了決定性的作用，具體表現(xiàn)為如下的四個方面：

首先，通過加強高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)可以全面提升檔案管理的工作效率，根據(jù)檔案使用者的實際需求來制定出全面的服務(wù)體系，提高檔案使用效率的同時促進(jìn)高校檔案管理工作的良好發(fā)展.

其次，高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)可以從根本上發(fā)揮出檔案信息的共享價值，在擴大檔案信息資源應(yīng)用范圍的同時減少不必要的資源浪費.

再次，高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)可以進(jìn)一步加快檔案管理工作的統(tǒng)一化速度，以此來降低高校檔案管理工作的整體難度，確保管理工作人員可以有據(jù)可查、有理可依.

最后，在高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程中，高校中的檔案管理人員會積極地投入到教育培訓(xùn)活動中，緊跟住時代的發(fā)展腳步提升自身的管理技術(shù)水平與工作能力.

4 促進(jìn)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的措施

4.1 規(guī)范檔案管理程序，突出領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任

對于高校的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作來說，高校中的管理人員需要肩負(fù)起自己的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，根據(jù)高校當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)狀來進(jìn)一步規(guī)范檔案管理程序.首先，高校管理者應(yīng)當(dāng)經(jīng)常性地深入到檔案管理工作人員身邊，同他們展開深入地溝通，全方位地了解到檔案管理人員在工作中所遇到的問題和困難，唯有如此才能夠制定出可行性高的檔案管理工作計劃.此外，高校管理者還要虛心聽取檔案管理人員所給出的意見與建議，盡可能地為他們創(chuàng)造出良好的工作氛圍；其次，高校管理者要通過恰當(dāng)?shù)姆绞絹砑訌姍n案管理人員的工作責(zé)任感，一方面要激發(fā)出檔案管理人員的工作積極性，讓他們可以主動地投身到檔案管理的工作崗位中，另一方面還要讓他們認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，以此來提高檔案信息資源的安全等級；再次，高校管理者要經(jīng)常性地對檔案管理人員展開培訓(xùn)與教育活動，其中包括最新的管理技術(shù)、信息技術(shù)以及職業(yè)道德等；最后，高校領(lǐng)導(dǎo)要加大對檔案管理工作的監(jiān)管力度，針對表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員給予一定的精神與物質(zhì)獎勵，而對于那些擅離職守且工作責(zé)任心不強的管理人員給予適當(dāng)?shù)奶幜P.

4.2 完善檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，加大對硬件設(shè)施建設(shè)的投入力度

為了能夠促進(jìn)高校檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的順利進(jìn)行，高校管理者需要進(jìn)一步加大對檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)的投入力度.首先，高校中的檔案管理部門要嚴(yán)格按照現(xiàn)代化建設(shè)的要求標(biāo)準(zhǔn)來開展檔案收集、檔案整理、檔案鑒定以及檔案統(tǒng)計等各項工作，同時還要將所需要的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施記錄下來，及時地上報給高校領(lǐng)導(dǎo)；其次，高校管理者要結(jié)合自身的實際情況來盡可能地加大對硬件設(shè)施建設(shè)的經(jīng)濟(jì)投入力度，為高校檔案管理部門創(chuàng)造出更多的現(xiàn)代化建設(shè)條件；最后，高校檔案部門要充分發(fā)揮出校內(nèi)網(wǎng)與教育網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)平臺的作用，將高水平的技術(shù)人才聚集到一起，全面提高檔案管理系統(tǒng)的安全性能.

4.3 構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)

通過上文中的介紹可知，高校檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，然而由于受到了傳統(tǒng)管理模式的影響，高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)化工程，其中最為重要的一項建設(shè)環(huán)節(jié)即為構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)庫.信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)需要得到Web/Internet技術(shù)的支持，簡單一些解釋，在選擇信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)時不僅要考慮到C/S體系結(jié)構(gòu)，而且還要保證系統(tǒng)支持分布式處理功能.一方面要能夠具備高安全性能的聯(lián)機事務(wù)與數(shù)據(jù)處理能力，另一方面還可以被應(yīng)用到多種類型的硬件平臺中，同時還要能夠同其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換.目前，我國絕大多數(shù)高校檔案管理的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所采用的是DBase、FoxBASE、FoxPro等程序，由于這些編寫程序是對一般操作系統(tǒng)的環(huán)境延伸，因此在單機狀態(tài)中是可以被采用的，但如果將其應(yīng)用到MIS系統(tǒng)之中，那么以上所提到的幾個程序無論是在使用功能還是在安全等級上都存在著很多的問題.基于此種情況，高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)優(yōu)先考慮采用能夠被適用于多種操作系統(tǒng)、硬件平臺，且能夠具備處理多用戶登錄與多任務(wù)指令的能力，同時還要可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中安全運行，兼具服務(wù)器與客戶機構(gòu)的先進(jìn)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng).

4.4 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平是促進(jìn)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的又一項重要舉措，由于人力資源才是檔案管理工作的主體，因此高校中檔案管理人員的管理能力、道德品質(zhì)、思想內(nèi)涵以及工作責(zé)任感均能夠?qū)n案管理的工作效率帶來直接性的影響.在日后的工作中，高校管理者應(yīng)當(dāng)從如下幾個方面入手來提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)：

首先，高校管理者要在社會中廣招優(yōu)秀人才.在制定招聘信息時一定要明確強調(diào)應(yīng)聘人才需要具備完善的檔案管理專業(yè)知識與豐富的管理經(jīng)驗，并且還要接受系統(tǒng)化的崗前培訓(xùn)教育活動.其次，高校管理者如果想要將檔案管理人才長時間地留在高校中，就必須要從工作環(huán)境、管理政策以及薪資待遇等多個角度入手來給予檔案管理人員以支持，了解他們真實的想法與需求.最后，高校管理者要進(jìn)一步完善分配體系，制定出獎罰分明的管理制度，將優(yōu)秀員工樹立為部門典型，利用榜樣的力量來帶動起其他檔案管理人員的工作積極性.此外，高校管理者還要定期展開崗位培訓(xùn)，將培訓(xùn)重點放到計算機技術(shù)與系統(tǒng)軟件操作等方面.

5 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理是高校中不可或缺的一項重要組成部分，其不僅包括了對高校歷屆發(fā)展情況的詳細(xì)記錄，同時還包括了高校師生信息、科研成果、教學(xué)水平以及招生情況等記錄，這些重要的信息數(shù)據(jù)不僅是高校各項經(jīng)營決策的基礎(chǔ)參考，同時還是調(diào)整高校管理方案的首要依據(jù).為此，在新時期背景中，高校管理者要進(jìn)一步加大對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的關(guān)注力度，著眼存在于檔案管理工作中的問題來制定出行之有效的解決方法.