檔案數(shù)字化管理體系的構(gòu)建研究

文/丁曉陽(yáng)

一、檔案數(shù)字化管理體系的構(gòu)建現(xiàn)狀

檔案的數(shù)字化管理體系是一種將信息技術(shù)、高科技技術(shù)與檔案管理有機(jī)融合的技術(shù)，這種技術(shù)在當(dāng)前檔案管理過程中發(fā)揮了重要的作用，不僅能夠優(yōu)化現(xiàn)有的管理程序，同時(shí)還能減少檔案成本的投入，為后續(xù)的整合運(yùn)用提供了便利。但是目前我國(guó)檔案數(shù)字化管理體系的構(gòu)建存在著較多的問題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

(一)缺乏管理人員的重視與專業(yè)知識(shí)

數(shù)字化的管理是一種先進(jìn)創(chuàng)新的管理模式，在檔案管理運(yùn)用中仍然處于初級(jí)的階段。但是目前在我國(guó)檔案管理的過程中，絕大多數(shù)單位都沒有給予應(yīng)有的關(guān)注。同時(shí)，目前我國(guó)檔案行業(yè)在構(gòu)建數(shù)字化管理體系的過程中還存在著知識(shí)的缺乏，不能給予體系的構(gòu)建積極的指導(dǎo)、科學(xué)的指引。

(二)缺乏數(shù)字化管理的人才

在當(dāng)前檔案管理工作開展的過程中，人才不僅是技術(shù)上的保障，同時(shí)還直接影響了檔案管理工作在結(jié)構(gòu)上是否科學(xué)合理，制約了檔案管理工作的整體效果。但是結(jié)合當(dāng)前的工作實(shí)際來看，數(shù)字化管理人才的匱乏已經(jīng)成為了制約檔案工作的主要因素。人才的制約與管理者的認(rèn)知有著直接的關(guān)系，也和檔案部門的資金實(shí)力、人才吸納能力有著緊密的聯(lián)系。

(三)欠缺基礎(chǔ)性的硬件設(shè)施和軟件功能

在檔案數(shù)字化管理體系構(gòu)建的過程中，諸多單位都出現(xiàn)了硬件設(shè)施無法跟上時(shí)代步伐的情況，不能滿足檔案管理工作開展的實(shí)際訴求，也影響了各項(xiàng)工作的有序開展。另外，雖然有部分檔案館等相關(guān)部門引入了檔案管理的軟件，但是軟件功能的單一化、質(zhì)量的缺陷都對(duì)提高管理的自動(dòng)化帶來了不利的影響，制約了檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。

(四)網(wǎng)絡(luò)安全性能較低

結(jié)合實(shí)際可以看出，目前我國(guó)檔案管理工作在推進(jìn)數(shù)字化的過程中存在著安全無法得到保障的情況，制約了檔案管理的整體水平。這是因?yàn)樵诨ヂ?lián)網(wǎng)發(fā)展的過程中，其安全性能本身就是一個(gè)值得關(guān)注的命題。但是檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)安全一直就是一個(gè)制約因素，對(duì)數(shù)字化管理體系的構(gòu)建帶來了消極負(fù)面的影響。

二、檔案數(shù)字化管理體系的構(gòu)建對(duì)策

針對(duì)目前我國(guó)檔案管理在數(shù)字化體系構(gòu)建上的缺陷，可以采取以下幾個(gè)方面的對(duì)策加以改進(jìn)：

(一)提高重視程度，促進(jìn)專業(yè)知識(shí)的傳播

我國(guó)檔案館等相關(guān)部門在推進(jìn)檔案數(shù)字化管理體系構(gòu)建的過程中應(yīng)該給予積極的重視與關(guān)注，通過定期化、常態(tài)化的推進(jìn)方式，將體系構(gòu)建過程中的成敗、經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)分析，查缺數(shù)字化體系中的缺陷并且加以改進(jìn)。

另外，在思想上給予重視的同時(shí)還應(yīng)該注重專業(yè)知識(shí)的傳播，讓檔案管理過程中每一個(gè)崗位與部門的工作人員能夠?qū)W習(xí)、接受數(shù)字化專業(yè)知識(shí)，為數(shù)字化管理體系的構(gòu)建打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

(二)規(guī)范數(shù)據(jù)搜集，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

在數(shù)字化管理體系構(gòu)建的同時(shí)，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是最為基礎(chǔ)的保障之一。這是因?yàn)閿?shù)據(jù)庫(kù)中收集整理了豐富的信息內(nèi)容，也是后續(xù)利用便捷化的重要支持。對(duì)此，檔案管理應(yīng)該加強(qiáng)數(shù)據(jù)在整合上的規(guī)范化，在保證數(shù)據(jù)、紙質(zhì)資料統(tǒng)一一致的基礎(chǔ)上，保證這些數(shù)據(jù)的真實(shí)性與有效性。

另外，檔案管理還應(yīng)該注重?cái)?shù)據(jù)庫(kù)在建設(shè)上的完善，以此來保證數(shù)據(jù)信息在搜集與整合上的全面化與準(zhǔn)確化，提高資源利用的整體水平。

(三)加強(qiáng)培訓(xùn)力度，提高管理人員素養(yǎng)

檔案管理部門應(yīng)該將定期組織培訓(xùn)工作作為構(gòu)建數(shù)字化管理體系的重要途徑，努力增長(zhǎng)檔案工作人員的業(yè)務(wù)知識(shí)、專業(yè)素養(yǎng)，不斷提高他們的業(yè)務(wù)質(zhì)量。

對(duì)此，檔案管理部門應(yīng)該對(duì)目前工作人員的工作能力、綜合素養(yǎng)進(jìn)行調(diào)查分析，對(duì)于技術(shù)使用水平、專業(yè)能力較低的人員，應(yīng)該盡量拉長(zhǎng)培訓(xùn)的時(shí)間、擴(kuò)充培訓(xùn)的內(nèi)容；在培訓(xùn)后，應(yīng)該組織開展實(shí)踐工作，發(fā)揮優(yōu)秀人才在技術(shù)利用上的榜樣作用，發(fā)揮集體的力量推動(dòng)數(shù)字化管理體系的構(gòu)建。

(四)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理，保證檔案管理有序開展

通過上述分析可以看出，網(wǎng)絡(luò)安全問題已經(jīng)直接影響了檔案數(shù)字化管理體系構(gòu)建的整體效果。對(duì)此，只有提高網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性、可靠性，才能促進(jìn)檔案管理工作的有序開展。

對(duì)此，檔案管理部門應(yīng)該提高自身的防范意識(shí)，提高在網(wǎng)絡(luò)安全管理上的整體水平。在實(shí)際管理與防范的過程中，檔案管理部門不僅要注重硬件設(shè)施設(shè)備的優(yōu)化，還應(yīng)該積極引入各種類型的殺毒軟件、防火墻技術(shù)，加強(qiáng)在安全防范工作上的資金投入與精力投入。對(duì)于一些對(duì)安全性要求較高的信息資源，可以采用加密處理的方式，避免數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)丟失與缺損的現(xiàn)象。

三、結(jié)論

數(shù)字化管理體系的構(gòu)建對(duì)于檔案管理水平的提高具有重要意義，能夠提高檔案資源的利用效率。但是目前數(shù)字化管理體系在形成與建立上存在著意識(shí)、技術(shù)、設(shè)施設(shè)備、人才等多個(gè)方面的缺陷。對(duì)此，檔案管理部門應(yīng)該在提高認(rèn)知的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化管理體系構(gòu)建的重視程度，從軟硬件、人才培養(yǎng)等多個(gè)方面進(jìn)行強(qiáng)化。

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