田支斌

“互聯(lián)網(wǎng)+”是指互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)行業(yè)的有機結(jié)合，從而使傳統(tǒng)行業(yè)煥發(fā)新的活力。隨著大數(shù)據(jù)、人工智能、移動互聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)及其相關(guān)技術(shù)滲透到了人類社會的各個角落。檔案行業(yè)也不能置身事外，傳統(tǒng)檔案增速加快，新興電子檔案逐步成型，不斷有新的服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)手段引入檔案行業(yè)。在這種形勢下，檔案行業(yè)只有順勢而為，改變固有思維，積極拓展新的檔案工作模式，才能使檔案行業(yè)不斷適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

一、檔案資源建設(shè)向著前端化、智能化的模式轉(zhuǎn)型

檔案資源建設(shè)是檔案管理中的基礎(chǔ)工作，也是所有檔案工作中重中之重。互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)一方面使檔案資源日益豐富，檔案收集手段不斷改進，另一方面也使檔案資源收集工作面臨著日益嚴峻的挑戰(zhàn)。檔案部門應(yīng)從理論創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新等多方面探索新的檔案資源建設(shè)模式。

1.前端控制是解決傳統(tǒng)檔案資源建設(shè)的重要出路

許多檔案部門在目前的檔案資源建設(shè)中往往感到力不從心。原因在于信息技術(shù)的發(fā)展使得檔案材料的產(chǎn)生變得容易及多樣化，但是海量的信息中夾雜著大量低價值或者重復(fù)的信息，信息過載導(dǎo)致人力、物力、建筑空間的大量浪費，長此以往必將使檔案部門的財力不堪重負。而目前許多檔案部門還習(xí)慣于檔案資源建設(shè)的后置工作模式，即等各部門的文件流轉(zhuǎn)完畢后或某一固定時間才進行檔案催繳，這容易導(dǎo)致收集的檔案資源雜亂無章，檔案材料殘缺不全。解決這一問題的出路是將檔案工作向前延伸，將檔案資源建設(shè)工作立足在文件材料的產(chǎn)生之初甚至之前，重點做好下面三個方面的工作。

（1）檔案工作者要關(guān)心時局，注意政策走向。在互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案工作者一定要充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，充分了解并研判未來一段時間國家、社會及單位的政策走向，并據(jù)此確定檔案收集重點，制訂檔案收集計劃，才能做到有的放矢。

（2）檔案工作者一定要提前制定相應(yīng)的檔案工作標準。可收集的檔案資源越多，檔案工作越需要有章可循。檔案部門要根據(jù)情況變化，及時修改更新檔案收集范圍表，制訂新興檔案收集整理辦法。

（3）落實部門立卷的辦法。部門立卷實際是檔案行業(yè)探索的一個檔案資源建設(shè)前置的一個具體實現(xiàn)辦法，它充分利用文書工作者既是文件起草辦理人又是文件的收集歸檔者的紐帶作用，提高檔案部門對文件材料歸檔全程掌控能力，充分利用部門立卷這一方法，加強對兼職檔案員監(jiān)督培訓(xùn)，能使檔案資源建設(shè)工作做到事半功倍的效果。

2.改零散的電子文件收集為智能化電子文件歸檔

電子文件的歸檔并不是一個新課題，它早在60-70年代伴隨著個人電腦逐步應(yīng)用于辦公環(huán)境就已經(jīng)存在了，只是那時的電子文件是零星及少量的，在檔案資源建設(shè)中占比很少，收集手段也相對落后，一般采用離線收集方式，電子文件也容易失之規(guī)范。但是隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件產(chǎn)生速度、數(shù)量均出現(xiàn)激增，電子文件如果還主要使用原有的零散的收集模式將使電子文件歸檔難以為繼，歸檔電子文件的真實性、有效性也難以保證。隨著技術(shù)的發(fā)展，電子檔案的收集向著聯(lián)網(wǎng)智能化模式轉(zhuǎn)型。檔案部門應(yīng)該在信息系統(tǒng)的建設(shè)初期就要及時介入，根據(jù)文件生命周期理論和全程控制原則，對電子文件從生成到歸檔的整個過程進行統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一要求，把可以預(yù)先設(shè)定的監(jiān)控功能和檔案管理功能嵌入業(yè)務(wù)系統(tǒng)，將電子文件的元數(shù)據(jù)、過程信息及電子簽名等信息按電子檔案要求在電子文件流轉(zhuǎn)過程中實時進行記錄、封裝，有效保證電子檔案真實性、完整性，實現(xiàn)對電子文件的超前控制和無人工干預(yù)的自動收集。檔案系統(tǒng)早期與其他系統(tǒng)對接方式多采用與每一個系統(tǒng)進行單獨對接方式。這種對接方式成本較高，并且系統(tǒng)耦合性強，整個系統(tǒng)容易隨各子系統(tǒng)變動而失效。目前比較先進的模式是由單位建立大數(shù)據(jù)中心，將內(nèi)部各分系統(tǒng)進行整合，并集中存儲管理分系統(tǒng)共享數(shù)據(jù)。檔案系統(tǒng)只與數(shù)據(jù)中心進行對接，最大限度節(jié)省對接資金及人力協(xié)調(diào)成本。

二、檔案服務(wù)朝遠程化、自助化、聯(lián)盟化方向發(fā)展

傳統(tǒng)檔案服務(wù)多采用現(xiàn)場人工服務(wù)，這種服務(wù)模式時間成本及經(jīng)濟成本大，服務(wù)體驗差?；ヂ?lián)網(wǎng)的加入不但可使傳統(tǒng)現(xiàn)場服務(wù)得到改進，而且還能推出多種全新的服務(wù)模式，實現(xiàn)信息多跑路，群眾少跑路的服務(wù)效果。

1.檔案現(xiàn)場服務(wù)工作前置

在檔案查閱現(xiàn)場服務(wù)中，查檔登記及排隊等候耗費查閱者及工作人員大量時間，甚至由于不了解現(xiàn)場服務(wù)時間，導(dǎo)致服務(wù)對象白跑的現(xiàn)象時有發(fā)生。而通過網(wǎng)絡(luò)提前預(yù)約，檔案查閱者把現(xiàn)場部分工作提前在網(wǎng)絡(luò)上完成，這樣將工作任務(wù)進行了分解，減輕了檔案工作人員的工作量，節(jié)約了查閱者的等待時間，檔案機構(gòu)還能及時通過預(yù)約系統(tǒng)預(yù)測當日接待量，并通過預(yù)約系統(tǒng)將閉館等特殊情況及時告知查檔者，減少查檔者空跑次數(shù)，提升查檔者的服務(wù)體驗。

2.檔案非接觸式的遠程服務(wù)

目前手機及網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)實現(xiàn)實名制、照相、掃描設(shè)備也已經(jīng)普及，在線支付技術(shù)上已經(jīng)非常成熟。使用網(wǎng)絡(luò)上傳證書圖片結(jié)合手機驗證碼，甚至使用人臉識別技術(shù)進行身份認證，通過在線支付實現(xiàn)遠程付費。檔案遠程服務(wù)變得現(xiàn)實可行，檔案利用變得更為方便快捷。

3.現(xiàn)場服務(wù)的無人值守化

利用海量檔案數(shù)字資源及在線支付，檔案館能將某些服務(wù)如開具檔案證明、學(xué)生出國資料翻譯等等需要加蓋印章的現(xiàn)場服務(wù)利用自助機器實現(xiàn)24小時不間斷服務(wù)。

4.聯(lián)盟服務(wù)模式

檔案部門由于其特殊性，是一個相對封閉的部門，這與現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)時代的互聯(lián)共享模式有些格格不入。檔案部門可根據(jù)實際情況建立館際聯(lián)盟，推出開放目錄共享、檔案的館際傳遞、原始檔案、電子檔案互為備份、部分證明相互認可等新型服務(wù)模式。

三、服務(wù)內(nèi)容由提供副本向提供信息編研產(chǎn)品轉(zhuǎn)變

隨著信息化技術(shù)引入，許多檔案部門以提供檔案副本為主的查閱服務(wù)已經(jīng)變得簡單高效。但這種服務(wù)附加值低，主動性弱，并且隨著各部門獲取信息的手段日益豐富，檔案部門有被邊緣化的危險。因此檔案人員從簡單瑣碎的查閱服務(wù)中解脫出來后，更需集中精力提供高附加值的信息編研產(chǎn)品。

1.關(guān)心熱點問題，準確把握未來一段時間單位領(lǐng)導(dǎo)及重點部門信息需求，推出針對性強的信息編研產(chǎn)品

過去檔案部門也搞一些編研產(chǎn)品，但習(xí)慣于自說自話，搞一些信息編研產(chǎn)品出來就束之高閣，對提高檔案館影響力影響有限。檔案部門一定要讓信息編研產(chǎn)品更具針對性，才能引起單位領(lǐng)導(dǎo)、重點部門關(guān)注，以便讓他們充分體會檔案工作重要性，從而為單位增加檔案事業(yè)投入奠定良好的基礎(chǔ)。同時信息編研產(chǎn)品一般都不是一個短期產(chǎn)品，它有一定開發(fā)周期，因此一定要提前布局，周密籌劃，才能保證開發(fā)的信息編研產(chǎn)品能夠成功。

2.信息編研產(chǎn)品的形式可以多樣

既可以是簡單名錄、宣傳冊，也可是相對嚴謹?shù)臅?、大型展覽，還可是高端的電視記錄片。目前一種相對便捷而成本較低的信息編研產(chǎn)品就是應(yīng)用微信公眾號、微博、大型網(wǎng)絡(luò)新聞媒體開發(fā)檔案網(wǎng)絡(luò)視頻。此種形式檔案信息編研產(chǎn)品內(nèi)容豐富，成本較低，傳播效率高，充分發(fā)揮檔案憑證作用、參考作用之外延伸作用，即檔案的文化傳播功能。

四、檔案工作由傳統(tǒng)載體管理向數(shù)據(jù)化管理模式轉(zhuǎn)型

大數(shù)據(jù)是目前信息技術(shù)研究的熱點，數(shù)據(jù)化是互聯(lián)網(wǎng)縱深發(fā)展大勢所趨。檔案行業(yè)原來偏重于手工管理，缺少量化分析數(shù)據(jù)，故而檔案工作改進調(diào)整進程緩慢。將數(shù)據(jù)化管理引入檔案管理后，檔案部門將能形成自己的海量大數(shù)據(jù)，通過對數(shù)據(jù)分析利用，能使檔案事業(yè)得到更高更快的發(fā)展。

1.檔案資源內(nèi)容數(shù)據(jù)化

傳統(tǒng)的檔案資源建設(shè)重藏輕用，重在保管，故而忽視對檔案內(nèi)容的全面揭示，產(chǎn)生了許多無法利用的死檔案。在互聯(lián)網(wǎng)時代，信息強調(diào)其挖掘利用及快速流通，這就要求將檔案內(nèi)容全面數(shù)據(jù)化，實現(xiàn)全內(nèi)容的無縫檢索。早期建設(shè)的數(shù)字檔案館，采用目錄數(shù)據(jù)庫加全文掛接的模式，仍然存在信息檢索索性差、數(shù)據(jù)挖掘能力不強的缺點。因此檔案部門要重點研究將檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)化。所謂數(shù)據(jù)化是將檔案內(nèi)容變成可檢索的電子數(shù)據(jù)，不但要實現(xiàn)文字內(nèi)容全文識別及全文索引，還要使照片、音像數(shù)據(jù)等多媒體數(shù)據(jù)實現(xiàn)無障礙的內(nèi)容檢索。

2.檔案保管數(shù)據(jù)化

人工智能、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理日益自動化并且數(shù)據(jù)化。目前視頻監(jiān)控系統(tǒng)、溫濕度自動監(jiān)控系統(tǒng)、、電子標簽系統(tǒng)等新興技術(shù)逐步引入檔案管理中。檔案部門在建設(shè)這些系統(tǒng)時，要注意數(shù)據(jù)的累積和整合，從而擴充檔案原始大數(shù)據(jù)積累，研究更好檔案保管模式。

3.檔案利用的數(shù)據(jù)化

檔案部門在推行網(wǎng)上服務(wù)、遠程服務(wù)及自助服務(wù)之后，檔案部門將能精準記錄檔案利用者各種利用行為數(shù)據(jù)，如人員構(gòu)成、服務(wù)時間、利用偏好等方面數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)的海量積累又能反過來讓檔案部門研究開發(fā)出更好的檔案服務(wù)模式，促進檔案服務(wù)質(zhì)量的不斷向前發(fā)展。

互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)與傳統(tǒng)行業(yè)的結(jié)合方興未艾，檔案行業(yè)一定要抓住歷史機遇，不斷探索傳統(tǒng)檔案行業(yè)與互聯(lián)網(wǎng)的緊密結(jié)合新模式，摒棄固有思維，推陳出新，才能使檔案事業(yè)永遠煥發(fā)青春活力。

（作者單位：湖南師范大學(xué)檔案館）