第七章 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

三、企業(yè)文件的整理與歸檔

文件的整理與定期歸檔是將文件轉(zhuǎn)化為檔案的重要工作環(huán)節(jié)?？茖W(xué)的整理方法、清晰的歸檔范圍、明確的歸檔時(shí)間，是保證案卷質(zhì)量和檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全的重要條件。

7.3.1文件整理

文件立卷整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間有機(jī)聯(lián)系。文書、科技、會(huì)計(jì)、人事等門類文件的整理，應(yīng)分別符合GB9705、DA/T22、GB/T11822、財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)、勞力字[1992]33號(hào)等標(biāo)準(zhǔn)及文件的要求；音像、電子等載體形態(tài)文件整理，應(yīng)分別符合GB/T11821、DA/T15、GB/T18894、DA/T32等標(biāo)準(zhǔn)的要求。

文件的形成有其自身的規(guī)律和特點(diǎn)，國(guó)家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）明確了歸檔文件整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。文件之間的有機(jī)聯(lián)系主要表現(xiàn)在文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等幾個(gè)方面。文件來(lái)源方面的聯(lián)系即以一定的責(zé)任者為要素構(gòu)成聯(lián)系，整理時(shí)盡可能保持這種固有的聯(lián)系。文件時(shí)間方面的聯(lián)系是文件的形成部門在處理具體工作或進(jìn)行活動(dòng)時(shí)，都有一定的過(guò)程或階段，從而使文件之間存在自然的時(shí)間聯(lián)系，整理時(shí)要保持這種自然的聯(lián)系。文件內(nèi)容方面的聯(lián)系即文件是形成部門在解決特定問(wèn)題或因特定的事由形成的，這就構(gòu)成了文件之間在內(nèi)容上的緊密聯(lián)系。對(duì)一個(gè)問(wèn)題、一件工作、一起案件、一項(xiàng)活動(dòng)、一次會(huì)議、一個(gè)項(xiàng)目（如一個(gè)科研課題、一個(gè)型號(hào)的設(shè)備或產(chǎn)品、一個(gè)基建項(xiàng)目，等等）所形成的文件，在整理時(shí)都要注意保持它們之間的聯(lián)系。文件形式方面的聯(lián)系即文件的文種或載體等之間的不同類型。文件的形式標(biāo)志著文件產(chǎn)生時(shí)特定作用，在某種程度上，也反映了文件在來(lái)源、時(shí)間和文件內(nèi)容上的聯(lián)系，在整理時(shí)也應(yīng)適當(dāng)保持文件形式之間的聯(lián)系進(jìn)行整理。

區(qū)分保管期限。不是所有辦理完畢的文件材料都必須歸檔保存，也不是所有需要?dú)w檔保存的文件都具有相同的保存價(jià)值，而是要依照國(guó)家、行業(yè)等有關(guān)規(guī)定和企業(yè)的具體需要，結(jié)合立檔單位的實(shí)際情況，區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同文件的價(jià)值，劃定不同保管期限。在保持文件有機(jī)聯(lián)系的前提下，整理在一個(gè)保管單位或一個(gè)案卷中文件的保管期限應(yīng)是相同的。

便于保管和利用。這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)“文件之間的有機(jī)聯(lián)系”與“保管和利用”發(fā)生矛盾時(shí)，就不能機(jī)械地理解“文件整理應(yīng)該保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”，而應(yīng)充分考慮保管和利用上的方便?！氨阌诒９芎屠谩奔仁菤w檔文件整理的出發(fā)點(diǎn)，也是最終目的。

關(guān)于各種文件的整理要求，基本都有相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在進(jìn)行文件整理時(shí)，可按照這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的要求進(jìn)行整理。其中，管理類文件的整理應(yīng)符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）、《文書檔案案卷格式》（GB9705-1988）要求；科技類文件的整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002），會(huì)計(jì)類文件的整理應(yīng)符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)）的要求；干部職工管理類文件的整理應(yīng)符合《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（勞力字[1992]33號(hào)）的要求；音像文件的整理應(yīng)符合《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-1989）、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15-1995）的要求；電子文件的整理應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）、《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（DA/T32-2005）的要求。

關(guān)于企業(yè)管理類文件的整理方式可以有兩種：一種是以“卷”為單位進(jìn)行整理；另一種是以“件”為單位進(jìn)行整理。以“卷”為單位進(jìn)行整理是傳統(tǒng)的立卷方式，就是根據(jù)文件的形成規(guī)律，將一組有密切關(guān)聯(lián)的文件按照既定的分類方案進(jìn)行組合。以“卷”為單位整理文件，，其基本保管單位是案卷。以“件”為單位進(jìn)行整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來(lái)講，一份文書材料、一張圖紙或照片，一盤錄音帶和錄像帶、一本表冊(cè)或證書、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件作為一件。以件為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。選擇以件為單位整理文件時(shí)，其前提條件是基本實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化辦公或以使用計(jì)算機(jī)為主的文件管理。

（未完待續(xù)）